Sản phẩm của cụng ty rất đang dạng về chủng loại, kớch thước và để thuận tiện cho cụng tỏc kế toỏn chi phớ trong kế toỏn tài chớnh và kế toỏn tài chớnh, cụng ty đó phõn loại chi phớ sản xuất kinh doanh theo chức năng hoạt động.
Theo đú chi phớ sản xuất kinh doanh bao gồm:
- Chi phớ NVL trực tiếp: bao gồm chi phớ NVL chớnh: cỏc loại vỏn gỗ và vật liệu phụ trực tiếp dựng cho sản xuất như nẹp dỏn, ray trượt, ốc vớt, tay co, keo dớnh, bộ chõn săt…
- Chi phớ nhõn cụng trực tiếp: bao gồm cỏc khoản tiền lương, tiền cụng và cỏc khoản trớch theo mà cụng ty phải trả cho cụng nhõn trực tiếp sản xuất.
- Chi phớ sản xuất chung: bao gồm cỏc chi phớ sản xuất ngoài hai khoản mục chi phớ trờn, như: chi phớ vật liệu dựng trong mỏy múc thiết bị, chi phớ dụng cụ dựng trong sản xuất sản phẩm, chi phớ khấu hao mỏy múc thiết bị, tài sản cố định khỏc dựng trong sản xuất sản phẩm, tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương của nhõn viờn quản lý phõn xưởng…
- Chi phớ bỏn hàng: bao gồm chi phớ lương và cỏc khoản trớch theo lương của nhõn viờn bỏn hàng trực tiếp hay quản lý trong hoạt động tiờu thụ dược phẩm,chi phớ hoa hồng bỏn hàng, chi phớ vận chuyển hàng tiờu thụ, chi phớ quảng cỏo sản phẩm…
- Chi phớ quản lý doanh nghiệp: bao gồm cỏc chi phớ liờn quan tới cụng việc hành chớnh cho khối văn phũng, chi phớ cho nhõn viờn khối văn phũng…
quản trị chi phớ
2.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn phục vụ kế toỏn quản trị chi phớ
Gia Minh Việt Nam trong thời gian qua đó vận dụng hệ thống chứng từ kế toỏn trong chế độ kế toỏn ban hành theo quyết định 15/2006/ QĐ- BTC và một số văn bản phỏp luật khỏc. Ngoài ra, cụng ty xõy dựng những chứng từ cần thiết để phản ỏnh chi phớ phỏt sinh một cỏch chi tiết nhằm phục vụ cụng tỏc kế toỏn quản trị tại cụng ty. Cỏc chứng từ phục vụ kế toỏn quản trị chi phớ tại cụng ty gồm.
- Chứng từ nguyờn vật liệu: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiờm hoỏ đơn vận chuyển, thẻ kho, biờn bản kiểm kờ , kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, bảng định mức vật tư cho từng sản phẩm, Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng, Bảng phõn bổ nguyờn liệu, vật liệu dụng cụ. ( Phụ lục số 01 )
- Chứng từ lao động và tiền lương: bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn tiền lương, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, danh sỏch người lao động được hưởng trợ cấp BHXH, bảng thanh toỏn tiền thưởng, giấy nghỉ việc. (Phụ lục số 02)
- Chứng từ về chi phớ ngoài chi phớ nguyờn vật liệu và chi phớ nhõn cụng: bảng phõn bổ khấu hao tài sản cố định, biờn bản thanh lý TSCĐ, cỏc chứng từ về dich vụ mua ngoài và cỏc chứng từ về chi phớ bằng tiền khỏc như phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toỏn tiền tạm ứng, hoỏ đơn dịch vụ mua ngoài( điện thoại..), hoỏ đơn tiền điện.
Việc vận dụng đầy đủ cỏc chứng từ, húa đơn trong cụng tỏc kế toỏn tập hợp chi phớ giỳp cụng ty xỏc định chi phớ một cỏch rừ ràng và chớnh xỏc. Ngoài ra hiện nay cụng ty cũn ỏp dụng phần mềm kế toỏn cho cụng tỏc kế toỏn nờn cỏc chứng từ chi phớ này sau khi được kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ, đỳng đối tượng sẽ được nhập vào mỏy tớnh. Mỗi một loại chứng từ chi phớ khi nhập vào mỏy sẽ cú một giao diện cửa sổ nhập liệu tương ứng hay núi cỏch khỏc mỗi chứng từ văn bản sẽ cú một chứng từ điện tử tương ứng.
2.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn phục vụ kế toỏn quản trị chi phớ
Về cơ bản, hiện nay cụng ty xõy dựng hệ thống tài khoản kế toỏn dựa vào hệ thống tài khoản kế toỏn được ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Tuy nhiờn, do đặc điểm của kế toỏn quản trị là phải thớch hợp với hệ thống quản lý phõn quyền, vỡ thế cụng ty thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết hơn nhằm phục vụ cụng tỏc
kế toỏn quản trị. Hệ thống tài khoản này tiến hành hệ thống hoỏ chi phớ sản xuất theo khoản mục chi phớ NVL trực tiếp, chi phớ nhõn cụng trực tiếp, chi phớ sản xuất chung. Xột tổng thể thỡ việc quy định của chế độ kế toỏn như vậy bờn cạnh việc phục vụ kế toỏn tài chớnh cũng đó cú sự đan xen yếu tố của kế toỏn quản trị, giỳp cho việc quản lý chi phớ theo chức năng cụng dụng của chi phớ. Cụ thể cụng ty đó vận dụng tài khoản như sau:
∗ Về chi phớ nguyờn vật liệu: kế toỏn cụng ty sử dụng một số tài khoản : Tài khoản 152 “Nguyờn vật liệu” chi tiết:
- Tài khoản 152/01 “ Vật liệu chớnh”. Và được mở chi tiết hơn 152/01/XX/YY XX: loại vỏn : dăm, MDF, MFC, PW
YY: kớch cỡ của vỏn( độ dày) : 9, 10, 11,12…18,19,…25 mm ZZ: màu sắc của vỏn : võn gỗ, xỏm…
- Tài khoản 152/02 “Nguyờn vật liệu phụ”, với cỏc tiểu khoản nhỏ hơn 152/02/XX/YY
Và được mở chi tiết hơn 152/02/XX/YY/ZZ XX: tờn nguyờn vật liệu phụ( như bảng) YY: loại nguyờn vật liệu phụ
ZZ: kớch cỡ nguyờn vật liệu phụ
RT KH ND OV TC KD
TK 152/02 Ray trượt Khoỏ Nẹp dỏn ốc vớt Tay co Keo dớnh
Vớ dụ: tài khoản 152/02/KD/MR: “chi phớ nguyờn vật liệu phụ-keo dớnh
chống ẩm ”
- Tài khoản 621 “Chi phớ vật liệu trực tiếp sản xuất “ chi tiết tài khoản 6211 “ Chi phớ nguyờn vật liệu chớnh trực tiếp”, tài khoản 6212 “Chi phớ nguyờn vật liệu phụ trực tiếp”.
∗ Chi phớ nhõn cụng
Để phản ỏnh chi phớ nhõn cụng thực tế phỏt sinh, kế toỏn thường sử dụng một số tài khoản như: TK3341 “Phải trả người lao động”, TK338 “Phải trả khỏc”, TK622 “ Chi phớ nhõn cụng” (bao gồm cả nhõn cụng trực tiếp và nhõn cụng giỏn tiếp).
Để thuận tiện cho việc theo dừi và tập hợp chi phớ, tài khoản 627 “chi phớ sản xuất chung” được chi tiết như sau:
- TK 6271- Chi phớ nhõn viờn quản lý phõn xưởng - TK 6272- Chi phớ về văn phũng phẩm, hành chớnh - TK 6273- Chi phớ về dụng cụ sản xuất
- TK 6274- Chi phớ về khấu hao TSCĐ - TK 6275- Chi phớ về thuế đất
- TK 6277- Chi phớ dịch vụ thuờ ngoài - TK 6278- Chi phớ bằng tiền khỏc
∗ Chi phớ bỏn hàng :cụng ty sử dụng Tk 641
∗ Chi phớ quản lý doanh nghiệp:cụng ty sử dụng Tk 642
2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn phục vụ kế toỏn quản trị chi phớ
Cụng ty sử dụng hệ thống sổ chi tiết được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và thụng tư 53/2006/TT-BTC, cụ thể gồm:
- Sổ chi tiết tài khoản 152” nguyờn vật liệu”
- Sổ chi tiết cỏc tài khoản 334 “ phải trả cụng nhõn viờn”, 338” phải trả khỏc”, 111 “tiền mặt” , 112 “ tiền gửi ngõn hàng”, 153 “ cụng cụ dụng cụ”…
- Sổ chi tiết chi phớ nguyờn vật liệu - Sổ chi tiết chi phớ nhõn cụng trực tiếp - Sổ chi tiết chi phớ bỏn hỏng
- Sổ chi tiết chi phớ quản lý doanh nghiờp
2.2.4. Tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn quản trị chi phớ
2.2.4.1. Bỏo cỏo kế toỏn quản trị phục vụ cho cụng tỏc kiểm soỏt chi phớ nguyờn vật liệu ( Bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện chi phớ nguyờn vật liệu)
Tại cụng ty sau mỗi quý kế toỏn đều lập bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện chi phớ nguyờn vật liệu .Từ số liệu thực tế so sỏnh với số liệu kế hoạch giỳp cho nhà quản trị cú cỏi nhỡn tổng quan để theo dừi, kiểm soỏt, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh sử dụng nguyờn vật liệu trực tiếp ở khõu đầu vào. Từ đú giỳp cho nhà quản lý tỡm được nguyờn nhõn và cú được biện phỏp quản lý chi phớ nguyờn vật liệu một cỏch tốt hơn.
Bảng 2.2: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện chi phớ NVL trực tiếp Quý I- năm 2012
Loại vật liệu Dự toỏn Thực hiện So sỏnh
Chờnh lệch (±) Tỷ lệ (%) 1. Vỏn dăm/18 1500 1650 +150 110,00 2. Vật dăm/9 1745 1900 +245 108.88 3. Vỏn MFC/25 950 980 +30 103,16 4. Nẹp dỏn 900 1005 +105 104,69 5. Khoỏ ANC … 960 975 +15 101,56
Nguồn: Phũng tài chớnh kế toỏn
Qua bảng cú thể thấy nhỡn chung tỡnh hỡnh thực hiện chi phớ nguyờn vật liệu quý 1, năm 2012 của cụng ty chưa tốt. Đều vượt dự toỏn đề ra. Mức độ chờnh lệch dao động từ 1-10% là khỏ cao.Cỏc loại nguyờn vật liệu chớnh như vỏn gỗ cú mức độ chờnh lệch lớn nhất. Điều này sẽ đẩy chi phớ nguyờn vật liệu, giỏ vốn lờn cao. Giảm lợi nhuận và sức cạnh tranh của cụng ty. Do đú, cụng ty cần kiểm soỏt tốt việc sử dụng, xõy dựng định mức cụ thể để trỏnh tỡnh trạng sử dụng lóng phớ, khụng hiệu quả nguyờn vật liệu. Cụng tỏc kiểm soỏt chi phớ nhõn cụng trực tiếp và chi phớ sản xuất chung tại cụng ty chưa được lập thành bỏo cỏo chi tiết và cụ thể. Đõy là hạn chế trong tổ chức kế toỏn quản trị trong doanh nghiệp.
2.2.4.2. Bỏo cỏo kế toỏn quản trị chi phớ cho quỏ trỡnh ra quyết định tại nhà mỏy.
Cụng ty đó tiến hành lập Bỏo cỏo xỏc định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho quỏ trỡnh ra quyết định của nhà quản trị. Bỏo cỏo được lập định kỳ hàng năm vào cuối niờn độ kế toỏn, với mục đớch cung cấp những thụng tin tổng hợp về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh toàn nhà mỏy. Bỏo cỏo tổng hợp toàn bộ quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty và cung cấp cỏc thụng tin về doanh thu, chi phớ và lợi nhuận trong một năm hoạt động. Cỏc thụng tin kinh tế cung cấp để lập bỏo cỏo:
+ Bỏo cỏo xỏc định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm trước.
doanh nghiệp.
+ Sổ chi tiết giỏ vốn hàng bỏn.
Bảng 2.3 : Bỏo cỏo xỏc định kết quả hoạt động SXKD năm 2012
Đơn vị tớnh:đồng
STT Chỉ tiờu Mó số Kế hoạch Thực hiện
I. Tổng doanh thu 01 10.000.000.000 9.589.550.437
1. Cỏc khoản giảm trừ 02 247.050.000 256.740.909
2. Danh thu thuần 10 9.752.950.000 9.332,809.528
3. Giỏ vốn hàng bỏn 11 6.078.550.300 6.712.377.889
4. Chi phớ bỏn hàng 24 165.630.340 154.880.700
5. Chi phớ quản lý doanh nghiệp
25 100.340.678 102.446.886 II Lợi nhuận hoạt động
SXKD
26 3.228.428.682 2.577.061.090 III. Lợi nhuận HĐ tài chớnh 29 114.129.000 98.273.304
1. Doanh thu HĐTC 30 30.200 25.000
2. Trả lói tiền vay 150.556.778 160.345.664
3. Doanh thu khỏc 31 53.050 37.660
4. Chi phớ bất khỏc 32 12.000 10.050
IV. Lợi nhuận khỏc 40 41.050 27.610
V. Tổng lợi nhuận trước thuế 50 3.077.943.154 2.577.061.090
Nguồn: Phũng tài chớnh kế toỏn
Dựa vào bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2011 và nhận định tỡnh hỡnh kinh tế năm 2012, đầu năm 2012 cụng ty đó xõy dựng kế hoạch doanh thu và lợi nhuận cụ thể. Kết thỳc năm 2012, tổng kết tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh cho thấy, lợi nhuận của cụng ty chỉ đạt 78,52% so với kế hoạch ( kế hoạch là 3,077 tỷ trong khi thực hiện là 2,577 tỷ đồng). Nguyờn nhõn cú thể đỏnh giỏ do chỉ tiờu doanh thu của cụng ty mới đạt hơn 9,586 tỷ đồng, đạt 95,86% so với doanh thu 10 tỷ kế hoạch đề ra. Cỏc khoản giảm trừ tăng lờn do cụng ty tăng cường hoạt động
chiết khấu, khuyến mói, giảm giỏ để đẩy hàng tiờu thụ nhanh hơn. Giỏ cả nguyờn vật liệu nhập vào tăng đặc biệt là cỏc loại vỏn gỗ đó đẩy giỏ vốn lờn cao. Giỏ vốn tăng 10, 43% so với kế hoạch. Cụng ty đó kiểm soỏt tốt chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp cú tăng nhưng khụng nhiều. Lợi nhuận từ hoạt động tài chớnh giảm so với kế hoạch do chi phớ lói vay tăng. Cụng ty phải vay ngõn hàng với lói suất cao hơn năm 2011. Lợi nhuận từ cỏc hoạt động khỏc cũng giảm. Từ cỏc phõn tớch khỏi quỏt trờn, nhà quản trị cú thể nhỡn nhận được nguồn gốc nguyờn nhõn khiến tỡnh hỡnh thực hiện khụng đạt kế hoạch đề ra và đưa ra cỏc quyết định kinh doanh cụ thể. Tại cụng ty, nguyờn nhõn chủ yếu là ở khõu tiờu thụ sản phẩm. Cụng ty cần tỡm cỏch tăng số lượng hoặc giỏ trị đơn đặt hàng, mở rộng thị trường… để cú thể tăng doanh thu. Ở khõu sản xuất, cần kiểm soỏt tốt chi phớ. Cần tỡm nguồn cung ứng đầu vào khỏc để dự phũng, trỏnh tỡnh trạng nhà cung cấp ộp giỏ hàng vào thời điểm nhu cầu chung của khỏch hàng tăng như dịp cuối năm õm lịch, dương lịch…Cần sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nguyờn vật liệu. Đặc biệt nguyờn vật liệu của cụng ty chủ yếu là cỏc loại vỏn gỗ cần điều kiện bảo quản tốt để trỏnh hư hỏng…
2.2.4.3. Bỏo cỏo kế toỏn quản trị chi phớ theo đơn đặt hàng
Tại cụng ty cổ phần Gia Minh Việt Nam chủ yếu là sản xuất hàng theo cỏc hợp đồng kinh tế. Do đú bỏo cỏo chi phớ theo đơn hàng được lập hàng quý nhằm cung cấp thụng tin cho cỏc nhà quản trị nội bộ của cụng ty về toàn bộ chi phớ phỏt sinh như: nguyờn vật liệu, nhõn cụng, khấu hao và cỏc chi phớ khỏc phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất liờn quan đến đơn hàng. Căn cứ vào cỏc đơn hàng và cỏc hợp đồng kinh tế mà cụng ty đó thực hiện cựng với khối lượng sản phẩm hoàn thành từ phõn xưởng sản xuất gửi lờn, phũng kế toỏn tiến hành tổng hợp, đồng thời xỏc định giỏ trị cỏc loại vật tư xuất dựng cho sản xuất sẽ được tập hợp trực tiếp cho từng đơn đặt hàng theo mó vật tư trờn bảng tổng hợp số chi phớ phỏt sinh theo sản phẩm.
Bảng 2.4: Bỏo cỏo chi phớ sản xuất theo đơn hàng năm 2012
STT MDH Tờn đơn hàng Nguyờn vật liệu Nhõn cụng Tiền điện Khấu hao CP khỏc Tổng cộng
1 2 Cụng ty XNK Nam Hà 934 060 558 85 483 237 16 143 357 19 545 955 34 412 321 1 89 645 428 2 5 Cụng ty Minh Vượng 451 350 570 47 880 706 15 834 099 24 858 942 157 743 399 897 667 716 3 13 Xớ nghiệp Vapex 543 061 166 25 070 558 34 990 000 32 850 000 5 560 750 868 131 724 4 16 Cụng ty HAPISO 140 424 587 81 003 172 20 390 499 35 205 472 30 285 455 217 309 185 5 17 Cty Phố Xinh1 677 90 000 27 373 287 453 663 856 909 7 108 784 35 882 643 6 18 Cụng ty TNHH Binh Minh 437 224 262 19 704 280 3 339 949 5 986 056 5 639 771 71 894 318 7 21 Nhà chị Hà 500 800 399 71 929 376 28 147 647 68 851 884 9 729 306 8 24 Cty Xe đạp XM Thống nhất VI HA 267 492 031 21 968 337 62 711 361 86 212 402 241 514 276 79 898 407 9 28 Hàng bỏn lẻ 566 564 421 53 739 044 3 907 308 6 753 309 39 782 498 20 746 580 10 32 Cụng ty Hoa Minh 732 278 353 35.000.000 55 552 708 83 156 513 30 987 574 11 35 Cụng ty Ngọc Lõm 405 169 254 30 000 000 2 404 711 2 925 276 38 384 094 8 883 335
12 36 Viện kỹ thuật Nam Ninh 127 489 148 45.899.000 4 500 700 10 852 27 500 000
13 45 Cty Th Hoa 1 195 623 833 121 927 117 4 040 494 6 568 606 63 228 749 91 388 799
14 47 Trường đại học Thăng long 401 528 868 76 284 414 9 609 839 13 949 133 123 634 461 5 006 715
15 56 Nhà anh Tõm 236 010 387 43 089 841 3 311 160 82 411 388
16 58 Cụng ty Hà Linh 39 444 247 27 243 728 1 083 357 2 956 000 167 771 332