a. Hạch toán lao động:
Để quản lý và sử dụng lao động ở doanh nghiệp, nhất thiết phải tiến hành hạch toán lao động. Đây là loại hạch toán nghiệp vụ mà nội dung của nó là hạch toán số lợng lao động, hạch toán thời gian lao động và hạch toán kết quả lao động.
- Hạch toán số lợng lao động là hạch toán về mặt số lợng từng loại lao động theo nghề nghiệp, tính chất công việc và theo trình độ cấp bậc kỹ thuật của công nhân viên. Việc hạch toán này thờng do phòng tổ chức lao động - tiền long theo dõi và các số liệu lao động đợc thể hiện trong "Sổ danh sách lao động của doanh nghiệp".
- Hạch toán thời gian lao động là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận, tổ, phòng trong doanh nghiệp.
Thông thờng từng bộ phận sử dụng lao động ghi chép thời gian lao động của từng ngời trong tháng vào "Bảng chấm công" và đến cuối tháng gửi "Bảng chấm công" cho phòng tổ chức - lao động - tiền lơng, thông báo lịp thời việc quản lý tình hình huy động sử dụng thời gian công nhân viên tham gia lao động và là cơ sở để tính tiền lơng đối với những ngời hởng lơng theo thời gian.
- Hạch toán kết qủa lao động là việc theo dõi, ghi chép kết quả lao động của công nhân viên, biểu hiện bằng số lợng công việc, khối lợng sản phẩm, công việc đã hoàn thành của từng ngời hay của từng tổ, nhóm lao động. Để hạch toán kết quả lao động, thông thờng các doanh nghiệp thờng sử dụng các chứng từ nh: Hợp đồng giao khoán, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Phiếu báo làm thêm giờ... Hạch toán kết quả lao động là cơ sở để doanh nghiệp tính tiền lơng cho ngời lao động hay bộ phận lao động hởng lơng theo sản phẩm.
Nh vậy, hạch toán lao động vừa có tác dụng quản lý, huy động, sử dụng lao động đồng thời là cơ sở để doanh nghiệp tính tiền lơng phải trả cho ngời lao động. Cho nên dể tính đúng tiền lơng cho công nhân viên thì điều kiện tiên quyết phải hạch toán lao động chính xác, đầy đủ, khách quan.
b. Tiền lơng và trợ cấp BHXH:
Cuối tháng, trên cơ sở các tài liệu hạch toán lao động và chính sách xã hội về lao động - tiền lơng và BHXH do Nhà nớc ban hành mà doanh nghiệp đang áp dụng, kế toán tiến hành tính tiền lơng và trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên.
Việc tính toán tiền lơng thời gian, tiền lơng sản phẩm phải trả ngời lao động đợc trình bầy ở phần trên. Tiền lơng tính toán riêng cho từng ngời, sau đó tổng hợp theo từng bộ phận, tổ sử dụng lao động và đợc kế toán phản ánh vào "Bản thanh toán lơng" lập cho từng bộ phận đó. Việc trả lơng đợc thực hiện làm 2 kỳ trong tháng. Kỳ I đợc tạm ứng 50% - 60% lơng tháng. Số còn lại kỳ II thanh toán nốt và các khoản trợ cấp trả sau cùng. Trờng hợp công nhân viên đợc hởng trợ cấp BHXH trong tháng thì căn cứ vào chứng từ liên quan nh: Phiếu nghỉ
hởng BHXH, Biên bản điều tra tai nạn lao động... để tính toán và tổng hợp vào "Bảng thanh toán BHXH".
"Bảng thanh toán tiền lơng" của các bộ phận trong doanh nghiệp là cơ sở để chi trả, thanh toán lơng cho công nhân viên, đồng thời là cơ sở để kế toán tổng hợp phân bổ tiền lơng và tính trích BHXH (lập bảng phân bổ tiền lơng và BHXH).
"Bảng thanh toán BHXH" có thể đợc lập theo từng bộ phận sử dụng lao động hoặc lập chung toàn doanh nghiệp và làm căn cứ để chi trả BHXH cho công nhân viên đợc hởng trợ cấp BHXH.
Trờng hợp áp dụng tiền thởng cho công nhân viên, cần tính toán và phản ánh vào "Bảng thanh toán tiền thởng" để theo dõi và chi trả theo đũng quy định.
Tiền lơng, trợ cấp BHXH và tiền thởng chi trả cho công nhân viên phải kịp thời, đầy đủ và trực tiếp với ngời lao động. Công nhân viên khi nhận tiền cần thực hiện việc kiểm tra các khoản đợc hởng, các khoản bị khấu trừ ...và có trách nhiệm ký nhận đầy đủ vào "bảng thanh toán lơng".
Việc tính tiền lơng và trợ cấp BHXH đợc biểu hiện thông qua sơ đồ sau:
Sơ đồ tiền lơng và trợ cấp BHXH
Chứng từ hạch
Mẫu chứng từ đợc áp dụng theo chế độ chứng từ kế toán ban hàng theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 01/11/1995 củ Bộ tài chính.
Đối với ngời lao động nghỉ phép vẫn đợc hởng lơng. Phần lơng này doanh nghiệp vẫn tính vào chi phí sản xuất. Trong thực tế do việc nghỉ phép của công nhân không diễn ra đều đặn trong các tháng nên gây khó khăn cho việc bố trí ké hoạch sản xuất, làm ảnh hởng tới giá thành sản phẩm. Vì vậy để chi phí tiền lơng trong giá thành sản phẩm không bị biến động nhiều trong trờng hợp này, doanh nghiệp phải thực hiện trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân.
Căn cứ vào quỹ lơng và cấp bậc, số ngày nghỉ quy định để dự tính số lơng sẽ phải chi cho thời gian công nhân nghỉ phép, xác định tỷ lệ trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân.
Công thức:
Mức tiền lơng nghỉ phép
kế hoạch
=
Tiền lơng thực tế phải trả công nhân viên
trong tháng x Tỷ lệ trích trớc tiền lơng nghỉ phép Bảng phân bổ tiền
lơng và BHXH toán tiền lơngBảng thanh Bảng thanh
toán lơng
Bảng thanh toán BHXH
Thanh toán tiền lơng và BHXH ( chi trả + khấu trừ)
Cuối năm kế hoạch kế toán phải so sánh giữa số lợng thực tế nghỉ phép của công nhân với mức đã trích theo kế hoạch. Số chênh lệch tăng, giảm này sẽ đợc điều chỉnh tăng, giảm vào chi phí sản xuất tháng 12.
c. Nguyên tắc hạch toán kế toán tổng hợp tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN:
Kế toán tổng hợp tiền lơng và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN đ- ợc thực hiện trên sổ kế toán các tài khoản liên quan nh TK 334, TK 338, TK 622, TK 627, TK 641,...
Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chính nh sau:
- Nghiệp vụ 1:Hàng tháng, trên cơ sở tính toán tiền lơng phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 622 - "Chi phí nhân công trực tiếp": Tiền lơng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Nợ TK 241 - "XDCB dở dang": Tiền lơng công nhân XDCB và sửa chữa TSCĐ.
Nợ TK 627 - "Chi phí sản xuất chung" (6271) Nợ TK 641 - "Chi phí bán hàng" (6411) Nợ TK 642 - "Chi phí QLDN" (6421)
Có TK 334 - "Phải trả công nhân viên"
- Nghiệp vụ 2: Tiền thởng từ quỹ khen thởng phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 353 - "Quỹ khen thởng, phúc lợi" (4311) Có TK 334 - "Phải trả công nhân viên"
- Nghiệp vụ 3: Tính số BHXH phải trả trực tiếp công nhân viên (trờng hợp công nhân viên ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...) kế toán phản ánh theo định khoản thích hợp theo quy định của chế độ tài chính nh sau:
Nợ TK 138 - "Phải thu khác " (1388) Có TK 334 - "Phải trả công nhân viên"
- Nghiệp vụ 4: Tính số lơng thực tế phải trả cho công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 627 - "Chi phí sản xuất chung" Nợ TK 641 - "Chi phí bán hàng" Nợ TK 642 - "Chi phí QLDN" hoặc Nợ TK 335 - "Chi phí phải trả"
Có TK 334 - "Phải trả công nhân viên"
Định kỳ hàng tháng, khi tính trích trớc lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất, đã ghi sổ:
Nợ TK 622 - "Chi phí nhân công trực tiếp" Có TK 335 - "Chi phí phải trả"
- Nghiệp vụ 5: Các khoản phải thu đối với công nhân viên nh tiền bồi thờng vật chất, kế toán phản ánh theo định khoản:
Nợ TK 138 - "Phải thu khác" (1388) Có TK 138 - "Phải thu khác"
(Chi tiết TK 1388: Tài sản thiếu chừ xử lý)
- Nghiệp vụ 6: Kết chuyển các khoản phải thu và tiền tạm ứng chi không hết trừ vào thu nhập của công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334 - "Phải trả công nhân viên" Có TK 141 - "Tạm ứng"
Có TK 138 - "Phải thu khác" (1388)
- Nghiệp vụ 7: Tính thuế thu nhập mà công nhân viên ngời lao động phải nộp Nhà nớc, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334 - "Phải trả công nhân viên"
Có TK 333 - "Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc" (3338)
- Nghiệp vụ 8: Khi thanh toán tiền lơng và các khoản thu nhập khác cho công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK - "Phải trả công nhân viên"
Có TK 111 - "Tiền mặt"
- Nghiệp vụ 9: Hàng tháng, khi tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vàochi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi sổ theođịnh khoản:
Nợ TK 241 - "XDCB dở dang"
Nợ TK 622 - "Chi phí nhân công trực tiếp" Nợ TK 627 - "Chi phí sản xuất chung " Nợ TK 641 - "Chi phí bán hàng" Nợ TK 642 - "Chi phí QLDN" Có TK 338 - "Phải trả, phải nộp khác" (Chi tiết TK 3382: KPCĐ TK3383: BHXH TK 3384: BHYT TK 3389: BHTN )
- Nghiệp vụ 10: Khi chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ,BHTN cho cơ quan chuyên trách cấp trên quản lý, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 338 - "Phải trả phải nộp khác" (Chi tiết TK 3382 : KPCĐ TK 3383 : BHXH TK 3384 : BHYT TK 3389 : BHTN ) Có TK 111 - "Tiền mặt"
Có TK 112 - "Tiền gửi Ngân hàng"
- Nghiệp vụ 11: Khi chi tiêu KPCĐ phần để lại tại doanh nghiệp theo quy định, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK338 - "Phải trả phải nộp khác" (3382) Có TK 111 - "Tiền mặt"
Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng mà việc hạch toán tiền lơng và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN đợc thực hiện trên sổ kế toán tổng hợp.
Trình tự kế toán và các nghiệp vụ về kế toán tiền lơng và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ,BHTN đợc tóm tắt bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ kế toán tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng
TK 141 TK 333(3338) TK 111,112 TK 138 TK 334 TK 241 TK 622 TK 627,641,642 TK 353 TK 338(138) TK 335 (1) (6) (4) (4') (7) (8) (3) (9) (2)
3.1.4.Các hình thức kế toán:
Theo chế độ kế toán hiện nay, việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp dựa trên 4 hình thức sổ sau:
- Theo hình thức nhật ký sổ cái. - Theo hình thức nhật ký chung.
- Theo hình thức nhật ký chứng từ.
* Hình thức nhật ký chung
a. Đặc điểm: Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán NKC là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ Nhật kí, mà trong tâm là sổ Nhật kí chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế ( định khoản kế toán ) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật kí để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
b. Sổ sách: Nhật ký chung bao gồm các loại sổ: - Nhật ký chung, Sổ Nhật kí đặc biệt
- Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
c. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán có liên quan. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ đợc ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan.
Trờng hợp đơn vị mở sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu số khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
*. Hình thức chứng từ ghi sổ
a. Đặc điểm: Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tông hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng kí Chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ ự trong sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải đợc kế toán duyệt trớc khi ghi sổ kế toán.
b. Sổ sách:
Chứng từ ghi sổ bao gồm các loại sổ sau: - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái
- Các Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
c. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, Có và số d của từng tài khoản trên sổ cái, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập các báo cáo tài chính.
Hình thức chứng từ ghi sổ thích hợp với mọi quy mô của doanh nghiệp, kết cấu sổ sách đơn giản, dễ ghi chép, phù hợp với cả kế toán thờng và kế toán máy.
*. Hình thức nhật ký sổ cái
a. Đặc điểm: Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật kí - Sổ cái: các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán
tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật kí - Sổ Cái là các chứng từ hoặc Bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại.
b. Sổ sách: Nhật ký sổ cái bao gồm các loại sổ sau: - Nhật ký - sổ cái.
- Các Sổ, thẻ kế toán chi tiết. c. Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký sổ cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ và đối chiếu khớp đúng với số liệu giữa sổ nhật ký sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết).
Nhật ký sổ cái là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số lơng phát sinh ít, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, mô hình quản lý chung một cấp, cần ít lao động kế toán.
*. Hình thức nhật ký chứng từ
Đây là hình thức kế toán phát triển cao nhất, nó kế thừa u điểm của các hình thức trứơc đó, đảm bảo tính chuên môn hoá cao của sổ kế toán, thực hiện