Công ty thực hiện nhiều hoạt động để giới thiệu sản phẩm của mình ra thị trường thế giới như: tham gia hội chợ thương mại, trên trang web của Công ty, trên kênh truyền hình quốc tế, hoặc thông qua các ấn phẩm báo chí…Qua các kênh thông tin đó Công ty sẽ tìm kiếm được các đối tác và bạn hàng. Công ty chủ yếu xuất khẩu theo điều kiện FOB, CIF, thanh toán bằng phương thức L/C (Letter of credit). Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty nằm trong Hệ thống quy trình của công ty bao gồm các bước :
Hình 2.1. Sơ đồ quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.2.1. Nghiên cứu thị trường, lựa chọn đối tác
Nghiên cứu thị trường, lựa chọn đối tác
Hợp đồng xuất khẩu
Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C
Làm thủ tục hải quan
Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Mua bảo hiểm cho hàng xuất khẩu
Giao hàng cho người vận tải
Làm thủ tục thanh toán
Nội dung, mục đích công việc: Nghiên cứu thị trường, lựa chọn đối tác là khâu đầu tiên trong quy trình xuất khẩu. Đây là cũng là khâu quan trọng bước đầu quyết định đến sự thành công của việc xuất khẩu.Nhằm tìm kiếm các bạn hàng cũng như xác định nhu cầu của thị trường xuất khẩu.
Người thực hiện, phương thức thực hiện: Phòng kế hoạch thị trường tiến hành nghiên cứu thị trường bằng nhiều phương thức dựa trên các kênh trực tiếp và gián tiêp:
- Kênh trực tiếp: Công ty tiến hành đăng ký tham gia các hội chợ hàng hóa quốc tế, nơi mà công ty giới thiệu sản phẩm cảu mình và giao lưu tìm kiếm bạn hàng với các doanh nghiệp trên thế giới. Tham gia các hiệp hội dệt may quốc tế, hoặc thông qua các doanh nghiệp của Việt Nam tại nước ngoài để tìm kiếm thị trường….
- Kênh gián tiếp: Công ty tìm kiếm thông tin khách hàng qua các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, truyền hình…và một kenh rất hữu hiệu được Công ty đang áp dụng đấy là qua thông tin internet, qua các webside… tại đây các thông tin thường xuyên được cập nhật…
Kết quả và đánh giá: Sau quá trình nghiên cứu thị trường và tìm kiếm bạn hàng Phòng KHTT sẽ tiến hành lựa chọn ra các khách hàng tiềm năng trên các thị trường đó để tiến hành chào hàng và giới thiệu sản phẩm. Công việc này đòi hỏi người thực hiện phải có khả năng đánh giá và định lượng được sự tiềm năng cũng như khả ngăng thành công. Kết quả của công đoạn này sẽ được ban lãnh đạo của công ty họp bàn, kiểm tra đánh giá và đưa ra quyết định cuối cùng
Tình hình thực hiện: Hiên nay công tác nghiên cứu thị trường của Công ty hoạt động chưa hiệu quả như mong muốn. Mặc dù đã gia tăng được thêm các đơn hàng xuất khẩu nhưng việc tìm kiếm thị trường mới còn hạn chế, chủ yếu là các thị trường cũ. Công ty đã áp dụng cả hai kênh trực tiếp và gián tiếp để nghiên các thị trường trong đó kênh trực tiếp được nhận định là kênh hiệu quả hơn, tuy nhiên chi
phí cao hơn nên việc thực hiện gặp nhiều khó khăn.
2.2.2. Hợp đồng xuất khẩu
Nội dung, mục đích công việc: Tiến hành lập hợp đồng với bên đối tác. Hợp đồng xuất khẩu bao gồm những nội dung sau: tên hàng, số lượng, chất lượng, mô tả sản phẩm, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức vận chuyển, cách thức thanh toán…Hợp đồng sẽ được hoàn thiện và gửi cho bên mua hàng trước khi hàng được vận chuyển
Người thực hiện, phương thức thực hiện: Mỗi thị trường, mỗi đối tác có những đặc điểm khác nhau. Vì vậy, không thể đồng nhất các loại hợp đồng, mà công ty có một mẫu hợp đông xuất khẩu gồm các điều khoản chung nhất cho tất cả các đối tác. Và trong quá trình tiến hành công việc tùy thuộc vào việc trao đổi và bàn thảo giữa hai bên mà bổ sung thêm các điều khoản cho phù hợp.Công việc này sẽ được kết hợp thực hiện bởi phòng Kế hoạc thị trường và bộ phận Luật để làm sao đưa ra được một bản hợp đồng tối đa hóa lợi ích cho công ty.
Kết quả và đánh giá: Hợp đồng sau khi được hai bên thông qua ,ký kết sẽ được lưu giữ bản chính tại phòng Kế hoạch thị trường.và định kỳ được sự kiểm tra rà soát của Phó giám đốc kinh doanh. phòng Kế hoạch thị trường sẽ dựa vào đó để tiến hành thực hiện công việc theo đúng như thỏa thuận cũng như dựa vào đó để giải quyết khi có vấn đề phát sinh.
Mọi thỏa thuận trong hợp đồng hai bên phải có nghĩa vụ thực hiện, nếu không thực hiện đúng, bên vi phạm phải bồi thường và bị xử phạt theo quy định trong hợp đồng.
Tình hình thực hiện: Công tác soạn thảo và xây dựng hợp đồng của công ty được thực hiện tương đối tốt do trong công ty có Bộ phận Luật am hiểu về chuyên môn. Hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ giúp cho khi thực hiện các bước công việc luôn có các quy chuẩn theo hợp đồng để đối chiếu, hạn chế được sai sót và khiếu nại.
2.2.3. Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C
Nội dung, mục đích công việc: L/C là hình thức phổ biến hiện nay, đây là hình thức mà Ngân hàng thay mặt Người nhập khẩu cam kết với Người xuất khẩu/Người cung cấp hàng hoá sẽ trả tiền trong thời gian qui định khi Người xuất khẩu/Người cung cấp hàng hoá xuất trình những chứng từ phù hợp với qui định trong L/C đã được Ngân Hàng mở theo yêu cầu của người nhập khẩu .
Thông qua hình thức này, hai bên nhập khẩu và xuất khẩu được tiếp cận với những chuẩn mực thanh toán quốc tế (hiện hành là: UCP 500 – Các qui tắc và thực hành thống nhất về Tín dụng chứng từ do Phòng thương mại quốc tế phát hành).
Trong hình thức này, thực chất NH đã đứng ra bảo lãnh thanh toán cho người nhập khẩu. Trong nhiều năm qua, việc tuân thủ nghiêm túc các chuẩn mực thanh toán quốc tế đã tạo được sự tín nhiệm của đông đảo các Ngân hàng phục vụ Người xuất khẩu cũng như Người nhập khẩu mở L/C tại NH . Vì vậy hình thức L/C đã được công ty áp dụng hiệu quả trong quá trình xuất khẩu.
Người thực hiện, phương thức thực hiện: Sau khí ký hợp đồng, Phòng KHTT sẽ tiến hành đôn đốc người mua mở L/C đúng hạn được quy định trong hợp đồng trước khi xuất hàng. Đây là công tác bước đầu tránh rủi ro cho Công ty khi đã xuất hàng mà người mua không có khả năng chi trả, dẫn đến khiếu nại quốc tế. Sau khi nhận được fax của ngân hàng thông báo việc bên mua đã mở L/C. Phòng KHTT tiến hành kiểm tra nội dung, sao cho L/C phải đúng theo yêu cầu:
L/C ( tín dụng thư) là một văn bản pháp lý được phát hành bởi một tổ chức tài chính (thông thường là ngân hàng) .Trong khoảng thời gian có hiệu lực của LC phải có những điều kiện sau đây:
• Các chứng từ cần thiết thỏa mãn điều khoản và điều kiện của LC. Chẳng hạn như: vận đơn (bản gốc và nhiều bản sao), hóa đơn lãnh sự, hối phiếu, hợp đồng bảo hiểm ..v.v
• Các thông lệ trong UCP và hoạt động ngân hàng quốc tế.
• Các thông lệ của ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận (nếu có) Nếu thấy L/C không phù hợp, không đúng với các nội dung được thỏa thuận trong hợp đồng thì yêu cầu người mua sửa chữa lại L/C đạt yêu cầu. Công ty sẽ thực hiện chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu.
Kết quả và đánh giá: Phòng Kế hoạch thị trường phải nhận được thông tin từ ngân hàng rằng L/C đã được mở và L/C đạt yêu cầu. Công ty sẽ xác nhận lại với đối tác để tiến hành thực hiện bước tiếp theo.
Tình hình thực hiện: Việc sử dụng L/C trong quy trình xuất khẩu đã được Công ty áp dụng từ lâu do nhận thấy hiệu quả mà nó mang lại cũng như hạn chế những rủi ro trong công tác thanh toán. Công ty đã dần có kinh nghiệm trong việc đánh giá và xác định L/C đúng yêu cầu.
2.2.4. Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa Xuất khẩu
Nội dung, mục đích công việc: Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa theo đúng trong đơn hàng cũng như trong hợp đồng đã ký kết với bên đối tác. Tránh để tình trạng hàng lỗi xuất hiện vượt giới hạn cho phép trong đơn hàng dẫn đến tình trạng hàng bị trả lại.
Người thực hiện, phương thức thực hiện: Khâu này có 2 bước phải thực hiện là chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu và kiểm tra chất lượng của hàng hóa đó. Và được thực hiện bởi Phòng Quản lý chất lượng, Bộ Phận kho dưới sự giám sát đôn đốc trực tiếp của phòng KHTT
Công ty chuẩn bị hàng hóa theo đúng trong nội dung được quy định trong hợp đồng về: tên hàng, số lượng, chất lượng, quy chuẩn mẫu mã hàng hóa, bao bì, kèm theo giấy chứng nhận về chất lượng theo yêu cầu của bên mua. Do yêu cầu về kiểm định chất lượng của các đối tác rất khắt khe, nên nếu thiếu giấy chứng nhận chất lượng cũng như chứng nhận nguồn gốc nguyên liệu của sản phẩm đều bị loại. Công
tác này nếu không được chuẩn bị cẩn thận sẽ dẫn tới hủy hợp đồng giao dịch giữa hai bên.
Hàng may mặc, khăn, vải… đều do bộ phận của khối sản xuất thiết kế và sản xuất. Các mẫu mã được đóng thành cataloge làm mẫu đưa đi chào hàng. Hàng xuất khẩu có thể là hàng mẫu hoặc là hàng hóa có sự chỉnh sửa của bên mua về kiểu dáng, nguyên liệu…Mặt hàng dệt may của Công ty được sản xuất tại các cơ sở. Chúng được tiến hành kiểm tra thành từng đợt sau khi hoàn thành. Sản phẩm lỗi về khâu cắt may hay lỗi kỹ thuật được loại bỏ luôn. Sau đó hàng hóa đạt tiêu chuẩn sẽ được đưa vào kho. Vì vậy, công tác kiểm tra hàng xuất khẩu diễn ra rất nhanh chóng.
Tuy nhiên, công tác Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa Xuất khẩu là khâu rất quan trọng ảnh hưởng lớn đến hình ảnh và uy tín của công ty. Do vậy các bộ phận thực hiện cần tiến hành nghiêm túc không làm qua loa, chủ quan dấn đến tình trạng còn hàng lỗi trong lô xuất khẩu. Phải hạn chế đến mức tối thiểu số hàng lỗi trong lô hàng nằm trong giới hạn cho phép có quy định trong hợp đồng.
Kết quả và đánh giá: Kết quả trong công tác này được tính khi Công ty thực hiện đóng gói hàng hóa vào bao bì cho tiện việc chuyên chở ra cảng xuất. Bao bì và đóng gói đều được quy định rõ trong hợp đồng, nội dung ghi thông tin, thông số kỹ thuật trên bao bì do bên mua cung cấp. Công tác kiểm tra hàng hóa xuất khẩu sẽ hoàn thành khi hàng hóa được đóng vào Container.Biên bản kiểm tra hàng hóa sẽ được bộ Phòng Quản lý chất lượng giao lại cho phòng KHTT để lưu và hồ sơ cùng với đơn hàng để tiến hành đối chiếu khi xảy ra sai sót.
Tình hình thực hiện: Công ty có phòng Quản lý chất lượng hoạt động tương đối hiệu quả nên công tác quản lý và kiểm soát chất lượng hàng hóa được thực hiện ngay trong quy trình sản xuất nên công tác kiểm tra chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu không gặp nhiều khó khăn và mất thời gian. Hàng hóa xuất khẩu của Công ty luôn được làm theo đúng yêu cầu trong đơn hàng, được bạn hàng tin tưởng và đánh giá
cao. Tuy nhiên vẫn còn xảy ra tình trạng do chủ quan trong công tác kiểm tra hàng hóa nên một số đợ hàng tuy không bị gửi trả lại nhưng vẫn nhận được các lời phàn nàn và không mấy hài lòng từ đối tác.
2.2.5. Làm thủ tục hải quan
Nội dung, mục đích công việc: Làm thủ tục hải quan tại cảng xuất hàng. Tiến hành hoàn thành các thủ tục theo đúng trình tự và yêu cầu để hàng hóa xuất cảng đúng thời gian.
Người thực hiện, phương thức thực hiện: Công ty làm thủ tục hải quan tại cảng Hải Phòng. Người làm thủ tục hải quan là người của phòng KHTT- đại diện hợp pháp cho Công ty. Công ty chịu mọi chi phí cũng như thưc hiện đầy đủ mọi thủ tục hải quan.
Hàng hóa sau khi vận chuyển đến cảng, Công ty sẽ tiến hành khai báo với hải quan về hồ sơ hàng xuất khẩu: hàng hóa được khai theo mẫu HQ2002-XK của cục hải quan bao gồm:
+ Tờ khai hải quan: 02 bản chính bao gồm chi tiết về sản phẩm (tên hàng hóa, số lượng, chất lượng), tổng giá trị xuất khẩu, nguồn gốc hàng hóa, thông số kỹ thuật và các chứng từ khác
+ Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng: 01 bản sao;
+ Hóa đơn thương mại: 01 bản chính;
+ Vận tải đơn: 01 bản sao chụp từ bản gốc hoặc bản chính của các bản vận tải đơn có ghi chữ copy;
+ Bản kê chi tiết hàng hoá đối với trường hợp hàng hoá có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất: 01 bản chính.
Về phân luồng hàng hóa: Do trong các hoạt động xuất khẩu Công ty luôn chấp hành tốt pháp luật hải quan nên hầu hết hàng hóa của Công ty đều ở mức Yellow
line (kiểm tra xác suất)
Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu do nhân viên hải quan đảm nhận. Hàng xuất khẩu có thể được kiểm tra, giám sát quá trình xếp hàng tại cơ sở khi Công ty xuất khẩu nguyên container hoặc kiểm tra tại địa điểm được lãnh đạo hải quan chấp nhận. Hàng xuất khẩu sẽ được thông quan khi cán bộ hải quan đóng dấu hoàn thành thủ tục hải quan.
Kết quả, đánh giá: Mọi công tác trong thủ tục hải quan cũng như kiểm hàng trước khi xuất cảng đều được người đại diện chuyển hàng kiểm tra giám sát và hỗ trợ bên hải quan tiến hành để thủ tục được diễn ra một cách nhanh chóng. Tránh để ra lỗi làm chậm trễ việc xuất hàng.
Tình hình thực hiện: Do Công ty thường xuyên xuất hàng ra nước ngoài cũng như làm ăn có uy tín và tuân thủ đầy đủ các thủ tục nên việc thực hiện các thủ tục hải quan khá nhanh và được bên hải quan tạo điều kiện thuận lợi.
2.2.6. Mua Bảo hiểm cho hàng xuất khẩu
Nội dung, mục đích công việc: Bảo hiểm có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động kinh tế. Sự cần thiết tất yếu phải có bảo hiểm trong hoạt động kinh tế là tất yếu khách quan khi rủi ro luôn luôn là thuộc tính của hoạt động kinh doanh. Bảo hiểm có tác dụng bù đắp phần nào cho những thiệt hại đối với đối tượng bảo hiểm.
Người thực hiện, phương thức thựu hiện: Tùy theo hình thức thanh toán tiền hàng và thỏa thuận trong hợp đồng mà bên Công ty và bên Mua hàng tiến hành mua mua bảo hiểm hàng hóa:
Nếu trong hợp đồng thỏa thuận, tiền hàng mà Bên mua hàng có nghĩa vụ trả cho người bán bao gồm cả phí bảo hiểm thì Công ty có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá và thanh toán phí bảo hiểm cho doanh nghiệp bảo hiểm. Ngược lại, nếu tiền hàng chưa bao gồm phí bảo hiểm thì bên mua bảo hiểm cho hàng hoá là Bên mua hàng.
Nếu bên mua bảo hiểm cho hàng hoá là người Công ty, thì Công ty có quyền lợi có thể bảo hiểm cho tới thời điểm chuyển giao rủi ro của hàng hoá. Kể từ thời điểm, ranh giới chuyển giao rủi ro từ người bán sang người mua, người có quyền lợi có thể bảo hiểm là người mua hàng.Thường mua bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm loại B. Thời gian được bảo hiểm tính từ ngày hàng bắt đầu rời cảng.
Thủ tục mua bảo hiểm cho hàng hóa được tiến hành khá đơn giản: Trên cơ sở mẫu “Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa” do Cơ Quan Bảo Hiểm cung cấp, phòng KHTT kê khai và fax yêu cầu bảo hiểm cho Cơ Quan Bảo Hiểm. Trong vòng 24 giờ, công