Ngôn ngữ trong đàm phán phải vô cùng chuẩn xác. Đôi khi chỉ dùng đúng một chữ là đã có thể đạt được hiệu quả cao. Ví dụ có một người tiêu dùng đến một tòa báo để khiếu nại về chất lượng bánh màn thầu ở một tiệm ăn cân không đủ, làm tổn hại đến lợi ích của người tiêu dùng. Tòa báo đã gửi lời khiếu nại này đến nhà hàng, trong thư trả lời về khiếu nại của khách hàng gửi tòa báo, nhà hàng nọ viết: “Căn cứ vào sự phê bình của ông đối với bánh của cửa hàng chúng tôi, bánh của chúng tôi quả có hiện tượng chất lượng không cao, cân không chuẩn…”. Họ đã sử dụng rất khôn khéo câu “không chuẩn” để trả lời câu “không đủ” trong thư khiếu nại. Cân không đủ có nghĩa là lừa dối khách hàng, nhưng “không chuẩn” thì có nghĩa là do sơ suất mà đưa thiếu, cũng có thể đưa thừa cho khách hàng. Chỉ thay đổi có một chữ thôi nhưng nghe đã dễ nghe hơn rất nhiều.
Tránh sử dụng những từ ngữ khác nghĩa và xa lạ, đây là yêu cầu cơ bản của ngôn ngữ thuần khiết. Trong khi đàm phán, nhất là ngôn ngữ văn viết, sử dụng từ ngữ phải rõ ràng chính xác; Cố gắng tránh để câu nói phát sinh nghĩa khác. Bởi vì câu khác nghĩa sẽ khiến cho hai bên tham gia đàm phán giữ nguyên ý kiến của mình, dẫn đến tranh chấp, ảnh hưởng đến kết quả đàm phán. Trong lịch sử đã có không ít sự tranh cãi mà nguyên nhân chính là do những câu từ khác nghĩa trong thỏa thuận đàm phán gây ra. Mục đích của các cuộc đàm phán hiện nay là hợp tác cùng có lợi, tính chính xác của mục đích này cũng yêu cầu tính chuẩn xác của ngôn ngữ dùng trong đàm phán. Nếu không, một khi để xảy ra tranh chấp sẽ dẫn đến tình trạng khó phân biệt đúng sai, khó phân định được trách nhiệm. Ví dụ, Ủy ban nhân dân xã một xã nọ do một hộ thầu khoán chưa nộp phí thầu khoán nên đã áp dụng chính sách để đóng cửa hộ đó. Hộ thầu khoán không phục, đã kiện lên tòa án. Tòa án sau khi lập hồ sơ đã điều tra và xử lý hồ sơ này, đồng thời trong hồ sơ điều tra giải quyết có ghi một câu như sau: “Ủy ban nhân dân xã xxx do hộ thầu khoán chưa giao phí thầu mà bắt đóng cửa là sai”. Đây chính là một câu khác nghĩa. Hộ thầu khoán thì hiểu rằng: Tòa án cho rằng không phải chỉ việc đóng cửa hộ của Ủy ban nhân dân xã là sai mà lý do đóng cửa (chưa giao phí) cũng là sai. Bởi vì Ủy ban xã không giải quyết vấn đề cấp nước cho họ, bởi vậy không nên nộp phí thầu khoán. Ủy ban nhân dân xã lại cho rằng: Câu nói này chỉ nói rằng phương pháp đóng cửa là không đúng, chứ không phủ định việc hộ thầu khoán nên nộp phí thầu. Vì vậy, hai bên lại nảy sinh tranh chấp, sau đó, toà án phán quyết sửa lại câu đó thành: “Hộ thầu khoán xxx không nộp phí thầu là hành vi vi phạm thỏa thuận; Ủy ban xã áp dụng biện pháp đóng cửa hộ thầu khoán là hành vi vi
phạm pháp luật”, phân rõ phải trái, xác nhận rõ trách nhiệm, mới giải quyết được vấn đề.
Trong quá trình đàm phán nên cố gắng tránh sử dụng những từ ngữ khó hiểu và từ nói tắt. Ví dụ viết tắt tên thành phố Thanh Đảo của tỉnh Sơn Đông thành “Đông Đảo”, ngoài tác giả ra thì chẳng ai có thể hiểu được nghĩa của nó, điều này không có lợi mà ngược lại còn rất có hại cho quá trình đàm phán.