Đàm phán, đặc biệt là đàm phán một cách nghiêm túc, yêu cầu đối với công việc là nghiêm túc, không cẩu thả. Những nhà đàm phán nghiêm túc nên lập một hồ sơ đàm phán. Trong quá trình đàm phán, phải có biên bản ghi nhớ để khiến cho công tác đàm phán của phía mình trong quá trình quy phạm hóa, trình tự hóa được tiến hành một cách có thứ tự. Từ cổ chí kim, rất nhiều kinh nghiệm đàm phán cho chúng ta thấy đàm phán cũng giống như đánh cờ với một cao thủ, chỉ cần sơ suất một chút là có thể sẽ dẫn đến thất bại.
Khi đàm phán thương mại, những đối thủ vô tình nhất là những đối thủ lợi hại nhất. Về nguyên tắc, không được để cho đối phương có được dù chỉ là một nửa cơ hội. Bởi vậy, để có được lời lẽ sắc bén thì phải trải qua một quá trình rèn luyện vô cùng gian khổ. Những nguyên tắc đàm phán dưới đây là tổng kết của nhiều năm kinh nghiệm của nhiều nhà đàm phán tài ba, rất đáng để chúng ta học hỏi và áp dụng.
1) Không nên vì tình cảm mà nhượng bộ trong đàm phán.
2) Khi bàn chuyện làm ăn, không nên chỉ tính đến lương tâm mà không tính đến lợi ích kinh tế.
3) Đàm phán kinh doanh, sự thành công hay thất bại đôi khi phụ thuộc vào thành ý của bạn như thế nào, phụ thuộc vào sự dự tính một cách khoa học khả năng thành công.
4) Không nên dự đoán quá mức tác dụng của khả năng “Tùy cơ ứng biến” trong đàm phán thương mại.
5) Tránh bị biện pháp đe dọa về tâm lý mà đối phương áp dụng làm cho lo sợ. 6) Không nên khuyếch trương quá mức tác dụng của “chiến thuật tâm lý” trong đàm phán kinh tế.
7) Không nên nói nhiều về lĩnh vực của đối phương.
8) Không nên cho rằng chỉ cần khoe khoang về doanh nghiệp mình, sản phẩm của mình là có thể đàm phán thành công.
9) Trong đàm phán, không nên khoe khoang với đối phương về cấp bậc, chức vụ, chức danh của mình.
10) Trong đàm phán thương mại, không nên lo sợ trước quy mô to lớn của doanh nghiệp đối phương, địa vị của đối phương.
11) Không nên biểu hiện sự từ chối khi mà người ta đang vô cùng vui vẻ, nên lựa chọn thời điểm hợp lý để từ chối yêu cầu vô lý của đối phương.
12) Khi đàm phán, khi biểu thị sự từ chối, không nên cứ vòng vo mãi, phải thẳng thắn, chân thành.
13) Trong đàm phán, phải thuyết phục, không được ép buộc. 14) Khi đàm phán, không nên dùng những lời lẽ khinh miệt. 15) Khi đàm phán, không nên tự thổi kèn đánh trống.
16) Khi đàm phán, không nên tự ti.
17) Trong quá trình đàm phán không nên tự động vứt bỏ quyền chủ động của mình. 18) Khi đàm phán thương mại, không nên căng thẳng, phải suy nghĩ thật chín chắn. 19) Khi đàm phán thương mại, không nên thấy lợi thì phải giành bằng được, cái gì nên bỏ thì phải bỏ.
20) Khi đàm phán thương mại, không được chỉ “đạt lý” mà không “thấu tình”, phải chú ý đến việc giao lưu tình cảm và sự hiểu biết lẫn nhau.
21) Hành vi “Ỷ thế chèn ép khách hàng” là một hành vi vô đạo đức, cũng không có lợi cho kinh doanh.
22) Trong quá trình đàm phán, không làm việc theo cảm tính mà phải đàm phán theo lý tính.
23) Đối với cục diện bế tắc trong đàm phán, không được dùng biện pháp cứng rắn để giải quyết.
24) Phải kiên trì nguyên tắc hai bên cùng có lợi, không nên làm tổn hại đến lợi ích của đối phương.
25) Không nên cho rằng không thể hợp tác với đối phương. 26) Trong đàm phán, phải nhẫn nại.
27) Trong đàm phán, cái gì phải từ chối thì phải lập tức từ chối. 28) Khi đàm phán, không nên chán nản, nóng vội.
29) Khi đàm phán, không nên đi quá xa nội dung chính.
30) Khi đàm phán, không nên hoang mang lo lắng trước vấn đề đối phương đưa ra mà bản thân lại chưa có sự chuẩn bị trước.
31) Khi đàm phán, không nên tức giận khi đối phương chỉ ra những điểm yếu của doanh nghiệp mình.
32) Phải nhớ rằng người được quyền soi mói bắt bẻ là người mua.
33) Phải nhớ rằng dù cuộc đàm phán thành công hay không thì đều phải duy trì tình hữu nghị lâu bền.
34) Trong đàm phán, không nên nói năng quá gay gắt.
35) Không nên giải thích tất cả những ý kiến phê bình của đối phương đối với bạn. 36) Nếu khách hàng không nói lý lẽ, lấy lời nói như vậy để đối đáp lại họ.
37) Đối với khách hàng không nên thấy mình đúng mà không chịu nhượng bộ. 38) Trong đàm phán, khi gặp phải sự từ chối không nên thất vọng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
39) Trong đàm phán, phải cho đối phương có cơ hội để nói. 40) Trong đàm phán, lời lẽ phải súc tích.
41) Trong đàm phán, phải dũng cảm mà nói “Tôi không hiểu”.
42) Trong đàm phán, trước khi bạn thực sự hiểu vấn đề, luôn nên nói “Tôi không hiểu”.
44) Khi có người cố tình làm rối loạn quá trình thảo luận thì không được để anh ta thực hiện được ý đồ, bạn có thể dùng phương pháp của mình để thảo luận, đồng thời khiến anh ta lắng nghe lý do của bạn.
Đây là kỹ năng dùng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện thái độ với người nói rằng “Tôi đang chăm chú lắng nghe”. Cho dù là đàm phán giữa hai cá nhân hay với một nhóm, dùng cơ thể để “lắng nghe”. Văn hóa khác nhau thì kỹ năng này cũng sẽ có biểu hiện khác nhau.
1) Tư thế tham dự
Nếu là tư thế tham dự, người khác nhìn vào sẽ thấy đó là một tư thế thư thái và tỉnh táo, phải duy trì được tư thế bình thản, không bắt chéo tay. Không nên ngồi im bất động, phải có phản ứng tương ứng với lời nói của người nói. Khi ngồi, phải ngồi đối diện với người nói, người hơi nghiêng về phía trước. Điều chỉnh tư thế của bản thân theo tư thế của người nói là một kỹ năng thể hiện sự hứng thú bằng ngôn ngữ của cơ thể.
2) Khoảng cách
Cho dù là ngồi hay đứng thì đều phải giữ một khoảng cách nhất định đối với người nói, không được quá gần mà cũng không được quá xa.
Trong văn hóa Anh Mỹ, khoảng cách từ 18 inch đến 4 foot (tức là khoảng cách khoảng từ 45,7cm đến 1,22m) là “không gian cá nhân”, từ 0 đến 18 inch (tức là từ 0 đến 45,7cm) là “không gian thân mật”. Tuy nhiên, cách để xác định khoảng cách có thích hợp hay chưa vẫn phải xem xem người nói chuyện với bạn có cảm thấy thoải mái hay không. Nếu anh ta lùi lại sau thì có nghĩa là vị trí của bạn quá gần. Nếu anh ta nghiêng về phía trước có nghĩa là vị trí của bạn ở quá xa. Khi ngồi nói chuyện, phải nhớ rằng, người ngồi ở vị trí đầu bàn luôn có một quyền lực nhất định, ngồi cùng một phía được coi là hợp tác, ngồi đối diện qua bàn là cạnh tranh. Trong trường hợp đàm phán một đối một, không nên ngồi hoặc đứng cao hơn người nói.
3) Giao lưu bằng ánh mắt
Có thể sử dụng ánh mắt để biểu thị sự hứng thú. Nên nhìn người nói với ánh mắt hiền hòa, có thể thỉnh thoảng thay đổi hướng nhìn, không nên nhìn chằm chằm một cách vô cảm, nhìn lâu về một hướng khác hoặc nhìn loanh quanh trong phòng, khiến người nói có cảm giác bạn hứng thú với những thứ khác. Tránh những hành động thô lỗ lộ liễu, đọc sách, nhìn đồng hồ hoặc nhìn ra cửa sổ.
4) Loại bỏ trở ngại
Để tập trung sự chú ý, nên cố gắng loại bỏ các khả năng kh- iến bạn phân tâm. Ví dụ, nếu trong văn phòng có thể ngắt điện thoại, đóng cửa, đi ra phía trước bàn làm việc. Khi giao lưu với một nhóm nhỏ, có thể đi đến trước bục diễn thuyết. Ngoài ra,
phải chú ý đến những việc khác có thể khiến bạn phân tâm như vẽ viết lung tung, gõ bút, đẩy đi đẩy lại mảnh giấy, gập lên gập xuống kính đeo mắt, rút ra rút vào chiếc nhẫn…
Năng lực biểu đạt ngôn ngữ của nhà đàm phán nên chú trọng vào ba phương diện.