2. 1.1 Giai đoạn 1:Chuẩn bị chứng từ và chuẩn bị nhận hàng
3.1.6Giải pháp nguồn nhân lực,nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận
3.1.6.1 Mục tiêu của giải pháp:
Với phương châm khách hàng là thượng đế, nhân viên là tài sản của công ty.Công ty tồn tại phụ thuộc phần lớn vào khách hàng, phần còn lại phụ thuộc vào nhân viên. Nhân viên làm việc có tâm thường đem lại sự hài lòng cho khách hàng.Chính vì lẽ đó mà giải pháp đưa ra làm sao để :
-Nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên. -Giữ được khách hàng cũ.
-Tạo thêm khách hàng mới.
3.1.6.2. Cách thức thực hiện giải pháp
-Công ty ở qui mô nhỏ, lợi nhuận tạo ra cần phải tái đầu tư cơ sở vật chất nên việc tạo được cho nhân viên một môi trường sinh hoạt hòa đồng và thân thiện, xây dựng mối quan hệ tích cực và gắn bó giữa các thành viên trong công ty, giữa công ty với khách hàng còn hạn chế. Do đó, công ty cần phải có những buổi sinh hoạt ngoài giờ làm việc như tổ chức tiệc thành lập công ty, sinh nhật nhân viên…từ đó tạo dựng niềm tin, sự phấn khởi, thúc đẩy tinh thần trách nhiệm đối công việc của đội ngũ nhân viên.
-Công ty nên đề ra chính sách hoa hồng với khách hàng .
-Hằng năm, công ty lập bảng đánh giá chất lượng dịch vụ của công ty đối với khách hàng .
-Công ty nên tạo điều kiện để nhân viên trau dồi thêm nghiệp vụ bằng việc bố trí họ tham gia các khóa học nâng cao chuyên môn; các khóa học về luật Hải quan, cũng như luật kinh doanh.Từ đó họ vận dụng hiệu quả vào công việc và tập quán thương mại quốc tế.
-Khách hàng công ty là các doanh nghiệp nhập khẩu có thói quen mua hàng bằng phương thức thanh toán điện chuyển tiền(TT); mua hàng với điều kiện giao hàng
CIF.Công ty nên tư vấn khách hàng thay đổi thói quen mua hàng nhằm giảm được chi phí vận tải, tránh sai sót chứng từ bằng cách chuyển sang phương thức thanh toán bằng tín dụng thư(L/C); mua hàng với điều kiện giao hàng EXW,FAS,FCA,FOB. Họ sẽ chủ động trong việc chọn thuê phương tiện vận tải, tính được thời gian cung ứng hàng hóa.
3.1.6.3. Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại: -Đem lại sự hài lòng cho khách hàng.
-Doanh thu tăng lên.
-Tạo sự đoàn kết giữa các nhân viên trong công ty. 3.2. Các kiến nghị
3.2.1. Đối với Nhà nước
Nhà nước nên tạo cầu nối, lắng nghe và tiếp thu ý kiến của các doanh nghiệp để đề ra các chính sách, quy định hợp lý. Thực tế cho thấy hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của nước ta chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ và đôi khi còn nặng tính áp đặt, chưa đứng về lập trường của người làm kinh doanh vì vậy gây không ít ách tắc và bức xúc cho các doanh nghiệp khi đưa vào áp dụng.
Một yêu cầu không kém quan trọng là việc tăng cường hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa việc thực hiện thủ tục hành chính đặc biệt là thủ tục hải quan, đơn cử như việc ngành hải quan nện tăng cường phối hợp với ngân hàng, kho bạc nhà nước để cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin về việc nộp thuế của doanh nghiệp hạn chế tình trạng cưỡng chế nhầm,gây ức chế doanh nghiệp đã nộp thuế vào kho bạc nhưng hải quan vẫn còn báo nợ thuế, không cho nhập khẩu lô hàng tiếp theo.
Một trong những khó khăn của công ty cũng như khó khăn chung của nhiều doanh nghiệp là việc một số chính sách, thể chế trong lĩnh vực quản lý kinh tế của Nhà nước còn thiếu đồng bộ và ổn định. Các văn bản mới không ngừng được ban hành nhưng chồng chéo, thiếu tính thống nhất và tầm nhìn chiến lược hạn hẹp.Việc này gây cho các doanh nghiệp không ít phiền toái, khó khăn và nhầm lẫn trong việc áp dụng.
Thủ tục hải quan có cải cách nhưng chưa thông thoáng và còn nhiều bất cập cũng là rào cản không nhỏ đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu .
Nhà nước cần có chính sách và kế hoạch cụ thể cho việc đầu tư, hoàn thiện cơ sở vật chất các cảng biển và cơ sở hạ tầng cho vận tải cả về đường bộ lẫn đường biển. Nếu có chiến lược phù hợp để khai thác, vị trí địa lý của Việt Nam hoàn toàn có thể cho chúng ta khả năng trở thành một trong những trạm trung chuyển về cảng biển lớn nhất trong khu vực. Tuy nhiên, do chưa được đầu tư phù hợp, điều này dẫn đến:
-Chi phí vận chuyển hàng hóa tăng cao do số lượng cảng tại Việt Nam có thể đón tàu lớn quá ít, do đó hàng từ Việt Nam đi các nước hoặc từ các nước đến Việt Nam hầu như phải qua chuyển tải.
-Năng suất làm việc của các cảng còn thấp, trang thiết bị, kho bãi còn lạc hậu. Không những hiện đại hóa các cảng biển, việc bố trí và đầu tư cho các cảng cần được tiến hành phù hợp và đồng bộ. Nói cách khác, nên tránh việc để xuất hiện chênh lệch quá lớn giữa cơ sở hạ tầng của các cảng khiến hàng hóa chỉ dồn về một số cảng, dẫn đến tình trạng ách tắc, quá tải, trong khi các cảng khác có vị trí khá thuận lợi nhưng lại rơi vào tình trạng “ế ẩm” và hoạt động không hết năng suất.
Sự cạnh tranh không lành mạnh cũng là một nguyên nhân gây khó cho hoạt động giao nhận. Nhiều đơn vị có những vị trí thích hợp tại các cảng, sân bay, các công ty vận tải... đã tận dụng lợi thế này để độc quyền kinh doanh loại hình dịch vụ này, đơn phương quy định giá thành mà khách hàng không có cơ hội hay quyền lựa chọn. Chính phủ cần có những chính sách khuyến khích đầu tư trong nước và cho phép các doanh nghiệp đủ điều kiện được phép kinh doanh khai thác các cảng biển quốc tế và xóa bỏ độc quyền cung cấp dịch vụ của một số doanh nghiệp như đang làm hiện nay, tạo ra thị trường dịch vụ tự do bình đẳng, cũng như giảm chi phí cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng container đường
biển đa dạng và phức tạp với bộ chứng từ bao gồm nhiều loại chứng từ khác nhau nên còn nhiều hạn chế như: bộ chứng từ dễ bị sai sót, tốn nhiều thời gian và chi phí khi làm thủ tục...
3.2.2. Đối với doanh nghiệp
Đẩy mạnh công tác quảng cáo tiếp thị, Công ty nên quan tâm chính sách sản phẩm, chính sách giá. Thường xuyên tham gia hội thảo, giao lưu của doanh nghiệp
cũng như cập nhật thông tin về doanh nghiệp trên các kênh quảng bá như website của công ty, báo đài và các phương tiện truyền thông khác.
Bên cạnh đó, công ty cần phải đặt văn phòng đại diện tại nước ngoài trong khi xu thế hiện nay là toàn cầu hóa. Vì vậy việc mở rộng thị trường là điều cần phải làm.
Quan hệ rộng rãi với nhiều đối tác trên toàn thế giới cũng như mạng lưới đại lý tại nhiều quốc gia tạo điều kiện tốt cho công ty phục vụ các nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Về sản phẩm của mình, công ty nên nỗ lực hình thành hệ thống dịch vụ hoàn chỉnh, thiết lập các mối quan hệ vững chắc với các đối tác, nhà cung ứng… tiến đến hoàn thiện dịch vụ trọn gói (door to door). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đôi lúc tư vấn về thuế suất thuế nhập khẩu của hàng hóa không phù hợp với yêu cầu của hải quan tạo tâm lý không an tâm của khách hàng. Do đó cần phải luôn luôn trau dồi và cập nhật các văn bản về thuế của các bộ ngành liên quan.
Việc phân công công việc hợp lý, phù hợp khả năng của từng nhân viên, chuyên môn hóa công việc cũng góp phần phát huy tiềm năng của nguồn nhân lực.
Ngoài ra, công ty cũng cần quan tâm đến chính sách lương, thưởng, phụ cấp, đãi ngộ nhằm giữ chân những nhân viên giỏi. Đồng thời khuyến khích, động viên tinh thần các thành viên trong công ty hoàn thành tốt công việc được giao.
KẾT LUẬN
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một nghề mới xuất hiện ở Việt Nam khoảng trên 10 năm nay. Người kinh doanh dịch vụ giao nhận vừa là người thiết kế, tổ chức và làm mọi thủ tục liên quan đến vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Dịch vụ này phải sử dụng các phương thức vận tải bằng đường biển, hàng không, đường bộ,đường sắt.
Loại hình dịch vụ này đưa lại việc làm cho nhiều người lao động mà không cần nhiều vốn đầu tư cũng như kỹ thuật hiện đại.
Có thể nói, qui trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một mắt xích quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay. Sự tăng trưởng mạnh mẽ trong thương mại quốc tế của Việt Nam cũng như sự phát triển nhanh chóng của dịch vụ đã đặt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa trước những cơ hội và thách thức không nhỏ.
Công Ty TNHH Tiếp Vận Hoa Thanh còn là một doanh nghiệp khá non trẻ, khó tránh khỏi việc thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động của mình. Lợi nhuận chủ yếu của công ty phụ thuộc vào việc kinh doanh dịch vụ đại lý; các dịch vụ tiềm năng khác như gom hàng, kinh doanh kho bãi, vận tải đa phương thức…vẫn còn bỏ ngỏ.
Qui trình giao nhận mà công ty đang thực hiện không nằm ngoài mục đích đem lại sự hài lòng cho khách hàng, giảm thiểu chi phí và thời gian thực hiện. Tuy nhiên, trong khi thực hiện không thể không tồn tại những mặt hạn chế. Hy vọng rằng để giải quyết nó công ty cần phải thực hiện một số giải pháp được đề ra ở trên; và trong tương lai gần với đề tài này sẽ giúp công ty phát triển tốt hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Sách tham khảo:
PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân(2007).Giáo trình kỹ thuật ngoại thương .Nhà xuất bản Lao động-Xã hội .
Website: vietship.vn.
Một số tài liệu từ phòng kế toán,phòng xuất nhập khẩu của Công ty TNHH Hoa Thanh
PHỤ LỤC 1:
PHỤ LỤC 2: