2. 1.1 Giai đoạn 1:Chuẩn bị chứng từ và chuẩn bị nhận hàng
2.2.1.1.4. Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading –B/L)
Là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc đã nhận hàng để xếp. Khi nhận vận đơn từ khách hàng cần lưu ý những điểm sau:
- Vận đơn phải ghi rõ số vận đơn, ngày ký phát và có chữ ký của người chuyên chở Nếu giao hàng bằng vận đơn gốc: vận đơn phải là bản gốc (Original) và có chữ ký/đóng dấu của người chuyên chở (hãng tàu) hoặc đại lý của người chuyên chở hoặc thuyền trưởng của con tàu hoặc người giao nhận và tư cách pháp lý. Nếu chỉ có chữ ký của người vận chuyển, không nêu tư cách pháp lý hoặc không nêu đầy đủ các chi tiết liên quan tư cách pháp lý của người đó thì coi như vận đơn không hợp lệ.
Nếu giao hàng không cần vận đơn gốc: vận đơn không nhất thiết phải là bản gốc nhưng phải được đóng dấu “Surrendered” hoặc dấu “Telex Released” của bên ký phát vận đơn.
- Trên vận đơn phải ghi rõ ngày hàng hóa đã được xếp lên tàu và có đóng dấu “Shipped on board”.
- Nếu phương thức thanh toán trong hợp đồng là phương thức tín dụng chứng từ, ngoài việc phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện và điều khoản trong L/C, vận đơn phải là vận đơn sạch, đã xếp hàng lên tàu, và phải có chữ ký hậu của ngân hàng phát hành L/C
- Tên và địa chỉ người nhận hàng (Consignee) trên vận đơn phải trùng khớp với tên người nhập khẩu hoặc được ủy thác nhập khẩu trên hợp đồng và tờ khai hải quan.
- Tên gọi, số lượng, trọng lượng hàng hóa phải phù hợp với hợp đồng, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói (việc xuất hiện sai biệt giữa số lượng, khối lượng, kích thước hàng hóa trên vận đơn và phiếu đóng gói là trường hợp xảy ra khá phổ biến do đó cần chú ý chi tiết này nhằm kịp thời yêu cầu khách hàng sửa đổi, bổ sung chứng từ cho phù hợp). Ngoài ra trên vận đơn còn phải thể hiện số container, số seal hãng tàu.
- Tên cảng bốc hàng, hàng dỡ hàng phải phù hợp với điều kiện giao hàng trên hợp đồng ngoại thương và các điều khoản thuê tàu ban đầu.
