2. 1.1 Giai đoạn 1:Chuẩn bị chứng từ và chuẩn bị nhận hàng
3.1.1 Giải pháp trong việc kiểm tra và áp mã H.S hàng hóa
3.1.1.1. Mục tiêu của giải pháp :
Một vấn đề khó khăn mà công ty đang gặp phải trong việc giao hàng cho kịp tiến độ là vấn đề áp mã hàng hóa (mã H.S). Mặc dù doanh nghiệp đã có sự chuẩn bị và nghiên cứu rất kỹ về mã H.S của hàng hóa mình nhập khẩu, nhưng phía Hải quan muốn áp mã hàng hóa ở mức thuế suất cao còn doanh nghiệp thì muốn áp mã H.S ở mức thuế suất thấp. Do đó gây cho việc làm thủ tục kéo dài thời gian kéo theo qui trình tốn nhiều thời gian và chi phí. Vì vậy giải pháp đưa ra nhằm làm giảm thiểu thời gian tranh luận việc áp mã H.S giữa cơ quan hải quan và người giao nhận.
3.1.1.2. Cách thức thực hiện giải pháp:
Trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết như catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng…của hàng hóa nhằm tạo thuận lợi cho việc giải trình với cán bộ hải quan. Công ty cần phải có những nhân viên giàu kinh nghiệm về áp mã H.S hàng hóa.
Nếu hàng hóa là máy móc, thiết bị phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên môn, nên yêu cầu nhân viên kỹ thuật phía khách hàng hỗ trợ cùng trực tiếp tham gia.
Để áp mã hàng hóa (mã H.S) chính xác, cần nắm rõ về công dụng, tính năng, mục đích sử dụng, nguyên lý hoạt động, cấu tạo, chất liệu…của hàng hóa. Điều này đòi hỏi nhân viên chứng từ phải có kiến thức tổng quát về các loại hàng hóa cũng như cơ cấu của biểu thuế nhập khẩu. Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất trên tờ khai vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. Trên thực tế, áp đúng mã hàng hóa không phải là công việc đơn giản vì vậy nên yêu cầu sự hỗ trợ của khách hàng về các thông tin liên quan
đến đặc điểm, tính chất của hàng hóa, kết hợp vận dụng các kiến thức và khả năng linh hoạt của nhân viên giao nhận để đưa ra mã HS thích hợp nhất cho hàng hóa.
Nhân viên chứng từ cần phải luôn luôn trau dồi và cập nhật các văn bản về thuế của các bộ ngành liên quan.
3.1.1.3. Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại:
-Giảm thời gian việc tranh luận mã H.S, giảm chi phí “thống nhất” mã H.S giữa hải quan và người giao nhận .
-Qui trình hoạt động đúng tiến độ kịp thời giao hàng cho khách hàng.
-Chi phí giao nhận giảm làm chi phí đầu vào hàng hóa giảm, giá thành hàng hóa thấp hơn một số đối thủ cạnh tranh dễ dàng tiêu thụ hàng hóa.
3.1.2. Giải pháp trong việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ và khai báo hải quan
3.1.2.1. Mục tiêu của giải pháp:
Hiện nay, việc sai sót trong bộ chứng từ thủ tục hải quan gây cho qui trình chậm hơn dự kiến vì công ty phải mất thời gian khoảng 01 ngày làm việc để chỉnh sửa, ký và đóng dấu lại chứng từ. Khi hải quan phát hiện sự sai sót của chứng từ thì họ trả chứng từ về để chỉnh sửa lại. Giải pháp đặt ra là làm thế nào để phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục hải quan .
3.1.2.2. Cách thức thực hiện giải pháp
- Vì là công ty nhỏ nên để tiết kiệm chi phí ban giám đốc giao cho phòng xuất nhập khẩu bố trí Nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu.Cần phải chuyên môn hóa ở bộ phận chuẩn bị và kiểm tra chứng từ. Phòng xuất nhập khẩu nên bố trí nhân viên chứng từ nhập khẩu phụ trách chứng từ hàng hóa nhập khẩu và nhân viên chứng từ xuất khẩu phụ trách chứng từ hàng hóa xuất khẩu. Sau khi nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian để kiểm tra lại sự đồng bộ của chứng từ.
-Kết hợp với cơ quan hải quan để nắm bắt các qui định của cơ quan hải quan. - Nhân viên chứng từ điền đầy đủ và chính xác các tiêu thức trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu.
-Nhân viên chứng từ khi làm việc luôn cẩn thận, tập trung cao độ khi rà soát chứng từ nhập khẩu.
3.1.2.3 Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại:
-Phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục hải quan, kịp thời hiệu chỉnh trước khi hải quan phát hiện.
-Tăng độ tin cậy từ khách hàng (nhà nhập khẩu).
-Giảm thời gian và chi phí đi lại để kí chứng từ mới. Cũng như giảm thời gian và chi phí của qui trình.
