Một chính sách quan trọng trong chiến lƣợc Marketing là hoạt động phân phối giải quyết vấn đề hàng hoá dịch vụ đƣợc đƣa nhƣ thế nào đến ngƣời tiêu dùng, đến khách hàng. Và các vấn đề phân phối thƣờng rất phức tạp và có ảnh hƣởng trực tiếp đến tất cả các lĩnh vực khác trong Marketing chính sách sản phẩm, chiến lƣợc giá, chiến lƣợc quảng cáo.
Do đó, các khách sạn 5 sao tại Hà Nội cần phải tìm hiểu phân phối bằng hình thức nào là hợp lý và hiệu quả nhất. Nhằm đƣa sản phẩm dịch vụ đặc biệt là loại hình du lịch MICE đến thị trƣờng, không chỉ thị trƣờng trong nƣớc mà còn ở nƣớc ngoài. Để có thể làm đƣợc điều đó, những ngƣời quản lý khách sạn 5 sao cần sử dụng đến các trung gian trong phân phối, bởi vì họ có thể bán sản phẩm du lịch MICE hiệu quả hơn. Nhờ mối quan hệ tiếp xúc, kinh nghiệm, việc chuyên môn hoá
và quy mô hoạt động, những ngƣời trung gian sẽ đem lại cho khách sạn lợi ích nhiều hơn so với khách sạn tự làm lấy.
Cụ thể nhƣ:
+ Bán hàng qua thƣ và đặt hàng qua thƣ: Bản chất của phƣơng pháp này là viết thƣ đến khách hàng tiềm năng thuyết phục họ mua sản phẩm. Sau đó không bằng cách đặt hàng trực tiếp nhƣ truyền thống, mà đặt hàng thông qua thƣ và gửi cho khách sạn.
+ Bán hàng qua Cataloge: qua Cataloge khách sạn đăng những thông tin về sản phẩm, về dịch vụ kèm theo của loại hình du lịch mới mẻ này, khi khách hàng có nhu cầu họ sẽ đặt hàng theo những phƣơng pháp kể trên.
+ Áp dụng phƣơng pháp đặt hàng qua hệ thống trung tâm nội bộ của Tập đoàn tại các Khách sạn khác nhau trên thế giới.
+ Phân phối sản phẩm du lịch MICE đến thị trƣờng qua mạng. Vì các Khách sạn có hẳn một trang Website về Khách sạn và Tập đoàn của mình.
Cũng theo khảo sát năm 2005 của American Express Future Watch, thuộc tổ chức hội thảo chuyên nghiệp quốc tế (Meeting Professional International-MPI) thì các nhà hoạch định hội nghị, hội thảo sử dụng Internet tăng 27% trong việc tìm kiếm chọn lựa các điểm hội thảo và các nhà cung cấp tăng 57% trong lĩnh vực cung cấp thông tin hội nghị trên hệ thống mạng. Cũng theo nghiên cứu này, kinh doanh phòng ngủ cho các hội nghị, hội thảo trên mạng cũng tăng gấp đôi vào năm 2006.