1.2.6.1 Hình thức nhật kí chung
Nhật kí chung là hình thức ghi chép theo trình tự thời gian vào quyển nhật kí chung sau đó căn cứ vào đó để lập số liệu ghi vào sổ cái. Ngoài nhật kí chung, kế toán có thể mở nhật kí đặc biệt (nhật kí mua hàng): được sử dụng cho một số nghiệp vụ phát sinh nhiều. Số này có tác dụng như chứng từ tổng hợp nhằm giảm bớt số lần ghi
- Đặc điểm:
+ Tách rời việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên hai loại sổ + Tách rời hệ thống hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết
+ Phải lập bảng cân đối phát sinh để kiểm tra số liệu trước khi lập báo cáo vì sổ cái được phản ánh ở một số trang riêng đặc biệt
- Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: + Sổ nhậy kí chung, nhật kí đặc biệt
+ Sổ cái
+ Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết *Ưu điểm:
+ Có thể vận dụng cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt cho các doanh nghiệp lớn
+ Rất thuận tiện cho việc cơ giới hóa tính toán + Ghi chép đơn giản
+ Thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tránh tiêu cực và đặc biệt thích hợp cho hình thức kế toán máy
1.2.6.2 Hình thức Nhật kí-Sổ cái
Theo hình thức này các nghiệp vụ phát sinh đều phải được ghi theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển số kế toán tổng hợp duy nhất gọi là sổ nhật kí sổ cái
- Đặc điểm:
+ Kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản trên một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất gọi là nhật kí sổ cái
+ Tách rời hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên hai hệ thống sổ kế toán khác nhau
+ Không cần lập bảng cân đối phát sinh vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ ở dòng cộng cuồi kì trên nhật kí sổ cái
- Hình thức này bao gồm những loại sổ sau: + Nhật kí sổ cái
*Ưu điểm:
+ Ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra *Nhược điểm:
+ Chỉ vận dụng cho doanh nghiệp nhỏ, sử dụng ít tài khoản, nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều, không thể thực hiện chuyên môn hóa phân công lao động kế toán
1.2.6.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ - Đặc điểm:
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán
+ Việc ghi sổ kế toán bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian được thực hiện trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế được thực hiện trên sổ cái
+ Chứng từ ghi sổ là do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và có chứng từ gốc đính kèm phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán).
- Hình thức ghi sổ này bao gồm các loại sổ sau: + Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
+ Sổ cái
+ Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết * Ưu diểm:
+ Vận dụng được cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp lớn + Thuận lợi cho việc cơ giới hóa tính toán
* Nhược điểm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Ghi chép trùng lặp nhiều 1.2.6.4 Hình thức Nhật kí-chứng từ
+ Tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng (thực tế tổ chức sổ nhật kí-chứng từ theo bên có và tổ chức phân tích chỉ vế đối nợ vào tài khoản đối ứng)
+ Hình thức này kết hợp việc ghi sổ theo thời gian vì theo quan hệ đối ứng tài khoản trên nhật kí chứng từ. Ghi chép theo trình tự thời gian được thực hiện trên sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết 2 thanh toán với người bán, một số nhật kí chứng từ liên quan đến tăng vật liệu như nhật kí chứng từ 1,2,… ghi theo hệ thống là ghi chép trên bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2, các nhật kí chứng từ 5,6, sổ cái tài khoản vật liệu
- Nhật kí chứng từ có tác dụng:
+ Định khoản kế toán làm căn cứ ghi vào sổ cái
Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên nhật kí chứng từ + Không cần lập bảng cân đối phát sinh trước khi lập báo cáo kế toán vì có thể kiểm tra số liệu ở dòng cộng cuối kì của các nhật kí chứng từ
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lí kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính
- Hình thức ghi sổ này bao gồm những sổ sách chủ yếu sau: + Nhật kí chứng từ
+ Bảng kê + Sổ cái
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết *Ưu điểm:
+ Vận dụng cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp lớn, có nhiều nghiệp vụ phát sinh, yêu cầu về chế độ quản lí tương đối ổn định, trình độ nhân viên kế toán cao đồng đều trong điều kiện kế toán thủ công
+ Rất thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán * Nhược điểm: