Chú ý: người bán phải xuất trình một bộ bản gốc đầy đủ cho người mua, với yêu cầu của người mua thường là một bộ vận đơn hoàn hảo13 đã bốc hàng14, giao dịch được15 (A clean on board negotiable ocean bill of lading).
2.2. Những khuyến cáo khi sử dụng Incoterms 2000 & 2010:
Từ thực tiễn hoạt động thương mại quốc tế mà Phòng thương mại quốc tế (ICC) có đưa ra các khuyến cáo sau đây cho các doanh nghiệp khi sử dụng Incoterms 2000 & 2010:
Khuyến cáo 1: Incoterms chỉ áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa dạng vật chất (hữu hình), không áp dụng cho hàng hóa phi vật chất (vô hình):
Incoterms chỉ áp dụng đối với giao dịch hàng hóa hữu hình, không áp dụng khi mua bán hàng hóa vô hình như công nghệ phần mềm; bí quyết công nghệ; công thức chế tạo; thông tin qua mạng internet…
Khuyến cáo 2: Bản thân Incoterms khá chi tiết nhưng không hoàn toàn đầy đủ. Incoterms chỉ giải thích những vấn đề chung nhất về trách nhiệm của người bán và người mua liên quan đến việc giao nhận hàng hóa mà không giải quyết các vấn đề khác (Chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa; Giải thoát nghĩa vụ và miễn trừ trách nhiệm của các bên khi gặp sự cố bất khả kháng; Hậu quả của các hành vi vi phạm hợp đồng trừ các nghĩa vụ liên quan tới việc giao nhận hàng hóa):
Các điều kiện thương mại của Incoterms chỉ đề cập những nghĩa vụ chủ yếu có liên quan đến mua bán hàng hóa như: Giao nhận hàng; Nghĩa vụ về vận tải hàng hóa, về chuyển và nhận các chứng từ; Thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu; Chuyển rủi ro về hàng hóa… Cho nên, Incoterms không thể thay thế cho hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng xuất nhập khẩu cần chứa đựng những điều khoản quan trọng khác như: Phẩm chất, khối lượng giao dịch; Giá cả; Thanh toán; Khiếu nại; Giải quyết tranh chấp… mới trở thành cơ sở pháp lí làm nền tảng thực hiện hợp đồng và giải quyết tranh chấp giữa các bên nếu có xảy ra.
Khuyến cáo 3: Hạn chế áp dụng những tập quán thương mại riêng biệt để tránh khó khăn cho việc giải quyết tranh chấp nếu có xảy ra:
Nên hạn chế áp dụng các tập quán, thói quen thương mại hình thành tự phát trong hoạt động buôn bán được nhiều doanh nghiệp thừa nhận và áp dụng vì mỗi nơi hiểu một cách, không có định nghĩa rõ ràng nhất quán, cho nên nếu có tranh chấp xảy ra sẽ