Công tác chuẩn bị cho hành trình là một quá trình bao gồm nhiều công việc khác nhau nhằm đảm bảo cho tàu hành trình một cách có hiệu quả nhất và một trong những công việc hết sức quan trọng là công tác lập kế hoạch hải trình là.
Lập kế hoạch hải trình có nghĩa là lập sẵn một kế hoạch chạy tàu trước khi hành trình bắt đầu. Đây là một việc cần thiết để hỗ trợ cho tổ lái đảm bảo tàu hành trình một cách an toàn từ nơi này đến nơi khác.
Kế hoạch hải trình có thể thay đổi trong chuyến đi, ví dụ trong trường hợp khi bắt đầu hành trình không biết trước cảng đích hoặc thay đổi cảng đích trong hành trình hoặc cần thiết phải hiệu chỉnh kế hoạch tư vấn của hoa tiêu.
Kế hoach hải trình phải nhằm thiết kế một đường đi thuận lợi tối ưu nhất cho tàu trên co sở duy trì giới hạn an toàn thích hợp.
Quá trình lập kế hoạch hải trình có thể chia ra làm 4 giai đoạn như sau:
1. Đánh giá thông tin:
Bao gồm việc thu thập, đánh giá thông tin có liên quan. Đánh giá thông tin được xem như là phần quan trọng nhất của toàn bộ công việc lập kế hoạch hải trình bởi vì trong giai đoạn này phải thu thập và xem xét tất cả những nguồn thông tin tương ứng đặt nền móng vững chắc cho việc lập kế hoạch. Việc lập kế hoạch hải trình không được thực hiện vội vàng và phải có đủ thời gian chuẩn bị.
Các nguồn thông tin:
a. Tài liệu tra cứu hải đồ:
+ Bảng chắp bản đồ biển do Hải quân nhân dân Việt Nam xuất bản năm 1999 (Xem chi tiết thêm ở phụ lục 7).
+ Chart Catalogue NP131, do cơ quan thủy văn hải quân Anh sản xuất.
b. Hải đồ:
Hải đồ Việt Nam:
+ Tỷ lệ 1: 25000 - Hải đồ IA-25-32, IA-25-31.
+ Tỷ lệ 1: 100000 - Hải đồ IA-100-17, IA-100-16, IA-100-15. + Tỷ lệ 1: 200000 - Hải đồ IA-200-09, IA-200-08.
+ Tỷ lệ 1: 300000 - Hải đồ IA-300-05.
+ Tỷ lệ 1: 400000 - Hải đồ IA-400-09, IA-400-08, IA-400-07. + Tỷ lệ: 1: 500000 - Hải đồ I-500-07.
(Xem chi tiết thêm ở phụ lục 7).
Hải đồ Anh:
Hải đồ Anh - Hải đồ số 3833, 3874, 3987 và 3988. (Xem chi tiết thêm ở phụ lục 3).
Hàng hải chỉ nam vùng biển Nam Trung Hoa, tập 1, NP30, 2001. (Admiralty Sailing Direction, Chinasea, Vol 1, NP30, 2001).
c. Danh mục hải đăng:
Danh mục hải đăng và tín hiệu sương mù (List Of Lights and Fog Signal, NP79).
d. Bảng thủy triều:
+ Bảng thủy triều Việt Nam, tập 2. Năm nào thì sử dụng bảng thủy triều của năm đó.
+ Bảng thủy triều Anh tập 3 (Admiralty Tide Table, Vol 3). Năm nào thì sử dụng bảng thủy triều của năm đó.
+ Phần mềm dự đoán thủy triều (Admiralty Tidal Prediction Software, Version 2.0, NP158A4), do hải quân Anh sản xuất.
e. Thông tin về tín hiệu vô tuyến (Bộ danh mục tín hiệu vô tuyến): (Admiralty List Of Radio Signal - ALRS)
Bao gồm 8 tập, do Hải quân Anh sản xuất. Tuy nhiên đối với vùng biển từ Nha Trang đến Đà Nẵng chỉ sử dụng các phần sau: + Tập 1: Phần 1. + Tập 2. + Tập 3: Phần 1. + Tập 4. + Tập 5. + Tập 6: Phần 2. + Tập 7: Phần 2. + Tập 8.
f. Cảnh báo vô tuyến và cảnh báo địa phương:
Các thông tin mới nhất nhận được thông qua hệ thống vô tuyến điện tử bao gồm NAVTEX và các cảnh báo địa phương nhận được từ các nhà chức trách cảng.
g. Cẩm nang của người đi biển:
(The Mariner’s Handbook, NP100), do cơ quan thủy văn hải quân Anh sản xuất.
2. Thiết lập hải trình:
Thiết kế đường đi kế hoạch trên hải đồ từ cảng xuất phát đến cảng đích, chuyển tải những thông tin có liên quan lên hải đồ cùng những ghi chú cần thiết, kẻ đường đi trên hải đồ.
3. Triển khai việc thực thi hải trình:
Sau khi kế hoach hải trình đã được thiết lập, thảo luận và hoàn thiện thì bước tiếp theo là việc tổ chức triển khai việc chuẩn bị thực hiện kế hoạch hải trình nghĩa là tìm các biện pháp hữu hiệu nhất, vận dụng tốt nhất các nguồn thông tin sẵn có, lên kế hoạch triển khai hành trình. Thực chất đây là một bước tiếp theo cụ thể hoá việc chuẩn bị thực thi kế hoạch sau khi đã được xác báo thời gian bắt đầu hải trình tức thời gian khởi hành từ cảng xuất phát.
4. Kiểm soát hải trình:
Là quá trình kiểm tra, đối chiếu, phân tích và điều chỉnh. Kiểm soát sự tiến triển hải trình đảm bảo con tàu chạy theo một hướng đà được vạch sẵn.