Lập bảng hồi báo cho HQ cảng/ cửa khẩu.
(9) Bộ phận chứng từ thơng báo cho bộ phận chăm sĩ khách hàng để nhập số liệu báo c áo cho khách hàng; gửi bộ hồ sơ HQ bản sao cho khách hàng đồng thời lưu hồ sơ (kho và HQ kho).
(10) Bộ phận quản lý hàng thống kê sản lượng nhập xuất tồn cho bộ phận CMS để CMS sẽ kiểm tra, đối chiếu lại. Rồi gửi cho khách hàng, thanh tốn tiền.
2.3.4. Hàng nhập khẩu từ KNQ đưa vào nội địa (khách hàng đến lấy hàng từ KNQ): KNQ): 2.3.4.1. Sơ đồ quy trình: Ghi chú: Khách hàng Bộ phận chứng từ Bộ phận quản lý hàng Thủ kho (1) (3) (2) (5) (4)
(1): Khách hàng đến kho lấy hàng đồng thời bàn giao các giấy tờ cần thiết cho bộ phận chứng từ.
(2): Bộ phận chứng từ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra rồi bàn giao cho bộ phản quản lý hàng.
(3): Bộ phận quản lý hàng kiểm tra đối chiếu với số liệu hàng tồn của lơ hàng và gia cho thủ kho chuẩn bị xuất kho giao hàng.
(4): Thủ kho tiến hành xuất hàng KNQ.
(5): Bộ phận chứng từ hồn thành bộ hồ sơ HQ KNQ cho hàng xuất kho. (6): Kết tốn với khách hàng.
2.3.4.2. Diễn tả quy trình:
(1) Chủ hàng/ người giao nhận cung cấp cho bộ phạn chứng từ: Giấy giới thiệu;
Lệnh giao hàng (ghi rõ tên hàng, chủ hàng, số tờ khai KNQ, hợp đồng thuê kho);
Đơn đề nghị chuyển cửa khẩu cĩ xác nhận củ Chi cục HQ nơi hàng đến (đối với hàng di lý/ chuyển cửa khẩu);
Tờ khai nhập khẩu (Tờ khai chưa hồn thành thủ tục nếu hàng di lý, kiểm tra hộ; tờ khai đã hồn thành nếu hàng miễn kiểm tra;
Packing list; Invoice.
(2) Bộ phận chứng từ: Tiếp nhận hồ sơ.
Kiểm tra đối chiếu các chứng từ (lệnh giao hàng, tờ khai, packing list) với số liệu, tờ khai KNQ.
Giao bộ hồ sơ cho bộ phận quản lý hàng. (3) Bộ phận quản lý hàng:
Kiểm tra, đối chiếu với số liệu hàng tồn của lơ hàng. Phân cơng thủ kho để chuẩn bị giao hàng.
Thủ kho bố trí cơng nhan, phương tiện cơ giới đẻ giao hàng. Giao hàng lên xe cho khách hàng.
Khi giao hàng xong yêu cầu khsch hàng/ người giao nhạn hàng ký xác nhận trên lệnh giao hàng “đã nhận đr hàng, nguyên đai nguyên kiện”.
Thủ kho, khách hàng/người giao nhận ký xác nhận trên phiếu xuất kho. Thủ kho giao lại hồ sơ cho bộ phận chứng từ.
(4) Bộ phận chứng từ:
Căn cứ số liệu của thủ kho bộ phận chứng từ viết phiếu xuất kho.
Bộ phận chứng từ trừ lùi lượng hàng trên tờ khai KNQ rồi giao cho HQ ký xác nhận phiếu xuất kho, tờ khai kho ngoại quan, ký hồn thành tờ khai nhập khẩu của khách hàng, ký biên bản bàn giao (trường hợp hàng di lý/ chuyển cửa khẩu).
Sao lưu bộ hồ sơ (tồn bộ bộ hồ sơ hải quan). Fax tờ khai nhập khẩu cho chủ hàng.
Giao bộ hồ sơ cho bộ phận quản lý hàng.
Theo dõi biên bản hồi báo biên bản bàn giao (hàng di lý/ chuyển cửa khẩu). Lập bảng thống kê bieen bản bàn giao, yêu cầu HQ tiếp nhân hàng xác báo (hồi báo biên bản bàn giao cho HQ KNQ).
Thanh khoản tờ khai khi tờ khai đã xuất hết hàng.
Bảo vệ vào sổ trực ca thời gian, số xe và số container ra cổng. Lưu bản photo coppy phiếu xuất kho.
(5) Bộ phận quản lý hàng:
Nhập số liệu xuất kho rồi sau đĩ báo cáo chủ hàng.