Phải tuân thủ tất cả các qui định liên quan đến mọi hoạt động của Kho ngoại quan, cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về lô hàng cho chủ kho và cơ quan Hải quan để đối chiếu , kiểm tra và giám sát . Hàng hóa đưa vào lưu giữ trong Kho ngoại quan phải đúng với hợp đồng thuê kho.
2.3. Quy trình xuất nhập khẩu hàng hĩa kho ngoại quan tại Cơng ty: 2.3.1. Đối với hàng nội địa nhập kho chờ xuất ra nước ngồi:
2.3.1.1. Sơ đồ quy trình: NHẬP HÀNG KNQ NHẬP HÀNG KNQ THƠNG BÁO CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN THƠNG BÁO CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN (4) (5) (3) (6) BỘ PHẬN QUẢN LÝ HÀNG BỘ PHẬN QUẢN LÝ HÀNG BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG (1b) (2) (1a)
Chú thích:
(1a), (1b): Khách hàng thơng báo kế hoạch nhập hàng cho bộ phận chứng từ và bơ phận quản lý hàng.
(2): Bộ phận chứng từ làm bộ hồ sơ hải quan KNQ cho hàng hĩa nhập kho và giao cho bộ phận quản lý hàng.
(3): Bộ phận quản lý hàng thơng báo cho các bộ phận liên quan để chuẩn bị nhập hàng vào kho.
(4): Tiến hành nhập hàng vào KNQ.
(5): Bộ phận chứng từ hồn thành thủ tục hải quan KNQ cho hàng hĩa. (6): Kết tốn với khách hàng.
2.3.1.2. Diễn tả quy trình:
Hàng xuất khẩu từ nội địa đưa vào KNQ bao gồm hàng hĩa sản xuất trong nước Việt Nam, hàng tạm nhập tái xuất và hàng nhập khẩu mà người mua trả lại chủ hàng. Tất cả trường hợp trên đều đã làm xong thủ tục Hải quan (cĩ tờ khai xuất khẩu).
(1) Trước khi giao hàng vào kho, chủ hàng/ người xuất khẩu hoặc người giao nhận thơng báo kế hoạch nhập hàng cho bộ phạn chứng từ bằng fax hoặc email gồm: packing list, invoice, tờ khai xuất khẩu.
Thơng báo cho bộ phận quản lý hàng bách hĩa/ cà phê biết kế hoạch nhập hàng.
Bộ phận hàng bách hĩa/ cà phê lên kế hoạch chuẩn bị nhận hàng (phân cơng thủ kho, sắp xếp vị trí nhập hàng, nhân cơng và phương tiện cơ giới…).
(2) Chủ hàng/ giao nhạn mang hàng đến kho và giao cho bộ phận chứng từ bộ phận hồ sơ gồm:
Tờ khai xuất khẩu đã haofn thành thủ tự HQ. Packing list
Invoice
Bảo vệ kiểm tra, ghi vịa sổ trực ca: số xe vận tải, số container và thwofi gian xe vào kho.
(3) Bộ phận chứng từ căn cứ các thơng tin trên tiến hành các bước:
Làm hợp đồng thuê kho ngoại quan giữa chủ hàng vĩi chủ kho rồi sau đĩ trình HQ kho kiểm tra (đúng), rồi đưa lãnh đạo chi cục HQ duyệt.
Mở tờ khai kho ngoại quan - HQ kho kiểm tra - làm thủ tục đăng ký tại chi cục HQ.
Thơng báo cho bộ phận quản lý kho hàng về hàng hĩa đã giao đến kho để tổ chức tiếp nhận hàng vào kho.
(4) Bộ phận quản lý hàng:
Thơng báo cho HQ kho biết về thời gian hàng hĩa sẽ nhập kho. Phân cơng thủ kho nhận hàng.
Thơng báo cơng nhân nhập hàng. (5) Thủ kho:
Sắp xếp vị trí xuống hàng.
Cùng hQ giám sát kho kiểm tra niêm phong HQ. Đối chiếu sĩ lượng hàng với các chứng từ.
Thủ kho cùng quản lý khi giám sát việc nhập hàng trong suốt quá trình làm hàng.
Thủ kho kiểm đếm chính xác lwowngn hàng háo, hàng hĩa cịn nguyên đai nguyên kiện.
Sau khi nhận hàng xong ký xác nhạn lượng hàng thực nhập, tình trạng hàng hĩa cho chủ hàng/ người giao nhận. Nếu sai lệch về số lượng, mã hàng phải báo ngay HQ giám sát kho, quản lý kho và chủ hàng/ người giao nhận lập biên bản các bên liên quan cùng ký.
Trong quá trình nhập hàng nếu phát hiện hàng hĩa khơng đủ tiêu chuẩn (bị ướt, bị rách, hỏng trước khi nhập) phải thơng báo cho chủ hàng để cĩ hướng xử lý giải quyết (chủ hàng sẽ hướng dẫn cụ thể) or thủ kho cĩ quyền từ chối nhận hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thủ kho/ quản lý hàng làm thẻ kho treo trên pallet (số lượng, số tờ khai, ngày nhập kho).
Bảo vệ kiểm tra xe, ghi vào sổ trực ca thời gian xe ra cổng. (6) Bộ phận chứng từ:
Căn cứ báo cáo/ biên bản nhận hàng của chủ kho rồi lập phiếu nhập kho. Làm thủ tục KNQ. Sau đĩ đưa cho HQ kho ký hồn thành tờ khai KNQ.
Hải quan kho xác nhận thực xuất tờ khai xuất khẩu cho chủ hàng/ người giao nhận.
Photo lưu tờ khai xuất khảu đã haofn thành thủ tục HQ của chủ hàng. Lưu hồ sơ KNQ và HQ KNQ.
Báo bộ phận quản lý hàng về việc hồn thành thủ tục HQ KNQ.
Lập bảng thống kê xác báo HQ cửa khẩu biên bản bàn giao (hồi báo HQ). (7) Bộ phận quản lý hàng:
Nhập số liệu rồi báo cáo khách hàng.
Cung cấp các chứng từ theo yêu cầu của chủ hàng.
Thống kê lượng hàng nhập xuất tồn cho bộ phận chăm sĩc khách hàng.
Bộ phận chăm sĩc khách hàng kiểm tra đối chiếu, lên háo đơn gửi khách hàng, thanh tốn.