Thanh khoản tờ khai khi tờ khai đã xuất hết hàng.
Bảo vệ vào số trực ca thời gian, số xe và số container ra cổng. (4) Bộ phận giao nhận tiếp nhận hồ sơ:
Đưa hồ sơ đến thanh lý hải quan tại cửa khẩu xuất. Vào sổ tàu.
Theo dõi lơ hàng cho đến khi lơ hàng được xếp lên tàu. Báo cáo khách hàng/điều độ về lơ hàng.
(5) Bộ phận quản lý hàng:
Nhập số liệu để báo cáo chủ hàng. Fax biên bản bàn giao cho chủ hàng.
2.3.3. Hàng nhập từ nước ngồi về KNQ (lấy hàng từ cảng/cửa khẩu chuyển về KNQ): KNQ):
2.3.3.1. Sơ đồ quy trình:
(2a)
(5)(1) (1)
(3a) (3b)
Khách hàng
Lên kế hoạch cho hàng nhập kho Bộ phận quản lý kho Bộ phận giao nhận Bộ phận chứng từ (2b) (2a) (1) Khách hàng Bộ phận chứng từ (2b)
Thơng báo cho khách hàng Cửa khẩu nhập
(cảng)
(5)
Hàng nhập kho ngoại quan
Lên kế hoạch cho hàng nhập kho Bộ phận quản lý kho Bộ phận giao nhận (2a) (1) Khách hàng Bộ phận chứng từ (2b)
Chú thích:
(1): Khách hàng cung cấp cho bộ phận chứng các chứng từ liên quan đến hàng hĩa. (2a), (2b): Bộ phận chứng từ tiến hành làm thủ tục hải quan KNQ hàng nhập rồi sau đĩ giao cho bộ phận giao nhận bộ hồ sơ này để ra cảng lấy hàng về, đồng thời báo cho bộ phận quản lý kho để cĩ kế hoạch nhập hàng KNQ.
(3a), (4a): Bộ phận giao nhận ra cảng làm thủ tục hải quan để đưa hàng về KNQ. (3b): Bộ phận quản lý hàng lên kế hoạch chuẩn bị cho hàng nhập kho.
(4b): Cùng với thủ kho tiến hành nhập kho hàng hĩa.
(5): Bộ phận chứng từ hồn thành thủ tục HQ KNQ hàng nhập.
(6): Thơng báo cho khách hàng biết hàng đã vào kho và thanh tốn tiền với khách hàng.
2.3.3.2. Diễn tả quy trình:
(1) Khách hàng/ chủ hàng cung cấp cho bộ phaajnchwsng từ của kho csc chứng từ liên quan đến hàng hĩa ( thơng thường khách hàng sẽ báo bộ phận chứng từ cử người
(4a)
(6)
(4b) Hàng nhập
B/L hoặc ABL (Air Way Bill) (Surrendered/ Bản chính); Invoice (Bản chính + Bản sao);
Packing list ;
Certificate of Origin (C/O nếu cĩ); Các chứng từ khác.
(2) Khi hàng đến cảng, hãng tàu sẽ gửi thơng báo hàng đến cho bọ phaajnchwsng từ hoặc khách hàng.
Bộ phận chứng từ đưa B/L cho bộ phận giao nhận. Bộ phận giao nhận đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng.
(3) Bộ phận chứng từ căn cứ các bọ chứng từ trên thực hiện các bước sau:
Làm hợp đồng thuê kho ngoại quan (KNQ) giữa chủ hàng với chủ kho - trình lãnh đạo Chi cục hải quan ký phê duyệt (3 bộ).
Làm tờ khai HQ KNQ - đăng ký mở tờ khai tại chi cục Hải quan).
Làm đơn đề nghị chuyển cửa khẩu (chuyển hàng từ cửa khẩu nhập về KNQ) - trình lãnh đạo Chi cục HQ ký (2 bản).
(4a) Bộ phận chứng từ giao bộ hồ sơ HQ cho bộ phận giao nhận: 01 đơn đề nghị chuyển cửa khẩu;
01 tờ khai kho ngoại quan.
(4b) Bộ phận chứng từ thơng báo và giao cho bộ phận chứng quản lý hàng bách hĩa bộ hồ sơ HQ (tờ khai, B/L, Invoice) để biết thơng tin về hàng hĩa.
(5) Bộ phận giao nhận thực hiện:
Thơng báo bộ phận vận tải để đăng ký xe chở hàng. Làm thủ tực HQ tại cửa khẩu.
Giao hàng lên xe (trong quá trình nhận hàng phất hiện tình trạng hàng hư hỏng, container bị thủng, mĩp phải thơng báo cho chủ hàng, làm biên bảng với bộ
phận cảng và chụp hình dedeer làm cơ sở báo cáo khách hàng làm thủ tục tiếp theo).
Gửi hồ sơ HQ lơ hàng trên cho lái xe hoặc người giao nhận đem trực tiếp
đếnkho ( tờ khai KNQ, biên bản bàn giao hàng của HQ cửa khẩu, biên bản khác nếu cĩ).
(6) Xe vận chuyể hàng về kho:
Lái xe/ giao nhận báo cáo bảo vệ cổng.
Bảo vệ cổng ghi số xe, số container, thời gian xe đến kho vào sổ trực ca. Lái xe/ giao nhận đưa hồ so cho bộ phận quản lý hàng bách hĩa.
(7) Bộ phận quản lý hàng bách hĩa:
Sau khi nhận được bộ hồ sơ HQ từ bộ phận chứng từ bộ phận quản lý hàng bách hĩa lập kế hoạch chuẩn bị kho hàng, cơng nhân, xe nâng, chủ hàng giám sát hàng….
Khi hàng về đến kho:
Thơng báo cho HQ giám sát kho.
Kiểm tra số niêm phong HQ (đối vhieesu số cont, số seal)- chụp hình. Bố trí nhân cơng đẻ xuống hàng (xe hoặc container).
Thủ kho tiến hành việc giám sát trong suốt quá trình làm hàng. Chụp hình tình trạng hàng hĩa trên container trước khi xuống hàng.
Thủ kho đối chiếu mã hàng, số lượng thực té với các chứng từ (Packing list). Kiểm đếm, giám sát nhắc nhở cơng nhân trong quá trình nhập hàng.
Sắp xếp hàng trongkho đúng theo qui định (theo lơ, mã hàng, gọn gàng). Trường hợp số lượng , mã hàng thực tế sai lệch so với chứng từ thì phải thơng báo ngay cho HQ kho, quản lý bộ phận và chủ hàng để làm biên bản xác nhận hiện trường. Các bên liên quan ký biên bản: thủ kho, HQ, quản lý hàng hĩa, bộ phận thương vụ để thanh tốn chi phsi phát sinh với chủ hàng.
Sau hi nhận hàng xong thơng báo tình hình thực nhập hàng cho bộ phận chứng từ, quản lý hàng bách hĩa.
Hàng hĩa nhập kho phải đầy đủ, nguyên đai nguyên kiện.
Thủ kho làm thẻ kho treo trên pallet hàng (số lượng, số TK, và ngày nhập kho). Thủ kho giám sát cơng nhân làm vệ sinhkho hàng.
Bảo vệ kiểm tra xe/container rỗng ra cổng, ghi thời gian ra cổng vào sổ trực ca. (8) Bộ phận chứng từ căn cứ vào lượng hàng thực tế viết phiếu nhập kho; làm thủ tục