6. Kết cấu khóa luận
2.2.2 Phân tích thực trạng chu trình nghiệp vụ kế toán chi phí mua hàng tại công ty CP Xây
CP Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT
Phân tích hệ thống
Hệ thống chu trình chi phí là hệ thống bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận các sự kiện phát sinh liên quan đến việc mua hàng hoá, dịch vụ, thanh toán cho nhà cung cấp.
- Khảo sát hiện tượng: Hệ thống kế toán chu trình chi phí có 4 sự kiện:
• Lập đơn đặt hàng
• Nhận hàng hoá và dịch vụ từ NCC.
• Xác nhận nghĩa vụ thanh toán.
• Thanh toán với NCC
- Các chức năng của hệ thống mới
• Nhận và giải quyết yêu cầu về hàng của các bộ phận trong DN.
• Gửi đơn đặt hàng và mua hàng.
• Thanh toán với NCC.
• Kế toán tổng hợp và tra cứu báo cáo của chu trình chi phí. - Các TT vào của hệ thống.
• TT về NCC, các mặt hàng của NCC.
• TT về hàng yêu cầu của các bộ phận trong DN.
• TTCK, tiền của DN.
• Quyết định chỉ thị về mua hàng.
- Các TT ra của HT
• TT chi tiết và tổng hợp về mua hàng.
• TT theo dõi tiền của DN.
• Các báo cáo tổng hợp và báo cáo tài chính.
Phân tích chức năng: Sơ đồ phân cấp chức năng
Chức năng 1: Nhận và giải quyết yêu cầu mua hàng.
• Nhận yêu cầu mua hàng
- Mô tả : Cập nhật các TT về mặt hàng được yêu cầu.
- Thông tin vào: TT về mặt hàng được yêu cầu, phiếu yêu cầu. - TT ra: TT về mặt hàng được yêu cầu.
- Các sự kiện: Có thể thay đổi các TT mặt hàng được yêu cầu: số lượng, chất lượng, chủng loại…
• Đăng nhập nhà cung cấp
- Mô tả: Đăng nhập và lưu giữ các TT về NCC và các mặt hàng của NCC. - TT vào: TT về NCC và mặt hàng của NCC.
- TT ra: TT về NCC và các mặt hàng của NCC.
- Các sự kiện: Có thể thay đổi về TT NCC như: địa chỉ, SĐT, các mặt hàng của NCC, có thể bổ sung thêm NCC mới.
• Lập dự trù và đơn mua hàng
- Mô tả: Cung cấp và lưu trữ các TT về mặt hàng cần mua, cần dự trữ.
- TT vào: Các TT cơ bản về mặt hàng cần mua như: tên hàng, chủng loại hàng….
- Các sự kiện: Có thể có những thay đổi về số lượng, giá cả, NCC. Có thể bổ sung thêm mặt hàng cần mua mới.
Chức năng 2: Nhận hàng và nhập hàng kho
• Nhận và kiểm tra hàng mua
- Mô tả: Cung cấp và lưu giữ các TT về việc mua hàng, quá trình nhận hàng, kiểm tra hàng hoá.
- TT vào: các TT về mặt hàng nhập kho, phiếu kiểm nhận hàng, HĐ giá trị gia tăng, hợp đồng thương mại.
- TT ra: Phiếu NK, biên bản kiểm nhậ hàng hoá.
- Sự kiện: Có thể thay đổi về mặt hàng NK, thời gian NK, số lượng hàng NK….
• Nhập hàng và ghi sổ kho
- Mô tả: cung cấp và lưu giữ các TT về mặt hàng nhập kho, các mặt hàng có trong kho.
- TT vào: TT về mặt hàng NK.
- TT ra: TT về mặt hàng NK: tên hàng, số lượng, giá cả…. - Các sự kiện: Có thể thay đổi TT mặ hàng NK.
Chức năng 3: Thanh toán với NCC và ghi sổ KT
• Thanh toán với NCC
- Mô tả: Đăng nhập và lưu giữ TT về các TK đã thanh toán cho NCC. - TT vào: TT về các khoản đã TT với NCC.
- TT ra: TT về các khoản đã TT với NCC.
- Các sự kiện: Những thay đổi về tình hình thanh toán như: thời hạn thanh toán, chiết khấu, giảm giá…..
• Ghi sổ KT chi phí: 111, 112, 331….
- Mô tả: Cung cấp và lưu giữ TT về tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải trả cho NCC.
- TT vào: TT về các khoản đã thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản phải trả cho NCC.
- TT ra: TT về các khoản đã thanh toán cho NCC, các khoản phải trả NCC, lượng tiền mặt tại quỹ, số tiền tròn tài khoản ngân hàng…
- Các sự kiện: Những thay đổi về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản phải trả cho NCC.
Chức năng 4: Lập tra cứu báo cáo
• Lập tra cứu báo cáo về tình hình mua hàng
- Mô tả: Cung cấp lưu giữ TT về tình hình mua hàng, TT chi tiết về mặt hàng mua, TT về NCC, về xuất xứ hàng mua.
- TT vào: HĐ mua, danh mục NCC, danh mục hàng kho, đơn đặt hàng mua, sổ chi tiết tài khoản 331.
- TT ra: Báo cáo tình hình mua hàng
- Các sự kiện: TT thay đổi về NCC, số lượng, mẫu mã, xuất xứ hàng mua. • Lập tra cứu báo cáo về thanh toán với NCC
- Mô tả: Cung cấp và lưu giữ TT về tình hình thanh toán công nợ với NCC. - TT vào: Dnh mục NCC, danh mục nợ NCc, tệp nợ phải trả, tệp trả nợ( sổ
chi tiết TK 331), sổ cái TK 111.
- TT ra: Báo cáo nợ phải trả, nhật ký trả nợ.
- Các sự kiện: Thay đổi TT về danh mục NCC phải thanh toán công nợ, danh mục nợ NCC, tệp nợ phải trả, tệp trả nợ.
• Lập tra cứu báo cáo về thống kê
- Mô tả: Lập các báo cáo thống kê phân tích tình hình mua hàng, phân tích tình hình nhập hàng.
- TT vào: Báo cáo tình hình mua hàng
- TT ra: Bảng phân tích thực hiện kế hoach nhập hàng.
- Các sự kiện: TT thay đổi trong báo cáo mua hàng, bảng phân tích về kế hoach nhập hàng.
• Lập danh mục tra cứu báo cáo
- Mô tả: Lập các danh mục tra cứu, báo cáo về các TT cần được tra cứu báo cáo như: TT tra cứu báo cáo về công nợ, TT về NCC.
- TT vào: TT được yêu cầu tra cứu báo cáo về danh mục NCC, đơn dặt hàng mua, báo cáo tình hình mua hàng, báng phân tích thực hiện kế hoach nhập hàng, báo cáo nợ phải trả, tệp tổng hợp trả NCC.
- Các sự kiện: Thay đổi về TT yêu cầu tra cứu báo cáo, về TT được yêu cầu tra cứu báo cáo.
Phân tích về xử lý: Sơ đồ luồng dữ liệu
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của chu trình chi phí
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Chức năng nhận và giải quyêt yêu cầu mua hàng
Chức năng nhận hàng và nhập hàng kho
Chức năng thanh toán với NCC và ghi sổ KT chi phí mua hàng
Chức năng lập các tra cứu báo cáo
Phân tích về dữ liệu: Mô hình thực thực liên kết
• Các thực thể của chu trình chi phí mua hàng
Bộ phận yêu cầu: Thực thể dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về bộ phận có nhu cầu về mặt hàng cần mua trong DN.
Mã bộ phận yêu cầu
Tên bộ phận yêu cầu Địa chỉ
Nhà cung cấp: Thực thể dùng để lưu giữ thông tin về NCC
Mã NCC
Tên NCC
Địa chỉ, SĐT NCC Số tài khoản, mã số thuế
Mặt hàng: Lưu giữ TT về một mặt hàng cụ thể
Mã hàng
Tên hàng, chủng loại Xuất xứ, đơn vị tính
Phiếu yêu cầu: Dùng để lưu trữ TT chung về việc bộ phận yêu cầu đã đề nghị được cung cấp hàng.
Số hiệu dòng phiếu yêu cầu
*Mã BPYC Ngày nhận phiếu
Thời hạn giao hàng, ghi chú
Dòng phiếu YC: Là thực thể trung gian giữa thực thể phiếu yêu cầu và mặt hàng
Số hiệu dòng phiếu YC
*Số hiệu phiếu YC *Mã hàng
Số lượng YC
Mặt hàng \ Nhà cung cấp: Là thực thể trung gian giữa thực thể mặt hàng và NCc
Số hiệu mặt hàng \ NCC
*Mã NCC *Mã hàng
Đơn đặt mua hàng: Lưu giữ TT chung trong hoá đơn về việc DN đặt mua hàng của một NCC Số hiệu đơn đặt hàng *Mã NCC Ngày lập đơn Số tiền tạm trả
Thời hạn thanh toán, phương thức vận chuyển
Dòng đơn đặt hàng mua: Dùng để lưu trữ TT chi tiết và từng mặt hàng mua của NCC được xác định qua từng đơn đặt hàng mua.
Số hiệu dòng đơn đặt hàng mua
*Số hiệu đơn đặt hàng mua *Mã hàng
Số lượng đặt mua
Hoá đơn mua: Dùng để lưu giữ các TT chung về việc DN mua hàng của NCC
Số hiệu HĐ mua
*Mã NCC Ngày lập HĐ Số tiền phải trả Thời hạn thanh toán
Dòng HĐ mua: Là thực thể trung gian giữa thực thể HĐ mua và mặt hàng. Dùng để lưu giữ TT chi tiết về từng mặt hàng có trong HĐ mua của NCC.
Số hiệu dòng HĐ mua
*Số hiệu HĐ mua *Mã hàng
Số lượng, đơn giá, thành tiền
Kho hàng: Lưu giữ TT chung về kho hàng của DN
Mã kho
Tên kho Địa chỉ, SĐT
Hàng kho: Lưu giữ TT về một mặt hàng có trong kho nào đó của DN
Số hiệu dòng hàng kho
*Mã hàng
Phiếu NK: Lưu các TT về hàng mua từ NCC
Số hiệu phiếu NK
*Mã NCC
Ngày NK, số lượng
Dòng phiếu NK: Lưu giữu thông tin về mặt hàng nhập theo phiếu NK
Số hiệu dòng phiếu NK
*Số hiệu phiếu NK *Mã hàng
Số lượng, đơn giá
Phiếu xuất kho: Lưu trữ TT chung về mặt hàng được xuất cho BPYC.
SH phiếu XK
*Mã BPYC
Ngày XK, số lượng
Dòng PXK: Là thực thể trung gian giữa mặt hàng và thực thể phiếu XK.
SH dòng Phiếu XK
*SH phiếu XK *Mã hàng
Nợ phải trả: Lưu trữ TT chi tiết giữa DN với NCC dựa vào HĐ mua hàng
Mã số trả *Số hiệu HĐ mua Số tiền phải trả Số tiền đã trả Số tiền còn nợ Nợ trả: Lưu trữ TT tổng hợp về việc DN nợ NCC Số hiệu dòng nợ trả *MS trả *Mã NCC Tổng số tiền phải trả Tổng số tiền đã trả Tổng số tiền còn nợ