6. Kết cấu khóa luận
3.2 Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện HT chu trình chi phí mua hàng tại Công ty Cổ
Công ty Cổ phần Xây lắp công nghiệp Nam Hải ICT.
Có nhiều giải pháp hiện nay để nâng cấp phát triển cho toàn bộ hệ thống cũng như những bộ phận, từng phần của cả hệ thống. Dưới là một số một giải pháp mà công ty có thể lựa chọn, sử dụng để phát triển cho toàn bộ HT chu trình chi phí mua hàng tại công ty.
Sử dụng các phương pháp để nâng cao hệ quản trị cơ sở dữ liệu, như thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra, thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa. Phát triển con người (nâng cao trình độ các nhân viên tham gia tương tác trực tiếp với HT), nâng cấp, sửa đổi, bổ sung thêm dữ liệu cho bảng báo cáo. Thống nhất luồng thông tin lưu truyền trong toàn bộ hệ thống. Hoàn thiện hơn nữa các chức năng của HT.
Phát triển một chương trình đào tạo về HTTT, các phần mềm sử dụng trong HT
chu trình chi phí mua hàng cho các nhân viên của công ty.
Nâng cấp phần mềm quản lý HT chu trình chi phí mua hàng ứng dụng, để có
thể khắc phục được các nhược điểm trên và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã đề ra. Sử dụng một số phần mềm đang phổ biến và hiệu quả hiện nay như phần mềm quản lý
chu trình chi phí mua hàng MISA, FAST ACCOUNTING, FTS-A, Metadata Accounting, SAS INNOVA 6.8 …
Qua phân tích ở trên về thực trạng HT chu trình chi phí mua hàng của công ty,
đã đưa ra lựa chọn phần mềm phù hợp với thực trạng đó tại công ty. Giải pháp lựa chọn phần mềm kế toán.
- Sử dụng phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8.
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả sẽ theo dõi toàn bộ tình hình nhập mua hàng, phân tích hàng nhập mua theo số lượng và giá trị. Đồng thời theo dõi tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp như theo hoá đơn, hợp đồng, hạn thanh toán; theo dõi hàng hoá nhập khẩu, tính và phân bổ tự động chi phí mua hàng, khai báo thuế đầu vào v.v.
Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả trong phần mềm kế toán được liên kết với Phân hệ Vật tư hàng hóa, Kế toán vốn bằng tiền và Kế toán thuế.
Chức năng & danh mục
• Trả tiền theo hoá đơn
• Điều chỉnh tiền phải trả trên hoá đơn • Tính lại tiền đã trả cho hoá đơn
• Tính số dư tức thời của NCC
• Khai báo danh mục NCC
Hình 3.1: Giao diện chức năng và danh mục của phần mềm Chứng từ đầu vào
• Hoá đơn mua hàng kiêm phiếu nhập kho
• Phiếu nhập chi phí mua hàng
• Chứng từ nhập khẩu
• Hoá đơn mua dịch vụ
Báo cáo đầu ra
Các báo cáo về hàng nhập mua
• Bảng kê hàng nhập mua
• Sổ nhật ký mua hàng
• Bảng kê hàng nhập mua của một mặt hàng
• Bảng kê hàng nhập mua nhóm theo nhà cung cấp
• Bảng kê hàng nhập mua nhóm theo hợp đồng
• Bảng kê hàng nhập mua nhóm theo dạng nhập xuất
• Báo cáo mua hàng theo nhà cung cấp/hợp đồng
• Báo cáo mua hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu
Màn hình hóa đơn mua hàng
Hình 3.3: Giao diện báo cáo nhập hàng mua
Các báo cáo công nợ phải trả
• Sổ chi tiết công nợ phải trả của một nhà cung cấp
• Sổ chi tiết công nợ phải trả lên cho tất cả các nhà cung cấp
• Sổ tổng hợp công nợ chữ T
• Bảng cân đối số phát sinh công nợ trên một tài khoản • Bảng cân đối số phát sinh công nợ trên nhiều tài khoản
• Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ
• Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ
• Sổ chi tiết của một tài khoản
Mẫu báo cáo công nợ phải trả
Hình 3.4: Giao diện báo cáo công nợ phải trả
Chú trọng các hoạt động nhằm nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong HT chu trình chi phí mua hàng có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để khai thác, sử dụng HT và hoàn thành các công việc được giao một cách hiệu quả, chính xác. Bên cạnh công tác đào tạo mới còn có các hoạt động đào tạo lại nhân viên mỗi khi hoạt động của HT có sự thay đổi.
- Giải pháp về công nghệ.
+ Nâng cấp hệ thống mạng máy tính trong Công ty, áp dụng công nghệ trong toàn bộ chu trình chi phí mua hàng cũng như trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Đồng bộ áp dụng linh hoạt các hệ thống quản lý khác nhau trong Công ty nhằm tạo ra hiệu quả trong quản lý.
+ Tiếp tục phân tích, hoàn thiện hệ thống chu trình chi phí mua hàng với các chức năng và danh mục phục vụ cho nhu cầu quản lý ngày càng cao của Công ty.
- Nâng cao chất lượng của chức năng lập dự trù đơn hàng mua.
Căn cứ vào thực trạng của HT chu trình chi phí mua hàng hiện nay tại công ty thì đối với việc lập dự trù đơn hàng mua công ty cần phải giải quyết một số vấn đề sau:
Phân tích lập dự trù đơn hàng mua có vị trí quan trọng quyết định việc công ty có thể hoạt động liên tục mà không bị gián đoạn. Do đó, công việc này phải do các cán bộ chuyên trách đảm nhận và tiến hành một cách khoa học.
- Hoàn thiện hơn nữa bộ máy quản lý của công ty.
Bộ máy quản lý của công ty có vai trò quyết định trong việc tổ chức và vận hành toàn bộ hoạt động của công ty. Vì vậy, để quản lý hiệu quả HT chu trình chi phí mua hàng công ty cần phải hoàn thiện tổ chức bộ máy cũng như phát huy hơn nữa vai trò của các bộ phận, phòng ban, đơn vị trong hoạt động của mình.
- Tiếp tục đầu tư tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật.
Tăng cường một số trang thiết bị kĩ thuật phục vụ cho HT chu trình chi phí mua hàng. Các trang thiết bị dùng trong công tác kinh doanh cần phải được bổ sung về số lượng và đồng bộ hoá về chất lượng để giúp các cán bộ nâng cao chất lượng dịch vụ trong kinh doanh, tạo uy tín với khách hàng.
Tin học hóa quản lý là quá trình áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý, nhằm tự động hóa các bước của hoạt động quản lý với tốc độ và độ chính xác cao.
Trong khuôn khổ của khóa luận tốt nghiệp, em đã trình bày tổng quan về phân tích và đánh giá hệ thống thông tin quản lý chu trình chi phí mua hàng tại Công ty Cổ phần xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT. Trên đây mới chỉ là mở đầu có tính chất định hướng và với thời gian cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn hẹp nên hệ thống chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết cần khắc phục, chưa đảm bảo đầy đủ, chi tiết các hoạt động của chu trình. Em rất mong nhân được sự đóng góp của các Thầy Cô.
Cuối cùng, một lần nữa cho phép em bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô Nguyễn Hằng Giang, các thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và các anh chị ở các phòng ban trong Công ty Cổ phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này. Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 1 tháng 05 năm 2013
Sinh viên thực hiện
DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Bộ môn CNTT, Trường Đại học Thương mại.
2. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán - Trường Đại Hoc Thương Mại.
3. Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin - Thạc Bình Cường – NXB khoa học và kỹ thuật.
4. Tài liệu kết quả mẫu phiếu điều tra thu thập số liệu trong quá trình sinh viên thực tập tại công ty CP Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT .
5. Tài liệu hướng dẫn thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp 2013, khoa HTTT kinh tế Trường Đại học Thương mại.
6. Website:Namhaialum.com 7. Một số tài liệu tham khảo khác.
Một số tài khoản kế toán sử dụng
TK 111: Tiền mặt
TK 331: Phải trả người bán TK 112: Tiền gửi nhân hàng TK 156: Hàng hoá