6. Kết cấu khóa luận
2.2.3Đánh giá thực trạng hệ thống chu trình chi phí mua hàng tại công ty CP Xây Lắp Công
Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT
Đánh giá chung
• Ưu điểm
Cơ sở hạ tầng CNTT trong DN ngày càng được triển khai rộng rãi và đạt hiệu quả cao trong hầu hết các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh. Trong đó việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán chu trình chi phí mua hàng được Nam Hải ICT đặc biệt chú trọng do tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của công tác mua hàng đối với hoạt động kinh doanh của DN. Bên cạnh đó, HTTT đáp ứng cho chu trình chi phí mua hàng tại Nam Hải về cơ bản đã đáp ứng khá đầy đủ các chức năng cũng như yêu cầu của các bộ phận liên quan và các nhà quản trị. Cán bộ nhân viên sử dụng, làm việc với chu trình chi phí mua hàng có trình độ chuyên môn cao. Đã áp dụng có hiệu quả công nghệ vào thực tiễn. Chu trình đồng bộ thông suốt, dễ thực hiện, thêm và tìm kiếm thông tin theo yêu cầu nhanh chóng. Dễ dàng triển khai và sử dụng rộng rãi tại nhiều vị trí địa lý khác nhau của doanh nghiệp. Ứng dụng được xây dựng trên nền tảng website nên các nhà quản trị có thể dễ dàng kiểm soát được thông tin liên quan đến chu trình chi phí mua hàng mà không cần phải kiểm tra trực tiếp tại bộ phận kế toán của công ty.
• Nhược điểm
Chưa sử dụng hết tài nguyên hệ thống, quản lý thông tin lưu trữ chưa thực sự tốt, chưa giải quyết được vấn đề trùng lặp dữ liệu lưu trữ. Để sử dụng được hệ thống này doanh nghiệp cần phải cài đặt internet với đường truyền từ trung bình trở lên. Đây là một hệ thống mở, để hệ thống họat động tối ưu người dùng phải thường xuyên liên lạc với bộ phận kỹ thuật để đảm bảo nhận được thông tin mới và chính xác nhất về hạ tầng phần cứng, phần mềm. Ngoài ra, hệ thống chu trình chi phí của công ty còn có một số nhược điểm khác như:
Không quản lý chặt chẽ được tất cả các NCC do công ty thường có sự thay đổi NCC để có thể tìm được một NCC đáp ứng các yêu cầu đó là vừa mua được mặt hàng có chất lượng tốt vừa tiết kiệm được tối đa chi phí mua hàng. Khi số lượng các yêu cầu về mặt hàng tăng lên đột biến hệ thống không thể đáp ứng kịp thời từ đó có thể làm mất cơ hội kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó hiện tại ở công ty chức năng lập dự trù và đơn mua hàng chưa thực sự được quan tâm đúng đắn vì vậy công ty chưa kiểm
soát tốt được các mặt hàng cần mua cũng như cần dự trữ, nhiều khi xảy ra tình trạng thiếu hàng do không có hàng dự trữ.
Đánh giá chi tiết HT chu trình chi phí mua hàng của Công ty
• Về chức năng
Hệ thống chu trình chi phí mua hàng của công ty về cơ bản đã đáp ứng được hầu hết các chức năng của công tác kế toán chi phí mua hàng trong các DN như: Chức năng nhận và giải quyết yêu cầu về hàng, nhận hàng và nhập hàng kho, thanh toán với NCC, lập các tra cứu báo cáo. Tuy nhiên trong HT còn một số chức năng chưa thực sự được chú trọng như là chức năng lập dự trù và đơn mua hàng nên có nhiều thời điểm công ty xảy ra tình trạng thiếu hàng do không dự báo được nhu cầu hàng cần dự trữ, ngoài ra HT cũng không thể đáp ứng tốt các yêu cầu từ các bộ phận khi có quá nhiều yêu cầu gửi tới cùng một lúc.
• Về xử lý
Về cơ bản HT chu trình chi phí mua hàng tại Nam Hải có đầy đủ các luồng thông tin xử lý giữa các tác nhân ngoài và HT, chức năng xử lý đã phần nào đáp ứng được các hoạt động cơ bản của chu trình chi phí. Điều này giúp quá trình mua hàng cũng như hạch toán các khoản chi phí liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của DN diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên bên cạnh đó HT vẫn tồn tại một số nhược điểm về xử lý như là: khi có quá nhiều yêu cầu cùng một lúc HT không thể đáp ứng kịp thời và điều này có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh trong ngắn hạn của DN, HT chưa có khả năng xử lý cho các yêu cầu cần được ưu tiên, một số luồng thông tin trong HT chưa có sự thống nhất gây hiểu lầm trong khi xử lý.
• Về dữ liệu
Do các mối quan hệ giữa các thực thể chưa được chuẩn hoá do đó có thể xảy ra hiện tượng trùng lặp gây dư thừa dữ liệu, lãng phí tài nguyên của hệ thống. Để khắc phục tình trạng dư thừa dữ liệu HT cần phải được chuẩn hoá trước khi đưa dữ liệu vào lưu trữ trong cơ sở DL của công ty
• Về con người
Cán bộ nhân viên của công ty có trình độ và hiểu biết về CNTT cũng như HT chu trình chi phí. Đặc biệt các nhân viên làm việc và tương tác trực tiếp với HT chu trình chi phí vừa am hiểu về công tác kế toán vừa thành thạo về CNTT từ đó sử dụng, khai thác hiệu quả các chức năng và lợi ích mà HT đem lại. Mặt khác nhà quản trị HTTT
của công ty vừa có khả năng giao tiếp tốt vừa có khả năng lãnh đạo chuyên nghiệp điều này giúp cho việc khai thác HTTT kế toán chu trình chi phí đạt hiệu quả cao nhất. • Về cơ sở của HT
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ và ngành CNTT thì công ty cũng có rất nhiều chính sách phát triển và ứng dụng CNTT vào các lĩnh vực kinh doanh của mình với mức đầu tư là khoảng 100 triệu đồng trong năm 2012. Bên cạnh việc đầu tư cho hạ tầng CNTT DN cũng rất quan tâm tới việc xây dựng và phát triển HTTT đặc biệt DN trú trọng đầu tư cho các thiết bị phần cứng và phần mềm của HTTT để từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và đảm bảo ATTT cho DN.
Phần 3. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CHI
PHÍ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP NAM HẢI ICT