II. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
5. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác
Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, công ty phải kí kết hai hợp đồng: Hợp đồng nội với đơn vị uỷ thác và hợp đồng ngoại với bên bán nước ngoài. Ban đầu, công ty phải kí được các hợp đồng uỷ thác trong nước. Sau đó, căn cứ vào các hợp đồng uỷ thác này, công ty mới tiến hành kí kết các hợp đồng ngoại với phía nước ngoài để tìm nguồn cung cấp hàng nhập khẩu.
Hợp đồng nội kí với đơn vị giao uỷ thác quy định cụ thể, rõ ràng về hàng hoá nhập khẩu, về thời gian, địa điểm giao hàng, về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên…
Đối với hợp đồng ngoại thì mọi thủ tục chứng từ được thực hiện tương tự như trường hợp nhập khẩu trực tiếp. Thông thường, trong các hợp đồng ngoại thường có các quy định về thời gian bảo hành cho hàng nhập khẩu. Tuỳ từng loại hàng nhập khẩu mà thời gian bảo hành khác nhau. Sau khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá thì quá trình nhập khẩu mới được coi là hoàn tất. Khi đó, công ty Virasimex và đơn vị giao nhập khẩu uỷ thác sẽ thành lập biên bản thanh lý hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, kết thúc quá trình nhập khẩu uỷ thác của công ty Virasimex.
Có thể lấy ví dụ minh hoạ bằng một hợp đồng công ty đã thực hiện trong vòng hai năm liền từ năm 2003 đến năm 2005 như sau:
Quý I năm 2003, công ty Virasimex kí hợp đồng nhập khẩu uỷ thác vật tư, thết bị phụ tùng đường sắt với với công ty tư vấn đầu tư và xây dựng để công ty này tiến hành thử nghiệm đoàn tàu kéo đẩy.
HỢP ĐỒNG UỶ THÁC NHẬP KHẨU VẬT TƯ, THIẾT BỊ, PHỤ TÙNG Số 76/VRS/TVĐT - XD
Ngày 17 tháng 03 năm 2003
Bên A: Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng
Địa chỉ: Số 371 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
MST: 0100104570-1
Đại diện: Ông Nguyễn Sĩ Tứ Chức vụ: Giám đốc
Bên B: Công ty cổ phần XNK vật tư, thiết bị đường sắt (Virasimex) Địa chỉ: Số 132, Lê Duẩn, Hà Nội
Đại diện: Ông Nguyễn Vũ Hoàng Chức vụ: Tổng giám đốc Hai bên thoả thuận kí kết hợp đồng nhập khẩu uỷ thác với điề kiện sau:
Điều 1: Đối tượng hợp đồng
1.1 Đối tượng: 04 giá chuyển hướng chủ động đồng bộ, các thiết bị của hệ thống hãm, hệ thống làm mát và các vật tư, phụ tùng của các bộ phận trên.
1.2 Chất lượng: Chất lượng hàng hoá theo hợp đồng ngoại mới 100% 1.3 Xuất xứ: Trung Quốc
Điều 2: Đơn giá và tổng giá trị hợp đồng
II.1Bên B giao hàng cho bên A tại nhà máy xe lửa Gia Lâm trên phương tiện vận chuyển của B
II.2Đơn giá: Chi tiết theo các phụ lục
II.3Tổng giá trị hợp đồng uỷ thác là 393.700USD gồm: II.3.1 Giá trị tiền hàng: 377.700USD
II.3.2 Chi phí cho chuyên giá: 16.000USD
II.4Phí uỷ thác và vận chuyển nội địa là 1,5% trên tổng giá trị hợp đồng uỷ thác bằng 5905,5USD (cả VAT)
Điều 3: Thanh toán
3.1Thanh toán tiền hàng
3.1.1 Bên A chuyển cho bên B trả trước trị giá 10% tổng giá trị tiền hàng tương đương 37.770USD trong vòng 10 ngày sau khi kí hợp đồng.
3.1.2 Bên A chuyển 5% tổng giá trị tiền hàng để bên B mở L/C trong vòng 10 ngày sau khi kí hợp đồng uỷ thác.
3.1.3 Chi phí chuyên gia và tư vấn kĩ thuật sẽ đước bên A thanh toán cho bên B ngay sau khi kí biên bản giao nhận hồ sơ kĩ thuật để B kịp chuyển tiền cho người bán nước ngoài.
3.2 Thanh toán các khoản thuế và phí
3.2.1 Trong thời hạn chưa có giấy phép miễn thuế, trong vòng 20 ngày kể từ ngày mở tờ khai hải quan, bên A thanh toán cho bên B thuế nhập khẩu và thuế GTGT( nếu có) theo tờ khai hải quan và thông báo thuế cho cơ quan hải quan.
3.2.2 Các chi phí cho việc giao dịch, kí kết hợp đồng nhập khẩu, phê duyệt hợp đồng ngoại với các cơ quan nhà nước…được tính vào chi phí uỷ thác quy định tại điều 2.4 và sẽ được bên A thanh toán trong vòng 5 ngày kể từ ngày giao hàng.
3.2.3 Phí phát sinh khác do lỗi của bên A được A thanh toán cho B trong vòng 10 ngày kể từ ngày kí xác nhận.
3.2.4 Đồng tiền thanh toán là ĐVN theo tỷ giá bán ra USD/VNĐ của ngân hàng công thương VN tại thời điểm A thanh toán cho B.
Điều 4: Điều khoản giao hàng và vận tải
Điều 5: Đóng gói và kí mã hiệu
Điều 6: Trách nhiệm của các bên
Điều 7: Quy định khác
Đại diện bên A Đại diện bên B
Sau khi kí kết được hợp đồng uỷ thác, công ty Virasimex tiến hành kí kết hợp đồng ngoại thương để nhập khẩu hàng hoá.
HỢP ĐỒNG
Số 02/ VRS - ZYDLW/2003 Ngày 18 tháng 03 năm 2003
Bên mua: Công ty cổ phần XNK vật tư, thiết bị đường sắt (Virasimex) Đại diện: Ô. Nguyễn Vũ Hoàng Tổng giám đốc Người được uỷ quyền: Ô. Nguyễn Đình Xuân Phó tổng giám đốc Địa chỉ: 132, Lê Duẩn, Hà Nội, Việt Nam
Tài khoản: 710A-00630 sở giao dịch 1 NH công thương Việt Nam
Bên bán: Nhà máy đầu máy Tư Dương - tập đoàn ĐMTX Phương Nam - TQ Đại diện: Ô. Quách Bính Cường Giám đốc
Người được uỷ quyền: Ô. Trương Ngạn Phó giám đốc Địa chỉ: Tp Tư Dương, Tứ Xuyên, Trung Quốc
Tài khoản số 834 NH Trung Quốc, chi nhánh Nội Giàng, Tứ Xuyên Hai bên thoả thuận thống nhất với nhau các điều khoản sau:
Điều 1: Căn cứ của hợp đồng
Điều 2: Tên hàng và chất lượng
2.1 Tên hàng: 04 giá chuyển hướng chủ động đồng bộ, các thiết bị của hệ thống hãm, hệ thống làm mát và các vật tư, phụ tùng của các bộ phận trên.
2.2 Phụ lục 1: Tiêu chuẩn kĩ thuật của các thiết bị, phụ tùng xe động lực của đoàn tàu kéo đẩy
2.3 Phụ lục 2: Danh muc, đơn giá thiết bị, phụ tùng 2.4 Phụ lục 3: Chuyên gia lắp đặt, thử nghiệm, bảo hành 2.5 Hàng mới 100%
Điều 3: Đơn giá và tổng giá trị hợp đồng
3.1 Điều kiện giao hàng: DAF ga đường sắt Lao Cai, Việt Nam 3.2 Đơn giá: Chi tiết theo phụ lục
3.3 Tổng giá trị hợp đồng: 377.700USD Điều 4: Thanh toán
4.1 Bảo lãnh trả tiền trước
4.2 Trả tiền trước 10% tổng giá trị hợp đồng là 37.770USD. Trong vòng 10 ngày sau khi nhận được bảo lãnh tiền trả trước, bên mua sẽ chuyển trả trước cho bên bán 10% giá trị hợp đồng là TTR.
4.3 90% tổng giá trị hợp đồng tương đương 339.930 USD sẽ được thanh toán bằng L/C không huỷ ngang, trả ngay cho bên bán hưởng. L/C được mở trong vòng 15 ngày kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực. L/C do ngân hàng bên mua mở bằng điện hoặc bằng cable hoặc qua mạng SWIFT, nội dung L/C phải phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. L/C có hiệu lực đến hết ngày thứ 30 kể từ ngày bên bán giao hàng cho bên mua tại ga Lao Cai.
4.4 Chi phí thủ tục ngân hàng, chi phí chuyển tiền và các chi phí khác phát sinh ở bên nào thì bên đó chịu.
Điều 5: Điều kiện giao hàng và vận tải
Điều 6: Đóng gói và kí mã hiệu
Điều 7: Chứng từ thanh toán
Điều 8: Chuyên gia, lắp đặt, thử nghiệm
Điều 9: Bảo hành chất lượng
Điều 10: Những điều không thống nhất và khiếu nại
Điều 11: Bất khả kháng
Điều 12: Trọng tài
Điều 13: Bằng sáng chế, nhãn hiệu và bản quyền
Điều 14: Các điều kiện khác
Điều 15: Hiệu lực và kết thúc hợp đồng
Bên mua Bên bán
Sau khi kí kết hợp đồng nhập khẩu với phía công ty nước ngoài, công ty Virasimex tiến hành giao dịch, nhận hàng và thanh toán tiền hành tương tự như trường hợp nhập khẩu trực tiếp.
Đến năm 2005, khi thời hạn bảo hành kết thúc, công ty Virasimex cùng với công ty tư vấn đầu tư và xây dựng thành lập biên bản thanh lý hợp đồng uỷ thác nhập khẩu.
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG UỶ THÁC NHẬP KHẨU Số 12/BBTL - CK2005
Hôm nay, ngày 20 tháng 09 năm 2005 tại công ty tư vấn đầu tư và xây dựng, chúng tôi gồm:
1. Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng
2. Công ty cơ phần XNK vật tư, thiết bị đường sắt (Virasimex)
Hai bên thống nhất với nhau thanh lý hợp đồng nhập khẩu uỷ thác số 76/VRS/TVĐT-XD ngày 17/03/2003 với các nội dung như sau:
I. Phần thực hiện hợp đồng II. Phần giá trị hợp đồng
- Giá trị tiền hàng: 377.700 USD
- Chi phí chuyên gia và tư vấn kĩ thuật: 16.000 USD
- Phí uỷ thác và vận chuyển nội địa là 1,5% trên tổng giá trị hàng uỷ thác 5.905,5 USD ( bao gồm cả VAT).
- Tổng giá trị hợp đồng:
377.700USD + 16.000USD + 5.905,5USD = 399.605,5USD - Quy đổi ra tiền VN theo tỷ giá tại quyết định số 714/QĐ-ĐS-KHĐT
ngày 31/05/2005 của Tổng giám đốc công ty đường sắt Việt Nam: 15.645Đ/1USD là:
399.605,5USD * 15.465VNĐ/1USD = 6.179.899.058VNĐ III. Phần thanh toán
- Bên A đã ứng cho bên B số tiền là 5.686.219.934đ
- Số tiền bên A phải thanh toán nốt cho bên B là 493.679.124 đ
- Bên A sẽ thanh toán nốt cho bên B số tiền trên sau khi thanh lý hợp đồng nhập khẩu uỷ thác.
Kết luận.
Sau khi biên bản thanh lý hợp đồng nhập khẩu uỷ thác được kí duyệt, công ty mới viết hoá đơn GTGT cung cấp dịch vụ nhập khẩu uỷ thác cho công ty tư vấn đầu tư và xây dựng.
HOÁ ĐƠN GTGT MS: 01 GTKT-3LL Liên 3: Nội bộ KA/2005B
Ngày 15/12/2005 0008040 Họ tên người bán: công ty cổ phần XNK vật tư, thiết bị đường sắt
Địa chỉ: 132 Lê Duẩn, Hà Nội
Tài khoản: 102 01 00000 28369 sở giao dịch 1 ngân hàng công thương VN Họ tên người mua: Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng
Địa chỉ: Số 371 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Tài khoản: 710A - 00193, NH công thương khu vực Đống Đa, HN MST: 0100104570-1
Hình thức thanh toán: CK 15 ngày
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL ĐG TT
A B C 1 2 3
1 Phí uỷ thác và vận chuyển nội địa của 04 giá chuyển hướng chủ động đồng bộ, các thiết bị hệ thống…
83.026.018
Cộng thành tiền: 5.368,64USD * 15.465đ = 83.026.018 TS GTGT 10% Tiền thuế GTGT 8.302.602 Tổng cộng tiền thanh toán: 91.328.638
Người mua Người bán Thủ trưởng đơn vị
Cuối tháng 12, khi khách hàng tiến hành trả nợ, công ty nhận được giấy báo Có của ngân hàng công thương Việt Nam. Căn cứ vào giấy báo có, kế toán ngân hàng tiến hành hạch toán, ghi sổ, vào máy và bảo quản chứng từ.
Ngoài việc sử dụng các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp như trong trường hợp nhập khẩu trực tiếp, công ty còn mở thêm các sổ sau: Sổ cái TK 131, sổ cái TK 5111, 33311…ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ nhập khẩu uỷ thác.
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ CÁI QIV năm 2005 Tài khoản: 5113 Ngà y ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có ... 15/1 2/05 HD 80 40 15/1 2/05 Phí uỷ thác và vận chuyển nội địa theo HĐ số76/VRS/TVĐT -XD (17/03/2003 131 83.026.018 ……… Cộng số phát sinh 3.125.364.289 3.125.364.289
Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt Địa chỉ: SỔ CÁI QIV năm 2005 Tài khoản: 131 Ngày ghi sổ Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có Số đầu kỳ 4.680.334.507 795.364.158 ... 15/12 /05 HĐ 80 40 15/12 /05 Phí uỷ thác và vận chuyển nội địa theo HĐ số76/VRS/TV ĐT-XD (17/03/2003) 5113 83.026.018 15/12 /05 HD 80 40 15/12 /05 Tiền thuế GTGT 333111 8.302.620 28/12 /05 BC0 001 65 28/12 /05 Khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản 1121 91.328.638 ... Cộng số phát sinh 29.047.943.858 30.491.691.129 Số dư cuối kì 3.459.257.864 915.364.125
Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2005
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên)