- Trong ngày
- Trong ngày hoặc sau 1 ngày sau 1 ngày
- Trong ngày hoặc sau 1 ngày sau 1 ngày
- Ngay khi có chỉ định của Lãnh đạo của Lãnh đạo
- Trong ngày
Nhập dữ liệu công văn đến vào Portal
Lưu công văn đến theo mã code tại bộ phận
hành chính
Thông báo cho văn thư lấy công văn đến (bản gốc) để lưu trữ Chưa xử lý Tiếp nhận công văn đến
Bảng phân đoạn công việc:
Stt Công việc Người thưc hiện
1 Tiếp nhận công văn đến Văn thưBảo vệ Bảo vệ 2 Phân loại tài liệu, đóng dấu
đến, dập mã code
Văn thư
3 Nhập dữ liệu công văn đến vào Portal Portal
Văn thư
4 Nội dung công văn đến được cập nhật hàng ngày. cập nhật hàng ngày.
Văn thư
5 Tổng giám đốc, Trưởng bộ phận và các cán bộ truy cập phận và các cán bộ truy cập vào Porrtal phần quản lý công văn để theo dõi nội dung các công văn được gửi đến và giải quyết các việc theo trách nhiệm của bộ phận
Cán bộ chuyên trách
6 Cán bộ chuyên trách yêu cầu văn thư chuyển công văn đến văn thư chuyển công văn đến để xem xét giải quyết.
TGD
Trưởng bộ phận Cán bộ chuyên trách Văn thư
7 Cán bộ chuyên trách thông báo cho văn thư đến lấy công văn cho văn thư đến lấy công văn (bản gốc) để lưu trữ
Cán bộ chuyên trách
8 Lưu lại bản gốc theo đúng mã code đã quy định code đã quy định
Văn thư
Bảng 4.9: Bảng phân đoạn công việc cho “Xử lý công văn đến”
B. Xử lý công văn đi
Các yêu cầu đối với chức năng xử lý công văn đi được cụ thể hóa như sau:
Bảng phân đoạn công việc:
Stt Công việc Người thưc hiện
1 Dự thảo Quyết định, công văn, thư mời thư mời
Cán bộ chuyên trách
2 Kiểm tra nội dung công văn đi, Quyết định, thư mời cả về nội Quyết định, thư mời cả về nội dung và hình thức trình bày công văn.
Ký nháy xác nhận. Trình duyệt lên TGĐ
Trưởng bộ phận
3 Phê duyệt công văn đi, ký tên. TGĐ4 Sau khi được duyệt, văn thư 4 Sau khi được duyệt, văn thư
yêu cầu cán bộ chuyên trách chuyển bản mềm dự thảo của công văn thông qua Portal. Văn
Văn thư Không duyệt Duyệt - Văn thư Dự thảo công văn Trình duyệt & ký