SharePoint Portal Server 2003 cho phép người dùng thay đổi các trang portal theo cách riêng của mình. Các nội dung liên quan như các chương trình Microsoft Office, các dịch vụ Web, tin tức, dữ liệu công ty được đưa ra trong portal thông qua các Web Part. Người dùng trong tổ chức có thể sử dụng các thư viện Web Part để đăng tải các thông tin mà không cần nhiều kiến thức về Web. Họ cũng có thể cá nhân hóa các trang thuộc tổ chức hoặc chi nhánh trong các vùng bảo mật và portal sẽ nhớ các cách thể hiện đó và hiển thị chúng lên khi người dùng truy cập vào.
Portal cũng cho phép người dùng tìm các thông tin liên quan nhanh chóng thông qua khả năng tùy biến và cá nhân hóa nội dung và cách thể hiện của portal,
hoặc thông qua một công cụ gọi là Audience Targeting. Công cụ này sẽ thông báo cho người dùng các cập nhật mới về thông tin dựa trên vai trò của người dùng trong tổ chức, sự quan tâm, hoặc mối quan hệ nhóm. Người dùng có thể tạo và quản lý các site cá nhân (My Site) và thay đổi chúng dựa vào các Web Part và các liên kết (links).
3.2.2.Kiến trúc SharePoint Portal Server
3.2.2.1.Tổng quan
SPS mở rộng phương pháp lưu trữ so với WSS bằng cách đưa ra hai khái niệm mới là Area và Listing. Area và Listing được dùng để tổ hợp nội dung từ các vùng khác. Một Area là một “thùng chứa” các Listing và các Area con. Listing chứa các liên kết tới các tài liệu, trang web, hay các WSS list. Điểm mấu chốt của Listing là ở chỗ nó cho phép liên kết tới các nội dung không phải là portal ví dụ như thư mục chia sẻ, các thư mục công cộng của Microsoft Exchange, các WSS site, Lotus Notes, như hình sau:
Hình vẽ 3.19: SPS cung cấp Areas và Listing cho việc tổng hợp thông tin trên mạng
Các Area bên trong một portal site được cấu trúc theo phấn cấp cha – con. Hình sau mô tả giao diện HTML cho phép làm việc với các Area. Giao diện này làm đơn giản hóa các thao tác của người quản lý nội dung trong việc thêm, xóa các
Area và Listing. Nó còn cho phép đơn giản hóa việc đặt lại vị trí các Area và các Listing trên cây phân cấp
Hình vẽ 3.20: Areas dễ dàng định vị và tìm kiếm nội dung thông tin
Areas và listings thuận lợi cho việc tổng hợp nội dung bởi vì nó cho phép truy xuất nội dung cả bên trong và bên ngoài portal. Area và Listing tích hợp với dịch vụ tìm kiếm của Portal, khi ta sử dụng dịch vụ tìm kiếm trong phạm vi của một Area, SPS sẽ tìm kiếm nội dung và liên kết trong các Listing của Area đó cũng như các Area con. Dịch vụ tìm kiếm của SPS được hỗ trợ bởi dịch vụ đánh chỉ mục. Dịch vụ đánh chỉ mục xây dựng nên các chỉ mục bằng cách soát toàn bộ nội dung liên kết cung cấp bởi Area và Listing. Dịch này thậm chí còn có khả năng xuyên qua các tài liệu dạng Word và các bảng Excel để tìm kiếm những từ khóa đặc biệt. Sau khi tập chỉ mục đã được xây dựng, dịch vụ tìm kiếm trong SPS có thể thực hiện tìm kiếm nhanh và cho phép người dùng tìm thấy các nội dung mà họ cần.