Phân tích hệ thống

D. Bảng chấm công

4.2. Phân tích hệ thống

Sau đây ta sẽ mô tả một số U-Case chính ở trên về các mặt như: tác nhân sử dụng, các dòng chính, dòng thay thế, các điều kiện để thực hiện …

4.2.1. Chọn cách tìm kiếm

- Để người dùng tìm kiếm các thông tin cần thiết - Tác nhân: người dùng hệ thống

- Tiền điều kiện: người dùng đã đăng nhập vào Portal - Dòng chính:

• Người dùng chọn một cách để tìm kiếm thông tin, có thể là:  Tìm kiếm tất cả

 Tìm kiếm Lists  Tìm kiếm List Items  Tìm kiếm Documents  Tìm kiếm theo từ khóa - Dòng thay thế:

 Mặc định là tìm kiếm tất cả

4.2.2. Chọn miền tìm kiếm

- Để người dùng tìm kiếm trong một phạm vi nào đó - Tác nhân: người dùng Portal

- Tiền điều kiện: người dùng đã vào dịch vụ tìm kiếm - Dòng chính:

• Người dùng lựa chọn vùng tìm kiếm, có thể là:  Tìm kiếm trong tất cả các vùng

 Tìm kiếm trong Sub Sites  Tìm kiếm trong Top Level sites - Dòng thay thế:

• Người dùng không lựa chọn vùng tìm kiếm:  Mặc định là tìm kiếm mọi vùng

4.2.3. Xem kết quả tìm kiếm

- Để người dùng thu nhận các thông tin mà họ cần - Tác nhân: người dùng hệ thống

- Tiền điều kiện: người dùng vào dịch vụ tìm kiếm - Dòng chính:

• Người dùng chọn một cách để xem kết quả, có thể là:  By site

 By Author  By Date  By Areal  Simple List

• Nhấn nút thực hiện tìm kiếm để xem kết quả - Dòng thay thế:

• Nếu người dùng không chọn cách để xem thì hiển thị kết quả theo site

- Uses case này ứng với trường hợp người dùng đăng nhập vào hệ thống

- Các tác nhân: văn thư, cán bộ chuyên trách, trưởng bộ phận, tổng giám đốc và người dùng trong công ty

- Tiền điều kiện: người dùng phải có một tài khoản Windows và đã được WSS lưu trong cơ sở dữ liệu cấu hình của nó.

- Dòng chính:

• Bước 1: người dùng nhập tên và mật khẩu

• Bước 2: người dùng nhấn đăng nhập

• Bước 3: hệ thống kiểm tra tên và mật khẩu trong CSDL  Nếu đã có tài khoản này thì chuyển sang bước 4  Nếu không có tài khoản này thì chuyển sang bước 5

• Bước 4: người dùng đăng nhập vào hệ thống

• Bước 5: thông báo sai tài khoản - Dòng thay thế: không

4.2.5. Nhập mã công văn đến vào Portal

- Uses case này cho phép văn thư nhập mã công văn đến, nơi gửi, người nhận vào phần lưu trữ công văn trên Portal

- Tác nhân: văn thư - Tiền điều kiện:

• Người dùng phải truy nhập thành công vào Portal với đặc quyền của văn thư

- Dòng chính:

• Bước 1: văn thư vào phần lưu trữ thông tin công văn đến trên Portal

• Bước 2: thêm một dòng mới vào danh sách các công văn đến

• Bước 3: thêm các thông tin cần thiết (mã công văn, nơi gửi, người nhận… vào dòng thông tin vừa tạo ra ở bước 3

 ghi nhận các thay đổi

 nếu có nhu cầu nhập tiếp bản ghi thì về bước 1  nếu muốn thoát thì quay về bước 5

• Bước 5: quay về trang công văn đến - Dòng thay thế:

• Khi văn thư nhập mã công văn trùng với mã công văn đã có trước đó:

 Đưa ra thông báo lỗi  Sửa lỗi:

• Xóa dòng lưu trữ thông tin

• Sửa đổi mã công văn

4.2.6. Thông báo cho người có thẩm quyền giải quyết công văn đến

- Use case này áp dụng cho văn thư để thông báo cho người có thẩm quyền giải quyết công văn đến

- Tác nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: người dùng đã đăng nhập thành công vào Portal với đặc quyền của văn thư

- Dòng chính:

• Bước 1: văn thư chọn một hoặc nhiều dòng thông tin công văn đến

• Bước 2: chọn người có thẩm quyền phù hợp để gửi thông báo

• Bước 3: Gửi thông báo

• Bước 4: Quay về trang công văn đến - Dòng thay thế:

• Khi chọn nhầm một dòng thông tin  Cho phép chọn lại

• Khi chọn nhầm người để gửi:  Cho phép chọn lại

- Hậu điều kiện: thông tin phải đến được người có thẩm quyền giải quyết

4.2.7. Văn thư nhận thông báo từ nơi khác gửi đến

- Để nhận các thông báo từ các nơi khác gửi tới, chẳng hạn từ lãnh đạo công ty, từ cán bộ chuyên trách…

- Tác nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: người dùng đăng nhập vào Portal với đặc quyền của văn thư

- Dòng chính:

• Bước 1: mở hòm thư cá nhân

• Bước 2: duyệt nội dung các thông báo

4.2.8. Người có thẩm quyền duyệt nội dung công văn

- use case này áp dụng cho cán bộ có đặc quyền giải quyết các công văn đến thuộc về trách nhiệm của mình

- Tác nhân: cán bộ chuyên trách, trưởng các bộ phận, giám đốc - Tiền điều kiện: người dùng phải đăng nhập thành công vào Portal

và có quyền truy nhập đến phần công văn đến - Dòng chính:

• Người dùng mở phần công văn đến

• Duyệt nội dung công văn đến, có thể là theo ngày, theo vần, theo mã code…

4.2.9. Trưởng bộ phận chỉ định cán bộ chuyên trách dự thảo công văn: - use case này áp dụng cho trưởng bộ phận chỉ định cán bộ chuyên

trách dự thảo một bản công văn để gửi đi - Tác nhân: trưởng các bộ phận

- Tiền điều kiện: đăng nhập thành công vào Portal với đặc quyền của trưởng bộ phận

- Dòng chính:

• Lựa chọn một trong số những cán bộ chuyên trách để giao cho họ nhiệm vụ dự thảo một bản công văn để chuyển đi, nội dung công văn có thể là thư mời, quyết định, chỉ thị, thông báo…

• Gửi thông báo cho cán bộ chuyên trách

4.2.10. Nhận bản dự thảo từ cán bộ chuyên trách

- Use case này áp dụng cho trưởng các bộ phận để nhận bản dự thảo công văn từ cán bộ chuyên trách được giao nhiệm vụ

- Tác nhân: trưởng các bộ phận

- Tiền điều kiện: người dùng phải đăng nhập thành công vào Portal với đặc quyền của trưởng các bộ phận.

- Dòng chính:

• Người dùng di chuyển đến phần nhận bản thảo trong phần công văn đi

• Lựa chọn một hoặc nhiều dòng để lấy bản thảo

• Nhấn nút lưu để nhận các bản thảo

4.2.11. Trình tổng giám đốc ký duyệt

- Use case này để các trưởng bộ phận trình lên tổng giám đốc các bản dự thảo công văn để gửi đi

- Tác nhân: trưởng các bộ phận

- Tiền điều kiện: phải đăng nhập thành công vào Portal với đặc quyền của trưởng bộ phận

- Dòng chính:

• Người dùng di chuyển đến phần trình bản dự thảo lên tổng giám đốc phê duyệt

• Chọn một hoặc nhiều file cần gửi đi

• Thêm vào các chú thích nếu cần thiết

• Gửi các file lên tổng giám đốc - Dòng thay thế:

• Người dùng chọn nhầm file:  Cho phép chọn lại

- Hậu điều kiện: các bản thảo phải đến được tổng giám đốc

4.2.12. Thông báo cho văn thư có công văn cần gửi đi

- Use case này để trưởng các bộ phận thông báo cho văn thư biết có công văn cần được gửi đi

- Tác nhân: trưởng các bộ phận

- Tiền điều kiện: sau khi bản thảo đã được tổng giám đốc phê duyệt và người dùng phải đăng nhập thành công vào Portal.

- Dòng chính:

• Người dùng di chuyển đến phần gửi thông báo

• Chọn người gửi thông báo là văn thư

• Ghi nội dung thông báo

• Gửi thông báo đến văn thư

4.2.13. Yêu cầu bản mềm từ cán bộ được ủy quyền

- Use case này áp dụng khi văn thư yêu cầu cán bộ chuyên trách chuyển đến một bản mềm công văn cần gửi đi

- Tác nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: văn thư đã đăng nhập thành công vào hệ thống - Dòng chính:

• Văn thư di chuyển đến phần xử lý công văn đi

• Chọn một người trong danh sách cán bộ được ủy quyền dự thảo công văn đi

• Ghi thông báo

• Gửi đi

4.2.14. Nhận bản mềm từ cán bộ ủy quyền

- Use này áp dụng khi văn thư nhận một bản mềm của công văn cần gửi đi từ cán bộ chuyên trách

- Tác nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: người dùng đăng nhập thành công vào hệ thống - Dòng chính:

• Người dùng di chuyển đến phần gửi công văn đi

• Duyệt nội dung các thông báo gửi đến

• Nhấn nút để lưu file lên đĩa

4.2.15. Ghi số công văn đi vào Portal

- Use case này áp dụng khi văn thư lưu công văn đi vào portal - Tac nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: người dùng phải đăng nhập thành công vào hệ thống

- Tiền điều kiện: đã nhận được bản mềm từ cán bộ chuyên trách - Dòng chính:

• Văn thư di chuyển đến phần gửi công văn đi

• Vào phần lưu trữ công văn

• Thêm một dòng mới vào phần lưu trữ

• Điền các thông tin vào dòng mới bao gồm: mã công văn gửi đi, ngày tháng, nội dung cơ bản …

• Lưu lại bản mềm của công văn gửi đi - Dòng thay thế:

• Khi nhập mã công văn trùng với một mã đã có trước đó:  Cho phép xóa dòng công văn hoặc cho phép nhập lại - Hậu điều kiện: các thông tin cần thiết phải được cập nhật vào

trong CSDL

4.2.16. Tạo thư mục

- Use case này sử dụng để tạo ra các thư mục ảnh để tham gia bình chọn ảnh

- Tiền điều kiện: người dùng đăng nhập vào Portal với đặc quyền của người quản trị Portal hoặc là người quản trị nội dung

- Dòng chính:

• Người dùng vào phần bình chọn ảnh

• Tạo ra một thư mục mới để tham gia bình chọn ảnh

4.2.17. Chọn thư mục

- Dùng để lựa chọn thư mục ảnh trong hệ thống để xem hoặc bình chọn

- Tác nhân: quản trị Portal hoặc quản trị nội dung

4.2.18. Chỉnh sửa ảnh

- Use case này dùng để chỉnh sửa ảnh và chỉnh thuộc tính của ảnh - Tác nhân: quản trị portal, quản trị nội dung

- Tiền điều kiện: đăng nhập vào hệ thống với vai trò của quản trị Portal hoặc quản trị nội dung

- Dòng chính:

• Người dùng vào mục chỉnh sửa ảnh

• Chọn một ảnh

• Thay đổi các thông số ảnh như: tên ảnh, chiều cao, mô tả, ngày chỉnh sửa …

- Hậu điều kiện: các thay đổi phải được cập nhật trong CSDL

4.2.19. Tải ảnh:

- Dùng để tải ảnh lên hệ thống

- Tác nhân: quản trị Portal hoặc quản trị nội dung - Tiền điều kiện: đăng nhập thành công vào hệ thống - Dòng chính:

• Vào mục tải ảnh

• Chọn một hoặc nhiều ảnh

4.2.20. Hiển thị ảnh:

- Dùng để hiển thị ảnh của hệ thống - Tác nhân: người dùng hệ thống

4.2.21. Bình chọn ảnh:

- Dùng để bình chọn các ảnh theo một sự kiện nào đó mà người quản trị đưa ra

- Tác nhân: người dùng hệ thống 4.2.22. Đặt cơm trưa

- U-Case này để đăng ký cơm trưa - Tác nhân: người dùng hệ thống - Tiền điều kiện:

• Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống - Hậu điều kiện:

• Sự đăng ký của người dùng phải được cập nhật - Dòng chính:

• Người dùng vào phần đang ký cơm trưa

• Điền các thông tin vào Web Part (bao gồm giá tiền)

• Nếu sự thay đổi diễn ra trước 11h thì cập nhật vào cơ sở dữ liệu

- Dòng thay thay thế:

• Nếu đăng ký diễn ra sau 11h thì đưa ra thông báo đã hết hạn đang ký cơm