doanh nghiệp với công nghệ SharePoint của Microsof
4.1. Đặc tả yêu cầu người dùng
Hệ thống cần xây dựng đó là một cổng thông tin nội bộ dùng cho doanh nghiệp, hệ thống nhằm hướng đến việc giải quyết một số thủ tục hành chính trong công ty như xử lý công văn đến, xử lý công văn đi nhằm giảm thiểu các loại văn bản giấy tờ có thể có… đồng thời cung cấp một số dịch vụ mà người dùng có thể khai thác, chẳng hạn các dịch vụ tìm kiếm thông tin, dịch vụ đăng tải thông tin, tùy biến cá nhân hóa… Hệ thống xây dựng cũng nhằm hướng đến việc trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong công ty trở nên dễ dàng hơn, giúp cho họ cập nhật được thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác, từ đó góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc. Các thành viên trong công ty có thể làm việc với nhau trên các tài liệu bằng cách tạo ra các nhóm thảo luận dựa trên các thư viện tài liệu; họ cũng dễ dàng tạo ra các nội dung bằng cách sử dụng MS Office và lưu nó các thư mục công cộng trên Portal để các thành viên khác có thể tham khảo và học hỏi. Hệ thống được tích hợp với phần mềm Outlook của MS nên việc chuyển tải thông tin giữa các thành viên diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, đồng thời dịch vụ cảnh báo sẽ giúp cho họ nhận ra những thay đổi sớm nhất phù hợp với họ. Các dịch vụ về quản lý công văn giúp lưu trữ các loại công văn một cách khoa học, việc tìm kiếm, thêm xóa các loại công văn cũng diễn ra thuận lợi dễ dàng. Ngoài ra dịch vụ “đặt cơm trưa” sẽ giúp quản lý việc đặt cơm trưa, dịch vụ “bảng chấm công” sẽ giúp quản lý việc đi làm hay nghỉ việc của các thành viên trong công ty…
Trong phần này ta sẽ đặc tả các yêu cầu người dùng dưới dạng các U-Case, các U-Case này được vạch ra trên cơ sở tài liệu đặc tả yêu cầu người dùng đã có nhờ quá trình trao đổi với khách hàng cũng như quá trình khảo sát hệ thống cũ và những yêu cầu đối với hệ thống mới mà tài liệu đặc tả yêu cầu trong khuôn khổ của ĐATN không thể nêu chi tiết.
Cổng nội bộ
Tin tức – Sự kiện
Tin quốc tế Tin trong nước Tin nội bộ công ty Giới thiệu công ty
Cơ cấu tổ chức Các gương mặt trong công ty
Lãnh đạo công ty Nhân viên
Các quy định và biểu mẫu
Danh bạ nội bộ
Các quy chế Các văn bản pháp quy Thư viện tài liệu
Dịch vụ
Tìm kiếm thông tin Xử lý công văn đến Xử lý công văn đi Quản trị nội dung
Lịch làm việc
Đăng tải nội dung
Vui chơi – Giải trí
Tích hợp ứng dụng Hỏi đáp – Góp ý Câu lạc bộ Bình chọn ảnh Chúc mừng sinh nhật Chấm công Hình vẽ 4.31: Bản đồ trang của hệ thống
Yêu cầu đối với một số chức năng được cụ thể hóa như sau: A. Xử lý công văn đến Lưu đồ: - Văn thư Đã xử lý
Đóng dấu công văn đến và dập mã code
Nội dung công văn đến được cập nhật hàng
ngày
Yêu cầu văn thư chuyển công văn đến để xem xét giải quyết Kết thúc - Văn thư - Bảo vệ - Văn thư - Văn thư -Ban Giám đốc / Trưởng bộ phận / Phòng ban - Văn thư - Cá nhân chịu trách nhiệm Các cá nhân truy cập vào Portal và xử lý các Công văn có liên quan
-Ban giám đốc/ Trưởng bộ phận/ Phòng ban