- Đại diện gd gặp và đàm phán khách hàng khi cần Thay mặt gd làm việc với các phòng ban theo ủy
Chương 3: Một số nghiệp vụ cơ bản của vănChương 3: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn
Chương 3: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng
phòng
I. Tổ chức một ngày làm việc hiệu quả
1.1. Yêu cầu
Tăng hiệu quả làm việc của nhân viên văp phòng
Giảm đến mức thấp nhất sự căng thẳng, mệt mỏi
Tăng sự hứng thú và yên tâm trong công việc.
Tạo thêm thời gian cho cá nhân và tận dụng được thời gian đó
1.2. Phân tích thời gian trong một ngày làm việc Xác định mục đích công việc
Lên kế hoạch hành động
+ Công việc nào chiếm nhiều thời gian nhất + Trong ngày thường bận nhất vào lúc nào + Thời gian làm việc hiệu quả nhất là lúc nào + Thời gian làm việc hiệu quả nhất là lúc nào + Công việc có cần phải làm gấp không
+ Có thể giao công việc cho người khác làm hay không
1.3. Tránh những công việc gây lãng phí thời gian Nói chuyện và làm việc riêng
Nói chuyện điện thoại riêng hoặc nói nhiều mà không chuẩn bị trước
Khả năng tổ chức cuộc họp kém.
Không biết cách nói không để từ chối các công việc
Không biết cách nói không để từ chối các công việc không liên quan.
Sắp xếp tài liệu không hợp lý
1.4. Tổ chức ngày làm việc Khởi đầu ngày làm việc
Trong ngày làm việc:
+ Thống nhất các loại lịch
+ Sắp xếp thứ tự ưu tiên thực hiện công việc + Quản lý các hồ sơ, tài liệu: sắp xếp, lưu trữ. + Quản lý các hồ sơ, tài liệu: sắp xếp, lưu trữ.
Kết thúc ngày làm việc
+ Kiểm tra lại công văn, giấy tờ.
+ Sắp xếp các tài liệu còn tồn đọng để hôm sau giải quyết sớm
+ Lên lịch làm việc cho ngày hôm sau, có thể sắp xếp các hồ sơ cần thiết cho ngày hôm sau.
hồ sơ cần thiết cho ngày hôm sau.
+ Thu dọn, kiểm tra trang thiết bị, khóa tủ, tắt điện, khóa cửa.
II. Tổ chức hội họp, hội thảo 1. Tổ chức hội họp, hội nghị
1.1. Ý nghĩa và phân loại hội nghị 1.2. Tổ chức hội nghị
1.2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mục tiêu của hội nghị để xác định tên và nội dung hội
Mục tiêu của hội nghị để xác định tên và nội dung hội nghị
Xác định đối tượng và thành phần tham dự
Xác định trách nhiệm cụ thể của từng phòng ban
Xây dựng chương trình nghị sự
Chuẩn bị tài liệu
Chuẩn bị hội trường
Xác định số người phát biểu trong hội nghị, kiểm tra lại xem họ có chắc chắn tham dự không, thời gian và nội xem họ có chắc chắn tham dự không, thời gian và nội dung phát biểu.
Chuẩn bị giấy mời
Các yếu tố hậu cần khác
Khách hàng ở xa: chuẩn bị chu đáo nơi ăn, ở và cách tiếp đón
1.2.2. Tổ chức điều hành hội nghị Đón tiếp khách
+ Khách quan trọng từ xa tới + Khách thông thường
+ Khách Vip
Điểm danh: thường điểm danh thông qua khâu đón khách
Điều hành hội nghị + Tuyên bố khai mạc
o Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thành phần tham dự o Giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn
o Giới thiệu qua chương trình nghị sự
o Mời chủ tịch đoàn và thư ký đoàn lên làm việc.
+ Ban thư ký ghi biên bản hội nghị, chuẩn bị nghị quyết hoặc kết luận của hội nghị.
Hội nghị thành công là hội nghị:
Khách mời đông đủ
Vấn đề đưa ra trong hội nghị được giải quyết
Trong quá trình diễn ra hội nghị không có trục trặc gì
Uy tín của công ty, cơ quan qua hội nghị được nâng cao…
1.2.3. Các công việc sau hội nghị Thu dọn hội trường
Họp tổng kết để đánh giá, kiểm điểm lại
Khen thưởng, kỷ luật người có liên quan
2. Tổ chức hội thảo
Hội thảo Hội nghị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phạm vi thông tin Rộng hơn Hẹp hơn Mục đích Không nhất thiết phải
đưa ra được kết luận
Cuối hội nghị phải đưa ra được kết luận Thời gian Phải xác định thời
gian sẵn
Có thể diễn ra trong thời gian ngắn hoặc gian sẵn thời gian ngắn hoặc
dài Chuẩn bị Cần chuẩn bị kỹ hơn:
tài liệu, nội dung, số người, kỷ yếu
Người điều hành Cần người điều hành giởi hơn