- Thay mặt GD làm việc với các phòng ban theo ủy quyền
Chương 1: Công tác tổ chức văn phòngChương 1: Công tác tổ chức văn phòng
Chương 1: Công tác tổ chức văn phòng
I. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1. Khái niệm văn phòng
Nghĩa rộng: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị.
Nghĩa hẹp: văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
Đặc điểm:
Văn phòng là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan.
Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định.
Bản chất của văn phòng là hoạt động thông tin Bản chất của văn phòng là hoạt động thông tin
Điều kiện để thực hiện hoạt động văn phòng là phải có công cụ, cơ sở vật chất phục vụ cho việc truyền dẫn và xử lý thông tin, đội ngũ nhân viên văn phòng.
2. Chức năng của văn phòng Giúp việc Hậu cần Tham mưu tổng hợp việc điều hành
3. Nhiệm vụ của văn phòng
Tổng hợp kế hoạch, đôn đốc thực hiện.
Xây dựng kế hoạch công tác của ban lãnh đạo.
Thu thập, xử lý và quản lý sử dụng thông tin.
Truyền đạt các quyết định của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện.
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng.
Tổ chức công tác lễ tân
Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo
Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan
quan
II. Tổ chức văn phòng
1. Cơ cấu tổ chức văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng (hay sự phân chia thành số lượng phòng ban, bộ phận với nhiệm vụ quyền thành số lượng phòng ban, bộ phận với nhiệm vụ quyền hạn nhất định trong văn phòng).