- Trợ lý, thư ký bậc trung Trợ lý, thư ký bậc trung
Chương 2: Tổ chức lao động văn phòngChương 2: Tổ chức lao động văn phòng
Chương 2: Tổ chức lao động văn phòng I. Thư ký văn phòng
1. Chức năng, nhiệm vụ của người thư ký
Xử lý thư tín: quản lý văn bản đến, văn bản đi
Quản lý lưu trữ hồ sơ.
Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách.
Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách.
Xin thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật.
Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo.
Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp
Quan hệ tốt với mọi người
Biết giữ bí mật các thông tin của doanh nghiệp
2. Những yêu cầu đối với người thư ký
Các kỹ năng cơ bản: nghe, nói, đọc, viết tốt hơn người bình thường Nói Ngắn gọn Đầy đủ, hoàn chỉnh Đầy đủ, hoàn chỉnh Rõ ràng Tốc độ nói: 130 – 150 từ/ phút
Cấu trúc đơn giản, dễ hiểu
Các kỹ năng về nghiệp vụ thư ký
Đánh máy tốc độ 60 -70 chữ một phút
Tốc ký tốc độ 100 - 120 chữ một phút
Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, dữ liệu.
Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.
Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.
Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.
Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng.
Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh.
Biết và sử dụng được ngoại ngữ.
Thư ký phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả
Phẩm chất cá nhân
Khả năng làm việc độc lập khá cao
Thông minh, phản ứng linh hoạt
Trung thành với công ty, là người trung thực
Biết kiềm chế tình cảm
Tham vọng trong công việc
Tham vọng trong công việc
3. Bố trí phòng làm việc của thư ký
3.1. Những yêu cầu khi bố trí phòng làm việc của người thư ký
Tạo môi trường thích hợp cho giám đốc và thư ký hoàn thành công việc hiệu quả nhất.
Tạo điều kiện để tiếp khách cơ quan, doanh nghiệp có
Tạo điều kiện để tiếp khách cơ quan, doanh nghiệp có hiệu quả
Tạo môi trường phù hợp với tâm lý, sở thích của người thư ký để họ yêu thích nơi làm việc.
Bảo đảm những yêu cầu về giữ gìn bí mật văn bản, tài liệu.
3.2. Bố trí nơi làm việc cho thư ký
Liền kề phòng làm việc của thủ trưởng, quan sát được cửa ra vào, bàn tiếp khách và cửa vào phòng của thủ trưởng.
II. Các quản trị viên văn phòng khác
- Chánh văn phòng- Thư ký cấp cao - Thư ký cấp cao