II. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí TRONG DOANH NGHIỆP
3 Cụng tỏc lao động tiền lương
1.2.4.2 Nhiệm vụ
Tổng hợp thụng tin phục vụ cụng tỏc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và lập biểu bỏo cỏo theo yờu cầu lónh đạo.
Truyền đạt chuyển giao cỏc quyết định, mệnh lệnh của Lónh đạo cụng ty đến cỏc đơn vị phụ thuộc. Đồng thời kiểm tra giỏm sỏt cỏc quyết định mệnh lệnh trờn.
Soạn thảo cỏc văn bản theo yờu cầu của lónh đạo cụng ty, quản lý cỏc văn bản giao dịch.
Tiếp nhận mở sổ theo dừi cụng văn đến và đi, thụng tin cỏc văn bản mới đến cỏc phũng ban.
Lưu trữ hồ sơ tài liệu đảm bảo tớnh phỏp lý và bớ mật.Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của nhà nước.Quản lý và viết giấy giới thiệu, giấy cụng tỏc. 1.2.5 Phũng kỹ thuật cụng nghệ
1.2.5.1 Chức năng
Đảm bảo sản xuất liờn tục sau khi đó thiết kế và lắp đặt cỏc trang thiết bị cần thiết. Bao gồm việc trang bị cỏc cụng cụ,dụng cụ lao động cho cụng nhõn, mua sắm dự trữ, dự phũng vật tư, phụ tựng thay thế và nhiờn liệu, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật
trong cụng ty, bảo đảm an toàn, bảo quản và quản trị nhiờn liệu, năng lượng, thay đổi thụng số mỏy theo quyết định của Giỏm đốc.
1.2.5.2 Nhiệm vụ
Xõy dựng cỏc định mức lao động để xỏc định đơn giỏ tiền lương, xỏc định cụng thức tớnh lương của từng bộ phận lao động.
1.2.6 Phũng kế hoạch sản xuất 1.2.6.1 Chức năng
- Lập cỏc kế hoạch sản xuất căn cứ theo đơn hàng
- Giao cỏc kế hoạch sản xuất tới cỏc phũng ban phõn xưởng để cỏc phũng ban phõn xưởng thực hiện.
1.2.6.2 Nhiệm vụ
Lập kế hoạch mua nguyờn vật liệu phụ liệu cho sản xuất, giao cỏc kế hoạch sản xuất tới cỏc phõn xưởng, theo dừi tiến độ sản xuất đỏp ứng nhu cấu về thời gian giao hàng cho khỏch hàng theo đơn đặt hàng.
1.2.7 Phũng mẫu
- Chức năng: Căn cứ theo cỏc mẫu đó xỏc nhận với khỏch hàng, khi nhận được đơn hàng tiến hành làm quy cỏch sản phẩm cú đầy đủ cỏc thụng số kỹ thuật.
- Nhiệm vụ: Làm cỏc sản phẩm mẫu theo yờu cầu khỏch hàng, thường xuyờn thay đổi và sỏng tạo ra cỏc loại mẫu mới để gứi cho khỏch hàng và chào hàng. Thụng bỏo cho cỏc phũng ban phõn xưởng khi cú thay đổi về mẫu mó sản phẩm, bỏo cỏo định kỳ cho ban giỏm đốc về tỡnh hỡnh sản xuất hàng mẫu.
1.2.8 Cỏc phõn xưởng sản xuất
-Chức năng: Thực hiện cỏc nội quy chung của cụng ty.Thực hiện cỏc kế hoạch sản xuất từ phũng kế hoạch giao.
- Nhiệm vụ: Căn cứ kế hoạch sản xuất, cõn đối năng lực và phõn cụng lao động để tiến hành sản xuất đảm bảo theo tiến độ kế hoạch. Thụng bỏo thường xuyờn cho phũng kế hoạch và ban giỏm đốc cụng ty về tỡnh hỡnh thực hiện kế hoach sản xuất. Bỏo cỏo cỏc sự cố sản xuất cho cỏc phũng ban liờn quan.
2. Đỏnh giỏ chung về cơ cấu tổ chức quản lý của cụng ty TNHH Dệt Vĩnh Phỳc. Phỳc.
2.1 Ưu điểm
Do là kiểu mụ hỡnh cơ cấu trực tuyến chức năng nờn cú nhưng tớnh ưu việt là. Thứ nhất: nếu nhiệm vụ cú tớnh tỏc nghiệp lặp đi lặp lại thỡ hiệu quả của cụng tỏc tỏc nghiệp rất cao.
Thứ hai: là phỏt huy được tớnh chuyờn mụn húa trong nghành nghề.
Thứ ba: là sức mạnh và uy tớn của cỏc chức năng chủ yếu được duy trỡ và phỏt huy
Thứ tư: là cụng việc đào tạo và bồi dưỡng cỏn bộ diễn ra khỏ đơn giản
Thứ năm: là cấp quản lý cao nhất cú thể kiểm tra chặt chẽ cỏc hoạt động của cấp quản lý cấp thấp hơn.
Ngoài ra cụng ty chỉ cú một phú giỏm đốc lờn việc hoạt động của cụng ty lại càng dễ dàng thống nhất với cỏc cấp trưởng phũng sẽ khụng bị nhận nhiều nhiệm vụ từ nhiều người điều này sẽ trỏnh khỏi tỡnh trạng lắm thầy nhiều ma.
2.2.Nhược điểm.
Bờn cạnh những ưu điểm mà cơ cấu này mang lại cho tổ chức thỡ nú cũng cú nhưng mặt trỏi của nú như
Thứ nhất là sự phối hợp giữa cỏc phũng ban và chức năng khụng thường xuyờn. Thứ hai là vỡ tớnh chuyờn mụn húa quỏ cao sẽ làm cho tầm nhỡn của cỏn bộ quản lý bị hạn chế .
Thứ ba là đội ngũ cỏn bộ quản lý chung khú phỏt triển
Thứ tư là việc thực hiện mục tiờu chung bị cỏc cỏn bộ cấp dưới dồn lờn giỏm đốc Thứ năm là khi đề ra mục tiờu bị mõu thuẫn giữa cỏc phũng ban
Ngoài những nhược điểm mà cơ cấu trực tuyến chức năng đưa ra ta cũng cú thấy những nhược điểm mà trong cơ cấu ở cụng ty này là
Vỡ cú một phú giỏm đốc nờn cụng việc dồn lờn vị trớ này quỏ nhiều so với quyền hạn của vị trớ đú,ngoài ra phú giỏm đốc này cũng phải tụ hội rất nhiều những kỹ năng vỡ phải quản lý tất cả như nhõn lực,tài chớnh,mục tiờu của tổ chức... sẽ dẫn đến quỏ tải cụng việc.
CHƯƠNG III: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN Lí CỦA CễNG TY TNHH DỆT VĨNH PHÚC
I. NHỮNG ĐỔI MỚI VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG
TRONG 5 NĂM TỚI.
1. Phương hướng phỏt triển
Quy mụ sản xuất hiện tại chưa sử dụng hết năng lực vốn cú của cụng ty. Vỡ vậy trong thời gian tới Ban giỏm đốc cụng ty quyết định sẽ nhập thờm mỏy dệt để tăng tổng sản lượng dệt hàng năm.
Hiện nay khõu khớu và kiểm tra tổng hợp hầu như phải gia cụng bờn ngoài, làm đội chi phớ hoạt động sản xuất. Trong khi nhu cầu của khỏch hàng ngày càng lớn về chủng loại mặt hàng, số lượng cũng như chất lượng hàng hoỏ ngày một tăng. Vỡ vậy cụng ty luụn cố gắng đỏp ứng nhu cầu khỏch hàng hiện tại và định hướng mở rộng thờm thị trường ở cỏc nước khỏc.
2. Những đổi mới trong thời gian tới
-Mở rộng quy mụ sản xuất
Theo kế hoạch, đến thỏng 2 năm 2014 Cụng ty sẽ mở rộng quy mụ sản xuất thờm 1 cơ sở sản xuất mới tại thành phố Nam Định. Việc mở rộng sản xuất sẽ giải quyết nhu cầu việc làm tại Nam Định. Ở đõy Cụng ty dự kiến thời gian đầu sẽ sản xuất cỏc chủng loại mặt hàng dễ sản xuất trước để cho người cụng nhõn mới làm quen với dõy chuyền sản xuất.
-Thay đổi hệ thống tổ chức bộ mỏy quản lý
Ban lónh đạo Cụng ty nhận định phải hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty để phự hợp với sự thay đổi theo chiều hướng mở rộng sản xuất. Cụng ty sẽ tổ chức lại bộ mỏy quản lý, sẽ cú thờm phũng ban chức năng, số lượng cỏn bộ quản lý cũng cú sự thay đổi trong cỏc phũng và cỏc vị trớ hiện tại…
3. Phương hướng của việc hoàn thiện.
Cơ cấu tổ chức bộ mỏy như hiện tại mặc dự cũng khỏ gọn nhẹ và đó đúng gúp vào sự thành cụng của cụng ty trong thời gian qua. Tuy nhiờn, để cụng ty hoạt động tốt hơn, cú thể phỏt huy được những ưu thế của mỡnh để cú thể đứng vững trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay thỡ cụng việc hoàn thiện bộ mỏy quản lý là hết sức cần thiết. Nhưng để đạt được hiệu quả thỡ theo em bộ mỏy hoàn thiện phải đảm bảo được một số mục tiờu sau:
- Hoàn thiện cỏc chức năng, nhiệm vụ của từng vị trớ lónh đạo cũng như cỏc phũng ban.
- Bố trớ và sắp xếp phõn cụng cụng việc một cỏch hợp lý khoa học nhằm tiết kiệm thời gian và cú thể phỏt huy được năng lực của cỏn bộ.
- Đỏnh giỏ và hoàn thiện cơ cấu tổ chức cú tớnh lỏng trong thời gian dài và dễ ứng biến hay thay đổi trong điều kiện thay đổi mụi trường.Ngoài ra cơ cấu tổ chức mới phải tạo ra sự kết hợp hài hũa và hợp lý giữa cỏc bộ phận.
- Tổ chức bộ mỏy vẫn phải gọn nhưng phải đảm bảo được sự hoạt động của tổ chức hay là phải đảm bảo được đầy đủ cỏc chức năng phải đảm bảo cho hoạt động diễn ra bỡnh thường.
II. Một số biện phỏp chủ yếu nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của cụng ty TNHH Dệt Vĩnh Phỳc
1. Giải phỏp 1: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức.
- Hoàn thiện mụ hỡnh cơ cấu tổ chức quản lý của cụng ty.
Qua quỏ trỡnh thực tập tại cụng ty TNHH Dệt Vĩnh Phỳc và quỏ trỡnh tham khảo tài liệu em thấy nhỡn chung cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty là tương đối gọn nhẹ và hợp lý, song để đạt được hiệu quả cao hơn nữa và đặc biệt cụng ty đang cú kế hoạch tăng vốn điều lệ và mở rộng quy mụ sản xuất thỡ việc thay đổi một số điểm để tạo ra một cơ cấu mới phự hợp hơn là cần thiết, vỡ vậy sau đõy em xin đưa ra cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty là:
Phú Giỏm đốc quản lý tài chớnh Phú Giỏm đốc điều hành sản xuất
Phũng tổ chức hành chớnh tổng hợpPhũng tài chớnh kế toỏnPhũng kinh doanh xuất nhập khẩuPhũng kế hoạchPhũng kỹ thuật Phũng mẫu
Giỏm đốc
2. Giải phỏp 2: Hoàn thiện cỏc chức năng và nhiệm vụ trong cơ cấu tổ chức quản lý mới.
-Đối với Giỏm đốc thỡ chức năng và nhiệm vụ vẫn vậy
Phõn xưởng Hoàn thành Phõn xưởng Dệt
-Phú Giỏm đốc quản lý tài chớnh
Là người do Giỏm đốc chỉ định
Phú Giỏm đốc quản lý tài chớnh cú chức năng và nhiệm vụ như vị trớ phú giỏm đốc ở cơ cấu tổ chức cũ ngoài ra cũn nhiệm vụ mới đú là:
- Luụn bỏo cỏo tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty cho Giỏm đốc
- Giỳp đỡ Giỏm đốc về việc kinh doanh tài chớnh……….
-Phú Giỏm đốc điều hành sản xuất
Là người giỳp Giỏm đốc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty với cỏc nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
- Tham gia hoạch định, tiếp cận cỏc kế hoạch sản xuất kinh doanh của cụng ty.
- Đề xuất cỏc giải phỏp, tổ chức sản xuất theo kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Giỏm sỏt, quản lý cỏc hoạt động của cỏc bộ phận trực thuộc, giỏm sỏt hoạt động sản xuất chung.
- Thực hiện cỏc giao dịch với đối tỏc và làm những nhiệm vụ được uỷ quyền.
- Phũng Tổ chức hành chớnh tổng hợp
Chức năng và nhiệm vụ của phũng hành chớnh là khụng thay đổi chỉ thờm nhiệm vụ là lấy thụng tin từ Phú giỏm đốc điều hành sản xuất và truyền giấy tờ liờn quan đến cỏc phũng ban phõn xưởng liờn quan.
Cỏc phũng ban cũn lại và cỏc phõn xưởng chức năng và nhiệm vụ khụng cú gỡ thay đổi.
3. Giải phỏp 3: Hoàn thiện cỏc yếu tố liờn quan đến hiệu quả của cơ cấu tổ chức của cụng ty TNHH Dệt Vĩnh Phỳc.
-Xõy dựng kế hoạch tuyển dụng nhõn sự
Để đạt được hiệu quả quản lý, ngay từ bõy giờ Cụng ty cần cú kế hoạch tuyển dụng lao động để đến đầu năm tới Cụng ty cú được đội ngũ lao động thực hiện những nhiệm vụ cần thiết của mỡnh. Đặc biệt là cỏn bộ quản lý hành chớnh tổ chức nờn tuyển ngay để thực hiện những nhiệm vụ chức năng.
-Hoàn thiện cụng tỏc phục vụ nơi làm việc
Phũng kinh doanh cỏc nhõn viờn thường phải đi nghiờn cứu thị trường, tư thế làm việc thường ở tư thế đứng đi lại nhiều. Điều này cú thể dẫn đến mệt mỏi, nhất là đi bằng phương tiện riờng ( xe mỏy), thậm chớ cú nhiều nguy hiểm. Vỡ vậy cụng ty nờn tăng cường việc cho xe đưa đún trong những hoạt động giao dịch, cấp kinh phớ đi đường dài để cú thể lựa chọn phương tiện an toàn, phục vụ tốt.
Phũng hành chớnh, phũng kế toỏn và phũng kế hoạch: nơi làm việc thường ở tư thế ngồi, dễ gõy mệt mỏi do lưu thụng huyết quản khụng thuận. Cú thể cú những vấn đề về xương cổ do ngồi lõu để làm việc. Làm việc trờn mỏy vi tớnh lõu cú thể gõy ảnh hưởng xấu tới mắt…Do vậy cần trang bị những phương tiện như bàn ghế tốt, phự hợp với tầm vúc hoạt động của nhõn viờn, mỏy vi
tớnh cú kớnh che bảo vệ mắt, cỏc vị trớ để tài liệu, dụng cụ thuận tiện cho việc sử dụng.
Giỏm đốc và Phú giỏm đốc cú phũng làm việc riờng. Cú trang bị thờm cỏc thiết bị như điều hoà, mỏy vi tớnh….
Phũng kinh doanh mỏy tớnh nối mạng để khai thỏc cỏc thụng tin trờn mạng internet.
Đối với cụng nhõn trực tiếp sản xuất được trang bị đầy đủ bảo hộ lao động: quần ỏo, giày, mũ, nỳt tai,găng tay theo đỳng cụng việc đang làm, mỗi khu vực sản xuất đều treo bảng quy định về an toàn lao động và cỏc bỡnh chữa chỏy được để ở cỏc nơi quy định.
4. Đào tạo cỏn bộ quản lý
* Giỏm đốc Cụng ty.
Về chuyờn mụn nghiệp vụ, Gớam đốc là người am hiều về lĩnh vực sản xuất, Kỹ thuật của Cụng ty, nắm vững những kỹ năng quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Qua thời gian quản lý đú chứng tỏ mỡnh là một người cú kinh nghiệm, năng lực, chuyờn mụn cao. Tuy nhiờn, định hướng xuất khẩu và việc đa dạng hoỏ sản phẩm của Cụng ty đó đặt ra một vấn đề về quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn quốc tế. Vỡ vậy, Giỏm đốc cú thể tham gia những khoỏ học ngắn hạn về quản lý tổ chức, quản trị kinh doanh tổng hợp, quản lý nhõn sự với giỏo trỡnh được biờn soạn theo những nội dung được thế giới cụng nhận... để việc quản lý tuõn theo những tiờu chuẩn khụng chỉ trong nước mà đỏp ứng cả những tiờu chuẩn quản lý quốc tế.
* Kế toỏn trưởng.
Với kinh nghiệm nhiều năm và đó tham gia lớp học ngắn hạn về kế toỏn trưỏng, việc thực hiện nhiệm vụ của kế toỏn trưởng là rất tốt song là thành viờn của ban giỏm đốc Bà cũn phải tham gia quyết định những vấn đề lớn của Cụng ty. Vỡ vậy Bà cần cú thờm năng lực hiểu biết về kiến thức quản trị sản xuất, quản trị kinh doanh. Do vậy, những lớp học buổi tối do cỏc chuyờn gia khai giảng hoặc cỏc giảng
viờn chuyờn ngành phụ trỏch rất thớch hợp để bà tham gia bồi dưỡng bổ sung kiến thức của mỡnh.
* Phú giỏm đốc sản xuất.
Phú giỏm đốc sản xuất là phú giỏm đốc kỹ thuật hiện nay đó cú kinh nghiệm nhưng cũn chưa được qua đào tạo bài bản về lĩnh vực kỹ thuật và quản lý sản xuất vỡ vậy phú giỏm đốc sản xuất cần tham gia lớp học tại chức về kỹ thuật chế tạo sản phẩm ở một trường đại học cú chuyờn ngành này.
Ngoài những vị trớ cỏn bộ cụ thể cụng ty nờn tổ chức lớp học bồi dưỡng cho toàn thể cụng nhõn viờn trong cụng ty về sơ cứu, cấp cứu; an toàn phũng chống chỏy nổ, một số kiến thức về phỏp luật hiện hành như luật lao động, luật kinh doanh, đặc biệt là đối với cụng ty cổ phần. Cụng ty cũng nờn tuyờn truyền cho cỏn bộ cụng nhõn viờn nõng cao tinh thần trỏch nhiệm đối với việc tuõn thủ nội quy lao động của doanh nghiệp.
5. Đỏnh giỏ cơ cấu tổ chức mới 5.1. Ưu điểm.
Ngoài những ưu điểm mà như đó phõn tớch ở phần trờn cơ cấu tổ chức mới này đó giải quyết được ỏp lực của vị trớ phú giỏm đốc và cũng chớnh vỡ thế mà ưu điểm mà khi cú một giỏm đốc là thống nhất mệnh lệnh hơn cũng bị giảm.
Sự chuyờn mụn húa cụng việc trong ban giỏm đốc cao hơn vỡ vậy sẽ tạo cho phú giỏm đốc cú khả năng hoạt động tốt hơn do việc đảm nhiệm khụng cũn quỏ rộng như trước nữa,vớ dụ phú giỏm đốc kỹ thuật khụng cũn phải làm việc về tài chớnh nữa như vậy sẽ tập trung hơn vào lĩnh vực của mỡnh hơn vỡ vậy cú thể đưa ra cỏc quyết định chớnh xỏc hơn.
Thờm một cơ hội cho cỏc cỏn bộ phấn đấu lờn làm phú giỏm đốc điều này sẽ tạo