II. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.5Mụi trường
Khi mà mụi trường cú sự biến đổi vớ như ban đầu cụng ty A khụng cú phú giỏm đốc tài chớnh nhưng sau một thời gian hoạt động thỡ mụi trường kinh doanh thuận lợi hơn khiến cho tổ chức đú lớn mạnh hơn, thị phần cũng lớn mạnh hơn và dẫn đến quy mụ hoạt động của cụng ty A đú lớn hơn lượng tiền lưu thụng trong cụng ty này nhiều hơn và tớnh chất ngày càng phức tạp vỡ vậy mà phải bổ sung thờm một vị trớ giỏm đốc quản lý tài chớnh,phong kinh doanh cũng phải lớn hơn,bộ phận sản xuất cũng phải lớn hơn điều này đó làm cho cơ cấu tổ chức phải thay đổi.vỡ thế khi mà mụi trường thay đổi cũng sẽ làm cho cơ cấu tổ chức cũng sẽ thay đổi theo, và những tớnh chất của mụi trường dự là mang tớnh tớch cực hay tiờu cực, tớnh phức tạp và mức độ thay đổi đều cú ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức.
Đối với điều kiện mụi trường phong phỳ về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định, tổ chức thường cú cơ cấu cơ học, trong đú việc ra quyết định mang tớnh tập trung với những chỉ thị, nguyờn tắc, thể lệ cứng rắn vẫn cú thể mang lại hiệu quả cao. Ngược lại, những tổ chức muốn thành cụng trong điều kiện mụi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phõn tỏn và thay đổi nhanh chúng thường phải xõy dựng cơ cấu tổ chức với cỏc mối liờn hệ hữu cơ, ở đú việc ra quyết định mang tớnh chất phi tập trung với cỏc thể lệ mềm dẻo, với cỏc bộ phận liờn kết chặt chẽ với nhau.
1.2. Quản lý sự thay đổi của cơ cấu tổ chức. 1.2.1. Khỏi niệm
Thay đổi cơ cấu tổ chức là việc cố gắng cú kế hoạch nhằm hoàn thiện, đổi mới cơ cấu tổ chức sao cho nú cú thể thớch nghi được với những thay đổi của mụi trường hay để đạt được những mục tiờu mới của tổ chức.
1.2.2. Nguyờn nhõn của sự thay đổi cơ cấu tổ chức. 1.2.2.1. Nguyờn nhõn bờn trong tổ chức.
Như ta đó phõn tớch năng lực của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong tổ chức cũng sẽ ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức, và khi mà cỏn bộ cụng nhõn viờn trong một tổ chức đó lớn tuổi nắm bắt những kiến thức mới sẽ khụng tốt bằng những nhõn viờn trẻ năng động, vỡ thế hiện nay trong rất nhiều cơ cấu tổ chức đang cú xu hướng trẻ húa lực lượng cỏn bộ,do vậy cơ cấu phải thay đổi cho phự hợp hơn.
Những cụng ty sau khi họat động mà cú quy mụ và tớnh chất mới sẽ làm cho cơ cấu phải biến đổi sao cho phự hợp hơn nữa, vớ dụ như cụng ty cổ phần Đụng Mỹ khụng nờn ỏp dụng mói cơ cấu tổ chức khi mới thành lập vỡ hiện nay vốn điều lệ cụng ty đó lớn gấp hơn 20 lần.
1.2.2.2 Nguyờn nhõn từ bờn ngoài tổ chức.
Những vấn đề như mụi trường hay cụ thể là với sự phỏt triển về kinh tế như hiện nay của việt nam thi mụi trường kinh doanh luụn cú sự biến động và thay đổi, chớnh vỡ thế sẽ mở ra rất nhiều cơ hội cho cỏc tổ chức kinh tế vỡ vậy vấn đề nắm bắt được cơ hội là một vấn đề quan trọng song cũng khụng phải tổ chức nào cũng cú cơ cấu tổ chức phự hợp với sự đổi mới kinh tế đú.
1.2.3. Một số hỡnh thức thay đổi cơ cấu tổ chức 1.2.3.1. Thay đổi bộ phận.
Là sự thay đổi một bộ phận hay một số bộ phận của cơ cấu tổ chức, cỳ thể đổi tờn kộo theo thay đổi chức năng và nhiệm vụ của bộ phận đỳ, hay cú thể cho thờm một bộ phận khỏc vào trong cơ cấu tổ chức, hiện nay cỏc tổ chức kinh doanh thương
hay ỏp dụng sự thay đổi này khi mà quy mụ hoạt động của cỏc tổ chức ngày càng mở rộng.
1.2.3.2. Thay đổi toàn diện.
Là sự thay đổi mà ở đú cơ cấu tổ chức cũ sẽ thay thế bằng một cơ cấu khỏc hoàn toàn, trường hợp này thường được cỏc tổ chức ỏp dụng khi mà tớnh chất hoạt động của cụng ty được thay đổi hoàn toàn vớ dụ một cụng ty A đang sản xuất về hàng may mặc thỡ cơ cấu thường ỏp dụng là loại cơ cấu tổ chức bộ phận theo quỏ trỡnh.
1.2.4. Yếu tố thời gian về sự thay đổi. 1.2.4.1. Thời điểm thực hiện thay đổi.
Nhiều người cho rằng lờn thay đổi cơ cấu tổ chức khi mà nhỡn thấy được sự biến động của mụi trường hay một vấn đề nào đú cú thể là năng lực cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Vớ dụ như sự kiện việt nam đó chớnh thức trở thành thành viờn của WTO và nền kinh tế sẽ dần chuyển sang cơ chế thị trường điều này sẽ mở ra những cơ hội mới,nhằm đún đầu sự việc này để nắm bắt được cơ hội và trỏnh được những đe dọa một số nhà lónh đạo cấp cao đó thay đổi cơ cấu tổ chức.Xong việc thay đổi cơ cấu tổ chức chỉ nờn coi như là một cụng việc chuẩn bị và lờn cỏc phương ỏn để nhằm thực hiện khi mà nền kinh tế thật sự là nền kinh tế thị trường,nếu một tổ chức nào đú khụng cú những dự tớnh về sự hợp lý trong cơ cấu tổ chức thỡ sẽ dễ sẽ nhận được những hậu quả khụng tốt từ cơ chế thị trường.tuy thế,việc thực hiện sự thay đổi khụng phải là dễ dàng vỡ vấn đề này khụng phải ai cũng nhận thức trược được và nhận thức được rồi thỡ làm thế nào là hợp lý cũng sẽ là một vấn đề gõy tranh cói, Bờn cạnh đú cũng cú những quan điểm cho rằng cơ cấu sẽ thay đổi dễ dàng khi mà tổ chức đứng trước một sự đe dọa và cú thể làm cho tổ chức bị suy yếu hơn hay thậm chớ bị giải thể lỳc này thỡ tất cả mọi người đều nhận thấy phải thay đổi nhưng
trờn thực tế lại cho thấy khi đú những thay đổi về cơ cấu tổ chức thường khụng được hoàn hảo vỡ lý do khụng hẳn thuộc về cơ cấu tổ chức cú phự hợp với mụi trường khụng mà phần lớn thuộc về do kinh phớ để vận hành nỳ vỡ khi đú khụng phải tổ chức nào cũng cú đủ tiềm lực để thay đổi...
Vậy khi nào là lỳc thớch hợp cho sự thay đổi cơ cấu tổ chức thỡ cõu trả lời là nú phụ thuộc vào sự nhỡn nhận của nhà quản lý và khả năng về con người trong tổ chức, cụng nghệ, tiềm lực tài chớnh để thực hiện nú.
1.2.4.2. Thời gian và tốc độ thay đổi cơ cấu tổ chức.
Trong thực tế xoay quanh vấn đề thay đổi cơ cấu tổ chức luụn cú hàng loạt những cõu hỏi đặt ra như là sẽ mất bao lõu để thay đổi,nếu là thay đổi để hoàn thỡ cú phần dễ nhưng nếu thay đổi toàn bộ thỡ khụng dễ dàng,hay như là quỏ trỡnh diễn ra thay đổi sẽ như thế nào,thỡ khụng cú một cõu trả lời cụ thể nào mà nú cũng phụ thuộc vào mức độ thay đổi và tớnh chất thay đổi,nội dung thay đổi cũn phụ thuộc vào năng lực của cỏn bộ cụng nhõn viờn,hay sự ủng hộ của cỏc bờn hay những sự cản trở từ trong chớnh những thành viờn trong cơ cấu tổ chức..
2. Nguyờn tắc xõy dựng cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp 2.1. Nguyờn tắc hiệu quả
Nguyờn tắc này đũi hỏi cơ cấu tổ chức phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phớ đú bỏ ra nhưng vẫn đảm bảo được quyền lực của người lónh đạo và hiệu lực của bộ mỏy. Nghĩa là:
- Sử dụng tiết kiện nhõn lực trong điền kiện kết hợp với trang thiết bị quản trị thớch hợp.
- Đảm bảo tớnh chuyờn mụn hoỏ cao nhất cú thể đối với mỗi bộ phận, cỏ nhõn. - Thực hiện điều chỉnh chung ở mức tối đa nhằm đảm bảo tớnh thống nhất kết hợp với điều chỉnh cỏ biệt ở mức độ hợp lý.
- Đường vận động của quyết định phải ngắn nhất - Cơ cấu tổ chức phải đơn giản nhất cú thể
- Chi phớ kinh doanh cho hoạt động quản trị thấp nhất.
2.2. Nguyờn tắc hệ thống.
Tổ chức là một hệ thống hoàn chỉnh, thống nhất gồm nhiều đơn vị tạo thành, cú tỏc động tương tỏc lẫn nhau phục vụ mục đớch chung của tổ chức. Nguyờn tắc này thể hiện ở những đặc tớnh chủ yếu như: Tớnh tập hợp, tớnh liờn hệ, tớnh mục đớch, tớnh thớch ứng. Để đảm bảo tớnh hệ thống của tổ chức, việc bố trớ cơ cấu tổ chức nhất thiết phải cú và tăng cường được những mỗi quan hệ ngang dọc, mỗi thành viện phải là một đơn vị thống nhất, hoàn chỉnh, vừa cú khả năng độc lập, thớch nghi vừa nằm trong sự lónh đạo thống nhất cú khuụn khổ của hệ thống.
2.3. Nguyờn tắc thống nhất mệnh lệnh, thống nhất trỏch nhiệm:
Mối quan hệ trỡnh bỏo của cấp dưới lờn cấp trờn duy nhất càng hoàn hảo thỡ mõu thuẫn trong cỏc chỉ thị sẽ càng ớt và ý thức trỏch nhiệm cỏ nhõn trước cỏc kết quả cuối cựng càng lớn. Cấp dưới phải chịu trỏch nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trước cấp trờn trực tiếp của mỡnh, cấp trờn cũng phải chịu trỏch nhiệm về cỏc hoạt động được thực hiện bởi cấp dưới của mỡnh trước tổ chức. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.4. Nguyờn tắc tương xứng giữa quyền hạn và trỏch nhiệm:
Quyền hạn là một quyền cụ thể để tiến hành những cụng việc được giao và trỏch nhiệm nghĩa vụ phải hoàn thành chung. Vỡ vậy, về mặt logic cần phải cú sự tương xứng giữa quyền hạn và trỏch nhiệm. Trỏch nhiệm về cỏc hành động khụng thể lớn hơn trỏch nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phú, cũng khụng thể nhỏ hơn.
Giám đốc Trợ lý giám đốc Tr ởng phòng nhân sự PGĐ kỹ thuật Qlý kỹ thuật Thiết kế
Kỹ thuật điện, cơ khí
PGĐ sản xuất Lập kế hoạch sản xuất Dụng cụ Phân x ởng 1 PGĐ tài chính Lập kế hoạch tài chính Ngân quỹ Kế toán PGĐ Marketing Nghiên cứu thị tr ờng Lập kế hoạch marketing Quảng cáo Qlýbán hàng
Bố trớ cơ cấu tổ chức là dựa trờn việc phõn cụng nhiệm vụ giữa cỏc đơn vị cũng như sụ phối hợp giữa cỏc chức năng đề ra. Cỏc bộ phận hoặc cỏc đơn vị cú khả năng hợp tỏc với nhau để phỏt huy cỏc mặt mạnh. việc bố trớ cơ cấu tổ chức phải tuõn thủ theo nguyờn tắc phõn cụng phối hợp, cú sự thành lập điều chỉnh mới, sỏt nhập hoặc giải thể một số đơn vị, bộ phận chức năng nhằm thực hiện tốt hơn mục đớch của tổ chức trong điều kiện mụi trường thay đổi.
3. Cỏc mụ hỡnh cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp
3.1 Mụ hỡnh tổ chức đơn giản
Đõy là phương thức tổ chức giản đơn nhất trong tổ chức khụng hỡnh thành nờn cỏc bộ phận.Người lónh đạo trức tiếp quản lý tất cả cỏc thành viờn của tổ chức. Người lao động được tuyển để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể.Cỏc tổ chức theo mụ hỡnh Cơ cấu tổ chức này thường là tổ chức như như hộ kinh doanh cỏ thể, trang trại…
3.2. Mụ hỡnh tổ chức bộ phận theo chức năng
Tổ chức theo chức năng là hỡnh thức tạo nờn bộ phận trong đú cỏc cỏ nhõn hoạt động trong cựng một lĩnh vực chức năng như marketing, sản xuất, tài chớnh, nhõn sự… được hợp nhúm trong cựng một đơn vị cơ cấu.
Sơ đồ1: Mụ hỡnh tổ chức bộ phận theo chức năng:
Bỏo cỏo thực tập lớp ĐHQT4A2
Giám đốc Các phòng trung tâm Sản phẩm A Sản phẩm B Kỹ thuật Sản xuất Kế toán Marketing
Ưu điểm của mụ hỡnh: hiệu quả tỏc nghiệp cao nếu nhiệm vụ cú tớnh tỏc nghiệp lặp đi lặp lại hàng ngày; phỏt huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyờn mụn hoỏ ngành nghề, giữ được sức mạnh và uy tớn của chức năng chủ yếu; đơn giản hoỏ việc đào tạo; chỳ trọng hơn đến tiờu chuẩn nghề nghiệp, tư cỏch nhõn viờn; tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cừp cao nhất.
Nhược điểm của mụ hỡnh: thường dẫn đến mõu thuẫn giữa cỏc đơn vị chức năng khi đề ra cỏc chỉ tiờu và chiến lược; thiếu sự phối hợp hành động giữa cỏc phũng ban chức năng, chuyờn mụn hoỏ quỏ mức, tạo ra cỏch nhỡn quỏ hẹp ở cỏc cỏn bộ quản lý; hạn chế việc phỏt triển đội ngũ cỏn bộ quản lý chung; đổ trỏch nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiờu chung của tổ chức cho cấp lónh đạo cao nhất.
Mụ hỡnh này tương đối dễ hiểu và được hầu hết cỏc tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phỏt triển nào đú, khi tổ chức cú quy mụ vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực đơn sản phẩm, đơn thị trường.
3.3. Mụ hỡnh tổ chức bộ phận theo sản phẩm.
Việc hợp nhúm cỏc hoạt động và đội ngũ nhõn sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm đú cú từ lõu, cú vai trũ ngày càng gia tăng trong cỏc tổ chức quy mụ lớn với nhiều dõy chuyền cụng nghệ.
Sơ đồ 2: Mụ hỡnh CCTC quản lý theo sản phẩm
Bỏo cỏo thực tập lớp ĐHQT4A2
Ưu điểm của mụ hỡnh này là: Việc quy định trỏch nhiệm đối với cỏc mục tiờu cuối cựng tương đối dễ dàng; việc phối hợp hành động giữa cỏc phũng ban chức năng vỡ mục tiờu cuối cựng cú hiệu quả; tạo khả năng tốt hơn cho việc phỏt triển đội ngũ cỏn bộ quản lý chung; đề xuất đổi mới cụng nghệ dễ được quan tõm; cú khả năng lớn hơn là khỏch hàng được tớnh tới khi ra quyết định.
Nhược điểm của mụ hỡnh: Cú thể dẫn đến sự tranh giành nguồn lực giữa cỏc tuyến sản phẩm, làm giảm hiệu quả; cần nhiều người cú năng lực quản lý chung; xu thế làm việc thực hiện cỏc dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nờn khú khăn; khú kiểm soỏt cho cỏc nhà quản lý cao nhất.
3.4. Mụ hỡnh tổ chức bộ phận theo địa dư.
Đõy là phương thức tổ chức khỏ phổ biến đối với cỏc tổ chức cú phạm vi địa lý rộng.Cỏc hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định được hợp nhúm và giao cho một người quản lý.Cỏc doanh nghiệp thường sử dụng mụ hỡnh cơ cấu này khi cần tiến hành cỏc hoạt động giống nhau ở cỏc khu vực địa lý khỏc nhau.
Ưu điểm của mụ hỡnh: chỳ ý đến nhu cầu thị trường và những vấn đề địa phương; cú thể phối hợp hành động của cỏc bộ phận chức năng và hướng cỏc hoạt động này vào cỏc thị trường cụ thể; tận dụng được tớnh hiệu quả của cỏc nguồn lực
Tổng giám đốc
Các phòng trung tâm Giám đốc kv1 Giám đốc kv2
Kỹ thuật Sản xuất Nhân sự Kế toán Bán hàng
và hoạt động tại địa phương; cú được thụng tin tốt hơn về thị trường và tạo điều kiện thuận lơị để đào tạo cỏc cỏn bộ quản lý chung. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhược điểm tiềm ẩn: khú duy trỡ hoạt động thực tế trờn diện rộng của tổ chức một cỏch nhất quỏn; đũi hỏi phải cú nhiều cỏn bộ quản lý, cụng việc cú thể bị trựng lắp, khú duy trỡ việc ra quyết định và kiểm tra một cỏch tập trung.
Sơ đồ 3: Mụ hỡnh CCTC bộ phận theo địa dư.
3.5. Mụ hỡnh tổ chức bộ phận theo đối tượng khỏch hàng
Những nhu cầu mang đặc trưng riờng của khỏch hàng đối với cỏc sản phẩm và dịch vụ đó dẫn nhiều nhà cung cấp đến với việc hỡnh thành cỏc bộ phận dựa trờn cơ sở khỏch hàng.
Mụ hỡnh này ớt được sử dụng như một mụ hỡnh duy nhất hoặc như một dạng Cơ cấu tổ chức chớnh, song nú thường được sử dụng cho một tổ chức tổng thể
Tổng giám đốc
PTGĐ. Nhân sự
PTGĐ. Kinh doanh
Ptgđ. Tài chính
GĐ phân phối sản phẩm GĐ. Nghiên cứu thị tr ờng
Quản lý buôn bán Quản lý bán lẻ Quản lý giao dịch với cơ quan Nhà n ớc
Ưu điểm của mụ hỡnh này: tạo ra sự hiểu biết khỏch hàng tốt hơn, đảm bảo khả năng chắc chắn hơn là khi soạn thảo cỏc quyết định, khỏch hàng sẽ được giành vị trớ nổi bật để xem xột; tạo cho khỏch hàng cảm giỏc họ cú những nhà cung ứng đỏng tin cậy; tạo ra hiệu năng lớn hơn trong việc định hướng cỏc nỗ lực phõn phối.