5. Nội dung nghiên cứu
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
* Giám Đốc:
Giám Đốc là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty về phạm vi hoạt động cũng như hiệu quả của Công ty.
* Phó Giám Đốc:
Giúp Giám Đốc điều hành hoạt động của Công ty quản lý hai cửa hàng, 21 đại lý tại Đồng Bằng Sông Cửu Long và 19 cửu đại lý phcân bố tại các tỉn khác.
* Phòng kinh doanh
- Chức năng: Tham mưu với Ban Giám Đốc về công việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, chính sách bán hàng, giá bán thu thập tổng hợp, phân tích, chọn lọc, sử dụng các thông tin doanh đảm bảo kinh doanh kinh doanh có hiệu quả và an toàn về tài chính.
- Nhiệm vụ
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của Công ty từ việc tạo nguồn cho đến công tác bán hàng.
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ marketing: Thu thập- tổng hợp- chọn lọc-xử lý và áp dụng các thông tin vào công tác kinh doanh.
Thu thập và giải quyết các ý kiến đóng góp, các khiếu nại, than phiền nhằm thỏa mãn yêu cầu tốt nhất của khách hàng.
* Phòng kế toán
- Chức năng: Tham mưu với Ban Giám Đốc về việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản và các hoạt động tài chính của Công ty đảm bảo an toàn hiệu quả và đúng pháp luật. Tổ chức hạch toán đúng qui định của pháp luật và Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam.
- Nhiệm vụ
+ Xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp hàng năm, tổ chức triển khai thực hiện các chính sách chế độ tài chính của Nhà nước, của Tổng Công ty.
+ Theo dõi thương xuyên, công tác quản lý vốn, tài sản,báo cáo đề xuất kịp thời khi có sự biến động hoặc các vấn đề phát sinh đến vốn, tài sản nhằm đảm bảo an toàn tài chính.
+ Lên kế hoạch cân đối tài chính, quản lý chế độ tài chính của công ty.
* Phòng tổ chức hành chính
- Chức năng: tham mưn cho Ban Giám Đốc về việc thực hiện công tác
tổ chức, cán bộ lao động tiền lương, thanh tra, bảo vệ và các công tác quản lý hành chính khác.
- Nhiệm vụ
+Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng tổ chức bộ máy, định biên lao
động, bố trí sắp xếp lao động thực hiện tốt chức năng đơn vị.
+ Tham mưu cho lãnh đạothực hiện tốt các chế độ, chính sách cho người lao động về các lĩnh vực: y tế, lao động, tiền lương, tiền thưởng … đảm bảo đúng theo qui định hiện hành của Nhà nước.
+ Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, qui hoạch, đào tạo nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ trong từng giai đoạn, phù hợp với tiêu chuẩn điều kiện và yêu cầu phát triển của Công ty.
+ Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng hệ thống qủan lý tạo thành hành lang pháp lý để kiểm tra, uốn nắng chấn chỉnh công tác quản lý đơn vị.
+ Báo cáo lãnh đạo kết quả thực hiện nhiệm vụ được phân công theo công việc và thời gian cụ thể.
* Kho xăng dầu - Chức năng
+ Quản lý tài sản hàng hóa ở các kho: kho xăng dầu, kho gas, và các loại vật tư khác đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, giảm chi phí hao hụt
+ Ngoài ra còn thực hiện vai trò phối hợp kiểm tra giám sát các hoạt động hậu cần doanh nghiệp đúng theo qui định, quy chế, nội quy cơ quan, bảo vệ môi trường, an toàn lao động, an toàn phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn cơ quan.
- Nhiệm vụ
+ Xuất nhập hàng hóa đúng theo quy định và chỉ xuất, nhập khi có đầy đủ chứng từ hóa đơn hợp lệ.
+ Nhập kho phải đảm bảo hàng hóa đủ thành phần.
+ Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phải kiểm kê thực hiện đo đạt tính số lượng hàng hóa, xuất, nhập, tồn, hao hụt đối chiếu phòng nghiệp vụ Công Ty trước khi lập báo cáo.