5. Nội dung nghiên cứu
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢ
KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY CP XĂNG DẦU DẦU KHÍ VĨNH LONG 2.2.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY
2.2.1.1 Công tác quản lý vốn bằng tiền tại công ty
Vốn bằng tiền hiện có của công ty
Bao gồm: Tiền mặt tại quỹ và Tiền gửi ngân hàng.
Khi thu, chi quỹ tiền mặt phải dựa vào cơ sở phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, và có đầy đủ các chữ ký của: Kế toán trưởng, người lập phiếu, Thủ quỹ, Giám đốc. Thủ quỹ chịu trách nhiệm thu, chi quỹ tiền mặt. Phải thường xuyên đối chiếu, kiểm tra sổ sách, nếu phát hiện chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và biện pháp xử lý kịp thời.
Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền tại công ty
Vốn bằng tiền là tài sản dễ bị biển thủ bằng các thủ đoạn mang tính nghiệp vụ chuyên môn. Do đó kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền phải được thực hiện bằng nhiều biện pháp ở các khâu liên quan đến tiền như: lập chứng từ, duyệt chi, quản lý tiền, khâu bán hàng, khâu mua hàng,…
Kiểm soát nội bộ đối với tiền được thực hiện thông qua chứng từ, gồm các quy định sau:
- Nhân viên giữ tiền phải là người liêm chính và có tính cẩn thận. - Các khoản thu và chi tiền đều phải được thể hiện trên chứng từ. Chứng từ phải có chữ ký của những người có liên quan đến nghiệp vụ thu, chi tiền.
- Thực hiện đối chiếu số liệu hằng ngày giữa thủ quỹ với kế toán và kiểm quỹ thường xuyên.
- Quy định định mức chi tiêu, định mức để tiền mặt taị quỹ, và quy định mức tồn quỹ. Nhằm hạn chế việc chi tiêu và hạn chế rủi ro mất mác.
2.2.1.2 Kế toán tiền mặt: TK 111
Tiền mặt và quản lý tiền mặt tại công ty
Các loại vốn bằng tiền hiện có trong công ty bao gồm: Tiền mặt là tiền Việt Nam do thủ quỹ và kế toán chịu trách nhiệm quản lý.
Công ty bao giờ cũng có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hằng ngày như: chi tạm ứng cho công nhân viên, công việc hành chánh, văn phòng, tiếp khách…
Việc quản lý tiền mặt phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Tiền mặt tại quỹ của công ty phải được bảo quản trong két sắt, hòm sắt đủ điều kiện an toàn chống mất cắp, mất trộm, chống cháy, chống mối…
- Tiền mặt tăng, giảm phải có chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp.
- Mọi nghiệp vụ liên quan đến việc thu, chi, giữ gìn bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do Giám đốc công ty chỉ định và chịu trách nhiệm giữ quỹ. Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay mình, khi cần thiết phải chuyển quyền cho ai làm thay thì phải có quyết định của Giám đốc.
- Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và chứng từ gốc hợp lệ, thủ quỹ tiến hành thu và chi tiền mặt.
- Kế toán tiền mặt phải thường xuyên kiểm tra quỹ, bảo đảm tiền mặt thủ quỹ phải phù hợp với số dư trên sổ quỹ.
Chứng từ, sổ sách sử dụng
Chứng từ kế toán chủ yếu sử dụng trong kế toán tiền mặt ở quỹ bao gồm các chứng từ sau:
+ Phiếu thu, phiếu chi. + Hóa đơn GTGT
+ Các chứng từ khác có liên quan Về sổ sách kế toán có mở các loại sổ sau
+ Sổ cái 111 + Sổ quỹ tiền mặt + Bảng kê phiếu thu + Bảng kê phiếu chi
Trình tự kế toán chi tiết tiền mặt Phiếu thu
Kế toán tiền mặt lập thành 3 liên (1 liên lưu theo tài khoản đối ứng,1 liên lưu theo tài khoản 111, 1 liên giao người nộp tiền) dựa trên cơ sở các chứng từ gốc như hóa đơn thu tiền dịch vụ…, ghi rõ nội dung và ký vào. Sau đó
chuyển cho kế toán trưởng duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ ghi thực tế số tiền nhập quỹ rồi ký vào phiếu. Cuối ngày, chuyển toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Phiếu chi
Cũng do kế toán quỹ lập thành 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần) dựa trên cơ sở các chứng từ gốc như hóa đơn mua hàng, hóa đơn dịch vụ…, ghi rõ nội dung và ký vào, phải được kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt thì thủ quỹ mới được xuất tiền. Sau khi chi tiền xong, thủ quỹ ký vào phiếu chi. 1 liên lưu ở nơi lập phiếu, 1 liên giữ lại để ghi sổ quỹ. Sau đó kèm chứng từ gốc chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Hóa đơn tiêu thụ và cung cấp dịch vụ cho khách hàng
Từ phòng kinh doanh của công ty, hóa đơn được lập thành 3 liên và ghi rõ số tiền, chữ ký Giám đốc, kế toán trưởng và khách hàng. Sau đó 1 liên giao cho khách hàng (liên đỏ), 1 liên làm căn cứ thanh toán (liên xanh), 1 liên còn lại lưu (liên tím).
Khi kế toán lập các phiếu thu, phiếu chi và hóa đơn cung cấp dịch vụ cho khách hàng trên máy, chương trình sẽ tự động hạch toán vào các sổ chi tiết. Bên cạnh đó, hằng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ liên quan, tiến hành thu, chi tiền mặt. Sau đó ghi vào sổ quỹ.
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Ngày 01/12/2009 theo PC001/12, Nộp tiền mặt vào tài khoản vietcombank, số tiền 21.208.500 VNĐ
Nợ TK 1121 21.208.500 Có TK 1111 21.208.500
- Ngày 01/12/2009 theo PT001/12, thu tiền bán hàng của cửa hàng Xăng dầu số 1, số tiền 14.799.400 VNĐ
Nợ TK 1111 14.799.400 Có TK 131 14.799.400
Nơ TK 334 6.909.243 Có TK 1111 6.909.243
- Ngày 02/12/2009 theo PC003/12, mua vé ủng hộ hội khuyến học Tp Vĩnh Long, số tiền 500.000 VNĐ
Nợ TK 4312 500.000 Có TK 1111 500.000
- Ngày 02/12/2009 theo PC004/12, nộp tiền vào tài khoản vietcombank, số tiền 13.845.500 VNĐ
Nợ TK 1121 13.845.500 Có TK 1111 13.845.500
- Ngày 02/12/2009 theo PT002/12 thu tiền bán hàng cửa hàng Xăng dâu số 1, số tiền 12.462.900 VNĐ
Nợ TK 1111 12.462.900 Có TK 131 12.462.900
- Ngày 03/12/2009 theo PC005 nộp tiền vào tài khoản Vietcombank, số tiền 28.267.500 NVĐ
Nợ TK 1121 28.267.500 Có TK 1111 28.267.500
- Ngày 03/12/2009 theo PT004 thu tiền bán hàng của cửa hàng số 1 ngày 02/12, số tiền 9.430.550 VNĐ
Nợ TK 1111 9.430.550 Có TK 131 9.430.550
-Ngày 04/12/2009 PC006 chi quà sinh nhật cho cán bộ công nhân viên, số tiền 700.000 VNĐ
Nợ TK 4312 700.000 Có TK 1111 700.000 - Các nghiệp vụ tương tự đến ngày 31/12/2009
- Ngày 31/12/2009 theo PT078/12 thu hoàn ứng chi phí tháng 8,9,10,11,12, số tiền 55.745.500 VNĐ
Nợ TK 1111 55.745.500 Có TK 141 55.745.500
CTY CP XD-DK VĨNH LONG Ngày: 25/03/20
SỔ QUỸ Trang: 1 Ngày 01 tháng 12 năm 2009
Dư đầu ngày: 57.441.755 Dư cuối ngày: 51.032.655 SỐ CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI PHÁT SINH
NGÀY SỐ THU CHI
01/12/2009 01/12/2009
PC001 PT001
Nộp tiền vào TKNH
Thu tiền ban hàng 14.799.400
21.208.500
Cộng phát sinh 14.799.400 21.208.500 Kèm theo 1 phiếu thu
Kèm theo 1 phiếu chi
Ngày…….tháng……năm…….
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN KIỂM TRA THỦ QUỸ
(Nguồn: Phòng kế toán)
CTY CP XD-DK VĨNH LONG Mẫu số: 01-TT
15A Phạm Hùng P9 TP.VL Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995
PHIẾU THU Số: PT001/12
Ngày 01 tháng 12 năm 2009 Họ và tên: Trương Thanh Dũng CH01
Đơn vị: Cửa hàng xăng dầu số 1 Điạ chỉ:
Lý do: Thu tiền bán hàng ngaỳ 01/12 Số tiền: 14.799.400
Bằng chữ: (Mười bốn triêụ bảy trăm chín mươi chín ngàn bốn trăm đồng chẵn)
Kèm theo 1 chứng từ gốc.
Ngày…. tháng …. năm….
Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc
(Nguồn: Phòng kế toán)
CTY CP XD-DK VĨNH LONG Mẫu số: 01-TT
15A Phạm Hùng P9 TP.VL Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995
Của Bộ tài chính Ghi có TK Số tiền
PHIẾU CHI Số: PC001/12
Ngày 01 tháng 12 năm 2009 Họ và tên:
Đơn vị: Điạ chỉ:
Lý do: Nộp tiền vào ngân hàng Vietcombank PGD-VL Số tiền: 21.208.500
Bằng chữ: (Hai mươi mốt triệu hai trăm lẽ tám ngàn năm trăm đồng chẵn)
Kèm theo 1 chứng từ gốc.
Ngày…. tháng …. năm….
Người lập phiếu Người chi Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc
(Nguồn: Phòng kế toán)
CTY CP XD-DK VĨNH LONG Ngày: 25/03/20 Ghi có TK Số tiền
Ngày 01 tháng 12 năm 2009
Dư đầu ngày: 57.441.755 Dư cuối ngày: 51.032.655 SỐ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK ĐỐI ỨNG PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 01/12/2009 01/12/2009 PC001 PT001 Nộp tiền vào TKNH Thu tiền ban hàng
1112
131 14.799.400
21.208.500
Cộng phát sinh 14.799.400 21.208.500 Ngày…….tháng……năm…….
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN GIÁM ĐỐC
CTY CP XD-DK VĨNH LONG Ngày 31/12/2009
15A-Phạm Hùng-P9-TPVL-Tỉnh Vĩnh Long SỔ CÁI Trang: 1 Tên tài khoản: Tiền Việt Nam – 111
Tháng: 12/2009 Đơn vị tính: đồng CHỨNG TỪ
TÊN KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TKĐU SỐ PHÁT SINH
NGÀY SỐ NỢ CÓ Số dư đầu 57.441.755 01/12/2009 01/12/2009 02/12/2009 02/12/2009 02/12/2009 02/12/2009 03/12/2009 ……… PC001 PT001 PC002 PC003 PC004 PT002 PC009 ….. CH xăng dầu số 01 Lý Bảo Trân CH xăng dầu số 01 ……..
Nộp tiền mặt vào TK VCB (Trân) Thu tiền bán hàng ngày 01/12(Dũng) Thanh toán lương tháng 11
Mua vé ủng hộ hội khuyến học Nộp tiền vào TK VCB(Trân)
Thu tiền bán hàng ngày 01/12(Thọ) Nộp tiền vào TK VCB(Trân)
……….. 1121 131 334 4312 1121 131 1121 ….. 14.799.400 12.462.900 …… 21.208.500 6.909.243 500.000 13.845.500 26.620.500 ……… Tổng cộng Số dư cuối 1.077.412.24 6 34.616.896 1.100.237.105
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN GIÁM ĐỐC
CTY CP XD-DK VĨNH LONG Ngày: 25/03/20 TÀI KHOẢN CHỮ T Ngày 01 tháng 12 năm 2009 TK111 Tiền mặt Dư_Đk:57.441.755 TK1121 TK 1351 721.462.000 4.714.286 TK131 TK 1388 99.450.296 11.282.154 TK 133 TK 2113 97.033.841 255.000.455 TK 141 TK 334 252.109.584 97.033.841 TK 4321 11.200.000 TK 6428 478.381.369 TK 141 242.625.000 1.007.412.246 1.100.237.105 34.616.896 (Nguồn: Phòng kế toán)
2.2.1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng: TK112
TGNH tại công ty
Tiền gửi ngân hàng tại công ty do kế toán tiền bằng tiền quản lý, được theo dõi chi tiết từng ngân hàng.
Tiền gửi ngân hàng của công ty chủ yếu là tiền Việt Nam.
Khi các khách hàng thanh toán tiền hàng cho công ty thực hiện thông qua ngân hàng bằng cách chuyển tiền vào tài khoản tiền gửi ngân hàng gọi là báo có, phát sinh bên nợ,của công ty tại ngân hàng như: Sacombank, vietcombank... Khi công ty trả tiền cho khách hàng đều thực hiện thông qua ngân hàng.
Việc quản lý tiền gửi ngân hàng phải tuân thủ các nguyên tắc sau: + Tiền gửi ngân hàng của Doanh nghiệp là giá trị các loại vốn bằng tiền đang gửi tại các ngân hàng. Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ vốn bằng tiền của doanh nghiệp trừ số được phép giữ lại quỹ để phục vụ chi tiêu hàng ngày, số còn lại đều phải gửi vào tài khoản tiền gửi ngân hàng.
+ Lãi từ các khoản tiền gửi ngân hàng được hạch toán vào thu nhập hoạt động tài chính của công ty(TK 515).
Chứng từ sổ sách sử dụng
Để phản ánh tình hình tăng, giảm của tiền gửi ngân hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ sau:
- Giấy báo nợ, giấy báo có
- Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, giấy nộp tiền - Bảng sao kê của ngân hàng (sổ phụ) - Séc chuyển khoản, séc bảo chi
Sổ sách: Sổ cái TK 112, Sổ theo dõi chi tiết từng ngân hàng
Trình tự kế toán chi tiết TGNH
Giấy báo nợ, giấy báo có do ngân hàng lập, sau đó gửi đến cho công ty để thông báo các nghiệp vụ tăng, giảm trên tiền gửi ngân hàng.
Theo phương thức nhờ thu, nhờ trả, công ty lập ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, lệnh cho ngân hàng thu, chi tiền trong công ty.
Tại công ty kế toán mở sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng để phản ánh tình hình gửi vào, rút ra và tồn về tiền gửi của từng ngân hàng.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ (báo nợ, báo có) phát sinh kinh tế tiền gửi ngân hàng vào sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng theo từng loại tiền gửi và từng ngân hàng trên máy vi tính, chương trình sẽ tự động kết chuyển.
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Ngày 01/12/2009 theo PC001/12, Nộp tiền mặt vào tài khoản vietcombank, số tiền 21.208.500 VNĐ
Nợ TK 1121 21.208.500 Có TK 1111 21.208.500
- Ngày 01/12/2009 theo CTGD71, phí chuyển tiền công ty VIDAMO, số tiền 15.000 VNĐ
Nợ TK 6428 13.636 Nợ TK 1331 1.364 Có TK 1121 15.000
- Ngày 01/12/2009 kế toán lập UNC thanh toán tiền lương cho công nhân viên qua thẻ ATM tháng 11/2009, số tiền 124.015.053 VNĐ
Nợ TK 334 124.015.053 Có TK 1121 124.015.053
- Ngày 01/12/2009 kế toán lập UNC thanh toán tiền mua mỡ nhờn tháng 9+10, số tiền 15.463.141 VNĐ
Nợ TK 3311 15.463.141 Có TK 1121 15.463.141
- Ngày 01/12/2009 kế toán lập UNC thanh toán giá trị HĐ số 05-HD( thuê tàu Minh Hớn KD),số tiền 10.500.000 VNĐ
Nợ TK 3311 10.500.000 Có TK 1121 10.500.000
- Ngày 03/12/2009 theo báo có của NHNN & PTNN Vĩnh Long công ty TNHH Thái Châu I trả tiền hàng, số tiền 275.400.000 VNĐ
Nợ TK 1121 274.400.000 Có TK 131 274.400.000
- Ngày 04/12/2009 theo báo có của NHNN & PTNN Vĩnh Long thanh toán tiền mua xăng dầu, số tiền 500.000.000 VNĐ
Nợ TK 3311 500.000.000 Có TK 1121 500.000.000
- Ngày 11/12/2009 BC công ty Minh Thảo trả tiền hàng, số tiền 100.000.000 VNĐ
Nợ TK 1121 100.000.000 Có TK 131 100.000.000
- Các nghiệp vụ tương tự cho đến ngày 28/12/2009
- Ngày 28/12/2009 BC DNTN Minh Thảo trả tiền hàng, số tiền 105.000.000 VNĐ
Nợ TK 1121 105.000.000 Có TK 131 105.000.000
- Ngày 29/12/2009 kế toán lập UNC thanh toán tiền mua xăng dầu, số tiền 500.000.000 VNĐ
Nợ TK 3311 500.000.000 Có TK 1121 500.000.000
- Ngày 30/12/2009 kế toán lập UNC thanh toán tiền lương tháng 12/2009, số tiền 136.751.279 VNĐ
Nợ TK 334 136.751.279 Có TK 1121 136.751.279
- Ngày 31/12/2009 BC công ty TNHH Hoà Lợi trả tiền hàng, số tiền 171.600.000 VNĐ
Nợ TK 1121 171.600.000 Có TK 131 171.600.000
SỔ THEO DÕI CHI TIẾT Ngày 19/01/2010 Ngày 01 tháng 12 năm 2009
KH: NHNN và PTNT Vĩnh Long VLNHNN TK: Tiền Việt Nam (1121)
CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI TK ĐỐI
ỨNG
PHÁT SINH
NGÀY SỐ NỢ CÓ
Số dư đầu 376.350.520
01/12/2009 CTGD71 Phí chuyển tiền công ty VIDAMO 6428 13.636
01/12/2009 CTGD71 VAT phí chuyển tiền công ty VIDAMO 1331 1.364
01/12/2009 UNC Thanh toán lương cho CNV qua thẻ ATM tháng 11/2009 334 124.015.053
01/12/2009 UNC Thanh toán tiền mua mỡ nhờn tháng 9+10 3311 15.463.141
01/12/2009 UNC thanh toán giá trị HĐ số 05-HD( thuê tàu Minh Hớn KD) 3311 10.500.000
03/12/2009 BC Cty TNHH Thái Châu I trả tiền hàng 131 275.400.000
………… …….. ………….. …….. ………. ………
Cộng 1.447.431.38
6 1.543.861.434
Số dư cuối 279.920.472
Ngày 31 tháng12 năm 2009
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Nguồn: Phòng kế toán)
SỔ THEO DÕI CHI TIẾT Ngày 19/01/2010 Ngày 01 tháng 12 năm 2009
TK: Tiền Việt Nam (1122)
CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI TK ĐỐI
ỨNG
PHÁT SINH
NGÀY SỐ NỢ CÓ
Số dư đầu 476.350.000
01/12/2009 PC001 Nộp tiền mặt vào TK VCB (Trân) 1111 21.208.500
01/12/2009 BC Cty TNHH khí hoá lỏng trả tiền hàng tháng 11 131 56.980.486
03/12/2009 PC005 Nộp tiền mặt vào TK VCB (Trân) 1111 28.267.500
03/12/2009 UNC Thanh toán tiền mua mỡ nhờn tháng 12 3311 16.463.141
03/12/2009 PC009 Nộp tiền mặt vào TK VCB (Trân) 1111 26.620.500
03/12/2009 BC Cty CP ĐTXD Giao thông trả tiền hàng 131 100.000.000
………… …….. ………….. …….. ………. ………