II. THỰC TIỄN GIAO KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG MBHHQT TẠI INDOCHINA
QUYẾT ĐỊNH
+ Đặt quan hệ với công ty nào.
+ Lựa chọn sản phẩm nào cho hãng đó.
+ Lựa chọn, thoả thuận phương thức giao dịch, đàm phán.
+ Lựa chọn hình thức giao hàng, phương thức thanh toán để đàm phán trong hợp đồng. + Các vấn đề quan tâm khác để đàm phán, giao kết hợp đồng.
Qua một thời gian hoạt động, Indochina đã có các đối tác tin cậy, có mối quan hệ thường xuyên và lâu dài ở các nước Mỹ, Anh, Đức, Thụy Điển, Nhật Bản, Hàn Quốc… như: Công ty Spectrum Chromatography; J.P Selecta, SA; Scott Specialty Gasses, Inc; UAB Fermentas; TTH-Trans Techhanoels-GmbH; Wheaton Industies Inc; Lohmann. Tiercht GMBH….và còn rất nhiều các đối tác lâu năm khác.
1.2. Phương thức giao kết hợp đồng
Công ty Indochina thực hiện giao kết hợp đồng MBHHQT qua các phương thức chủ yếu là giao dịch đàm phán qua điện thoại và đàm phán trực tiếp:
Giao dịch, đàm phán qua điện thoại: Là việc Indochina và đối tác trao đổi thông tin qua điện thoại, qua fax. Hình thức này có hai trường hợp là đối tác chủ động gửi fax chào hàng, cung cấp đơn giá và tiêu chuẩn kỹ thuật; hoặc Công ty chủ động gọi điện, gửi fax yêu cầu đối tác cung cấp đơn giá và tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm của họ. Phương thức giao dịch này giúp Công ty đàm phán khẩn trương, tranh thủ được cơ hội làm ăn nhhưng cước phí điện thoại quốc tế cao, việc trao đổi lại thường hạn chế về mặt thời gian (như sự chênh lệch múi giờ…), nên các bên không thể trao đổi một cách cụ thể, chi tiết được. Indochina áp dụng phương thức này chủ yếu là với các đối tác lâu năm, thường xuyên, đã hình thành thói quen trong giao dịch. Trước những cuộc tiếp xúc ban đầu, hay ngay sau khi gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì quan hệ cũng thường thông qua thư tín dụng thương mại. So với hình thức gặp gỡ trực tiếp, thì phương thức này tiết kiệm được nhiều chi phí cho cả Indochina và phía đối tác. Không những thế, phương thức này cũng giúp Công ty có thể giao dịch, trao đổi với nhiều đối tác ở nhiều nước khác nhau. Điều này, giúp Công ty có thể cân nhắc, suy nghĩ, tranh thủ ý kiến của nhiều nhà cung cấp và có thể khéo léo bảo mật quyết định thực sự của mình.
Giao dịch, đàm phán bằng cách gặp trực tiếp với đối tác nước ngoài: Phương thức này giúp Công ty nhanh chóng hoàn thành hoạt động đàm phán, giao dịch, và đôi khi là lối thoát cho phương thức giao dịch, đàm phán qua thư tín dụng, điện thoại. Đàm phán trực tiếp thường chỉ trong 2, 3 ngày là có kết quả, nhưng lại khá tốn kém vì các bên có các trụ sở ở các quốc gia khác nhau. Việc đàm phán đòi hỏi người tham gia có kiến thức nghiệp vụ chuyên sâu, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy…để tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nhanh chóng có biện pháp trong những trường hợp cần thiết.Hình thức này, thường được Công ty áp dụng với các đối tác mới, nhà nhà cung cấp tiềm năng của Công ty.
1.3. Đàm phán hợp đồng
Đàm phán là quá trình đấu tranh, nhượng bộ giữa các bên để đi đến một thoả thuận trong hợp đồng nhằm có lợi nhất cho mình20. Công việc đàm phán hợp đồng MBHHQT của Indochina được Công ty giao cho các cán bộ chuyên trách, am hiểu pháp luật, có nhiều kinh nghiệm, cụ thể là các cán bộ chuyên môn phụ trách hoạt động Xuất nhập khẩu hàng hoá của Công ty. Indochina có đội ngũ phụ trách hoạt động xuất nhập khẩu với nhiều lần tham gia các cuộc đàm phán, giao kết hợp đồng cho Công ty, cà am hiểu pháp luật trong nước và quốc tế. Để hoạt động đàm phán được thuận lợi, tận dụng được mọi lợi thế cho Công ty, những cán bộ tham gia đàm phán luôn xem xét, nghiên cứu kỹ lưỡng các thông tin về đối tác như lĩnh vực hoạt động, uy tín, khả năng tài chính… đồng thời xem xét các quy định cụ thể của pháp luật Việt Nam, pháp luật nước bạn, các điều ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế….
Những nội dung mà Indochina và đối tác thường đưa ra trong quá trình đàm phán, thương lượng:
* Về hàng hoá:
Để tránh nhầm lẫn, Indochina và đối tác thống nhất rất rõ ràng tên gọi hàng hoá, ký mà hiệu, chủng loại hàng hoá. Đơn giá được thoả thuận quy định trên đơn vị định lượng rõ ràng là chiếc, bộ… Giá trị hợp đồng thường được thống nhất áp dụng là theo điều kiện Incoterm 2000.
Do đặc thù của hàng hoá mà Công ty kinh doanh là để phục vụ trong các ngành hóa, y, sinh, dược phẩm… cần được bảo quản, đóng gói theo quy định của hàng hoá nên
cách thức đóng gói hàng hoá cũng như ký mã hiệu ngoài bao bì được thoả thuận chi tiết. Thêm vào đó là quy định thống nhất về xuất xứ hàng hóa, cũng như quy định cụ thể chứng nhận xuất xứ hàng hoá do nước nào cấp… để tận dụng cơ hội giảm thuế, ảnh hưởng tới giá đầu vào, và đảm bảo về sự tin cậy của hàng hoá…
* Về điều kiện giao hàng:
Tuỳ thuộc vào chủng loại cụ thể của hàng hoá mà Indochina và đối tác quy định điều kiện giao hàng cụ thể như thời gian, địa điểm, có được phép giao hàng từng phần hay không… Việc thoả thuận áp dụng điều kiện giao hàng quốc tế Incoterms cũng được các bên thoả thuận chi tiết cụ thể. Các hợp đồng chủ yếu áp dụng Incoterms 2000 và điều kiện giao hàng cụ thể sẽ tuỳ vào từng mặt hàng cụ thể. Điều kiện giao hàng hay được áp dụng trong các hợp đồng MBHHQT của Indochina nhiều nhất là điều kiện CIF (Cost, Insurance and Freight-Tiên hàng, phí bảo hiểm và cước phí), ngoài ra còn có điều kiện EXW (EX Work-giao hàng tại xưởng); FOB (Free On Board-Giao lên tàu), CPT (Cariage Paid To-Cước phí trả tới); và DDU (Delivered Duty Unpaid-Giao tại đích chưa nộp thuế).
* Về điều khoản thanh toán:
Để thuận tiện và đảm bảo cho việc thanh toán hợp đồng, Indochina và đối tác thoả thuận rất cụ thể về đồng tiền thanh toán. Với đối tác là các nước Châu Âu, đồng tiền thanh toán trong hợp đồng MBHHQT của Indochina là đồng EURO, với các quốc gia ngoài Châu Âu thì là đồng USD, không sử dụng VNĐ của Việt Nam. Hình thức thanh toán chủ yếu là mở L/C và phương thức thanh toán là phương thức chuyển tiền., ngoài ra là các phương thức khác tùy từng hợp đồng cụ thể. Có nhiều trường hợp, để đảm bảo thực hiện hợp đồng của Công ty, hay đối tác, các bên thường thoả thuận sẽ thanh toán một phần hợp đồng ngay sau khi nhận hàng một thời gian nào đó, nếu kiểm tra thấy hàng được giao không đúng với thoả thuận trong hợp đồng thì phần chưa thanh toán đó sẽ được xử lý bằng cách tính vào giảm giá hàng, hoặc bồi thường….
Ở điều khoản thanh toán, hợp đồng MBHHQT của Indochina cũng ghi rõ người hưởng lợi, số tài khoản và ngân hàng, hay bộ chứng từ gốc phải xuất trình là những gì. Những thông tin này được ghi rất chính xác, cụ thể trong các hợp đồng MBHHQT mà Công ty tham gia đàm phán.
Ngoài những điều khoản trên, Indochina và đối tác còn thoả thuận các điều khoản khác như bảo hiểm trong hợp đồng (nếu có); điều khoản về giải quyết tranh chấp,
trường hợp bất khả kháng; việc sửa đổi hợp đồng; kiểm tra và khiếu nại; phạt vi phạm hợp đồng….
Trong quá trình soản thảo, đàm phán hợp đồng, Indochina luôn cân nhắc, lựa chọn từ ngữ phù hợp, thông dụng (ngôn ngữ của hợp đồng MBHHQT của Indochina đều là tiếng Anh), giúp các bên hiểu rõ ràng các thoả thuận đàm phán trong hợp đồng. Thực tế đàm phán các hợp đồng MBHHQT của Indochina đều có sự chuẩn bị chu đáo từ khâu thu thập thông tin đối tác, chuẩn bị tài liệu giao dịch, cân nhắc điều khoản thoả thuận. Ngoài ra, đối tác đàm phán hợp đồng MBHHQT cũng thường là đối tác lâu năm, thường xuyên của Indochina, các bên ít nhiều đã có được uy tín, niềm tin, thiện chí muốn làm ăn lâu dài. Những thuận lợi trên đã giúp việc đàm phán giao kết hợp đồng MBHHQT của Indochina thường thành công và đạt được sự mong đợi của Công ty.
1.4. Giao kết hợp đồng
Việc giao kết hợp đồng MBHHQT của Indochina được diễn ra giữa một bên là đại diện của Công ty, thường là giám đốc, phó giám đốc hoặc người đại diện hợp pháp của Công ty do giám đốc uỷ quyền và một bên là đại diện hợp pháp của đối tác.
Hợp đồng MBHHQT của Indochina được lập bằng tiếng Anh và giao cho các cán bộ chuyên trách soạn thảo theo đúng quy định của pháp luật. Tuỳ từng hợp đồng cụ thể mà người phụ trách soản thảo sẽ thực hiện. Nhưng thông thường, hợp đồng MBHHQT của Công ty được lập theo mẫu sau: