a. Chứng từ kế toán
* Chứng từ kế toán: Kế toán bán hàng tại công ty cổ phần cao su miền Trung sử dụng các chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho : Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn
GTGT. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng hóa trên phiếu xuất kho phải trùng với số lượng hàng hóa trên hóa đơn GTGT để kế toán dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT : Khi bán hàng phòng kinh doanh lập Hóa đơn GTGT căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hợp đồng kinh tế. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu và số tiền thuế phải nộp Nhà nước. Hóa đơn GTGT được chia làm 3 liên: Liên 1(màu tím) được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT, Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, Liên 3(màu xanh) được dùng để hạch toán
- Giấy báo có của Ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty, là căn cứ để kế toán tiến hành ghi sổ.
b. Hệ thống tài khoản
Kế toán bán hàng tại công ty cổ phần cao su miền Trung áp dụng theo quyết định 48 của Bộ tài chính nên sử dụng các tài khoản sau:
- TK 5111“ Doanh thu bán hàng hóa”: Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng của các mặt hàng trong Công ty. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty bao gồm: Cao su thiên nhiên SVR 5; Cao su thiên nhiên SVR 10; Cao su thiên nhiên SVR 20; Cao su thiên nhiên Latex; Cao su thiên nhiên RSS; Cao su
thiên nhiên SVR 3L. Tuy nhiên TK 5111 “ Doanh thu bán hàng hóa” lại không được Công ty mở chi tiết để theo dõi cho từng mặt hàng cụ thể.
- TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”: TK 5211 “ Chiết khấu thương mại”
TK 5212 “ Hàng bán bị trả lại” TK 5213 “ Giảm giá hàng bán”
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kì.
- TK 131 “ Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và được Công ty mở chi tiết cho từng khách hàng.
- TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng.
- TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho Nhà nước.
- TK 642 “ Chi phí quản lý kinh doanh” : phản ánh chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm :
TK 6421 “Chi phí bán hàng”
TK 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
c. Trình tự hạch toán
Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho
Sau khi lập phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT của hàng bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này ghi tăng doanh thu hàng bán (Có TK 511), ghi tăng thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước (Có TK 3331), đồng thời ghi tăng giá vốn hàng bán (Nợ TK 632) và giảm giá trị hàng hóa tồn kho (Có TK 156). Giá vốn hàng bán được ghi theo trị giá thực tế nhập của hàng hóa. Trong trường hợp có các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng mà công ty phải chịu như chi phí vận chuyển, chi phí gửi hàng hay các chi phí khác liên quan thì căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp pháp khác, kế toán ghi tăng chi phí bán hàng (Nợ TK 6421), tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Nợ TK 1331) và tăng khoản tiền phải trả nếu công ty chưa thanh toán, hoặc giảm tiền mặt trong quỹ nếu thanh toán bằng tiền mặt hay giảm tiền gửi ngân hàng nếu thanh toán bằng chuyển khoản.
Ví dụ 1: Ngày 14/11/2012 Công ty cổ phần cao su miền Trung xuất bán 20 tấn cao su thiên nhiên SVR10 ( hợp đồng AT12437 ngày 3/10/2012) và 5 tấn cao su SVR3L (theo hợp đồng AT12507 ngày 7/11/2012) cho Công ty TNHH Asean Tire với giá bán 54.000.000đ/ 1 tấn SVR10 và 59.500.000đ/ 1 tấn SVR3L, thuế GTGT 5%. Giá vốn của hai loại cao su là 49.500.000đ/ 1 tấn SVR10 và 54.000.000đ/ 1 tấn SVR3L
Thủ kho viết phiếu xuất kho số XK00160 (Phụ lục Biểu 2.1). Căn cứ vào PXK kế toán ghi Hóa đơn GTGT số 0000113 (Phụ lục Biểu 2.2), liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng. Chi phí vận chuyển do Công ty chịu, thuê Công ty cổ phần tiếp vận Bình Minh vận chuyển, kế toán lập phiếu chi số 250 (Phụ lục biểu 2.3). Dựa vào các chứng từ trên kế toán tiến hành định khoản:
- Kế toán ghi nhận doanh thu Nợ TK 131: 1.446.375.000 Có TK 511: 1.377.500.000 Có TK 3331: 68.875.000
- Đồng thời ghi nhận giá vốn Nợ TK 632: 1.260.000.000 Có TK 156: 1.260.000.000
- Chi phí vận chuyển tính vào chi phí bán hàng Nợ TK 6421: 10.000.000
Nợ TK 1331: 1.000.000 Có TK 111: 11.000.000
- Cuối tháng 11/2012 căn cứ sổ phụ do ngân hàng Viettinbank chi nhánh Đống Đa chuyển đến về việc Công ty TNHH Asean Tire thanh toán tiền mua hàng ngày 14/11/2012, hóa đơn GTGT 000113 kế toán ghi:
Nợ TK 112: 1.446.375.000 Có TK 131: 1.446.375.000
Ví dụ 2: Ngày 25/12/2012 Công ty Cổ phần cao su miền Trung xuất bán 1 tấn Cao su Latex ( theo Hợp đồng 05/ML – TĐ ngày 27/06/2012) cho Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh dụng cụ thể thao Thủ Đô với giá bán 55.000.000đ/1 tấn, thuế suất thuế GTGT 5%. Giá vốn của cao su Latex là 48.500.000đ/ 1 tấn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thủ kho viết phiếu xuất kho số XK00173 (Phụ lục Biểu 2.4). Căn cứ vào PXK kế toán ghi Hóa đơn GTGT số 0000126 (Phụ lục Biểu 2.5), liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng. Dựa vào các chứng từ trên kế toán tiến hành định khoản:
- Kế toán ghi nhận doanh thu
Nợ TK131: 57.750.000
Có TK5111: 55.000.000
Có TK 3331: 2.750.000
- Đồng thời ghi nhận giá vốn
Nợ TK632: 48.500.000
Có TK156: 48.500.000
- Cuối tháng 12/2012 căn cứ sổ phụ do ngân hàng Viettinbank chi nhánh Đống Đa gửi đến về việc Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh dụng cụ thể thao Thủ Đô thanh toán tiền hàng ngày 25/12.2012, hóa đơn GTGT số 0000126, kế toán ghi:
Nợ TK112: 57.750.000
Có TK131: 57.750.000
Kế toán các trường hợp khác phát sinh trong quá trình bán hàng
Kế toán chiết khấu thanh toán hàng bán: Công ty không có chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn. Điều đó dẫn đến tình trạng số tiền phải thu trong năm còn khá lớn.
Doanh nghiệp có mở các tài khoản TK 5211 “ Chiết khấu thương mại”; TK 5212 “ Hàng bán bị trả lại”; TK 5213 “ Giảm giá hàng bán” để theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu. Tuy nhiên thực tế ở Công ty thì không thực hiện chiết khấu thương mại. Các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại không nhiều, có kỳ không có. Do Công ty tổ chức công tác thu, vận chuyển hàng hóa tốt, việc bảo quản hàng hóa trong kho tốt nên hầu như không có hiện tượng hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán. Tuy nhiên nếu có mặt hàng bị lỗi, sai quy cách, phẩm chất, mẫu mã hoặc không đảm bảo về chất lượng thì người mua khi xuất hàng trả lại doanh nghiệp bên mua sẽ phải lập hóa đơn ghi rõ lý do trả lại cho công ty, thuế GTGT.
d. Hệ thống sổ sách bán hàng tại công ty cổ phần cao su miền Trung
Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng, Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh ở công ty đều được ghi theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Công ty đã sử dụng các sổ sau để hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
* Sổ nhật ký chung: sổ kế toán tổng hợp mà công ty sử dụng để ghi chép tất cả
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng để phục vụ cho việc ghi sổ cái.
Kết cấu sổ: Kết cấu sổ nhật ký chung được thể hiện qua mẫu biểu 2.6
Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ nhật ký chung.
Mối quan hệ với các sổ khác: Số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào Sổ cái TK511, Sổ cái TK632, Sổ cái TK131.
* Sổ cái:
- Sổ cái tài khoản 131
Nội dung sổ: Sổ cái TK131 dùng để theo dõi tình hình công nợ và thanh toán công nợ của tất cả các khách hàng của Công ty.
Kết cấu sổ: Kết cấu sổ cái TK131 được thể hiện qua mẫu biểu số 2.7
Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào sổ cái TK131.
Mối quan hệ với các sổ khác: Sổ cái TK131 là căn cứ để đối chiếu với bảng tổng hợp phải thu khách hàng.
- Sổ cái tài khoản 632
Nội dung: Sổ cái TK 632 dùng để theo dõi trị giá vốn của số hàng bán ra của Công ty. Kết cấu sổ: Kết cấu sổ cái TK632 được thể hiện qua mẫu biểu 2.8
Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 632. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mối quan hệ với các sổ khác: Sổ cái TK632 là căn cứ để đối chiếu với báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hoá
- Sổ cái TK 511
Nội dung sổ: Sổ cái TK511 dùng để phản ánh doanh thu bán hàng của Công ty. Kết cấu sổ: Kết cấu sổ cái TK511 được thể hiện qua mẫu biểu số 2.10
Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi sổ cái TK 511.
* Trình tự ghi sổ:
- Cuối ngày, căn cứ vào những chứng từ kế toán đã được kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ; kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng và sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 131.
- Sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái các tài khoản 111,112, 131, 3331, 156, 632 , 511, 6421, 911.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung tại công ty cổ phần cao su miền Trung (Phụ lục sơ đồ 3.1)
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU MIỀN TRUNG 3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
Công ty Cổ phần Cao su Miền Trung là doanh nghiệp có quá trình phát triển lâu dài, từ một công ty nhà nước chuyển sang công ty cổ phần, trong những năm vừa qua Công ty đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và biến động của thị trường. Tuy nhiên do sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên đặc biệt là vai trò cửa tổ chức công tác kế toán và bộ phận quản lý doanh nghiệp mà Công ty đã và đang có những kết quả tốt trong hoạt động kinh doanh của mình. Cùng với sự lớn mạnh của hệ thống quản lý nói chung, bộ máy kế toán đã không ngừng hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Hiện nay nước ta đang trong thời kỳ hội nhập, hệ thống kế toán đã bắt đầu thích ứng với thời kỳ mới. Với đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm, có năng lực đã nắm bắt được cơ chế chính sách của Nhà nước, góp phần tích cực trong công tác phản ánh, giám đốc chặt chẽ toàn diện tài sản của công ty, cung cấp thông tin kịp thời hữu ích phục vụ cho công tác quản lý, phân tích của ban lãnh đạo.
Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty cổ phần cao su miền Trung, trên cơ sở kiến thức đã được trang bị tại nhà trường, dựa trên yêu cầu của công tác quản lý hoạt động kinh doanh thương mại hiện nay và tình hình thực tế công tác kế toán tại công ty em xin đưa ra một số nhận xét sau:
3.1.1. Những kết quả đã đạt được
Về bộ máy kế toán:
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Việc lựa chọn hình thức này, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất trong công tác kế toán. Đồng thời, thuận tiện cho công ty trong quá trình kiểm tra, xử lý thông tin, giúp lãnh đạo quản lý và chỉ đạo các hoạt động tài chính và đưa ra các quyết định đúng đắn. Bên cạnh đó, bộ máy kế toán được tổ chức khoa học và hợp lý, từng phần hành kế toán được bố trí phù hợp với khả năng của từng người. Nhân viên kế toán đều có trình độ, có tinh thần trách nhiệm cao, sử dụng thành thạo phần mềm kế toán nên công việc kế toán đạt được hiệu quả cao. Mặt khác, công việc được phân công rất mạch lạc, rõ ràng, đảm bảo đúng người đúng việc do vậy công tác kế toán đảm bảo được yêu cầu của việc thu nhận, hệ
thống hóa và cung cấp thông tin kế toán phục vụ tốt yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của Công ty.
Về phương pháp kế toán, chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên, chính xác về tình hình biến động xuất – nhập – tồn của hàng hóa, từ đó có kế hoạch dự trữ phù hợp, quản lý hàng hóa về cả số lượng và cả chất lượng.
Các chứng từ kế toán được Công ty sử dụng theo đúng mẫu của Bộ tài chính, phù hợp với yêu cầu kinh tế và đảm bảo được tính pháp lý của các chứng từ này, được lưu giữ cẩn thận và có sự sắp xếp phù hợp. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh đầy đủ trên các chứng từ và đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng. Các chứng từ được trình bày theo đúng quy định, đầy đủ chữ ký, đảm bảo tính chính xác, không bị tẩy xoá, việc thu thập xử lý chứng từ rất cẩn thận khoa học, hợp lý thuận lợi cho quá trình tính toán hoặc kiểm tra (nếu cần).
Việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận hợp lý, nhanh chóng. Ngoài ra trong quá trình luân chuyển chứng từ, Công ty còn có sự kết hợp để hoàn chỉnh chứng từ. Chứng từ được phân loại, hệ thống theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được đóng thành tập theo từng tháng của niên độ kế toán để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu khi cần.
Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty sử dụng tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh, với hệ thống tài khoản của Bộ tài chính ban hành và đã chi tiết cho 1 số tài khoản 3331, 331, 131 cho từng khách hàng.
Hệ thống thông tin nội bộ trong Công ty được thực hiện tốt giúp cho công tác kế toán được tiến hành thường xuyên, liên tục trong quá trình thu nhận, xử lý thông tin kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Việc kiểm tra kế toán do Giám đốc và kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo đảm bảo thông tin cung cấp trên báo cáo tài chính đáng tin cậy, thực hiện tốt chức năng, vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong Công ty.
Kế toán thực hiện bằng hình thức phần mềm kế toán máy vi tính tạo sự nhanh gọn và chính xác kịp thời, thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Đồng thời việc sử
dụng phần mềm kế toán đã giảm bớt gánh nặng công việc cho kế toán viên cũng như giảm bớt sức ép công việc vào các thời điểm quyết toán tháng, quý, năm.
Công ty luôn chấp hành đúng các chính sách, chế độ kế toán tài chính và các chính sách thuế của Nhà nước; Các khoản doanh thu, chu phí phát sinh trong kỳ đều được ghi chép đầy đủ trên sổ sổ sách kế toán.