•Bán buôn qua kho: Sau khi khách hàng chấp nhận thanh toán tiền hàng, kế toán ghi tăng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” theo giá chưa thuế của số hàng đã ghi trên Hoá đơn GTGT, đồng thời ghi tăng TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp” số thuế GTGT phải nộp của hàng bán ra. Vì đây là hình thức bán buôn
nên khách hàng thường không thanh toán tiền hàng ngay mà sẽ thanh toán theo điều khoản ghi trong hợp đồng đã ký với Công ty. Sau khi ghi nhận doanh thu và thuế GTGT phải nộp cho hàng bán ra thì kế toán đồng thời ghi tăng số phải thu khách hàng (theo tổng giá thanh toán ghi trên Hoá đơn GTGT) chi tiết cho từng khách hàng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán kê vào Bảng kê hoá đơn bán ra để cuối tháng lập Tờ khai thuế GTGT.
Ví dụ 1: Ngày 07/03/2013 phát sinh nghiệp vụ bán buôn qua kho với Công ty TNHH Hoàng Đạt Căn cứ vào Hợp đồng bán hàng số 37 – 2013/HĐMB, kế toán bán hàng lập Hoá đơn GTGT (phụ lục số 01) chuyển xuống kho để xuất hàng. Tại kho, thủ kho căn cứ vào số lượng trên Hoá đơn GTGT để lập Phiếu xuất kho (phụ
lục số 02) và vào Sổ kho (phụ lục số 03). Các chứng từ được lập, cuối ngày chuyển
lên Phòng Kinh tế - Hành chính để kế toán bán hàng kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ sẽ tiến hành vào sổ chứng từ ghi sổ và các sổ chi tiết có liên quan.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT kế toán vào Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán):
Nợ TK 131: 33.416.680 Có TK 5111: 3.341.668 Có TK 333 (3331): 36.758.348
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán vào Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (Sản phẩm, hàng hóa):
Nợ TK 632: 19.850.000
Có TK 156: 19.850.000
Đồng thời, căn cứ vào Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho kế toán vào Sổ chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ vào Sổ cái TK 511, 333, 131, 632, 156.
Sổ Chứng từ ghi sổ – phụ lục số 08, số 09 Sổ cái TK 511 – phụ lục số 10
Sổ cái TK 632 – phụ lục số 11
Sổ chi tiết thanh toán với người mua – phụ lục số 12
•Bán lẻ hàng hoá: Khách hàng trực tiếp đến cửa hàng của Công ty để mua hàng. Sau khi khách hàng đồng ý mua và làm các thủ tục cần thiết, hàng hoá sẽ được giao trực tiếp cho khách ngay tại cửa hàng và khách hàng thực hiện thanh toán
bằng tiền mặt. Phương pháp hạch toán kế toán theo hình thức bán lẻ cũng giống như theo hình thức bán buôn đã trình bày ở trên. Tuy nhiên vì bán lẻ khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng ngay nên khi ghi nhận doanh thu kế toán sẽ ghi tăng số tiền mặt thu được (Nợ TK 111) thay vì ghi tăng khoản phải thu khách hàng (Nợ TK 131).
Ví dụ 2: 11/03/2013, bán cho anh Lê Văn Tuấn 200 viên gạch 2 lỗ , anh Tuấn đã thanh toán ngay bằng tiền mặt. Các chứng từ được lập tại cửa hàng gồm có: Phiếu xuất kho số 20, Hoá đơn GTGT số 02816, Phiếu thu (Phụ lục số 04) và tiến hành ghi Sổ kho (chi tiết cho mặt hàng gạch ngói Nam Vang). Cuối ngày các chứng từ này được chuyển về Phòng Kinh tế - Hành chính để kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tiến hành vào sổ kế toán tổng hợp và chi tiết: Sổ Chứng từ ghi sổ, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, Sổ cái các TK liên quan.
Căn cứ vào Phiếu thu kế toán vào Sổ quỹ tiền mặt: Nợ TK 111: 1.320.000
Có TK 5111: 1.200.000
Có TK 333 (3331): 120.000
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán vào Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (Sản phẩm, hàng hóa):
Nợ TK 632: 850.000
Có TK 156: 850.000
Đồng thời, căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Phiếu thu và Phiếu xuất kho kế toán vào Sổ Chứng từ ghi sổ, từ Chứng từ ghi sổ vào Sổ cái TK 511, 333, 111, 632, 156.
•Chiết khấu thương mại: Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn, có tổng giá thanh toán trên Hóa đơn GTGT > 50.000.000đ thì khách hàng được hưởng CKTM 2% trên tổng giá thanh toán, đối với tổng giá thanh toán trên Hóa đơn GTGT > 100.000.000đ thì khách hàng được hưởng CKTM 3% trên tổng giá thanh toán. Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán căn cứ vào chính sách bán hàng của Công ty để tính mức chiết khấu thương mại cho khách hàng, mức chiết khấu được thể hiện cụ thể trên Hóa đơn GTGT. Khi hạch toán thì kế toán ghi tăng khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng (Nợ TK 5211), ghi giảm khoản thuế GTGT cho hàng bán ra (Nợ TK 33311), đồng thời ghi giảm khoản phải thu khách hàng (Có TK 131).
Ví dụ 3: Ngày 18/03/2013 phát sinh nghiệp vụ bán buôn qua kho với Công ty TNHH Thành Long với tổng trị giá thanh toán là 75.350.000đ nên Công ty TNHH Thành Long được hưởng chiết khấu thương mại 2% trên tổng giá thanh toán. Căn cứ vào Hợp đồng bán hàng số 30 – 2013/HĐMB và chính sách bán hàng của Công ty, kế toán bán hàng lập Hoá đơn GTGT(phụ lục số 05) chuyển xuống kho để xuất
hàng. Tại kho, thủ kho căn cứ vào số lượng trên Hoá đơn GTGT để lập Phiếu xuất kho và vào Sổ kho. Các chứng từ được lập, cuối ngày chuyển lên Phòng Kinh tế - Hành chính để kế toán bán hàng kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ sẽ tiến hành vào sổ Chứng từ ghi sổ và các sổ chi tiết có liên quan.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, kế toán tiền hành ghi nhận doanh thu bán hàng và chiêt khấu thương mại cho khách hàng như sau:
Nợ TK 131: 75.350.000 Có TK 5111: 68.500.000 Có TK 333 (33311): 6.850.000 Nợ TK 5211: 1.370.000 Nợ TK 333 (33311): 137.000 Có TK 131: 1.507.000 2.2.4 Sổ sách kế toán
Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này thì căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”.Chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.Việc ghi sổ kế toán tổng hợp được tách rời giữa việc ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.Sổ kế toán sử dụng gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ kế toán chi tiết.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán sử dụng của Công ty. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái. Một số sổ cái của công ty là sổ cái TK 511, TK 131, TK 156, TK 632, TK 5211, TK 5212, TK 5213, TK 6422.
- Sổ chi tiết TK 5111, TK 131, TK 632, TK 156, TK 5211
- Sổ kế toán chi tiết: Công ty sử dụng một số sổ kế toán chi tiết như: Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ; sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết thanh toán với người bán; sổ theo dõi TSCĐ, công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng; sổ chi tiết tiền vay....
Trình tự ghi sổ:
+ Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và dư của từng tài khoản trên sổ cái căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
+ Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.