2. Kết quả tiếp thu được trong quá trình thực tập:
2.6Công tác hành chính văn phòng:
Ngoài những công việc đã nêu ở trên thì trong quá thời gian thực tập tai phòng đào tạo Trường Trung cấp Y Tế CAO BẰNG, em còn được tham gia một số công việc trong công tác hành chính văn phòng gồm những công việc như sau:
- Lưu lịch báo giảng,tiến hành kiểm tra,theo dõi lịch lên lớp của giáo viên. - Báo cáo hoạt động của bộ phận đào tạo hàng tháng cho bộ phận phát triển chương trình.
- Giải quyết giấy tờ có liên quan( thắc mắc của giáo viên, học sinh bằng văn bản giấy tờ có liên quan).
- Lập danh sách học sinh đủ điều kiện vay vốn.
a. Lưu lịch báo giảng, kiểm tra và theo dõi lịch lên lớp của giáo viên: đây cũng là
một trong những công việc của bộ phận đào tạo.
- Cách làm:
+ Căn cứ vào lịch giảng dạy của giáo viên tháng 12/2011 và tháng 1/2012.
+ Lưu trong hồ sơ giảng dạy của giáo viên.
+ Dán lịch lên bảng tin trong phòng để theo dõi tiến độ thực hiện của giáo viên.
. Ngày 24/12/2011 kiểm tra lịch giảng dạy của thầy giáo Lê Đức Chính giáo viên giảng dạy môn tin học tại lớp Y47A.
. Ngày 11/01/2012 tiến hành kiểm tra theo dõi lịch giảng dạy của cô giáo Lưu Thị Thúy giáo viên giảng dạy môn tiếng anh tại lớp Điều Dưỡng 13C.
. Ngày 12/01/2012 tiến hành kiểm tra theo dõi theo lịch giảng dạy của cô giáo Nguyễn Thị Ngọc giáo viên giảng dạy môn Chính Trị tại lớp Y47C.
- Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết:
+ Căn cứ theo sự hướng dẫn của cán bộ đào tạo trực tiếp hướng dẫn.
+ Nắm được lịch giảng dạy của các giáo viên đối với từng môn học,lớp học trong hai tháng( tháng 12/2011 và tháng 01/2012).
+ Thành thạo các thao tác lưu giữ hồ sơ giảng dạy của giáo viên.
+ Nắm bắt được các thao tác trong quá trình kiểm tra lịch giảng dạy của giáo viên.
+ Phương pháp thực hiện: Bằng phương pháp thủ công,trực tiếp tiến hành kiểm tra đánh giá. Quan sát,theo dõi….
+ Thái độ làm việc: nghiêm túc và học hỏi
- Kết quả:
+ Tổng buổi tiến hành kiểm tra là : 3buổi
+ Kiểm tra lịch lên lớp của thầy giáo Lê Đức Chính, cô giáo Lưu Thị Thúy và cô giáo Nguyễn Thị Ngọc.
+ Kết quả 3 thầy cô giáo trên thực hiện đúng và đầy đủ theo lịch giảng dạy.
Lưu lịch báo giảng,kiểm tra theo dõi lịch giảng dạy của giáo viên là một trong những tiêu chí để theo dõi đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch giảng dạy của giáo viên,để từ đó có cách đánh giá nhận xét chính xác cụ thể về tiến độ thực hiện kế hoạch giảng dạy của các giáo viên.Đồng thời thông qua đó để có biện pháp điều chỉnh,bổ sung lịch giảng dạy của giáo viên một cách phù hợp hơn, hiệu quả hơn đảm bảo cho kế hoạch đào tạo được thực hiện đúng theo tiến độ.
Mối quan hệ được thiết lập: + Sinh viên thực tập – Cán bộ phụ trách +Cá nhân với giảng viên và học sinh.
b. Báo cáo hoạt động của bộ phận đào tạo hàng tháng cho bộ phận phát triển chương trình.
Đây là hoạt động mang tính chất định kỳ được tiến hành vào hàng tháng.Cán bộ đào tạo có trách nhiệm báo cáo,tổng hợp toàn bộ tiến độ đào tạo cũng như kết quả đạt được hàng tháng cho bộ phận phát triển chương trình. Để từ đó bộ phận phát triển chương trình đánh giá, điều chỉnh cho quá trình đào tạo các tháng tiếp theo hoàn thiện hơn và hiệu quả hơn.
- Cách làm:
+ Căn cứ vào sự hướng dẫn của giáo viên phụ trách. + Chuẩn bị hồ sơ,sổ sách,tài liệu có liên quan
+ Trình và báo cáo kết quả và tiến độ thực hiện kế hoạch đào tạo tháng 12/2011 cho cán bộ bộ phận phát triển chương trình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Lắng nghe nhận xét đánh giá của cán bộ phát triển chương trình.
+ Rút kinh nghiệm cho tháng sau thực hiện kế hoạch đào tạo có hiệu quả hơn.
- Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết:
+ Nắm rõ vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm của phòng đào tạo trong việc báo cáo hoạt động hàng tháng cho bộ phận phát triển chương trình.
+ Nắm vững những nội dung cần báo cáo cho bộ phận phát triển chương trình.
+ Thời gian và địa điểm tiến hành báo cáo. + Nắm vững nội quy và quy chế của phòng
+ Kỹ năng làm việc: nhanh nhẹn, lắng nghe và ghi chép
+ Thái độ: nghiêm túc, chấp hành tốt mọi quy định của phòng. - Kết quả:
+ Báo cáo được mọi công việc theo yêu cầu, đúng tiến độ, đúng thời gian quy định. + Bản báo cáo được đánh giá là đầy đủ và khá chi tiết.
+ Rút được kinh nghiệm để tháng sau tiến độ thực hiện được tốt hơn.
Mối quan hệ được thiết lập: theo chiều dọc từ dưới lên trên, mối quan hệ chỉ huy, điều hành, phối hợp từ bộ phận phát triển chương trình với bộ phận đào tạo. Quá trình triển khai,kiểm tra,đánh giá được thực hiện.
c. Giải quyết giấy tờ có liên quan( thắc mắc của giáo viên, học sinh bằng văn bản giấy tờ có liên quan).
- Công việc: Xử lý tình huống thắc mắc của học sinh Nguyễn Duy Tuấn thắc
mắc vì không có tên trong danh sách môn thi tiếng anh cơ sở 2 ngày 21/01/2012.
- Cách làm:
+ Lắng nghe học sinh trình bày thắc mắc.
+ Yêu cầu học sinh cung cấp thông tin về tên, lớp học. + Đối chiếu với sổ điểm về điểm kiểm tra.
+ Thấy được học sinh Nguyễn Duy Tuấn không có điểm thành phần môn tiếng anh cơ sở 1.
+ Giải thích cho học sinh hiểu được lý do tại sao không có trong danh sách thi.(do không đủ điều kiện dự thi).
- Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết:
+ Nắm vững quy chế 40 (Quy chế đào tạo trung cấp chuyên nghiệphệ chính quy) về tổ chức thi hết học phần trong đó có quy định điều kiện xét dự thi cho học sinh. + Nắm được tình huống này nằm trong nhiệm vụ của phòng đào tạo.
+ Nắm được quy trình quản lý điểm.
Thái độ: nghiêm túc, nhẹ nhàng, cởi mở, chú ý lắng nghe.
- Kết quả:
+ Nắm vững hơn quy chế 40 (Quy chế đào tạo trung cấp chuyênnghiệp hệ chính quy).
+ Có khả năng làm việc độc lập, giải quyết những tình huống tương tự.
- Mối quan hệ được thiết lập: Sinh viên thực tập với học sinh. d. Lập danh sách học sinh đủ điều kiện vay vốn
- cách làm :
+ Căn cứ Quyết định 157/2007/QĐ- TTG về tín dụng đối với học sinh sinh viên.
+ Dựa vào đơn xin trợ cấp của học sinh và giấy xác nhận của địa phương để phân loại những học sinh đủ điều kiện vay vốn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Vận dụng kiến thức và kĩ năng tin học lập danh sách các Học sinh đủ điều kiện vay vốn(số thứ tự, ngày tháng năm sinh, lớp, quê quán, chỗ ở hiện tại).
- Yêu cầu kiến thức, kỹ năng:
+ Nắm vững Quyết định 157/2007/QĐ - TTG về tín dụng đối với học sinh sinh viên.
+ Thành thạo về kỹ năng tin học văn phòng cần thiết.
- Kết quả:
+ Hoàn thiện danh sách học sinh đủ điều kiện vay vốn theo quy định
+ Thông báo danh sách tới các lớp.
Như vậy có thể thấy công tác hành chính văn phòng là một trong những hoạt động của bộ phận đào tạo.Với công việc này sẽ hỗ trợ,cung cấp cho cán bộ đào tạo những thông tin cần thiết cho quá trình thực hiện kế hoạch đào tạo được diễn ra có hiệu quả hơn. Là một cán bộ đào tạo cần phải có những kỹ năng, kiến thức về công tác hành chính văn phòng trong quá trình thực hiện những công việc khác. Những công việc này không tách rời nhau mà chúng bổ sung,hỗ trợ cho nhau.