2. Kết quả tiếp thu được trong quá trình thực tập:
2.3 Hỗ trợ tổ chức kỳ thi tốt nghiệp đợt II năm học 2011-2012:
Với bất kỳ một cơ sở giáo dục nào thì việc tổ chức thi hết học kỳ cho học sinh là điều không thiếu được,trong đợt thực tập vừa qua em đã được tham gia tác
nghiệp và trực tiếp hỗ trợ tổ chức kỳ thi hết học kỳ 1 năm học 2010-2011 tại Trường Trung cấp Y Tế CAO BẰNG.Công việc này cụ thể như sau:
*Nghe phổ biến về kế hoạch tổ chức các kỳ thi (lên lịch thi, xét điều kiện dự thi,quy chế trông thi…).
-Việc lập kế hoạch thi cử,lên lịch thi phải được tiến hành và hoàn tất trước kỳ thi trong thời gian là 2 tuần. Kế hoạch phải được lập chi tiết và chu đáo, đảm bảo chủ động trong quá trình thực hiện. Kế hoạch thi phải được cán bộ bộ phận đào tạo thống nhất với giáo viên các tổ bộ môn và toàn thể các giáo viên để đảm bảo về mặt tiến độ... Trên cơ sở thống nhất đó, cán bộ Bộ phận đào tạo có trách nhiệm triển khai công việc tới tổ bộ môn và các giáo viên phụ trách, yêu cầu các bộ phận này thống nhất về mặt nội dung thi, có kế hoạch và thông báo tới học sinh về thời gian thi, nội dung ôn tập.
Sau khi tổ bộ môn đã thống nhất với nhau về nội dung thi, phải đi đến kết quả là ra đề thi cho bộ môn. Tiếp đó tổ trưởng bộ môn có trách nhiệm trình và thống nhất đề thi cho bộ phận Phát triển chương trình. Sau khi đề thi được thống nhất, cán bộ Bộ phận đào tạo có trách nhiệm lập kế hoạch thi ( bao gồm: thời gian thi, địa điểm thi, danh sách thi, số báo danh, phòng thi, giáo viên coi thi…). Công việc này phải đảm bảo hoàn thành sớm, nhanh chóng và tránh thay đổi.
-Xét điều kiện dự thi căn cứ theo quy chế 40 Những học sinh không tham dự lần thi thứ nhất hoặc có điểm học phần dưới 5 ở lần thi thứ nhất sẽ được dự thi lần thứ hai. Lần thi thứ hai trong học kỳ đó được tổ chức sớm nhất là 2 tuần sau lần thi thứ nhất.
Học sinh nghỉ học quá 20% số tiết quy định cho mỗi học phần thì không được dự thi kết thúc học phần lần thứ nhất. Những học sinh này sau khi tham gia học bổ sung đủ nội dung kiến thức còn thiếu của học phần đó thì được dự thi kết thúc học phần ở lần thi thứ hai, trong đó những học sinh nghỉ học có lý do chính
đáng thì Hiệu trưởng xem xét quyết định tính là thi lần đầu. Học sinh không tham gia học bổ sung nội dung kiến thức còn thiếu của học phần do nghỉ học quá thời gian theo quy định mà không có lý do chính đáng phải nhận điểm 0 để tính là điểm thi kết thúc học phần của học phần đó.
Những học sinh nghỉ học quá 20% số tiết quy định cho mỗi học phần nói trên chỉ còn được dự thi kết thúc học phần một lần nữa (nếu có) tại các kỳ thi kết thúc học phần tổ chức cho học sinh lớp khác hoặc các khóa học sau.
- Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng cần thiết:
+ Nắm được những quy định, điều kiện,cách thức lên lịch thi hết học phần. + Quy định về điều kiện xét dự thi đối với học sinh học sinh.
+Nắm được vai trò, nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của một cán bộ coi thi.
+ Phương pháp: quan sát,lắng nghe,tìm hiểu tài liệu có liên quan…
+ Thái độ: nghiêm túc, cầu thị, cẩn thận trong công việc, vui vẻ, thân thiện…
- Chất lượng công việc:
+ Nắm bắt được quy trình tổ chức một kỳ thi hết học phần
+ Có khả năng làm tất cả các quy trình tổ chức một kỳ thi hết học phần.
Lập kế hoạch tổ chức thi hết học phần là công việc mang tính chất định kỳ và hết sức quan trọng nên yêu cầu cần phải hết sức cẩn trọng trong quá trình thực hiện, ngươi lập kế hoạch phải hiểu rõ về quy trình tổ chức kỳ thi cũng như việc nắm bắt quá trình hoạt động đào tạo, kế hoạch năm học của trường.
* Chuẩn bị giấy thi, đề thi, danh sách phòng thi, phòng thi.Kiểm tra phòng thi trước khi tổ chức môn thi.
- Cách làm:
+ Căn cứ vào tổng số phòng thi,danh sách phòng thi.
+ Cho giấy thi,đề thi, danh sách phòng thi vào phong bì đựng giấy thi.
+ Tiến hành đi kiểm tra phòng thi về: vệ sinh phòng,bàn ghế,đèn chiếu sáng…
- Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết:
+ Cần nắm rõ về chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đào tạo trong việc tổ chức kỳ thi hết học phần.
+ Hiểu được đây cũng là một trong những khâu của tổ chức kỳ thi. + Thành thạo trong việc chuẩn bị tổ chức kỳ thi.
+Phương pháp: thực hiện bằng phương pháp thủ công nhưng phải bảo đảm sự chính xác,hiệu quả…
- Kết quả:
+ Có khả năng làm việc độc lập.
+ Có được hiểu biết về quy trình và thành thạo làm những công việc chuẩn bị tổ chức một kỳ thi.
Chuẩn bị giấy thi,phòng thi là khâu không thể thiếu được trong quá trình tổ chức một kỳ thi bất kì nào.Do vậy cần phải có sự chuẩn bị từ trước, yêu cầu chính xác,
tính khoa học nhằm phục vụ có hiệu quả nhất cho những khâu tiếp theo.Đây là nhiệm vụ của bộ phận đào tạo.
Mối quan hệ mật thiết giữa phòng đào tạo và phòng cơ sở vật chất thiết bị.Phòng đào tạo phối hợp với phòng cơ sở vật chất thiết bị chuẩn bị bàn ghế, âm thanh,hệ thống ánh sáng… để nhằm hỗ trợ tốt nhất cho kỳ thi.
* Tiến hành coi thi.
- Cách làm:
+ Đến trường trước giờ thi 15 phút để nhận: đề thi, giấy thi,danh sách phòng thi…
+ Đến phòng thi, đánh số báo danh một cách khoa học phù hợp với danh sách phòng thi.
+ Gọi tên học sinh vào phòng thi theo số báo danh,đồng thời yêu cầu học sinh xuất trình thẻ học sinh hoặc chứng minh thư nhân dân. Trường hợp học sinh không mang thẻ học sinh hoặc chứng minh thư yêu cầu học sinh về phòng đào tạo hoặc gặp giáo viên chủ nhiệm để làm bản cam kết.
+Tiến hành phát giấy thi,bóc đề thi và phát đề thi cho học sinh, nhắc nhở học sinh làm đúng đề(số thứ tự chẵn làm đề chẵn, số thứ tự lẻ làm đề lẻ).
+ Bắt đầu tính thời gian làm bài cho học sinh, nhắc nhở học sinh thời gian nộp bài để học sinh chủ động phân bố thời gian hợp lý làm bài.
+ Ghi môn thi và thời gian thi,kết thúc thi lên bảng.
+ Quá trình coi thi nghiêm túc, hết 2/3 thời gian thi nhắc nhở học sinh nào làm bài xong có thể nộp bài thi.còn 5 phút trước khi hết thời gian thi nhắc học sinh kiểm tra ghi đầy đủ thông tin vào bài thi, xem lại bài làm và chuẩn bị nộp bài thi theo thứ tự gọi tên.
+ Thu bài thi, kiểm tra thông tin đầy đủ của bài thi, yêu cầu học sinh ký nhận đã nộp bài đủ số lượng.
+ Kết thúc giờ thi: kiểm tra lại bài thi lần cuối, ghi lại số bài thi,tổng số tờ giấy thi vào bản danh sách,ký xác nhận và ghi đầy đủ họ tên vào giám thị số1.
- Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết:
+ Căn cứ vào quy chế coi thi.
+ Nắm vững nhiệm vụ, trách nhiệm của giám thi coi thi. + Xử lý được tình huống trong quá trình coi thi.
+ Thành thạo khi thực hiện các thao tác trong quá trình coi thi.
- Thái độ làm việc: nghiêm túc,thực hiện đúng nhiệm vụ và trách nhiệm của một giám thị coi thi.
- Kết quả:
+ Hoàn thành công việc. + Nắm vững nội quy coi thi. + Có khả năng làm việc độc lập.
Tiến hành coi thi là công việc hết sức quan trọng trong quy trình tổ chức môt kỳ thi hết học phần. Nên đòi hỏi người giám thị coi thi phải nắm thật vững những nội quy trong khi coi thi cũng như trách nhiệm,nhiệm vụ của người giám thị, để từ đó đảm bảo cho quá trình thi diễn ra nghiêm túc đúng theo quy định.
Như vậy quy trình của việc tổ chức kỳ thi được thực hiện theo kế hoạch và tiến độ quy trình như trên. Cán bộ đào tạo phải luôn theo sát quy trình công việc để đảm bảo về mặt chất lượng công việc với tiến độ thời gian.
Với nhiệm vụ này là cán bộ Đào tạo đã thực hiện sự phân công của lãnh đạo nhà trường, sự điều phối phù hợp với Chương trình khung do Bộ GD&ĐT ban hành, hợp lý với Khung chương trình của bộ phận Phát triển chương trình của nhà trường. Đồng thời có sự thống nhất với các tổ bộ môn và giáo viên coi thi, đây là việc thực hiện chức năng chỉ đạo trong quản lý, ngoài ra trong quá trình diễn ra buổi thi các cán bộ Bộ phận Đào tạo còn thực hiện tốt chức năng kiểm tra, phát hiện sai phạm và xử lý các tình huống phát sinh trong khi tổ chức thi.
Thông qua việc tổ chức kì thi bản thân em thấy mình học hỏi được nhiều điều, việc tổ chức một kỳ thi tổng hợp tất cả các chức năng của quản lý đó là phải lên kế hoạch từ trước nhằm thống nhất thời gian, hình thức thi,…, tổ chức họp hội đồng thi phân công giáo viên coi thi, phân công công việc cụ thể cho các bộ phận, phòng ban nhằm phục vụ công tác thi, chỉ đạo, hướng dẫn các bộ phận thực hiện hiệu quả công tác thi, và quan trọng hơn là phải kiểm tra giám sát trong việc coi thi nhằm đảm bảo kì thi diễn ra có kết quả, nghiêm túc vàđúng quy chế. Ngoài ra việc tổ chức thi cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý điểm, hồ sơ của học sinh vì nó làm căn cứ để xét học sinh có đủ điều kiện dự thi hay không. Với vị trí là trợ lý chuyên viên phòng đào tạo em thấy mình cần tập dần thói quen làm việc có kế hoạch vì khi đã có kế hoạch rõ ràng sẽ không lúng túng trước những công việc sẽ phải làm, có thể chủ động trong công việc khi có những sự thay đổi ảnh hưởng tới công việc mà bản thân đang phụ trách, cần nắm vững các quy định cũng như các văn bản hướng dẫn để có thể chắc chắn những công việc đang làm là phù hợpquy trình và đúng theo quy định. Bản thân cần trau dồi thêm kiến thức cũng như kỹ năng quản lý đặc biệt là kỹ năng lập kế hoạch.