2.1.4.1. Đặc ñiểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty ñược tổ chức gọn nhẹ theo mô hình tập trung gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán bán hàng, Kế toán công nợ và thanh toán Thủ quỹ.
Sơñồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH Minh Trung
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
- Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ quản lý ñiều hành phòng Kế toán, chỉ ñạo thực hiện việc triển khai công tác Kế toán tài chính của công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu, báo cáo tài chính, tham mưu cho giám ñốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh. Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Ban giám ñốc về công tác kế toán tài chính tại Công ty.
- Kế toán tổng hợp: Lập bảng lương, các khoản trích theo lương hàng tháng cho công nhân viên trong công ty và phân bổ và tính khấu hao TSCĐ. Tập hợp số liệu từ kế toán chi tiết ñể lên báo cáo tài chính, xác ñịnh kết quả kinh doanh của Công ty.
- Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán: Có trách nhiệm theo dõi chi tiết công nợ phải thu, phải trả, các khoản tiền vay của Công ty. Hàng tháng lập biên bản ñối chiếu công nợ với người mua, người bán, lên báo cáo công nợ hàng tháng.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Thủ quỹ Kế toán hàng hóa
Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán
- Kế toán hàng hóa: Phối hợp cùng với bộ phận bán hàng và thủ kho phản ánh báo cáo tình hình nhập - xuất – tồn hàng hóa của công ty.
+Hàng ngày, khi nhận ñược phiếu nhập kho, xuất kho, hóa ñơn bán hàng, hóa ñơn mua hàng do bộ phận bán hàng và thủ kho chuyển lên, kế toán hàng hóa có nhiệm vụ cập nhật vào phần mềm kế toán lên báo cáo chi tiết số lượng nhập – xuất – tồn của từng loại hàng hóa và ñối chiếu số lượng khớp với thủ kho về tình hình nhập – xuất – tồn các mặt hàng trong công ty.
+Định kỳ, hàng ngày, tháng, quý, năm phải có số liệu chi tiết về tình hình tồn và số lượng hàng hóa bán ra. Căn cứ số liệu do bộ phận kế toán này cung cấp.
- Thủ quỹ: Sau khi kế toán viết phiếu thu, phiếu chi có ñầy ñủ chữ ký của Giám ñốc, Kế toán trưởng sẽ chuyển cho thủ quỹ ñể thu và chi tiền mặt. Cuối ngày thủ quỹ sẽ báo cáo tiền mặt tồn tại quỹ. Đồng thời thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi tiền gửi ngân hàng của công ty.
Giữa các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ và ñồng bộ, ñảm bảo tính thống nhất về vi phạm, phương pháp tính toán và ghi chép. Từ ñó tạo ñiều kiện cho việc kiểm tra, ñối chiếu ñược dễ dàng và phát hiện những sai sót ñể sửa chữa kịp thời. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty có trình ñộ nghiệp vụ, có trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc, thành thạo ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán. Do ñó khối lượng công việc ñược giảm bớt, ñồng thời ñảm bảo tính ñầy ñủ chính xác kịp thời và trung thực thông tin kinh tế tài chính cho doanh nghiệp.
2.1.4.2. Đặc ñiểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Chính sách kế toán áp dụng
- Công ty hạch toán theo quyết ñịnh 15/2006/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính
- Niên ñộ kế toán: năm (bắt ñầu từ 01/01 ñến hết ngày 31/12 năm dương lịch). - Kỳ kế toán: tháng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp ñường thẳng.
+Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc
+Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân cả kỳ dự trữ
+Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
Báo cáo tài chính: Công ty TNHH Minh Trung áp dụng hệ thống báo cáo tổng hợp do Bộ tài chính ban hành, bao gồm:
31 - Báo cáo kết quả kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính
Đồng thời ñể bổ trợ cho quá trình ñiều hành và quản lý, ñịnh kỳ công ty lập thêm một số báo cáo như:
- Báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa. - Báo cáo chi tiết các khoản phải thu, phải trả. - Báo cáo bán hàng
- Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cốñịnh
Tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp áp dụng theo quyết ñịnh 15/2006/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính
- Hệ thống sổ sách kế toán: gồm các loại chủ yếu - Sổ nhật ký chung
- Sổ cái
- Các sổ thẻ kế toán chi tiết
Để phục vụ tốt công tác kế toán công ty ñã trang bị một hệ thống máy vi tính nối mạng cục bộ và ñược trang bị phần mềm kế toán hỗ trợ cho công tác hạch toán kế toán trên máy.
Công ty ñang sử dụng: Phần mềm SAS INNOVA 8.0.
Quá trình xử lý, hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tựñộng ñược thực hiện theo qui trình sau:
Chứng từ gốc: Hóa ñơn GTGT, phiếu xuất
kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, giấy báo
có…
Phần mềm SAS INNOVA 8.0
-Nhật kí chung
-Sổ cái TK, sổ chi tiết các TK 1561, 632, 511, 641, 642 …
Hình 2.1.Màn hình nhập liệu phần mềm SAS INNOVA 8.0.
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng, xác ñịnh kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Minh Trung