Theo quy ñịnh của chế ñộ kế toán hiện hành các doanh nghiệp hạch toán theo quyết ñịnh 15/QĐ – BTC áp dụng các hình thức sổ kế toán sau:
- Hình thức Nhật kí Sổ cái - Hình thức Chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật kí chứng từ - Hình thức kế toán máy - Hình thức nhật ký chung
Tùy thuộc ñối tượng sản xuất kinh doanh của từng ñơn vị mà lựa chọn hình thức sổ cho phù hợp. TK 632 TK 911 TK 511, 512 Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ TK 641 Kết chuyển CPBH
Kết chuyển doanh thu thuần TK 521, 531, 532 TK 421 Kết chuyển lỗ Kết chuyển lãi TK 642 ……… ……… Kết chuyển chi phí QLDN Kết chuyển giảm trừ doanh thu
25
Sơñồ 2.13: Sơñồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán nhật ký chung.
Chú thích:
Đặc trưng cơ bản của kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kì ñều phải ghi vào sổ nhật kí, mà trọng tâm là sổ nhật kí chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế (ñịnh khoản) của nghiệp vụñó. Sau ñó lấy số liệu trên sổ nhật kí ñể ghi sổ cái thích hợp theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung có ưu ñiểm là ñơn giản, thích hợp với mọi ñơn vị kế toán và thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy, thuận tiện ñối chiếu, kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc. Song nhược ñiểm của hình thức này là ghi chép trùng lặp nhiều ở các sổ chi tiết. Do vậy hình thức nhật kí chung chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh ñơn giản, quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, trình ñộ kế toán thấp và số lượng kế toán viên ít.
Cập nhập hàng ngày Cập nhật cuối tháng Quan hệñối chiếu Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ nhật kí chung Sổ chi tiết các TK 166,157,3331,511,521,531, 532,632,641,642,911… Bảng cân ñối phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 111,112,131,156,157,632,641, 642,511,911,…
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT CHƯƠNG 2.
QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRUNG 2.1. Khái quát chung về công ty TNHH Minh Trung
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên ñầy ñủ: Công ty TNHH Minh Trung
Trụ sở chính:Số 2 - Ngô Gia Tự - Phường Trần Phú - Tp. Bắc Giang Sốñiện thoại: 04.36340701
Fax: 04.36340702
Mã số thuế: 2400329730
E-mail: minhtrung@chaosenbatbao.vn
Bắt ñầu khởi nghiệp kinh doanh từ tháng 8/2004, anh Nguyễn Đắc Minh sinh ra ở Bắc Giang, quyết ñịnh ñầu tư và gây dựng sự nghiệp kinh doanh của mình trên ñất Bắc Giang, một vùng ñất nhỏ gần Hà Nội mà theo anh “có nhiều tiềm năng và thế mạnh nhưng khai thác ñược nó thì cũng phải ñổ mồ hôi”.
Những ngày ñầu thành lập, hoạt ñộng chủ yếu của công ty TNHH Minh Trung là thực hiện dịch vụ mua hàng nông sản. Doanh số, lợi nhuận lúc ấy còn rất thấp và là giai ñoạn khó khăn nhất của Công ty. Những sản phẩm như gạo, ngô, sắn, ñược thu mua trực tiếp từ bà con nông dân ñể ñưa vào nhà máy sơ chế. Lúc bấy giờ thị trường tiêu thụ còn hẹp, sản phẩm vẫn còn thô sơ, vì thế những khó khăn cho sản phẩm ban ñầu là không tránh khỏi.
Tháng 9/2004, Chi nhánh Công ty TNHH Minh Trung tại ĐăkLăk ñược thành lập. Nhiệm vụ của Chi nhánh là thu mua hàng hóa của người dân, sau ñó ñưa vào nhà máy sấy khô, dự trữ và cung cấp cho các nhà máy sản xuất thức ăn gia súc, phạm vi hoạt ñộng ở các tỉnh Nam Trung Bộ và Tây Nguyên. Giai ñoạn này, công ty có những chuyển biến ñáng kể và bắt ñầu có doanh thu cao, tạo công ăn việc làm cho nhiều lao ñộng và mở rộng thị trường cung cấp nguyên liệu cũng như thị trường tiêu thụ sản phẩm.
Với bước tiến ñó, tháng 10/2005, Công ty TNHH Minh Trung thành lập Văn phòng ñại diện Hà Nội. Văn phòng có nhiệm vụ là thay mặt Công ty giao dịch trực tiếp với khách hàng, tìm kiếm các thị trường, mở rộng quy mô hoạt ñộng.
Đến tháng 3/2007 công ty thành lập chi nhánh tại Hoà Bình, mở rộng phạm vi hoạt ñộng ở các tỉnh phía Bắc và Miền Trung. Đây cũng là thời ñiểm sản phẩm mang thương hiệu cháo sen bát bảo ra ñời, ñại diện cho sản phẩm của Minh Trung, góp tiếng nói chung trên cộng ñồng sản phẩm lương thực của Việt Nam và vươn ra thế giới.
Năm 2012, Minh Trung với 5 chi nhánh từ Bắc – Nam và hơn 1000 cán bộ ñã “vượt bão” khủng hoảng một cách ngoạn mục và thuyết phục. Chỉ tính riêng mặt hàng
27
Cháo Sen Bát Bảo của Minh Trung không những giữ vững mức tiêu thụ mà còn tăng trưởng 20% so với năm trước. Số lượng các nhà phân phối ký kết hợp ñồng hợp tác cùng Minh Trung tăng 30%.
Sau hơn 3 năm hoạt ñộng,vượt qua muôn vàn khó khăn và thử thách, Công ty Minh Trung ñã từng bước khắc phục và dần khẳng ñịnh ñược vai trò, vị trí của Công ty trên thị trường, tạo công ăn việc làm cho hàng ngàn người lao ñộng, ñóng góp nhiều cho ngân sách nhà nước và các ngân sách xã hội khác. Và hơn thế nữa, thương hiệu của Minh Trung ñang ñến gần với nhu cầu của người dân thông qua sản phẩm ñộc ñáo mang tên cháo sen bát bảo.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Chức năng hoạt ñộng Chức năng hoạt ñộng
Công ty TNHH Minh Trung là ñơn vị hoạt ñộng với chức năng:
Về sản xuất: Công ty chuyên sản xuất cháo ñóng lon ăn liền tiện ích với các sản phẩm chính như cháo sen bát bảo, cháo nếp cẩm, cháo bí ñỏ, cháo ñậu ñỏ…
Về thương mại: Công ty chuyên cung cấp hàng nông sản như gạo, ngô, cám mỳ…ñể cung cấp cho các nhà máy, hộ chăn nuôi.
Trong ñó công ty chủ yếu tập trung vào cung cấp các loại nông sản như cám mỳ, sắn ñể phục vụñáp ứng nhu cầu lớn cho mọi khách hàng.
Nhiệm vụ kinh doanh
- Đảm bảo ñáp ứng ngồn hàng theo nhu cầu của ñơn vị.
- Quản lý và sử dụng vốn ñúng quy ñịnh hiện hành (Tự trang trải về tài chính ñảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi).
- Nắm bắt khả năng sản xuất kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường ñể tổ chức sản xuất kinh doanh ñáp ứng nhu cầu của khách hàng và phục vụ các công trình xây dựng của tỉnh nhằm thu lợi nhuận tối ña.
- Chấp hành và thực hiện ñầy ñủ chính sách chế ñộ pháp luật của nhà nước về hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, ñảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao ñộng.
2.1.3. Đặc ñiểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, chỉ lãnh ñạo từ trên xuống dưới bao gồm những vị trí, phòng ban sau:
Sơ ñồ 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Minh Trung
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Chức năng của từng bộ phận:
- Ban giám ñốc
+Tổng giám ñốc: là người nắm quyền hành cao nhất, chịu trách nhiệm về các hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của công ty, ñồng thời là người ñứng ra ñiều hành, chỉ dẫn các hoạt ñộng của công ty theo pháp luật
+Giám ñốc: Giúp việc cho tổng giám ñốc, quản lý các văn bản trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ ñược giao theo sự ủy quyền của Giám ñốc, thay mặt giám ñốc ñiều hành các hoạt ñộng có liên quan ñến hành chính, văn thư, ñối ngoại…
- Phòng kinh doanh và dự án: Xây dựng phương hướng, kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh của công ty trong ngắn hạn và dài hạn; trực tiếp xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ, phân bổ kế hoạch hằng năm, hàng quý cho từng chi nhánh. Tìm kiếm và mở rộng thị trường, làm ñấy ñủ các thủ tục cho việc phân phối sản phẩm, thanh toán các hóa ñơn, chứng từ mua bán cho công ty. Tuyên truyền quảng cáo về công ty và sản phẩm của công ty.
- Phòng tài chính kế toán: Có chức năng mở sổ sách kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ, ñảm bảo nguồn vốn phục vụ cho hoạt ñộng kinh doanh của công ty, giám sát việc sử dụng tài sản, nguồn vốn, theo dõi quản lý TSCĐ thực hiện ñầy ñủ chếñộ kế toán tài chính, lập kế toán Tài chính theo quy ñịnh; Chỉ ñạo công tác thống kê giá cả, phân tích ñánh giá kết quả sản xuất kinh doanh, cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho Giám ñốc, các phòng nghiệp vụñể xây dựng kế hoạch kinh doanh.
- Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm tham mưu cho Giám ñốc về kỹ thuật bao gồm việc quản lý công nghệ các sản phẩm hàn, cắt; kịp thời xử lý các vấn ñề nảy sinh liên quan ñến kỹ thuật trong quá trình kinh doanh các sản phẩm.
- Phòng hành chính nhân sự:
Đề xuất phương án sắp xếp, cải tiến bộ máy quản lý sao cho gọn nhẹ, hoạt ñộng có hiệu quả, bố trí sử dụng lao ñộng hợp lý. Ban giám ñốc Phòng kinh doanh và dự án Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật Phòng hành chính nhân sự
29
Xây dựng kế hoạch và thực hiện việc trả lương lao ñộng, xây dựng và quản lý ñịnh mức lao ñộng.
Xây dựng kế hoạch và thực hiện chế ñộ bồ dưỡng, ñào tạo, nâng bậc lương hàng năm cho cán bộ công nhân viên; thực hiện chếñộ ñề bạt, sa thải lao ñộng.
Tổ chức phục vụñời sống; chăm lo ñời sống vật chất tinh thần, sức khỏe cho cán bộ công nhân viên.
Tổ chức công tác hành chính văn thư, quản lý các phương tiện phục vụ sinh hoạt, làm việc.
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán và tình hình vận dụng chế ñộ kế toán tại công ty TNHH Minh Trung TNHH Minh Trung
2.1.4.1. Đặc ñiểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty ñược tổ chức gọn nhẹ theo mô hình tập trung gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán bán hàng, Kế toán công nợ và thanh toán Thủ quỹ.
Sơñồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH Minh Trung
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
- Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ quản lý ñiều hành phòng Kế toán, chỉ ñạo thực hiện việc triển khai công tác Kế toán tài chính của công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu, báo cáo tài chính, tham mưu cho giám ñốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh. Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Ban giám ñốc về công tác kế toán tài chính tại Công ty.
- Kế toán tổng hợp: Lập bảng lương, các khoản trích theo lương hàng tháng cho công nhân viên trong công ty và phân bổ và tính khấu hao TSCĐ. Tập hợp số liệu từ kế toán chi tiết ñể lên báo cáo tài chính, xác ñịnh kết quả kinh doanh của Công ty.
- Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán: Có trách nhiệm theo dõi chi tiết công nợ phải thu, phải trả, các khoản tiền vay của Công ty. Hàng tháng lập biên bản ñối chiếu công nợ với người mua, người bán, lên báo cáo công nợ hàng tháng.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Thủ quỹ Kế toán hàng hóa
Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán
- Kế toán hàng hóa: Phối hợp cùng với bộ phận bán hàng và thủ kho phản ánh báo cáo tình hình nhập - xuất – tồn hàng hóa của công ty.
+Hàng ngày, khi nhận ñược phiếu nhập kho, xuất kho, hóa ñơn bán hàng, hóa ñơn mua hàng do bộ phận bán hàng và thủ kho chuyển lên, kế toán hàng hóa có nhiệm vụ cập nhật vào phần mềm kế toán lên báo cáo chi tiết số lượng nhập – xuất – tồn của từng loại hàng hóa và ñối chiếu số lượng khớp với thủ kho về tình hình nhập – xuất – tồn các mặt hàng trong công ty.
+Định kỳ, hàng ngày, tháng, quý, năm phải có số liệu chi tiết về tình hình tồn và số lượng hàng hóa bán ra. Căn cứ số liệu do bộ phận kế toán này cung cấp.
- Thủ quỹ: Sau khi kế toán viết phiếu thu, phiếu chi có ñầy ñủ chữ ký của Giám ñốc, Kế toán trưởng sẽ chuyển cho thủ quỹ ñể thu và chi tiền mặt. Cuối ngày thủ quỹ sẽ báo cáo tiền mặt tồn tại quỹ. Đồng thời thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi tiền gửi ngân hàng của công ty.
Giữa các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ và ñồng bộ, ñảm bảo tính thống nhất về vi phạm, phương pháp tính toán và ghi chép. Từ ñó tạo ñiều kiện cho việc kiểm tra, ñối chiếu ñược dễ dàng và phát hiện những sai sót ñể sửa chữa kịp thời. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty có trình ñộ nghiệp vụ, có trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc, thành thạo ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán. Do ñó khối lượng công việc ñược giảm bớt, ñồng thời ñảm bảo tính ñầy ñủ chính xác kịp thời và trung thực thông tin kinh tế tài chính cho doanh nghiệp.
2.1.4.2. Đặc ñiểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Chính sách kế toán áp dụng
- Công ty hạch toán theo quyết ñịnh 15/2006/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính
- Niên ñộ kế toán: năm (bắt ñầu từ 01/01 ñến hết ngày 31/12 năm dương lịch). - Kỳ kế toán: tháng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp ñường thẳng.
+Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc
+Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân cả kỳ dự trữ
+Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
Báo cáo tài chính: Công ty TNHH Minh Trung áp dụng hệ thống báo cáo tổng hợp do Bộ tài chính ban hành, bao gồm:
31 - Báo cáo kết quả kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính
Đồng thời ñể bổ trợ cho quá trình ñiều hành và quản lý, ñịnh kỳ công ty lập thêm một số báo cáo như:
- Báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa. - Báo cáo chi tiết các khoản phải thu, phải trả. - Báo cáo bán hàng
- Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cốñịnh
Tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp áp dụng theo quyết ñịnh 15/2006/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính
- Hệ thống sổ sách kế toán: gồm các loại chủ yếu - Sổ nhật ký chung
- Sổ cái
- Các sổ thẻ kế toán chi tiết
Để phục vụ tốt công tác kế toán công ty ñã trang bị một hệ thống máy vi tính nối mạng cục bộ và ñược trang bị phần mềm kế toán hỗ trợ cho công tác hạch toán kế toán trên máy.
Công ty ñang sử dụng: Phần mềm SAS INNOVA 8.0.
Quá trình xử lý, hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tựñộng ñược thực hiện theo qui trình sau:
Chứng từ gốc: Hóa ñơn GTGT, phiếu xuất
kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, giấy báo
có…
Phần mềm SAS INNOVA 8.0
-Nhật kí chung
-Sổ cái TK, sổ chi tiết các TK 1561, 632, 511, 641, 642 …
Hình 2.1.Màn hình nhập liệu phần mềm SAS INNOVA 8.0.
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng, xác ñịnh kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Minh Trung Minh Trung
2.2.1. Phương thức bán hàng tại công ty
Công ty TNHH Minh Trung hiện tại ñang áp; dụng 2 phương thức bán hàng là bán buôn qua kho và bán lẻ.
- Bán hàng theo phương thức bán buôn qua kho
Đây là phương thức bán hàng với khối lượng lớn. Đặc trưng của phương thức này là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, tùy theo hợp ñồng thỏa thuận mua