tại công ty TNHH May Kim Anh.
Hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động mà còn liên quan đến các chi phí sản xuất kinh doanh, giá thành SP của DN, liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước.
Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở DN phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả lao động của người lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động.
- Tính toán, phân bổ hợp lý chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho các đối tượng sử dụng liên quan.
- Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ tiền lương; cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.
Chương 2:
Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH May Kim Anh.
2.1 Đặc điểm về lao động và công tác quản lý lao động tại đơn vị. 2.1.1 Đặc điểm về lao động 2.1.1 Đặc điểm về lao động
Công ty TNHH May Kim Anh thuộc loại hình DN vừa sản xuất vừa kinh doanh các mặt hàng may mặc phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài.
Do đặc thù là DN sản xuất nên lao động của công ty cũng khá đa dạng về trình độ. Cán bộ, CNV công ty có trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp và lao động phổ thông.
Công ty TNHH May Kim Anh là một công ty có đội ngũ cán bộ, CNV nhiệt tình, năng động, sang tạo và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Toàn công ty có 311 cán bộ, CNV. Cụ thể như sau:
- Giám đốc: 1 người. - Phó giám đốc: 2 người. - Trưởng phòng: 6 người. - Phó phòng: 6 người.
- Nhân viên văn phòng: 32 người. - Công nhân sản xuất: 250 người.
- Bảo vệ và nhân viên phục vụ: 12 người. - Nhân viên y tế: 2 người.
Công ty TNHH May Kim Anh liên tục tuyển lao động theo mùa vụ để đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và kinh doanh khi có nhiều đơn đặt hàng. Về công tác đào tạo nghề công ty kết hợp cả đào tạo trên lý thuyết gắn với thực hành vừa giúp nâng cao tay nghề cho công nhân vừa giúp tăng thêm giá trị cho DN. Công ty có đào tạo nghề cho cả công nhân viên và cán bộ quản lý.
2.1.2 Công tác quản lý lao động. a, Quản lý số lượng lao động a, Quản lý số lượng lao động
Tại công ty tỷ trọng của những người có trình độ trung cấp và lao động phổ thông chiếm 82.3% trong tổng số cán bộ CNV toàn công ty và được thể hiện qua bảng sau:
Số TT Chỉ tiêu Số cán bộ CNV Tỷ trọng (%) 1 - Tổng số cán bộ CNV 311 100 2 + Nam 111 35.7 3 + Nữ 200 64.3 4 - Trình độ 5 + Đại học, Cao đẳng. 55 17.7 6 + Trung cấp 80 25.7 7 + Lao động phổ thông 176 56.6
Bảng biểu 1: Đặc điểm lao động công ty TNHH May Kim Anh.
b, Quản lý về chất lượng lao động.
Công ty TNHH May Kim Anh luôn theo dõi và quản lý lao động chặt chẽ về chất lượng lao động.
Cán bộ CNV công ty luôn làm việc tích cực, có trách nhiệm, đúng thời gian và luôn hoàn thành đúng kế hoạch đã đề ra. Công nhân sản xuất hoàn thành sản phẩm theo đúng mẫu mã và thiết kế được bàn giao trước khi tiến hành sản xuất.
c, Quản lý về thời gian lao động.
Do đặc thù là công ty tư nhân nên cán bộ CNV công ty làm việc tất cả các ngày trong tuần trừ chủ nhật và các ngày lễ lớn của dân tộc.
Cán bộ, CNV của công ty làm việc và nghỉ theo thời gian công ty quy định ( trừ trường hợp làm thêm giờ). Buổi sáng làm việc từ 7h - 11h, buổi chiều làm việc từ 13h - 17h.
Một tháng ngoài thời gian làm việc chính 26 ngày, công nhân nếu muốn tăng thu nhập có thể làm tăng ca, thêm giờ trong trường hợp công ty có nhiều đơn đặt hàng.
Công ty luôn theo dõi chặt chẽ công nhân làm thêm giờ để đảm bảo năng suất lao động và đảm bảo lợi ích cho người lao động. Công nhân làm thêm giờ được hưởng tiền lương, phụ cấp làm thêm giờ và một số đãi ngộ khác.
d, Quản lý kết quả lao động.
Hàng ngày, các tổ trưởng căn cứ vào phiếu giao công việc hoặc lệnh sản xuất để xác định rõ nội dung công việc, chất lượng công việc, thời gian hoàn thành để chuyển sang cho bộ phận KCS kiểm tra và nghiệm thu. Khi hoàn thành công việc các tố trưởng nộp phiếu bàn giao công việc, lệnh sản xuất, bảng theo dõi công về cho kế toán để làm căn cứ tính lương, thanh toán lương cho công nhân tham gia sản xuất và làm căn cứ để phân bổ vào chi phí cho hợp lý.
Căn cứ vào kết quả lao động thống kê được của tổ trưởng các tổ sản xuất, người lao động hưởng lương theo số lượng, chất lượng SP mình thực hiện hoàn thành và bàn giao.
Để đảm bảo đúng năng suất và giúp tăng thu nhập cho người lao động công ty có tổ chức làm thêm giờ, dãn giờ, có chế độ thưởng cho công nhân có thành tích nhằm kích thích sản xuất được đẩy mạnh.
Ngoài ra, công ty còn tổ chức cho cán bộ, CNV đi tham quan, nghỉ mát, khám sức khỏe định kỳ để động viên tinh thần cho mọi người.
2.2 Quỹ lương và hình thức tiền lương công ty TNHH May Kim Anh.
Quỹ lương là toàn bộ số tiền được quản lý và sử dụng để chi trả lương và các khoản tương đương lương cho cán bộ CNV của DN. Quỹ tiền lương của DN bao gồm.
- Tiền lương trả theo thời gian và theo sản phảm cho người lao động. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế và các khoản phụ cấp thường xuyên như: phụ cấp làm đêm, phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp khu vực.
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do những nguyên nhân khách quan hay trong thời gian nghỉ phép.
- Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra SP hỏng trong phạm vi cho phép. Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên như thưởng ngày lễ, ngày tết...
Về phương diện hạch toán kế toán quỹ lương của DN được chia thành quỹ tiền lương chính và quỹ tiền lương phụ.
- Quỹ tiền lương chính là quỹ được dùng để chi trả cho người lao động trong thời gian thực hiện nhiệm vụ chính của mình. Quỹ này gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp TN.
- Quỹ tiền lương phụ là quỹ được dùng để chi trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính của họ không bao gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp TN. Ngoài ra quỹ này còn được dùng để chi trả cho người lao động trong thời gian họ nghỉ phép, nghỉ lễ tết hay ngừng sản xuất theo chế độ.
Trong công tác hạch toán kế toán tiền lương chính của công nhân sản xuất được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại SP, tiền lương phụ của công nhân sản xuất được hạch toán và phân bổ gián tiếp vào chi phí sản xuất các loại SP có liên quan theo tiêu thức phân bổ thích hợp.
Để đảm bảo cho DN hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất thì việc quản lý và chi tiêu quỹ tiền lương phải hợp lý, tiết kiệm để phục vụ tốt cho công việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của DN.
2.2.2 Hình thức tiền lương.
a, Hình thức tiền lương theo thời gian.
Hình thức trả lương theo thời gian là hình thức mà tiền lương trả cho người lao động tính theo thời gian làm việc, cấp bậc hoặc chức danh và thang lương theo quy định.
Theo hình thức này, tiền lương thời gian, tiền lương phải trả được tính bằng: Thời gian làm việc thực tế nhân với mức lương thời gian.
Tiền lương thời gian với đơn giá tiền lương cố định gọi là tiền lương thời gian giản đơn. Tiền lương thời gian giản đơn có thể kết hợp chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc, tạo nên tiền lương có thưởng với có hai cách: lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng. Để áp dụng trả lương theo thời gian, DN phải theo dõi ghi chép thời gian làm việc của người lao động và mức lương thời gian của họ.
DN trả tiền lương thời gian cho những công việc chưa xây dựng được định mức lao động, chưa có đơn giá tiền lương sản phẩm. Công ty áp dụng trả lương cho nhân viên khối văn phòng như hành chính, quản trị, thống kê, kế toán, nhân viên phòng tài vụ.
Hình thức tiền lương thời gian mặc dù đã tính đến thời gian làm việc thực tế nhưng nó vẫn còn một số hạn chế nhất định đó là chưa gắn kết được tiền lương và chất lượng và kết quả lao động, vì vậy các DN cần kết hợp các biện pháp khuyến khích kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động để người lao động tự giác, làm việc có kỷ luật và năng suất cao.
phải trả cho CNV =
trong tháng Số ngày làm việc theo chế độ ( 26 ngày)
Lương tháng được quy định sẵn đối với từng bậc lương trong các thang lương. Lương tháng có nhược điểm là không tính được người làm nhiều ngày hay ít ngày trong tháng. Lương tháng được tính để trả cho nhân viên quản lý hành chính, quản lý kinh tế và nhân viên hoạt động không mang tính chất sản xuất như nhân viên bộ phận kế toán.
Lương tháng được tính như sau:
Lương tháng Mức Hệ số Phụ cấp phải trả cho = lương x lương + ( nếu có) CNV trong tháng tối thiểu hiện thời
Mức lương tối thiểu công ty áp dụng theo chế độ mới là 850.000đ/ tháng. Ngoài tiền lương ra, đối với giám đốc, phó giám đốc, trưởng phó phòng được hưởng thêm phần phụ cấp trách nhiệm. Giám đốc phụ cấp là 0,4 x mức lương tối thiểu. Phó giám đốc và các trưởng phòng phụ cấp là 0,3 x mức lương tối thiểu. Phó phòng và các tổ trưởng phụ cấp là 0,2 x mức lương tối thiểu.
Ví dụ: Tính tiền lương đối với lao động trả theo thời gian của anh Phạm Anh Thắng kế toán trưởng công ty. Hệ số lương của anh là 4,2.
Ta có:
Mức lương = 4,2 x 850.000 = 3.570.000 đ.
Dựa vào bảng chấm công, ngày công của anh là 26 ngày. Suy ra, lương thời gian theo ngày công thực tế của anh Thắng là:
3.570.000 x 26/26 = 3.570.000
Phụ cấp
của anh là 6% mức lương
Phụ cấp TN = 0,3 x 850.000 = 255.000 đ.
Suy ra, tổng lương của anh là:
3.570.000 + 214.200 + 255.000 = 4.039.200đ.
Sau khi trừ đi BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích theo tỷ lệ 8.5% lương cơ bản và phụ cấp TN thì số tiền anh Thắng được lĩnh là:
4.039.200 - ( 3.570.000 + 255.000) x 8.5% = 3.714.075 đ.
b, Hình thức tiền lương theo sản phẩm.
Hình thức tiền lương theo sản phẩm là hình thức lương trả cho người lao động được tính theo số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành hoăc khối lượng công việc đã làm xong được nghiệm thu. Để trả lương theo sản phẩm phải xây dựng định mức lao động, đơn giá hợp lý trả cho từng loại sản phẩm hay công việc và phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Theo hình thức này công tác kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm phải chặt chẽ.
Tiền lương theo sản phảm được tính bằng: Số lượng hoặc khối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành đủ tiêu chuẩn chất lượng nhân với đơn giá tiền lương sản phẩm.
Đơn giá sản phẩm cho các loại sản phẩm khác nhau là khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu kỹ thuật và mức độ khó hoàn thành sản phẩm đó. Việc xác định tiền lương sản phẩm phải dựa trên cơ sở các tài liệu về hạch toán kết quả lao động.
*Lương theo sản phẩm trực tiếp: Là hình thức tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng, sản lượng hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá. Đây là hình thức được các DN sử dụng phổ biến để tính lương phải trả cho CNV trực tiếp sản xuất hàng loạt sản phẩm.
- Trả lương theo sản phẩm có thưởng là sự kết hợp lương theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp và chế độ tiền thưởng trong sản xuất (thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng nâng cao năng suất lao động, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm).
- Trả lương theo sản phẩm lũy tiến: Theo hình thức này, tiền thưởng trả cho người lao động gồm tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp và tiền lương tính theo tỷ lệ lũy tiến căn cứ vào mức độ vượt định mức của người lao động. Hình thức này được áp dụng ở những khâu sản xuất quan trọng, cần thết phải đẩy nhanh tiến độ sản xuất hoặc cần động viên công nhân phát huy sáng kiến phá vỡ định mức lao động.
* Lương trả theo sản phẩm gián tiếp: Được áp dụng để trả lương cho CNV làm công việc phục vụ sản xuất ở các bộ phận như công nhân vận chuyển nguyên vật liệu, công nhân phụ...
Hình thức tiền lương theo sản phẩm có ưu điểm là đảm bảo được nguyên tắc phân phối theo khối lượng, chất lượng lao động; khuyến khích người lao động quan tâm đến kết quả và chất lượng sản phẩm mà họ tạo ra.
2.3 Các khoản trích theo lương tại công ty 2.3.1 Quỹ BHXH 2.3.1 Quỹ BHXH
Quỹ BHXH là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp phải trả cho cán bộ CNV của DN (phụ cấp chức vụ, phụ cấp khu vực...) nhằm giúp đỡ họ về mặt vật chất và tinh thần trong trường hợp họ bị ốm đau, thai sản, tai nạn bất ngờ, mất sức lao động.
Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định 22% trên tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động trong kỳ. Theo chế độ hiện hành, trong số trích đó 16% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của DN do DN trực tiếp chi trả, 6% do người lao động đóng góp và được tính trừ vào lương của họ.
Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp cho CNV có tham gia đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động. Cụ thể trong các trường hợp sau:
+ Trợ cấp cho CNV ốm đau, thai sản.
+ Trợ cấp cho CNV khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp. + Trợ cấp CNV khi về hưu, mất sức lao động.
+ Chi cho công tác quản lý quỹ BHXH.
Theo chế độ hiện hành, toàn bộ số trích BHXH được nộp lên cơ quan quản lý BHXH để chi trả cho các trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động. Tại DN, hàng tháng DN trực tiếp chi trả BHXH cho CNV bị ốm đau, thai sản... trên cơ sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Cuối tháng DN phải thanh toán, quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH cấp trên.
2.3.2 Quỹ BHYT
Qũy BHYT là khoản tiền được tính toán, trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp phải trả cho toàn bộ cán bộ CNV của công ty nhằm phục vụ, bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho người lao động. Cơ quan BHYT sẽ thanh toán về chi phí khám chữa bệnh theo tỷ lệ nhất