4. Kiểm soát thu chi tiền mặt
4.2.2. Kiểm soát quá trình chi tiền
Tăng tốc quá trình thu tiền không phải là cách duy nhất tăng lượng tiền mặt trôi nổi ròng. Bạn cũng có thể đạt được cùng mục đích bằng việc làm chậm đi quá trình chi tiền. Một chiến lược khá hấp dẫn là gia tăng thời gian chuyển thư. Ví dụ như doanh nghiệp United Carbon có thể chi trả cho các nhà cung cấp của nó ở NewYork bằng cách gởi thư chuyển séc từ địa điểm là Nome, bang Alaska, và chi trả cho nhà cung cấp ở Los Angeles bằng thư chuyển séc từ Vienna, bang Maine.
Suy nghĩ kỹ, bạn sẽ thấy rõ rằng mưu mẹo dùng cách thức làm châm trễ việc chi trả tiền qua đường bưu điện như vậy chưa chắc có lợi hơn so với rút ngắn thời gian thanh toán. Giả định rằng bạn đã hứa chi trả cho nhà cung cấp ở NewYork là vào ngày 29 tháng 2, vậy cách nào có lợi hơn nếu như bạn chuyển séc từ bang Alaska vào ngày 26 hay là bạn chuyển từ NewYork vào ngày 28? Dĩ nhiên là bạn có thể sử dụng địa chỉ gửi thư từ xa như một lý do bào chữa cho sự chậm trễ, nhưng mưu mẹo đó dễ dàng bị phát hiện ra. Nếu bạn chi trả trễ hạng thì bạn cũng phải gởi thư trễ như thế.
Tuy nhiên có những cách thức hiệu quả để gia tăng khoản tiền mặt trôi nổi chiếm dụng được. Ví dụ, giả định rằng công ty United Carbon chi trả cho nhà cung cấp ( Ở NewYork) bằng séc được mở ở ngân hàng NewYork City. Từ lúc nhà cung cấp nhận được tờ séc cho đến lúc ngân hàng thực hiện thanh toán mất trung bình hơn 1 ngày. Công ty sẽ thực hiện bằng cách cũng gửi cùng ngày như thế nhưng ký phát tại một ngân hàng ở xa như Helena, bang Montana, ngân hàng Midland, bang Texas, hoặc ngân hàng Wilmintong, bang Delaware. Trong những trường hợp này, phải mất ba đến bốn ngày để xử lý một tờ séc trước khi thực hiện thanh toán. Do đó công ty United Carbon được thêm vài ngày khoản tiền trôi nổi chiếm dụng.
Một vài công ty còn duy trì các tài khoản chi trả trên nhiều vùng khác nhau của đất nước. Máy tính sẽ tìm kiếm mỗi một số mã vùng của nhà cung cấp và tự động cho ra một tờ séc được ký thác tại một ngân hàng xa nhất.
Doanh nghiệp ký phát séc thanh toán cho nhà cung
cấp
Bưu điện chuyển thư
Séc thanh toán được chuyển đến nhà cung cấp
Ngân hàng thu tiền Séc được gửi đến ngân hàng của nhà cung cấp
1. Viết séc thanh toán từ một ngân hàng ở xa.
2. Gọi cho nhà cung cấp để kiểm tra tình trạng chính xác những khoản thanh toán giá trị lớn.
1. Gửi thư từ bưu điện ở xa.
2. Gửi thư từ những bưu điện mà những bưu điện này thường có thời gian xử lý và chuyển thư lâu
Cách thức làm chậm quá trình chi tiền
Ở Mỹ, các nhà cung cấp không phản đối những cách thức này bởi vì cục dự trữ Liên bang đã đảm bảo rằng việc kết chuyển séc chỉ mất tối đa là 2 ngày đối với tất cả những séc thanh toán liên ngân hàng của cục dự trữ Liên bang. Cục dự trữ liên bang thực hiện mục tiêu này và đã cố gắng ngăn ngừa những cách thức chi trả tiền từ xa.
Một ngân hàng NewYork City mỗi ngày nhận vài tờ séc từ hệ thống dự trữ liên bang cũng như nhận trực tiếp từ những ngân hàng khác. Như vậy, nếu công ty United Carbon sử dụng ngân hàng NewYork City để chi trả cho các nhà cung cấp của nó, thì công ty sẽ không biết được bắt đầu một ngày mới có bao nhiêu séc được thực hiện thanh toán. Điều này sẽ khiến công ty hoặc phải duy trì một số dư tiền mặt lớn trong tài khoản của mình để đảm bảo tránh những bất ngờ khi đối tượng chi trả tăng đột biến hoặc phải chuẩn bị vay mượn. Tuy nhiên thay vì duy trì một tài khoản để chi trả tại một ngân hàng nào đó ở NewYork chẳng hạn như ngân hàng JP Morgan cũng tại NewYork, công ty United Carbon có thể mở một tài khoản số dư bằng không (zero- balance account) với ngân hàng chi nhánh của ngân hàng JP Morgan ở Wilmington, bang Delaware. Bởi vì ngân hàng này không nằm trong các ngân hàng chính yếu nên ngân hàng chi nhánh này sẽ nhận tất cả giấy báo thực hiện thanh toán từ tất cả các séc được chuyển đến từ cục dự trữ liên bang vào đầu ngày. Do đó điều này sẽ giúp cho các nhà quản trị tài chính công ty United Carbon biết được sớm chính xác số tiền phải trả trong ngày đó là bao nhiêu. Và họ sẽ sắp xếp chuyển đến tài khoản chi trả này một số tiền tương ứng từ tại khoản tập trung của công ty. Như vậy vào cuối ngày ( hay vào thời điểm bắt đầu ngày mới) công ty United Carbon sẽ có số dư bằng không trên tài khoản chi trả của mình.
Việc lập tài khoản chi trả của công ty ở Wilmington mang lại hai lợi ích. Thứ nhất, bằng việc lựa chon địa điểm từ xa, công ty sẽ chiếm dụng được một khoản tiền mặt trôi nổi trong vài ngày. Thứ hai, bởi vì ngân hàng chí nhánh
này có thể dự kiến sớm được trong ngày sẽ có bao nhiêu tiền mặt được thực hiện chi trả, nên công ty United Carbon không cần thiết phải duy trì lượng tiền mặt vượt trội trong tài khoản để phòng tránh những bất ngờ.
