4. Kiểm soát thu chi tiền mặt
4.2.1. Tăng tốc quá trình thu tiền
Hộp khóa (Lockboxes) là một hộp thư bưu điện loại đặc biệt được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi để tăng tốc quá trình thu tiền. Trong hệ thống hộp khóa, bạn phải thuê hệ thống ngân hàng địa phương làm cho bạn một số công việc hành chính. Hệ thống hộp khóa hoạt động như sau: doanh nghiệp thuê hộp thư bưu điện riêng tại mỗi vùng địa phương khác nhau ( khoảng 20 hộp khóa trong phạm vi cả nước). Các khách hàng sẽ được giới thiệu về địa chỉ hộp thư tại các bưu điện địa phương để họ gửi séc thanh toán đến hộp thư này thay vì gửi trực tiếp đến doanh nghiệp. Ngân hàng địa phương với tư cách là đại diện của doanh nghiệp sẽ mở lấy thư và kết chuyển những séc thanh toán vào tài khoản của doanh nghiệp vào ngân hàng địa phương. Số dư trên tài khoản sẽ được định kỳ kết chuyển đến một trong những ngân hàng chính của doanh nghiệp. Chi tiết của những hoạt động này được lưu giữ lại bằng máy tính và gởi đến cho doanh nghiệp.
Hệ thống hộp khóa giảm thời gian thư tín bởi vì các séc được nhận tại các bưu điện địa phương thay vì tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Hộp khóa
Khách hàng chuyển séc bằng thư tới doanh nghiệp Séc được nhận tại văn phòng doanh nghiệp Séc được chuyển vào ngân hàng của doanh nghiệp Séc được kết chuyển vào tài khoản của
DN tại NH
0 1 2 3 4 5 6
Thời gian gửi thư Thời gian Thời gian kết chuyển séc
cũng giảm thời gian xử lý tại doanh nghiệp vì ngân hàng địa phương sẽ trực tiếp nhận séc, xử lý và thanh toán các séc này thay vì các tờ séc này được gởi đến trụ sở chính của công ty và sau đó lại được chuyển đến ngân hàng để xử lý và thanh toán.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng Ngân hàng trung tâm (Concentration banking) để tăng tốc quá trình thu tiền. Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ yêu cầu khách hàng tại một địa phương nào đó thực hiện thanh toán cho đại diện bán hàng hay chi nhanh doanh nghiệp đóng tại cùng địa phương ( hệ thông thu tiền phi tập trung) thay vì yêu cầu thanh toán đến trụ sở chính của doanh nghiệp (hệ thống thu tiền tập trung). Chi nhánh hay đại diện bán hàng của doanh nghiệp tại địa phương sẽ chuyển các séc thanh toán này đến một tài khoản tại ngân hàng địa phương. Sau đó ngân hàng địa phương sẽ thanh toán số tiền này tới một tài khoản tập trung tại một trong những ngân hàng chính của doanh nghiệp thông qua hệ thông chuyển tiền điện tử.
Sơ đồ 8: Hệ thống thu tiền thông qua hộp khóa
Ngân hàng trung tâm sẽ giảm thiểu khoản tiền trôi nổi theo hai cách. Thứ nhất, bởi vì chi nhánh doanh nghiệp cùng địa phương với khách hàng nên thời gian chờ đợi thư tín sẽ được giảm thiểu. Thứ hai, cũng vì séc thanh toán của khách hàng cũng được ký phát tại ngân hàng địa phương nên thời gian xử lý séc và thanh toán tiền cũng được giảm thiểu. Ngân hàng trung tâm sẽ tập hợp những khoản dư nhỏ này thành một số tiền lớn, số dư tập trung, sau đó số tiền này có thể được đầu tư vào các tài sản có khả năng sinh lợi một cách dễ dàng. Ví dụ, khi ngân hàng Amoco đã tập hợp các tài khoản của nó tại các ngân
Khách hàng của DN Khách hàng của DN Khách hàng của DN Khách hàng của DN Hộp khoá 1
Bưu điện địa phương
Hộp khoá 2
Bưu điện địa phương
NH địa phương nhận thư chuyển séc từ các hộp khoá đặt
tại bưu điện địa phương
NH tiến hành thanh toán trên các séc đã
nhận DN thực hiện tiến trình
xử lý khoản phải thu Chi tiết của khoản phải
thu được chuyển đến DN
Thư được mở; NH tiến hành phân loại séc và các biên nhận
Ký thác séc vào tài khoản của NH
hàng Mỹ năm 1995 và đã có thể giảm số dư hàng ngày trên tài khoản không hưởng lãi đến 80%.
Thường các doanh nghiệp sử dụng ngân hàng trung tâm kết hợp với hệ thống hộp khóa
Sơ đồ 9: Hệ thống tiền mặt sử dụng ngân hàng trung tâm kết hợp với hệ thống thu tiền qua hộp khóa
Bạn sẽ cần bao nhiêu điểm thu tiền nếu bạn sử dụng hệ thống hộp khóa hoặc ngân hàng trung tâm? Câu trả lời dựa trên cư ngụ khách hàng của bạn và tốc độ chuyển thư. Ví dụ, giả định rằng bạn đang dự tính về việc mở hộp
Khách hàng của doanh
nghiệp
Đại diện bán hàng của DN tại địa
phương Khách hàng của doanh nghiệp Chuyển các séc thanh toán đến NH địa phương
Hộp khoá đặt tại Bưu điện địa phương
Khách hàng của doanh nghiệp Khách hàng của doanh nghiệp Ngân hàng trung tâm Nhà quản trị tiền mặt của DN Duy trì mức dự trữ tiền mặt
Chi tiêu tiền mặt
Duy trì số dư bù trừ tại NH cấp tín dụng Đầu tư ngắn hạn vào
tiền mặt Tiền được kết chuyển đến NH trung tâm bằng cách NH địa phương sẽ lưu giữ lại những tờ séc và thanh toán tiền qua hệ thống thanh toán điện tử
Nhà quản trị tiền mặt phân tích số dư tài khoản và thông tin tiền được kết chuyển vào tài khoản cuả DN tại NH
khóa. Ngân hàng địa phương cho bạn biết về sơ đồ lịch trình phân phát thư. Cùng với thông tin này cùng với sự hiểu biết về địa phương nơi khách hàng của bạn cư ngụ, bạn sẽ tổng kết được những dữ liệu sau:
Số bình quân nhận thanh toán mỗi ngày từ hộp khóa = 150 Giá trị bình quân một khoản thanh toán = 1.200$ Tỷ lệ lãi suất mỗi ngày = 0,02%
Tiết kiệm thời gian nhận thư = 1,2 ngày
Tiết kiệm trong quá trình xử lý = 0,8 ngày
Từ những dữ liệu cơ bản này, hộp khóa sẽ gia tăng số dư tiền mặt thu được là:
150 khoản thanh toán mỗi ngày x 1.200$/một khoản thanh toán x (1,2 + 0,8) ngày rút ngắn= 360.000$.
Với chi phí cơ hội khi đầu tư với lãi suất 0,02% một ngày, thì khoản tiền mặt 360.000$ mang lại khoản sinh lợi là: 0,0002 x 360.000$ = 72$
Chi phí trả cho ngân hàng đẻ hộp khóa có thể hoạt động dựa trên sô séc thanh toán được xử lý. Giả định rằng ngân hàng tính phí là 0,26$ cho một séc thanh toán. Vậy tổng chi phí là 150 x 0,26$ = 39$/ngày. Bạn đã có lợi là: 72$- 39$ = 33$ một ngày, cộng với lợi ích từ việc doanh nghiệp của bạn không phải tự xử lý bất kỳ một séc thanh toán nào.
Ví dụ của chúng ta giả định rằng doanh nghiệp chỉ có hai lựa chọn. Hoặc là doanh nghiệp có thể không làm gì, hoặc có thể sử dụng hệ thống hộp khóa. Nếu một địa phương có nhiều hộp khóa khác nhau hay một hộp khóa sử dụng cho nhiều địa phương khác nhau thì sẽ mang lại hiệu quả hơn. Dĩ nhiên là bạn có thể luôn luôn tìm kiếm sự hiệu quả này bằng cách thông qua các kết hợp khả thi, nhưng sẽ dễ dàng hơn nếu bạn giải quyết vấn đề bằng kỹ thuật quy
hoạch tuyến tính LP (linear programing). Nhiều ngân hàng sử dụng mô hình LP này để giải quyết vấn đè lắp đặt tối ưu các hộp khóa.