Cụng ty ỏp dụng Chế độ kế toỏn Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chớnh., thụng tư 244/2009/TT- BTC ngày 31/12/2009 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toỏn Doanh nghiệp. Theo đú, Chứng từ kế toỏn ỏp dụng trong doanh nghiệp thực hiện theo đỳng nội dung, phương phỏp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toỏn và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chớnh phủ, cỏc văn bản phỏp luật khỏc cú liờn quan đến chứng từ kế toỏn và cỏc quy định trong chế độ này.
Bờn cạnh đú, ngoài những chứng từ theo mẫu bắt buộc như : Phiếu thu, phiếu chi, hoỏ đơn giỏ trị gia tăng... , do đặc thự yờu cầu quản lý , doanh nghiệp cũn ỏp dụng một số mẫu biểu chứng từ riờng nhưng vẫn đảm bảo nội dung, chế đội kế toỏn Việt Nam.
Lập chứng từ
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toỏn.
- Chứng từ kế toỏn chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh. - Nội dung chứng từ kế toỏn phải đầy đủ cỏc chỉ tiờu, phải rừ ràng, trung thực
với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh.
- Chữ viết trờn chứng từ phải rừ ràng, khụng tẩy xoỏ, khụng viết tắt. - Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đỳng với số tiền viết bằng số.
- Chứng từ kế toỏn phải được lập đủ số liờn theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liờn phải được lập một lần cho tất cả cỏc liờn theo cựng một nội dung bằng mỏy tớnh, mỏy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than.
Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liờn nhưng khụng thể viết một lần tất cả cỏc liờn chứng từ thỡ cú thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tớnh phỏp lý của tất cả cỏc liờn chứng từ.
Ký chứng từ kế toỏn
- Mọi chứng từ kế toỏn phải cú đủ chữ ký theo chức danh quy định trờn chứng từ mới cú giỏ trị thực hiện.
- Tất cả cỏc chữ ký trờn chứng từ kế toỏn đều phải ký bằng bỳt bi hoặc bỳt mực, khụng được ký bằng mực đỏ, bằng bỳt chỡ, chữ ký trờn chứng từ kế toỏn dựng để chi tiền phải ký theo từng liờn.
- Chữ ký trờn chứng từ kế toỏn của một người phải thống nhất
- Kế toỏn trưởng (hoặc người được uỷ quyền) khụng được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền khụng được uỷ quyền lại cho người khỏc.
- Khụng được ký chứng từ kế toỏn khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trỏch nhiệm của người ký.
Trỡnh tự luõn chuyển và kiểm tra chứng từ kế toỏn
Kiểm tra chứng từ : Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn do doanh nghiệp lập hoặc từ bờn ngoài chuyển đến đều phải được kiểm tra và xỏc minh tớnh phỏp lý của chứng từ thỡ mới dựng những chứng từ đú để ghi sổ kế toỏn.
- Kiểm tra tớnh rừ ràng, trung thực, đầy đủ của cỏc chỉ tiờu, cỏc yếu tố ghi chộp trờn chứng từ kế toỏn;
- Kiểm tra tớnh hợp phỏp của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đó ghi trờn chứng từ kế toỏn, đối chiếu chứng từ kế toỏn với cỏc tài liệu khỏc cú liờn quan;
- Kiểm tra tớnh chớnh xỏc của số liệu, thụng tin trờn chứng từ kế toỏn.
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ kế toỏn bao gồm cỏc bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toỏn;
- Kế toỏn viờn, kế toỏn trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toỏn hoặc trỡnh Giỏm đốc doanh nghiệp ký duyệt;
- Phõn loại, sắp xếp chứng từ kế toỏn, định khoản và ghi sổ kế toỏn; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toỏn.
Những chứng từ phỏt sinh của Cụng ty được kiểm tra, lưu trữ trong Phũng kế toỏn của Cụng ty.
Những chứng từ phỏt sinh của cụng trỡnh do cỏc đội, ban chủ nhiệm phụ trỏch thỡ kế toỏn cỏc đơn vị phụ thuộc đú phải cú trỏch nhiệm lập, kiểm tra, và lưu trữ tại đơn vị mỡnh ; và ghi sổ và lập bỏo cỏo về Cụng ty.
Đối với những chứng từ kế toỏn lập khụng đỳng thủ tục, nội dung và chữ số khụng rừ ràng thỡ người chịu trỏch nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yờu cầu làm thờm thủ tục và điều chỉnh sau đú mới làm căn cứ ghi sổ.
- Chế độ chứng từ cỏc chế độ kế toỏn của cụng ty thực hiện theo đỳng mẫu biểu của Bộ tài chớnh và Tổng cục thống kờ quy định ỏp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 1 thỏng 1 năm 1996 cựng với văn bản sửa đổi bổ sung khỏc.
- Toàn bộ cỏc thụng tin kế toỏn phỏt sinh đều được phản ỏnh vào cỏc chứng từ kế toỏn.
Bảng 2.1. Danh mục một số chứng từ cụng ty đang sử dụng.
1. Bảng chấm cụng 01a- LĐTL
2. Bảng thanh toỏn tiền lương 02-LĐTL
3. Phiếu nhập kho 01-VT
4. Phiếu xuất kho 02-VT
5. Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoỏ 03-VT 6. Bảng phõn bổ nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ 07-VT 7. Phiếu thu 01-TT 8. Phiếu chi 02-TT 9. Giấy đề nghị tạm ứng 04-TT 10. Biờn bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ 11. Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ 12. Hoỏ đơn GTGT 01GTKT-3LL
