Xăng dầu là một trong những hàng hoỏ thiết yếu phục vụ cho cuộc sống của con nguời, đặc biệt là nhu cầu vận chuyển; đối với cỏc doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, xăng dầu cũn là nguồn nhiờn liệu quan trọng trong quỏ trỡnh sản xuất để tạo ra cỏc sản phẩm hàng hoỏ và dịch vụ. Do đú, sự biến động giỏ của cỏc mặt hàng xăng dầu cú ảnh hưởng trực tiếp đến hành vi tiờu dựng của người tiờu dựng, giỏ cả của cỏc hàng hoỏ khỏc trong nền kinh tế và cỏc chỉ số kinh tế.
Là một doanh nghiệp Nhà nước, để thực hiện nhiệm vụ hàng đầu là đỏp ứng nhu cầu của nền kinh tế quốc dõn, an ninh quốc phũng và nhu cầu tiờu dựng của xó hội về xăng dầu, Cụng Ty Xăng Dầu An Giang đó khụng ngừng phỏt triển và mở rộng hệ thống cỏc đại lý của mỡnh. Thụng qua cỏc đại lý và cỏc chớnh sỏch điều hành, cụng ty đó gúp phần bỡnh ổn thị trường, giảm thiểu cỏc tỏc động ảnh hưởng của thị trường thế giới đến thị trường trong nước, phũng ngừa hiện tượng đầu cơ tăng giỏ làm biến động thị trường.
Tuy nhiờn, trong nền kinh tế thị trường hiện nay, xăng dầu khụng cũn do Nhà nước độc quyền kinh doanh nữa, cỏc doanh nghiệp ngoài quốc doanh kinh doanh xăng dầu như SaigonPetro, PetroVietnam, Cụng Ty Dầu Khớ Đồng Thỏp…lần lượt ra đời. Và để hoàn thành nhiệm vụđỏp ứng nhu cầu của nền kinh tế quốc dõn, đảm bảo an ninh quốc phũng thỡ việc điều hành thụng qua hệ thống cỏc đại lý là chưa đủ. Cụng ty cần cú thờm cụng cụ để tham gia điều hành trực tiếp thị trường xăng dầu. Do đú, hệ thống cửa hàng xăng dầu của cụng ty được thành lập. Khụng chỉ gúp phần thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ trờn, hệ thống cửa hàng xăng dầu cũn là một bộ phận quan trọng để nõng cao doanh thu, lợi nhuận và hiệu quả hoạt động kinh doanh của cụng ty.
Hiện nay, với hơn 30 cửa hàng xăng dầu được phõn bố rộng khắp trờn địa bàn tỉnh, hệ thống cửa hàng xăng dầu ngày càng thực hiện tốt việc điều tiết thị trường, đỏp ứng nhu cầu tiờu dựng của người dõn. Bờn cạnh đú, hệ thống cửa hàng cũng đó gúp phần đỏng kể vào việc nõng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của cụng ty, năm 2009, hệ thống đó đỏp ứng được gần 36% nhu cầu tiờu dựng của người tiờu dựng trong tỉnh, đúng gúp 34,8% vào doanh thu của toàn cụng ty. Hệ thống cửa hàng xăng dầu khụng ngừng phấn đấu và phỏt triển để nõng cao thị phần trong tỉnh và tỉ trọng doanh thu cho toàn cụng ty.
4.2 Kế toỏn doanh thu
4.2.1 Kế toỏn doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ
Cỏc phương thức bỏn hàng
Hoạt động chủ yếu của cụng ty là hoạt động cung cấp hàng húa cho cỏc đối tượng tiờu dựng cú nhu cầu, do đú, doanh thu về bỏn hàng húa của cụng ty là vụ cựng quan trọng. Chớnh vỡ thế, việc ghi nhận doanh thu một cỏch chớnh xỏc và kịp thời là một yếu tố quyết
định, nú khụng những bự đắp chi phớ bỏ ra mà cũn cho thấy lợi nhuận cụng ty thu được, khả năng cạnh tranh và điều tiết thị trường của cụng ty trong nền kinh tế hiện nay.
Để phục vụ nhu cầu cho từng khỏch hàng, cụng ty ỏp dụng nhiều phương thức bỏn hàng khỏc nhau cho từng đối tượng cú nhu cầu khỏc nhau.
• Bỏn buụn:
- Bỏn buụn trực tiếp: là bỏn theo điều kiện giao hàng thụng qua thiết bị xuất hàng riờng biệt tại cửa hàng theo hợp đồng do Đơn vị ký với khối lượng xuất bỏn tối thiểu từ 1.000lớt/lần vỏ bỡnh quõn khụng thấp hơn 20m3/thỏng/khỏch hàng.
- Bỏn buụn chuyển thẳng: là phương thức bỏn hàng mà khụng diễn ra quỏ trỡnh
nhập, xuất hàng thụng qua bể chứa tại cửa hàng.
• Bỏn lẻ: là bỏn theo điều kiện giao hàng qua cột bơm hoặc bỡnh chuẩn tại cửa hàng.
• Dịch vụ cấp lẻ: là việc cửa hàng xuất bỏn xăng dầu cho khỏch hàng thụng qua cột bơm hoặc bỡnh chuẩn theo hợp đồng dịch vụ đó ký giữa đơn vị với khỏch hàng nhưng cú phỏt sinh cụng nợ trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng.
• Bỏn hàng trả gúp: người mua sẽ thanh toỏn lần đầu ngay tại thời điểm mua một phần, số tiền cũn lại người mua sẽ trả dần và phải chịu một tỷ lệ lói suất nhất định. Đối với mặt hàng xăng dầu, cỏc cửa hàng chỉ ỏp dụng hai phương thức bỏn hàng là bỏn lẻ và dịch vụ cấp lẻ (gọi tắt là bỏn lẻ). Cỏc mặt hàng xăng dầu được bỏn ở cỏc cửa hàng xăng dầu chủ yếu là những mặt hàng thụng dụng và phổ biến như xăng RON 92 (xăng A92), xăng RON 95 (xăng A95), dầu hỏa (dầu KO), dầu Điờzen (dầu DO).
Tài khoản sử dụng
Cụng ty sử dụng tài khoản 511 để hạch toỏn doanh thu tiờu thụ hàng hoỏ. Do cụng ty kinh doanh nhiều hàng hoỏ khỏc nhau nờn tài khoản dựng để ghi nhận doanh thu 511 được chi tiết như sau:
511 Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bỏn hàng hoỏ
51111 Doanh thu bỏn xăng dầu 51112 Doanh thu bỏn dầu mỡ nhờn 51118 Doanh thu bỏn hàng hoỏ khỏc
511181 Doanh thu bỏn xe mỏy
511182 Doanh thu bỏn vật tư tổng hợp 511183 Doanh thu bỏn vật tư chuyờn dựng
Tài khoản 51111 Doanh thu bỏn xăng dầu được dựng dể ghi nhận cỏc khoản doanh thu về việc bỏn cỏc mặt hàng xăng dầu như xăng RON 92 (xăng A92), xăng RON 95 (xăng A95), dầu hỏa (dầu KO), dầu Điờzen (dầu DO) từ cỏc đại lý và cỏc cửa hàng.
Chứng từ sử dụng
- Húa đơn GTGT gồm 3 liờn: liờn 1 lưu tại cựi húa đơn, liờn 2 giao cho khỏch hàng, liờn 3 lưu trong hồ sơ bỏn hàng.
- Phiếu xuất kho gồm 3 liờn: liờn 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liờn 2 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển cho kế toỏn tổng hợp ghi vào sổ chi tiết, liờn 3 giao cho người vận chuyển làm chứng từđi đường và giao hàng.
- Giấy bỏo của ngõn hàng.
- Phiếu thu gồm 2 liờn: liờn 1 thủ quỹ dựng để ghi sổ quỹ và chuyển cho bộ phận kế toỏn ghi sổ, liờn 2 giao cho người nộp tiền.
Kế toỏn chi tiết
- Đối với phương thức bỏn lẻ:
Hàng ngày, tại cỏc cửa hàng, khi khỏch hàng đến và cho nhõn viờn bỏn hàng biết yờu cầu của mỡnh, nhõn viờn bỏn hàng sẽ thao tỏc trờn cột bơm và cung cấp đỳng chủng loại xăng, dầu mà khỏch hàng cần tương ứng với số tiền mà khỏch hàng đó đưa ra. Sau đú, nhõn viờn bỏn hàng sẽ trực tiếp thu tiền của khỏch hàng. Do việc bỏn hàng – thu tiền diễn ra thường xuyờn và liờn tục nờn nhõn viờn bỏn hàng khụng ghi nhận từng nghiệp vụ bỏn hàng, tuy nhiờn, với những cột bơm được lắp đặt chớp điện tử, cửa hàng trưởng vẫn cú thể kiểm tra chi tiết được từng nghiệp vụ bỏn hàng, lượng xăng dầu bỏn ra và số tiền thu được khi cần thiết.
Tại cỏc cửa hàng xăng dầu, khỏch hàng phần lớn là khỏch vóng lai, mua số lượng ớt nờn cửa hàng khụng xuất húa đơn giỏ trị gia tăng cho từng khỏch hàng. Tuy nhiờn, nếu khỏch hàng cú yờu cầu nhận húa đơn thỡ cửa hàng trưởng sẽ tiến hành xuất húa đơn và giao liờn 2 cho khỏch hàng. Cuối ca bỏn hàng, sau khi kiểm tra số xăng, dầu cũn lại trong cột bơm, cửa hàng trưởng sẽ xỏc định được lượng xăng dầu bỏn ra, số tiền thu được trong ngày và tiến hành xuất một húa đơn giỏ trị gia tăng chung cho những khỏch hàng khụng nhận húa đơn, trờn dũng tờn khỏch hàng kế toỏn sẽ ghi là khỏch hàng mua lẻ và húa đơn này được cửa hàng lưu giữ lại cả 3 liờn. Số tiền thu được từ việc bỏn hàng sau khi kiểm tra, đối chiếu sẽđược cửa hàng trưởng gửi vào tài khoản ngõn hàng của cụng ty hoặc đến cụng ty nộp trực tiếp cho thủ quỹ.
CễNG TY XĂNG DẦU AN GIANG CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHXD: Chõu Đốc Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
SỔ GIAO CA KIấM BÁO CÁO BÁN HÀNG
Ca bỏn hàng số: 1 Thời gian bỏn hàng từ 09 giờ ngày 30/11/2009 đến 09 giờ 01/12/2009 A. PHẦN SỐ LIỆU PHỤC VỤ BÁN HÀNG: Cột bơm, mặt hàng Xăng 95 Xăng 92 KO Do 0,05 Ghi chỳ 1. Cột thứ nhất Sốđầu ca 58.791 38.708 10.877 61.091 Số cuối ca 59.099 38.907 10.954 62.134 Số chờnh lệch (cuối - đầu) 308 199 77 1.043 2. Cột thứ hai Sốđầu ca 58.024 96.639 57.747 Số cuối ca 58.261 97.028 58.170 Số chờnh lệch (cuối - đầu) 237 389 423 3. Cột thứ ba Sốđầu ca 69.832 Số cuối ca 69.832 Số chờnh lệch (cuối - đầu) 0 Tổng chờnh lệch xuất 545 588 77 1.466 Trong đú: Xuất bỏn 545 588 77 1.420 Kiểm định, sửa chữa Xuất khỏc 46 B. PHẦN SỐ LIỆU KẾ TOÁN
DIỄN GIẢI lượSống Đơn giỏ Thành tithanh toỏn ền
Doanh thu xăng dầu 2.630 40.216.800 Xăng 95 545 16.800 9.156.000 Xăng 92 588 16.300 9.584.400 Do 0,05 1.420 14.300 20.306.000 KO 77 15.200 1.170.400 Nhớt cỏc loại ………… ….. ………. ………….. ………… ….. ……….. ……… Tổng cộng …… ……….. ……… CỬA HÀNG TRƯỞNG BấN NHẬN CA BấN GIAO CA - Đối với phương thức dịch vụ cấp lẻ:
Khỏch hàng chủ yếu của phương thức bỏn hàng này chủ yếu là những doanh nghiệp, cơ quan cú nhu cầu về xăng dầu thường xuyờn, liờn tục và số lượng lớn. Khi cú nhu cầu, doanh nghiệp sẽ đến cửa hàng bàn bạc, thương lượng với cửa hàng trưởng. Cửa hàng
trưởng sẽ bỏo cỏo lại cho phũng Kinh Doanh, sau khi được phũng Kinh Doanh xột duyệt, cửa hàng trưởng sẽ thay mặt cụng ty kớ kết hợp đồng với doanh nghiệp.
Sau khi hợp đồng được kớ kết, cửa hàng sẽ cung cấp xăng dầu cho khỏch hàng, đồng thời cũng cung cấp cho khỏch hàng một mó sốđể theo dừi chi tiết cụng nợ của khỏch hàng. Cuối ca bỏn hàng, cửa hàng trưởng sẽ xuất một húa đơn giỏ trị gia tăng cho lượng xăng dầu đó bỏn cho khỏch hàng. Liờn 2 của húa đơn này được giữ tạm thời ở cửa hàng. Khi khỏch hàng cú yờu cầu thỡ cửa hàng sẽ giao liờn 2 này cho khỏch hàng.
Cụng ty sẽ qui định ngày nộp cỏc chứng từ kế toỏn cho mỗi cửa hàng. Khi đến ngày qui định, cửa hàng trưởng sẽ lập bỏo cỏo cụng nợ và mang liờn 1 và 3 của tất cả cỏc húa đơn đó phỏt sinh trong những ngày qua đến phũng Kế Toỏn-Tài Vụ cụng ty để ghi nhận.
ắ Mẫu bỏo cỏo cụng nợ khỏch hàng tại cửa hàng
CễNG TY XĂNG DẦU AN GIANG CHXD CHÂU ĐỐC BÁO CÁO CễNG NỢ KHÁCH HÀNG Từ ngày 01 đến ngày 05 thỏng 11 năm 2009 Số dưđầu kỳ Phỏt sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ STT TấN KHÁCH HÀNG Nợ Cú Nợ Cú Nợ Cú 1 DNTNXD Phước Toàn 105.395.500 17.009.600 20.000.000 102.405.100 2 Huệ Nghĩa 19.043.800 1.054.000 20.097.800 3 Ban quản lý dự ỏn nhà đất 9.122.500 580.000 2.938.000 6.764.500 4 Ban chỉđạo PGCMAG 5.426.500 5.426.500 5 Cty cổ phần vật tư Hậu Giang 18.220.000 26.600.000 44.820.000 TỔNG CỘNG 157.208.300 45.243.600 22.938.000 179.513.900 Chõu Đốc, ngày 05 thỏng 11 năm 2009 CỬA HÀNG TRƯỞNG Kế toỏn tổng hợp
Sau khi nhận được cỏc chứng từ phỏt sinh của cỏc nghiệp vụ bỏn hàng từ cỏc cửa hàng trưởng, kế toỏn tổng hợp căn cứ vào những chứng từ đú để tiến hành nhập liệu vào mỏy tớnh, ghi nhận doanh thu bỏn hàng. Cụng ty gỏn một mó số riờng đối với từng cửa hàng, mó số này được dựng để theo dừi doanh thu, chi phớ cũng như cụng nợ của từng cửa hàng. Về hàng húa, mỗi chủng loại hàng húa cũng được gỏn một mó hàng húa để thuận lợi cho việc quản lý doanh số bỏn và số lượng nhập, xuất kho. Việc chi tiết cho từng cửa hàng và cho từng chủng loại hàng húa giỳp kế toỏn tổng hợp quản lý, truy xuất thụng tin được nhanh chúng, đỏp ứng kịp thời cỏc yờu cầu quản trị khi cần thiết.
Thủ quỹ và kế toỏn thanh toỏn sau khi nhận tiền mặt hoặc giấy bỏo của ngõn hàng cũng sẽ ghi phiếu thu và tiến hành nhập liệu vào mỏy tớnh. Khi nhận được cỏc húa đơn từ cỏc cửa hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu số liệu lại với nhau.
Kế toỏn cụng nợ cũng căn cứ vào cỏc chứng từ và bỏo cỏo cụng nợ của cửa hàng mà ghi nhận cụng nợ khỏch hàng.
Cỏc số liệu đó nhập liệu sẽđược mỏy tớnh cập nhật vào cỏc sổ chi tiết cũng như sổ cỏi cỏc tài khoản. Cuối quý, kế toỏn tổng hợp kiểm tra lại tất cả cỏc chứng từ và tiến hành kết chuyển cỏc số liệu phỏt sinh trong quý vào bảng tổng hợp chi tiết và kết chuyển doanh thu vào tài khoản 911 để xỏc định KQKD trong kỳ.
Căn cứ vào húa đơn số 214883 ngày 30/8/2009, CHXD Mỹ Long đó xuất bỏn lẻ cho khỏch hàng vóng lai như sau:
Tờn hàng Số lượng (lớt) (đồng/lớt) Đơn giỏ Thành tiền (đồng)
Xăng A92 532 15.700 8.353.000
Xăng A95 487 16.200 7.890.000
DO 1.545,8 13.100 20.250.000
KO 63 14.000 882.000
Tổng cộng 37.375.000
Đơn giỏ trờn của cỏc mặt hàng xăng dầu là đơn giỏ đó cú thuế giỏ trị gia tăng 10%, khi tiờu dựng xăng dầu, người tiờu dựng khụng chỉ chịu thuế giỏ trị gia tăng 10% mà cũn đúng gúp cho ngõn sỏch Nhà Nước một khoản phớ giao thụng và khoản phớ này khụng chịu thuế giỏ trị gia tăng. Mức phớ cụ thểđược ỏp dụng cho từng mặt hàng xăng dầu như sau: xăng (A92, A95) là 1.000đ/l; dầu DO là 500đ/l; dầu KO là 300đ/l. Mức phớ này được bắt đầu ỏp dụng từ ngày 09/01/2009 theo quyết định của Thủ tướng Chớnh phủ. Và để ghi nhận khoản phớ này, cụng ty sử dụng hai tài khoản là tài khoản 333921_Phớ xăng để ghi nhận giỏ trị phớ xăng và tài khoản 333922_Phớ dầu để ghi nhận giỏ trị phớ dầu cho lượng xăng dầu đó bỏn ra. Do đú, doanh thu từ hoạt động bỏn xăng dầu là số tiền thu được (hoặc chưa thu) sau khi đó trừđi thuế GTGT 10% và phớ giao thụng.
Sau khi nhập mó hàng, số lượng và đơn giỏ từng loại mặt hàng xăng dầu, mỏy tớnh sẽ tự tớnh toỏn và cho kết quả như sau:
Trong đú (đồng) Tờn hàng Số lượng (lớt) Đơn giỏ (đồng/lớt) Thành tiền
(đồng) Phớ Thuế VAT Doanh thu Xăng A92 532 15.700 8.353.000 532.000 711.000 7.110.000 Xăng A95 487 16.200 7.890.000 487.000 673.000 6.730.000 DO 1.545,8 13.100 20.250.000 772.900 1.770.645 17.706.455
KO 63 14.000 882.000 18.900 78.464 784.636
Kế toỏn phản ỏnh doanh thu Nợ TK 1121 37.375.000 Cú TK 333921 1.019.000 Cú TK 333922 791.800 Cú TK 3331112 3.233.109 Cú TK 51111 32.331.091 Cuối năm 2009, tổng doanh thu xăng dầu ở hệ thống cửa hàng xăng dầu là 355.861.124.989 đồng, trong đú, doanh thu xăng A92 là 155.130.452.971 đồng, xăng A95 là 70.721.051.384 đồng, dầu hỏa là 10.261.982.154 đồng, dầu Diezel là 119.747.638.480 đồng. Toàn bộ doanh thu xăng dầu này sẽ được kết chuyển toàn bộ vào tài khoản 911 để xỏc định kết quả kinh doanh vào cuối kỳ.
Bỳt toỏn kết chuyển
Nợ TK 51111 355.861.124.989
Cú TK 91111 355.861.124.989
ắ Mẫu bỏo cỏo chi tiết theo mặt hàng ở hệ thống cửa hàng
TỔNG CễNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CễNG TY XĂNG DẦU AN GIANG
BÁO CÁO CHI TIẾT BÁN HÀNG THEO MẶT HÀNG Ở HỆ THỐNG CỬA HÀNG
Từ ngày 01/08/2009 đến ngày 30/08/2009 MÃ HÀNG HểA 020202 020203 050101 060205 ….. STT CMÃ ỬA HÀNG TấN CỬA HÀNG A92 A95 KO DO ….. 1 11048166 CHXD Mỹ Long 474.009.717 216.092.101 31.356.057 365.895.562 ….. 2 11048167 CHXD Bỡnh Đức 443.615.228 198.562.310 29.365.872 336.546.876 ….. 3 11048168 CHXD Bỡnh Hũa 395.482.320 197.423.555 27.563.136 324.562.134 ….. 4 11048169 CHXD Thống Nhất 328.546.231 213.652.116 21.368.942 394.512.545 ….. 5 11048170 CHXD Vịnh Tre 362.897.542 198.679.360 23.157.965 187.664.855 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. TỔNG CỘNG 14.220.291.522 6.482.763.044 940.681.697 10.976.866.861 ….. ………., ngày…..thỏng…..năm….. Giỏm đốc Người lập biểu
4.2.2 Kế toỏn doanh thu hoạt động tài chớnh
Doanh thu hoạt động tài chớnh của cụng ty gồm cú tiền lói từ tiền gửi, tiền cho vay,