- Kế toỏn trưởn g: Là người đứng đấu bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty, chịu trỏch
1.2.2.2 Hoạch toỏn chi tiết bỏn hàng
- Hạch toỏn ban đầu :
Là việc ghi chộp tỡnh hỡnh bỏn hàng và cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh liờn quan đến quỏ trỡnh bỏn hàng và cỏc chứng từ hợp phỏp, hợp lý, hợp lệ. Từ đú phản ỏnh và giỏm đốc kịp thời tỡnh hỡnh thu tiền bỏn hàng, cụng nợ, thanh toỏn cụng nợ. Trờn cơ sở chứng từ ban đầu, tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toỏn tổng hợp nghiệp vụ bỏn hàng.
- Vị trớ hạch toỏn ban đầu :
+ Hạch toỏn ban đầu nghiệp vụ bỏn hàng giữ một vị trớ quan trọng trong tồn bộ quỏ trỡnh hạch toỏn. Nú là cơ sở để lập bỏo cỏo tổng hợp và ghi sổ kế toỏn, mọi hoạt động đều cú liờn quan đến tài sản tất cả cỏc bộ phận trong đơn vị.
+ Mọi khoản ghi trong sổ kế toỏn bắt buộc phải cú chứng từ gốc kốm theo để xỏc minh cho nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đĩ hồn thành. Việc hạch toỏn ban đầu cú chớnh xỏc đỳng thực tế. Những số liệu này sẽ giỳp cho lĩnh đạo đơn vị nắm bắt được chớnh xỏc tỡnh hỡnh tại đơn vị. Từ đú cú thể ra quyết định quản lý phự hợp. Bờn cạnh đú hạch toỏn ban đầu là cơ sở để căn cứ kiểm tra, kiểm soỏt khi cần thiết, nú thể hiện tớnh mức độ thực hiện của kế hoạch doanh số bỏn ra.
- Nhiệm vụ của hạch toỏn ban đầu:
Ghi chộp phản ỏnh tỡnh hỡnh cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh đĩ hồn thành và chứng từ kế toỏn hợp lệ hợp phỏp.
+ Tập hợp những phõn loại chỉ tiờu cần thiết phục vụ cho cụng tỏc quản lý bỏn hàng.
+ Kiểm tra giỏm sỏt số liệu nội dung của cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh là cơ sở cho hạch toỏn tổng hợp cỏc nghiệp vụ bỏn hàng.
- Chứng từ kế toỏn :
+ Hạch toỏn kế toỏn ban đầu trong khõu bỏn hàng, quản lý lượng hàng hoỏ xuất bỏn, phản ỏnh được cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong khõu bỏn.
Qua thời thực tế cho thấy chứng từ ban đầu của nghiệp vụ ở Cụng ty TNHH Minh Tiến đang được sử dụng là :
- Hoỏ đơn GTGT
- Bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ dịch vụ - Phiếu thu
- Phiếu xuất kho
làm căn cứ để hạch toỏn tổng hợp nghiệp vụ bỏn hàng...
Bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ dịch vụ thuộc diện phải lập hoỏ đơn bỏn hàng theo quy định từ 1 triệu đồng trở lờn và là theo yờu cầu của khỏch hàng tại cụng ty bảng kờ bỏn lẻ được cỏc mậu dịch viờn lập vào cuối ngày để xỏc định số hàng hoỏ bỏn ra trong ngày. Chứng từ này được lập theo từng nhúm hàng theo thuế suất. Trờn cơ sở đú kế toỏn xỏc định số thuế GTGT đầu ra phải nộp của số hàng đĩ tiờu thụ. Mỗi bảng kờ bỏn lẻ của cỏc mặt hàng cú cựng thuế suất lập một bảng hoỏ đơn GTGT.
* Hoỏ đơn GTGT :
- Mục đớch:
Hoỏ đơn GTGT là chứng từ của đơn vị bỏn, hoỏ đơn này dựng cho cỏc tổ chức cỏ nhõn tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ.
- Cơ sở ghi : Hoỏ đơn GTGT làm căn cứ để đơn vị bỏn hàng hạch toỏn doanh thu hạch toỏn thuế phải nộp đối với người mua là căn cứ để ghi sổ kế toỏn.
- Phạm vi ỏp dụng : Áp dụng cho mọi trường hợp bỏn - Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi :
+ Ghi rừ họ tờn, địa chỉ, mĩ số thuế của tổ chức cỏ nhõn bỏn hàng, mua hàng và hỡnh thức thanh toỏn (tiền mặt, sộc, nợ ...)
+ Cột A,B,C ghi số thứ tự, tờn hàng hoỏ dịch vụ cung ứng tiền, đơn vị tớnh. + Cột 1,2 ghi số lượng và đơn giỏ của hàng hoỏ dịch vụ bỏn ra.
+ Cột 3 = cột 1 x cột 2
+ Dũng cộng tiền hàng ghi số tiền cộng được ở cột.
+ Dũng thuế suất thuế GTGT ghi số tiền của hàng hoỏ dịch vụ ghi trong hoỏ đơn bằng dũng cộng tiền hàng nhõn với thuế suất thuế GTGT.
+ Dũng tổng cộng tiền thanh toỏn bằng số tiền hàng cộng với tiền thuế GTGT. + Dũng số tiền viết bằng chữ thỡ ghi số tiền tổng cộng thanh toỏn.
Hoỏ đơn sau khi lập xong thỡ phải cú chữ ký của người mua hàng, người bỏn hàng, thủ trưởng đơn vị và đúng dấu của đơn vị. Hoỏ đơn này được lập thành 3 liờn.
Liờn 1 : Lưu ở nơi lập
Liờn 2 : Giao cho khỏch hàng
Liờn 3 : Dựng trong nội bộ cỏc liờn được đặt giấy than để viết một lần.
* Phiếu thu:
Dựng để xỏc định số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đỏ quý... thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toỏn ghi sổ và cỏc khoản thu cú liờn quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc.... nhập quỹ nhất thiết phải cú phiếu thu. Ngồi ra đối với ngoại tệ, vàng bạc, đỏ quý... trước khi nhập quỹ phải được kiểm nghiệm và lập bảng kờ ngoại tệ đớnh kốm với phiếu thu.
- Cơ sở ghi :
Là căn cứ vào số tiền thực tế nhập quỹ, để ghi vào dũng số tiền trong phiếu thu, nếu là vàng bạc, ngoại tệ kim khớ quý, đỏ quý thỡ dũng số tiền phải ghi đỳng số ngoại tệ, trọng lượng, chất lượng vàng bạc, kim khớ quý đỏ quý sau đú khi đổi ra tiền Việt Nam ở dũng cuối .
- Phạm vi ỏp dụng :
Phiếu thu được ỏp dụng trong tất cả cỏc loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khớ quý, đỏ quý phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh.
- Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi :
+ Phiếu thu phải đúng thành từng quyển và ghi số từng quyển dựng trong 1 năm. Trong mẫu phiếu thu phải cú số quyển và số của từng phiếu thu. Số phiếu thu phải đúng liờn tục trong một kỳ kế toỏn. Từng phiếu thu phải ghi rừ ngày thỏng năm lập phiếu, ngày thỏng năm thu tiền.
+ Ghi rừ họ tờn, địa chỉ người nộp tiền :
Dũng về “ khoản “ ghi rừ nội dung nộp tiền như thu tiền bỏn hàng hoỏ sản phẩm, thu tiền tạm ứng cũn thừa. Dũng số tiền ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rừ đơn vị tớnh là đồng việt nam hoặc USD.
+ Dũng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kốm theo phiếu thu.
Phiếu thu do kế toỏn lập thành 3 liờn (đặt giấy than viết một lần) ghi đầy đủ cỏc nội dung trờn phiếu thu và ký vào phiếu, sau đú chuyển cho kế toỏn trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đĩ nhận đủ số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký tờn. Thủ quỹ giữ lại một liờn để ghi sổ quỹ, một liờn giao cho người nộp tiền, một liờn lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày tồn bộ phiếu thu kốm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toỏn để ghi sổ kế toỏn.
* Phiếu xuất kho :
- Mục đớch lập :
Phiếu xuất kho cú nhiệm vụ theo dừi chặt chẽ về số lượng vật tư sản phẩm hàng hoỏ xuất kho đi bỏn hoặc cho cỏn bộ sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toỏn chi phớ sản xuất tớnh giỏ thành sản phẩm và kiểm tra giỏm sỏt định mức tiờu hao nguyờn vật liệu.
Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều sản phẩm hàng hoỏ cựng một kho, cựng nhĩn hiệu sản phẩm dựng cho một đối tượng hạch toỏn chi phớ hoặc cựng một mục đớch sử dụng.
- Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi :
Phiếu xuất kho do cỏn bộ cú nhu cầu lập, người cú yờu cầu lập phiếu (trong phũng cung tiờu lập).
Người lập phiếu xuất kho ghi vào cỏc cột số thứ tự, tờn vật tư hàng hoỏ xong ghi vào cột thực xuất và chuyển cho phũng kế toỏn để ghi cột đơn giỏ thành tiền.
Phiếu xuất kho lập thành 3 liờn. - Liờn 1 : Lưu
- Liờn 2 : Thủ kho giữ
- Liờn 3 : Giao cho người nhận
HểA ĐƠN GTGT Liờn 2 (Giao khỏch hàng) Ngày 05 thỏng 12 năm 2012 Mẫu số : 01GTKT/001 Ký hiệu: AA/10P Số : 0000695 Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty TNHH Minh Tiến
Mĩ số thuế: 2800175789
Địa chỉ : Lụ D5-1 Khu Cụng nghiệp Tõy Bắc Ga, TP Thanh Hoỏ
Số tài khoản : 3500.201.015.527 Tại NH Nụng nghiệp&PTNT Thanh Hoỏ Điện thoại : 0373.942558 Mĩ số thuế: 2800175789
Họ tờn người mua hàng : Nguyễn Thanh Tựng
Tờn đơn vị : Cụng ty TNHH MTV Thương mại Miền nỳi Thanh Hoỏ Địa chỉ : 100 Triệu Quốc Đạt – Phường Điện Biờn - TP Thanh Hoỏ Số tài khoản : 3500.431.101.000.032
Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt
TT Tờn hàng húa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 2 x 1
1 ĐạmUREA Trung Quốc Kg 800 10.800 8.640.000
2 Kaly 60% Kg 500 12.000 6.000.000
3 Phõn lõn lõm thao Kg 1.000 3.000 3.000.000
Cộng tiền hàng 17.640.000
Thuế suất GTGT : 5 % Tiền thuế GTGT: 882.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn : 18.522.000
Số tiền bằng chữ : Mười tỏm triệu, năm trăm hai mươi hai đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, đúng dấu, họ tờn)
ĐƠN VỊ : CễNG TY