Bất cứ hệ thống thông tin nào, báo cáo cũng là một phần quan trọng. Nó không chỉ thể hiện kết quả của quá trình tính toán, xử lý dữ liệu mà còn chứa thông tin để người quản lý ra quyết định cho những bước tiếp theo. Với hệ thống BI, các báo cáo cũng giữ một vai trò đặc biệt quan trọng cùng những yêu cầu khắt khe như trực quan, đa chiều, thời gian thực, … Báo cáo trong BI thường được xây dựng dựa trên kho dữ liệu và có thể được chia thành 3 lớp báo cáo như sau:
Hình 2.6: Các lớp báo cáo của BI
Lớp báo cáo tĩnh: Lớp báo cáo này về cơ bản giống như các báo cáo tĩnh thông thường được tạo với các công cụ thường gặp như Crystal Report, Oracle Report Builder, …
Phương thức báo cáo trong hệ thống thông tin của tổ chức càng mạnh thì khả năng cung cấp thông tin cho tổ chức càng tốt, qua đó nâng cao chất lượng kiểm soát và ra quyết định. Tuy nhiên trong nhiều năm, cách báo cáo phổ biến là tổ chức dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu hoặc tổng hợp từ nhiều nguồn cơ sở dữ liệu vào một biểu mẫu. Với những báo cáo tài chính tĩnh dạng này, chẳng hạn như một báo cáo lợi nhuận, lỗ hoặc báo cáo hàng bán, ... chúng ta có thể phải
Thấp Định dạng và trình bày Cao Cao Người dùng tương tác và phân tích Thấp Báo cáo Dashboard Báo cáo động Báo cáo tĩnh
qua rất nhiều mục báo cáo chức năng mới biết được các đối tượng nào tạo nên sự bất thường của dữ liệu trong báo cáo [5].
Hình 2.7: Ví dụ báo cáo tĩnh - Doanh thu theo khách hàng
Chẳng hạn như bạn có thể đọc báo cáo chi phí tiền lương của công ty chiếm 20% so với ngân sách trong tháng này nhưng câu hỏi đặt ra là lý do tại sao lại chiếm tỷ lệ này? Thông thường, trong trường hợp này, bạn sẽ chạy một báo cáo chi tiết cho từng bộ phận để tìm ra bộ phận đã gây ra hiện trạng chi phí tiền lương cao. Khi bạn chạy báo cáo cho từng phòng ban và phát hiện ra bộ phận thứ B gây ra hiện trạng trên, bước tiếp theo là tìm ra những gì ẩn đằng sau các tài khoản tiền lương trong bộ phận đó. Tại bước này, hầu hết người dùng sẽ phải chuyển qua hệ thống chức năng và chạy các báo cáo mức chi tiết cho mỗi nhân viên… Qua ví dụ trên chúng ta thấy rằng nếu chỉ sử dụng một loại báo cáo tĩnh cho một hệ thống, người sử dụng sẽ phải qua rất nhiều báo cáo thì mới tổng hợp được thông tin mong muốn, điều này gây khó khăn cho người sử dụng ít kinh nghiệm, mặt khác nó gây ra lãng phí về thời gian. Tuy nhiên trong những hệ thống BI vẫn cần những dạng báo cáo tĩnh nhưng nó thường được đính kèm trong báo cáo động hoặc báo cáo chi tiết.
Lớp báo cáo động: Lớp báo cáo này có thể xoay theo các chiều đã phân tích, drill-down, drill-up, trực tiếp trên dòng dữ liệu hoặc trên biểu đồ hoặc được kết hợp cả 2 giữa dữ liệu dạng văn bản và đồ thị, có thể tự thiết kế báo
cáo một cách dễ dàng bằng cách kéo thả các trường thông tin cần hiển thị, có thể nhóm theo các cấp cao hơn rất trực quan và tiện dụng, …
Hình 2.8: Ví dụ báo cáo động
Lớp báo cáo này có thể được coi là báo cáo tài chính dạng “ad-hoc” (tùy biến) và chứa các chức năng như:
(1) Drill-down, drill-around, và drill-through giúp cho người sử dụng báo cáo có thể nhận được thông tin mong muốn từ hệ thống mà không cần chạy nhiều báo cáo bổ sung;
(2) Tích hợp bảng tính vào báo cáo, cung cấp mức độ định dạng cao và thân thiện với người dùng;
(3) Dựa trên nền tảng web quen thuộc để viết báo cáo, xử lý báo cáo và drill-down từ trình duyệt web;
(4) Sử dụng hệ thống cây phân cấp - cây thông minh để tự động hóa, hợp nhất viết báo cáo và drill-down. Cây thông minh cũng có thể cung cấp các kiểu định dạng, tự động bảo trì phân cấp hệ thống.
(5) Tự động sinh ra các khối OLAP và thực hiện phân tích bổ sung OLAP tạo ra định dạng tốt hơn cho báo cáo tài chính.
Drill-down có nghĩa là bạn có thể kích đúp vào một hàng, cột hoặc số lượng trong một báo cáo và hệ thống tự động tạo ra một báo cáo mới.
Hình 2.9: Ví dụ dạng báo cáo Drill-down
Với drill-around, bạn cũng có thể đi ngang (thay vì chiều sâu trong một hệ thống phân cấp) đến một bộ phận lân cận, tài khoản, thời gian, ... Khi bạn đang ở mức thấp nhất thông tin trong cơ sở dữ liệu (ví dụ như chi phí lương cho bộ phận thứ 100 vào tháng 2 năm 2012), một số cách báo cáo cung cấp liên kết trực tiếp tới cơ sở dữ liệu khác, cung cấp chi tiết dữ liệu gốc trong báo cáo hiện tại và cơ sở dữ liệu. Điều này được gọi là drill-through. Có nghĩa là người sử dụng có thể dễ dàng nhìn vào các báo cáo và kiểm tra số liệu liên quan mà không cần sử dụng nhiều báo cáo. Kết quả thu được tốt hơn, ra quyết định nhanh hơn và tiết kiệm thời gian, chi phí cho công ty. Hình 2.10 dưới đây là một ví dụ cho dạng báo cáo drill-through.
Thông thường, các tính năng mô tả ở trên được điều hành bởi Domain của các hệ thống thông tin có trong bảng tính quan trọng và OLAP. Các dạng báo cáo được cung cấp các tính năng phân tích mạnh, người sử dụng ngày càng tiếp cận được các định dạng tối ưu và viết báo cáo linh hoạt, hỗ trợ tối đa trong việc quản lý, ra quyết định của lãnh đạo tổ chức.
Lớp báo cáo Dashboard: Lớp báo cáo này ngoài tính năng như lớp báo cáo động còn có chức năng báo cáo hoạt động thời gian thực và giả định được với một số tham số đầu vào thì sẽ cho kết quả thế nào. Để tính được kết quả với các tham số đầu vào khác nhau thì phải sử dụng đến các hàm KPI. Ví dụ như với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các tham số đầu vào như giá vốn bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí lãi vay. Thường thì các tham số này có thể thay đổi theo tình hình thực tế nên rất khó để cố định. Với báo cáo dạng Dashboard thì người dùng có thể thiết lập các giá trị cho các tham số này tăng hay giảm bao nhiêu % ngay trên báo cáo và các hàm KPI sẽ tính toán và đưa ra kết quả ngay trên báo cáo.
Hình 2.11: Ví dụ của báo cáo Dashboard
Theo truyền thống đối với hoạt động tài chính nội bộ của một số công ty, tổng hợp báo cáo tài chính vẫn phải chờ ngày báo cáo bán hàng hàng tuần,
hàng tháng hoặc hàng quý hoặc các loại báo cáo khác (như lợi nhuận và chi phí, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ). Nó khác xa so với báo cáo thời gian thực, mục tiêu của hầu hết các quản lý tài chính để rút ngắn độ trễ thông tin từ khi được nhập vào đến khi các nhà hoạch định chính sách có được thông tin đó ở cả hai mức tóm tắt và chi tiết. Chính sự chậm trễ này sẽ gây nên những hạn chế trong chính sách cạnh tranh kinh doanh của công ty. Ví dụ: Doanh số bán hàng và hàng tồn kho của công ty A chính xác 97%. Họ có thể nhận được một giờ sau khi các dữ liệu cuối cùng nhập vào, có nghĩa là công ty có thể đưa ra quyết định nhanh hơn và có được lợi thế cạnh tranh rõ ràng hơn so với công ty B - có được cùng một loại báo cáo sau hai ngày.
Hình 2.12: Ví dụ dạng báo cáo Ad-hoc Dashboard
Có nhiều lý do biện minh cho tình trạng hầu hết các tổ chức chờ đợi hàng ngày hoặc vài tuần cho những thông tin tài chính quan trọng của họ. Một trong những yếu tố đó là thiếu sự lồng ghép tốt giữa các giải pháp phần mềm. Ví dụ: Lấy thông tin hàng bán từ một người bán hàng, hệ thống nhập vào một trung tâm dữ liệu của BI hoặc nhập vào một bảng tính Excel. Một lý do khác
là con người cần phải can thiệp để điều chỉnh dữ liệu hoặc kiểm tra dữ liệu chính xác trước khi nó được đưa ra tới các bộ phận ra quyết định.
Hầu hết dữ liệu được nhập từ các hệ thống tài chính đang chuyển động trực tuyến như hệ thống Web, dữ liệu từ một hoặc nhiều nguồn đổ về trung tâm xử lý phân tích và báo cáo cho người quản lý, điều hành công ty. Vì vậy lớp báo cáo này rất quan trọng trong hệ thống BI, nó vừa thông báo tức thời sự kiện trọng tâm đang hoạt động của công ty lại vừa có khả năng tùy biến để hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định trong hoạt động điều hành công ty.
CHƢƠNG 3. CÀI ĐẶT VÀ TRIỂN KHAI THUẬT TOÁN TRUY VẤN LIÊN TỤC HỖ TRỢ CHO BÁO CÁO TRONG HỆ THỐNG BI
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});