Quản lí hoàn chỉnh, phúc tập hồ sơ

Công chức hải quan tại Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ tiến hành phúc tập hồ sơ theo quy trình do Chi cục Hải quan quy định.

Công chức hải quan tại Chi cục tiếp nhận hồ sơ theo từng loại hình, kiểm tra hồ sơ về chủng loại, số lượng, hình thức giấy tờ của hồ sơ hải quan và ký nhận hồ sơ trên sổ giao nhận hồ sơ.

Xác định thời gian phúc tập với từng loại hồ sơ căn cứ vào các thông tư có tại thời điểm phúc tập.

Kiểm tra sự đầy đủ, đồng bộ và hợp lệ các chứng từ của hồ sơ HQ.

Kiểm tra sự tuân thủ các công việc đã làm được thể hiện trên hồ sơ trong suốt quá trình thông quan của người khai hải quan, công chức HQ.

Đối chiếu hồ sơ lô hàng đang phúc tập với hồ sơ lô hàng khác tương tự đã phúc tập để phát hiện các sai sót.

Việc phúc tập hồ sơ hải quan được thực hiện sau khi lô hàng đã được thông quan và hoàn thành phúc tập trong vòng 60 ngày kể từ ngày quyết định thông quan lô hàng trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.

Kết thúc quá trình phúc tập, cán bộ hải quan ghi vào “Phiếu ghi kết quả phúc tập hồ sơ hải quan”, báo cáo lãnh đạo Chi cục kết quả phúc tập, cập nhập kết quả phúc tập vào hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan.

3.4. Đánh giá thực trạng triển khai quy trình hải quan điện tư tại Chi cục hải quan cưa khẩu cảng Đình Vu thuộc Cục Hải quan Hải Phòng

3.4.1.Thành công khi áp dụng quy trình hải quan điện tư tại Chi cục hải quan cưa khẩu cảng Đình Vũ

Thực hiện quy trình thủ tục hải quan điện tử nhanh gọn, tiết kiệm thời gian và chi phí là mục tiêu Cục hải quan nói chung, và Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ nói riêng luôn cố gắng đạt được. Bảng kết quả tổng hợp phiếu điều tra về đánh giá mức độ hoàn thiện của cả quy trình thực hiện TTHQĐT của Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ trên cho ta cái nhìn tổng quát về những thành công mà Chi cục Hải quan đã đạt được và còn gặp vấn đề khó khăn trong khía cạnh nào.

Biểu đồ 3.3: Tổng hợp kết quả đánh giá mức hoàn thiện của quy trình làm TTHQĐT tại Chi cục Hải quan cưa khẩu cảng Đình Vũ

(Nguồn: Tác giả phân tích dựa trên phiếu điều tra thu thập tháng 03/2013)

Là một trong những Chi cục đầu tiên trong cả nước áp dụng việc thí điểm quy trình thủ tục hải quan điện tử cho hàng hóa xuất nhập khẩu, Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ đã rất cố gắng hoàn thành tốt những chỉ tiêu đặt ra trong các năm vừa qua đồng thời cập nhật những quy định, thông tư mới cũng nhanh chóng. Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy được tỷ lệ hoàn thiện hồ sơ đạt mức khá cao, trên 80% đạt mức độ hoàn thiện cho việc triển khai quy trình hải quan điện tử tại Chi cục. Chi cục cũng đã rất xuất sắc khi đã được Tổng cục Hải quan ban hành chính thức việc áp dụng quy trình hải quan điện tử tại Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ thay cho việc thí điểm quy trình HQĐT như trước kia. Đó là một thành công rất lớn tới toàn Chi cục nói chung và cán bộ công chức làm việc tại Chi cục nói riêng đạt được.

Với mô hình thủ tục HQĐT được thực hiện tại Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ toàn bộ công việc được xử lý thông qua hệ thống máy tính giúp cho việc quản lý được hiệu quả, khoa học; đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quản lý; hạn chế được sự tiếp xúc giữa DN và cơ quan Hải quan, cũng như hạn chế được tình trạng tiêu cực xảy ra.

Ngoài ra, khi thực hiện quy trình hải quan điện tử toàn bộ các thông tin yêu cầu của cơ quan Hải quan đối với DN được thể hiện trên hệ thống, giúp cho công chức hải

quan tại Chi cục HQ cửa khẩu cảng Đình Vũ tra cứu nhanh hơn, tiết kiệm được thời gian và hơn nữa chủ động thời gian trong việc làm thủ tục.

Hơn nữa, quy trình thủ tục được đơn giản hóa. Với bộ máy tổ chức gọn nhẹ, ít sử dụng hồ sơ giấy, một công chức Hải quan có thể xử lý nhiều công việc khác nhau. Thông qua hệ thống, các khâu nghiệp vụ được tuần tự tiến hành, tiết kiệm thời gian luân chuyển và trình ký hồ sơ. Do đó, thời gian thông quan hàng hóa nhanh hơn so với quy trình thủ tục hải quan truyền thống.

3.4.2. Một số vấn đề tồn tại khi áp dụng quy trình hải quan điện tư tại Chi cục hảiquan cảng Đình Vũ quan cảng Đình Vũ

Bên cạnh những lợi ích đáng kể mà thủ tục hải quan điện tử mang lại thì trong quá trình thực hiện tại Chi cục vẫn còn những tồn tại và vướng mắc cần được giải quyết ngay trong thời gian ngắn nhất có thể:

− Công tác thanh khoản tờ khai trên máy cho các DN còn nhiều khó khăn, vướng mắc. Do DN thường xuyên thay đổi nhân sự nên đã ảnh hưởng tới việc khai báo sau nguyên liệu nhập khẩu, đăng ký định mức, thay đổi mã số thuế, thay đổi định mức. Chương trình thanh khoản hợp đồng sản xuất xuất khẩu rất hay lỗi và thường xuyên phải làm thủ công ảnh hưởng tới thời gian thanh khoản;

− Trang thiết bị công nghệ thông tin đa phần đã được trang bị từ lâu nên cấu hình thấp hay hỏng vặt, máy tính phải ưu tiên cho bộ phận tiếp nhận và các bộ phận nghiệp vụ nên hiện tại chi cục chưa bố trí được máy quản lý tài sản riêng. Cán bộ tin học Cục đã nhiều lần cài đặt chương trình quản lý tài sản tại chi cục nhưng hầu như không hoạt động được;

− Cơ sở vật chất còn gặp rất nhiều khó khăn. Các DN làm thủ tục tại Chi cục hoạt động sản xuất gia tăng nhanh chóng do vậy khối lượng công việc tại đơn vị ngày càng tăng nhanh;

− Việc triển khai xây dựng trụ sở còn chậm. Việc lắp đặt cân điện tử đã được triển khai song chưa hoàn thành, thời gian thi công kéo dài;

− Trình độ tin học, nghiệp vụ của cán bộ công chức giám sát tại Chi cục còn hạn chế do chưa quen với việc thực hiện quy trình mới mẻ này.

3.4.3. Nguyên nhân của những khó khăn vướng mắc

Những tồn tại và vướng mắc nêu trên tại Chi cục Hải quan của khẩu cảng Đình Vũ trong việc thực hiện thủ tục hải quan xuất phát từ những nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan, trong đó phải kể đến một số nguyên nhân cơ bản sau:

− Hệ thống quản lý, chương trình phần mềm chưa được thực hiện đồng bộ. Các hệ thống quản lý hiện tại chưa tích hợp vào hệ thống xử lý dữ liệu thông quan điện tử để tạo cho công chức tác nghiệp và tăng cường khả năng tự động hóa của hệ thống. Do thời gian ứng dụng thủ tục HQĐT còn chưa nhiều nên hệ thống khai báo điện tử của DN chưa ổn định, chất lượng dịch vụ hỗ trợ chưa tốt. Hệ thống này mới chỉ dừng ở chức năng khai báo, trao đổi thông tin và quản lý thông tin khai HQĐT, chưa có các yêu cầu quản lý đặc thù cho từng DN;

− Nguồn nhân lực còn thiếu. Số cán bộ chuyên trách về lĩnh vực công nghệ chỉ có 5 đồng chí ở hai đội là đội nghiệp vụ và đội quản lý các DN chế xuất. Chính vì thế cho đến này, Chi cục chưa thật sự có được sự chủ động về công tác quản trị mạng, bố trí cán trị mạng, quản trị hệ thống;

− Việc áp dụng hệ thống quản lý rủi ro còn chưa đồng bộ giữa quy trình thủ tục hải quan truyền thống và điện tử, dẫn đến tình trạng phải lập lại hồ sơ rủi ro còn nhiều. Nếu áp dụng đồng thời cả hai hình thức sẽ rất phức tạp khi đối chiếu thông tin.

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH HẢI QUAN ĐIỆN TƯ TẠI CHI CỤC HẢI QUAN CƯA KHẨU CẢNG ĐÌNH VU

THUỘC CỤC HẢI QUAN HẢI PHÒNG

4.1. Định hướng phát triển tại chi Chi cục hải quan cưa khẩu cảng Đình Vu thuộc Cục Hải quan Hải Phòng

Kết quả triển khai quy trình thủ tục hải quan điện tử từ năm 2010 đến năm 2012 cho thấy Chi cục hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ đã đạt được những thành công nhất định cho việc triển khai quy trình thủ tục HQĐT. Với trách nhiệm triển khai đảm bảo chất lượng, đúng các nội dung quy định các văn bản liên quan và thực hiện đạt hiệu quả cao trong việc phát triển, mở rộng thủ tục hải quan điện tử theo định hướng chủ đạo của Thủ tướng Chính phủ; Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo TCHQ, Chi cục hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ đã đề ra các mục tiêu cơ bản cho năm 2013 như sau:

− Nghiên cứu xây dựng và phát triển kế hoạch cải cách, phát triển hiện đại hóa Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ theo kế hoạch của Cục Hải quan Hải Phòng;

− Hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị tin học, nhân lực, tổ chức cài đặt các phần mềm nghiệp vụ, hướng dẫn, đào tạo cán bộ và duy trì việc thực hiện quy trình hải quan điện tử thông suốt, không để xảy ra lỗi. Đảm bảo hệ thống mạng được vận hành lưu loát. Nâng cấp trang thiết bị tin học đảm bảo triển khai các ứng dụng tin học có hiệu quả để phục vụ qui trình quản lý kê khai, quản lý giá, quản lý thuế, quản lý phân luồng hàng hóa, thanh khoản hàng hóa xuất nhập khẩu... góp phần nâng cao phát triển quy trình thủ tục hải quan điện tử tại Chi cục;

− Tăng cường công tác thu đòi nợ thuế, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, phấn đấu hoàn thành và vượt mức chỉ tiêu thu thuế năm 2012 do Cục Hải quan TP Hải Phòng giao. Đẩy mạnh công tác kiểm soát, kiểm tra sau thông quan, thu thập thông tin hải quan hỗ trợ thúc đẩy hoạt động tuân thủ pháp luật của các doanh nghiệp. Nâng cao

hiệu quả công tác kiểm soát, phòng chống các hành vi buôn lậu và gian lận thương mại;

− Đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính, chấn chỉnh kỷ cương, kỷ luật hành chính. Thực hiện thường xuyên, nghiêm túc công tác tự kiểm tra. Chú trọng các biện pháp nâng cao chất lượng cán bộ, công chức theo yêu cầu cải cách, phát triển hiện đại hóa. Cử cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo chuyên sâu do cấp trên tổ chức. Kiện toàn và đề nghị bổ nhiệm một số cán bộ Lãnh đạo các Đội công tác và đề nghị bổ sung biến chế để đáp ứng được khối lượng công việc ngày càng tăng;

− Xây dựng phong cách làm việc văn minh, lịch sự, tinh thần tận tụy, với phương châm của ngành là “Chuyên nghiệp – Minh bạch – Hiệu quả”. Đảm bảo công tác hậu cần, xây dựng trụ sở đơn vị, công tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Phối hợp chặt chẽ các cơ quan, đơn vị liên quan đẩy nhanh tiến độ khởi công xây dựng trụ sở, trạm cân điện tử của đơn vị.

4.2. Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan điện tư tại Chi cục hải quan cưa khẩu cảng Đình Vu thuộc Cục Hải quan Hải Phòng

4.2.1. Phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và cơ sở vật chất kĩ thuật

Xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại trên nền tảng hoàn thiện hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các cơ quan quản lý có liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp cũng như hoạt động của cơ quan hải quan trong quá trình làm thủ tục hải quan điện tử, Chi cục hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ cần thay đổi một số vấn đề như:

− Nâng cấp, bổ sung các thiết bị tin học dự phòng như: máy chủ, router, switch, máy trạm, hệ thống làm mát cho phòng máy chủ...

− Nâng cấp mạng đường truyền, máy chủ, máy trạm, đảm bảo hoạt động cho tất cả các điểm kiểm tra, giám sát… nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động thông quan điện tử. Đảm bảo hệ thống máy tính nối mạng thông suốt trong nội bộ Ngành Hải quan, giữa cơ quan hải quan và các cơ quan có liên quan. Hầu hết hệ thống máy tính của Chi cục đều hết khấu hao do đó rất khó khăn trong quá trình thực hiện các biện pháp nghiệp vụ. Chi cục cần đề xuất với cấp trên trang

bị cho hệ thống máy tính mới để đáp ứng với khối lượng công việc ngày càng tăng;

− Nâng cấp phần mềm thủ tục hải quan điện tử đáp ứng yêu cầu triển khai các loại hình mới ( gia công, sản xuất xuất khẩu, chế xuất...) .Đồng thời, thống nhất mô hình thông quan điện tử với sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại như các thiết bị kiểm tra không thâm nhập, hệ thống định vị và kiểm tra container từ xa...để hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp XNK.

4.2.2. Hoàn thiện và nâng cấp hệ thống xư lý dữ liệu thông quan

Trong cải cách hành chính, năm 2010, Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ đã phấn đấu nỗ lực triển khai cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hải quan, tăng cường công tác quản lý rủi ro, tạo thuận lợi cho các hoạt động xuất nhập khẩu; Ngoài việc giảm thủ tục và các yêu cầu cứng nhắc, Chi cục đã ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý điều hành, đẩy mạnh hoạt động khai báo từ xa và thông quan điện tử. Ngoài ra, để quy trình hải quan điện tử phát triền hơn nữa, Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ có thể:

− Nâng cấp phần mềm thủ tục hải quan điện tử đáp ứng yêu cầu triển khai các loại hình mới (gia công, sản xuất xuất khẩu, chế xuất...). Xây dựng và triển khai phần mềm giám sát, nối mạng tới các phần mềm giám sát để phục vụ việc xác nhận tờ khai điện tử qua các khâu giám sát. Đặc biệt, bước đầu nghiên cứu áp dụng thí điểm chữ kí số và dịch vụ giá trị gia tăng trong giao dịch điện tử, làm nền tảng cho triển khai mở rộng thủ tục HQĐT;

− Đối với việc nâng cấp phần mềm thông quan điện tử, Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ nên thông báo cụ thể bằng văn bản để các phòng, ban được nắm bắt kịp thời, triển khai thuận lợi, và các khâu hoàn thiện giúp quá trình thông quan hàng hóa trở nên dễ dàng hơn;

− Hơn nữa, Chi cục Hải quan cửa khẩu cần chỉ đạo đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án hiện đại hóa CNTT, thực hiện kết nối liên thông, dữ liệu giữa các chương trình HQĐT với các chương trình thành lý hàng sản xuất, xuất khẩu, gia công, KT559, quản lý rủi ro, giữa dữ liệu cũ và mới...

− Bên cạnh đó, Chi cục Hải quan cửa khẩu cần thống nhất “mô hình thông quan điện tử” với sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại như các thiết bị kiểm tra không xâm nhập, hệ thống định vị và kiểm tra container từ xa...để hoàn thiện cũng như phát triển quy trình thủ tục hải quan điện tử, đồng thời đấy chính là việc tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp XNK.

4.2.3 Hoàn thiện và nâng cấp hệ thống khai báo dữ liệu

Hệ thống khai báo dữ liệu của doanh nghiệp cũng còn nhiều vướng mắc và chưa hoàn thiện, cho nên giải pháp đưa ra đối với Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Đình Vũ đó là:

− Sửa chữa các lỗi phát sinh: như lỗi cập nhật dữ liệu từ file excel vào hệ thống số liệu không chính xác do tự động quy đổi tổng trị giá từ số lượng và thành tiền