c tr ng c b n c a Hình th c k toán trên máy vi tính là công vi c k toán
đ c th c hi n theo m t ch ng trình ph n m m k toán trên máy vi tính. Ph n m m
k toán đ c thi t k theo nguyên t c c a m t trong bahình th c k toán ho c k t h p các hình th c k toán quy đ nh trên đây. Ph n m m k toán không hi n th đ y đ quy trình ghi s k toán, nh ng ph i in đ c đ y đ s k toán và báo cáo tài chính theo quy đ nh.
Ph n m m k toán đ c thi t k theo Hình th c k toán nào s có các lo i s c a
Ch ng t k toán S qu B ng t ng h p ch ng t k toán S , th k toán chi ti t S đ ng ký ch ng t ghi s CH NG T GHI S S cái B ng cân đ i s phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
B ng t ng h p chi ti t
26
Trình t ghi s k toán theo Hình th c k toán trên máy vi tính th hi n qua s đ
1.15.
S ăđ 1.15: Trình t ghi s k toán theo hình th c Ph n m m k toán
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cu i tháng, ho c cu i k
Hàng ngày, k toán c n c vào ch ng t k toán ho c B ng t ng h p ch ng t k toán cùng lo i đã đ c ki m tra, đ c dùng làm c n c ghi s , xác đ nh tài kho n ghi N , tài kho n ghi Có đ nh p d li u vào máy vi tính theo các b ng, bi u đ c thi t k s n trên ph n m m k toán.
Theo quy trình c a ph n m m k toán, các thông tin đ c t đ ng nh p vào s k toán t ng h p (S Cái ho c Nh t ký- S Cáiầ) và các s , th k toán chi ti t liên
quan.
Cu i tháng (ho c b t k vào th i đi m c n thi t nào), k toán th c hi n các thao tác khoá s (c ng s ) và l p báo cáo tài chính. Vi c đ i chi u gi a s li u t ng h p v i s li u chi ti t đ c th c hi n t đ ng và luôn đ m b o chính xác, trung th c theo thông tin đã đ c nh p trong k . Ng i làm k toán có th ki m tra, đ i chi u s li u gi a s k toán v i báo cáotài chính sau khi đã in ra gi y.
Th c hi n các thao tác đ in báo cáo tài chính theo quy đ nh.
Cu i tháng, cu i n m s k toán t ng h p và s k toán chi ti t đ c in ra gi y, đóng thành quy n và th c hi n các th t c pháp lý theo quy đ nh v s k toán ghi
b ng tay.
PH N M M K TOÁN
Ch ng t k toán S k toán t ng h p,
chi ti t
- Báo cáo tài chính - Báo cáo k t oán qu n tr
B ng t ng h p ch ng t k toán
CH NGă 2:ăTH C TR NG CÔNG TÁC K TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC NH K T QU BÁN HÀNG T I CÔNG TY TNHH VIMED
2.1.ăKháiăquátăchungăv ăcôngătyăTNHHăVIMED 2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri n c a công ty
Tên công ty : CÔNG TY TNHH VIMED Tên giao d ch : VIMED COMPANY LIMITED Tên vi t t t : VIMED CO., LTD
Tr s chính : S 15, ngõ 18/36, t 10a nh Công Th ng, Ph ng nh Công, Qu n Hoàng Mai, Thành ph Hà N i, Vi t Nam
Mã s thu : 0105402161
V n đi u l : 950.000.000ăđ ng (Chín tr m n m m i tri u đ ng) S l ng lao đ ng : 20 ng i
Ng i đ i di n theo pháp lu t c a công ty: Giám đ c Lê M nh Hùng
2.1.2. Ngành ngh kinh doanh c a công ty
Công ty TNHH VIMED đ c thành l p ngày 11 tháng 7 n m 2011 theo gi y phép kinh doanh s 0105402161 do S K ho ch và u t TP Hà N i c p. Công ty đ t ra m c tiêu và quy t tâm th c hi n m c tiêu v i kh u hi u “S n ph m t t nh t, ph c v t t nh t” đã ngày càng kh ng đ nh v th c a mình trên th tr ng kinh doanh
d c ph m Mi n B c c ng nh c n c.
Ngành ngh chính c a công ty TNHH VIMED là chuyên phân ph i, cung c p các lo i d c ph mtrong n c ra th tr ng mi n B c nói chung và Hà N i nói riêng. Công ty hi n đang phân ph i h n 20 lo i d c ph m c a các th ng hi u n i ti ng và có uy tín t i Vi t Nam nh Aluvia Tab 200mg, Betasecr Tab 16mg, Tanatril Tab 10mg ... Công ty đã gây d ng đ c ni m tin v ng ch c cho các nhà thu c. Vì v y, Công ty
đã có thu hút thêm nhi u khách hàng ti m n ng. Nh ng nhà thu c t i Qu n Hoàng Mai, Hà N i là nh ng khách hàng m c tiêu đ u tiên c a công ty. B ph n kinh doanh
tích c c làm vi c ph n đ u đ m r ng th tr ng cung c p thu c sang các qu n khách nh : Qu n Thanh Xuân, ng a, Long Biênầ
Ngày 23 tháng 1 n m 2013, công ty đ ng kí thay đ i Gi y phép kinh doanh và
cung c p các s n ph m, d ng c t y t nh máy đo huy t áp, may đo đ ng huy t, máy tr thínhầ Các s n ph m này ngày càng đ c a chu ng trên th tr ng vì tính n ng nh g n, d s d ng và đáp ng nhu c u c p thi t trong cu c s ng. Khách hàng có th t đo các ch s c a c th m i lúc, m i n i.
28
2.1.3. c đi m t ch c b máy qu n lí c a công ty
2.1.3.1. T ch c b máy qu n lý
S ăđ 2.1. T ch c b máy qu n lý c a công ty TNHH VIMED
(Ngu n phòng K toán)
2.1.3.2. Ch c n ng nhi m v c a t ng b ph n trong công ty
Giámăđ c:
Là ng i n m gi quy n hành cao nh t, ch u trách nhi m ch đ o đi u hành chung toàn b các ho t đ ng c a Công ty m t cách tr c ti p ho c gián ti p Phó giám đ c và các phòng ban. Giám đ c có ch c n ng, nhi m v :
- Ch đ o toàn di n công tác phát tri n; công tác t v n kinh doanh và các ho t đ ng tài chính c a công ty.
- Quy t đ nh ph ng h ng, k ho ch, d án s n xu t, kinh doanh, h p tác đ u t , liên doanh liên k t, t ch c b máy đi u hành, k ho ch đào t o cán b và đ c
Phó giám đ c, K toán tr ng, b nhi m, bãi mi n tr ng, phó phòng công ty.
- Phê chu n quy t toán c a các đ n v , b ph n và t ng duy t quy t toán c a
Công ty.
Phóăgiámăđ c:ă
- Giúp vi c cho Giám đ c trong qu n lý đi u hành các ho t đ ng c a công ty theo s phân công c a Giám đ c.
- Ch đ ng và tích c c tri n khai, th c hi n nhi m v đ c phân công và ch u trách nhi m tr c Giám đ c v hi u qu các ho t đ ng.
- Thay m t Giám đ c đ đi u hành các ho t đ ng c a công ty khi Giám đ c đi v ng ho c khi đ c y quy n c a Giám đ c.
- Ch u trách nhi m tr c pháp lu t và Giám đ c v nhi m v đ c phân công.
GIÁM C
PHÓ GIÁM C
Phòng Kinh doanh
Là b ph n tham m u, giúp vi c cho Giám đ c v công tác bán hàng hóa; công tác nghiên c u và phát tri ns nph m, phát tri nth tr ng; công tác xây d ng và phát
tri n m i quan h khách hàng, ch u trách nhi m tr c Giám đ c v các ho t đ ng đó
trong nhi mv ,th mquy nđ c giao.
- Th chi n xây d ng chi n l c, k ho ch ngân sách hàng n m, k ho ch công
vi cc a Phòng t ng tháng đ trình Giám đ c phê duy t.
- L p m c tiêu, k ho ch bán hàng trình Giám đ c phê duy t đ nh k và th c hi n t ch c tri n khai bán các s n ph m và d ch v thu c ch c n ng nh m đ t m c
tiêu đãđ c phê duy t.
- Tìm ki m và phát tri n khách hàng m i thu c nhóm khách hàng m c tiêu c a
Công ty.
- Tìm ki m khách hàng th c hi n đ u t , góp v n liên doanh, liên k t theo k ho ch và chi nl c phát tri nc a Công ty.
- Tìm ki m, duy trì và phát tri n m i quan h v i khách hàng. Ch m sóc khách hàng theo chính sách c a Công ty.
- Thu th p và qu n lý thông tin khách hàng và h s khách hàng theo quy đ nh. um i v vi c thu nh p,qu n lý thông tin khách hàng đ ph cv cho công tác đánh
giá x ph ng khách hàng, th mđ nh và tái th mđ nh các h s khách hàng.
PhòngăK ătoán
- T ch c h ch toán k toán các nghi p v kinh t phát sinh t i công ty, t ng h p DT, chi phí, xác đ nh k t qu kinh doanh, l p báo cáo tài chính, phân tích ho t đ ng kinh doanh ph c v cho vi c ki m tra th c hi n k ho ch c a công ty.
- Theo dõi, đ i chi u ch m công, tính l ng hàng tháng. Qu n lý v n hành h th ngs sách k toán theo quy đ nh, th ng kê đ nh kì hàng hóa, v t t , tài s n khác.
- Qu n lý theo dõi tình hình ch p hành k lu t lao đ ng n i quy công ty; qu n lý h s lý l ch nhân viên toàn công ty; làm th t c b nhi m, bãi mi n, khen th ng, tuy n d ng nhân s , h p đ ng lao đ ng; qu n lý lao đ ng ti n l ng, làm th t c xét h t th vi c, nâng l ng. Tham m u cho Ban giám đ c v t ch c b máy kinh doanh và b trí nhân s phù h p v i yêu c u c a Công ty.
- Có quy n đ xu t Ban giám đ c ra quy t đ nh khen th ng v i cá nhân, t p th có thành tích xu t s c và đ ngh hình th c x lý v i các tr ng h p vi ph m k lu t và quy ch c a công ty.
30
2.1.4. c đi m, ch c n ng và nhi m v c a t ch c b máy k toán trong công ty
2.1.4.1. c đi m c a t ch c b máy k toán trong công ty
th c hi n t t các ch c n ng và nhi m v c a h ch toán k toán, Công ty đã t
ch c công tác k toán m t cách khoa h c, h p lý và phù h p v i ch đ k toán hi n hành c a Nhà n c, c a ngành và v n d ng thích ng v i đ c đi m t ch c kinh doanh, qu n lý c a Công ty. Xu t phát t đ c đi m t ch c ho t đ ng kinh doanh và t ch c b máy qu n lý phù h p v i đi u ki n và trình đ qu n lý, Công ty TNHH VIMED áp d ng t ch c b máy k toán theo hình th c t p trung, m i công vi c k
toán đ c th c hi n phòng k toán, t khâu thu th p ki m tra ch ng t , ghi s đ n khâu t ng h p, l p báo cáo tài chính.
Công ty áp d ng h th ng tài kho n k toán doanh nghi p v a và nh ban hành kèm theo quy t đ nh s 48/2006/Q -BTC ngày 14/09/2006 c a B Tài chính.
Hình th c ghi s k toán t i công ty là hình th c “Nh t kí chung” và đ c ghi chép trên máy tính b ng b ng tính MS Excel
Kì k toán: tháng
Ph ng pháp h ch toán hàng t n kho: Kê khai th ng xuyên
Ph ng pháp tính giá xu t kho: Bình quân c kì d tr
Ph ng pháp kh u hao tài s n c đ nh: Ph ng pháp đ ng th ng
S ăđ 2.2. Quy trình ghi s hình th c Nh t kí chung t i Công ty TNHH VIMED
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cu i tháng, ho c cu i k Ki m tra, đ i chi u
S ăđ 2.3. T ch c b máy k toán trong công ty
(Ngu n: Phòng K toán)
Ch ng t k toán
S NH T KÝ CHUNG
S CÁI
B ng cân đ i s phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
S , th k toán chi ti t
B ng t ng h p, chi ti t
K toán tr ng
32 2.1.4.2. Ch c n ng và nhi m v
K ătoánătr ngăkiêmăk ătoánăt ngăh p:ă ng đ u b máy k toán c a Công ty, th c hi n toàn b công tác k toán, th ng kê, tài chính. ng th i, K toán tr ng th c hi n vi c ki m tra, ki m soát toàn b ho t đ ng kinh t tài chính c a Công ty, ch u trách nhi m tr c ti p tr c Giám đ c. K toán tr ng có nhi m v t ch c công tác k toán và b máy k toán trong Công ty, h ng d n th c hi n, ki m tra vi c th c hi n ghi chép, tính toán m t cách đ y đ , k p th i, chính xác, đúng ch đ , chính sách c a Nhà n c. K toán tr ng th c hi n vi c h ch toán nghi p v bán hàng và xác đ nh k t qu bán hàng vào cu i k . Tính toán đúng đ n chi phí bán hàng, chi phí qu n lý
kinh doanh và các chi phí khác nh m xác đ nh k t qu bán hàng. Cu i kì k toán, K toán tr ng l p và g i đ y đ k p th i các Báo cáo tài chính, Báo cáo t ng h p, Báo cáo quy t toán theo đúng ch đ quy đ nh.
K toánăl uăđ ng: Khi doanh nghi p có nhu c u quy t toán thu thì k toán l u đ ng có nhi m v xác đnh doanh thu, chi phí làm c n c đ xác đnh k t qu kinh doanh t đó xác đnh thu thu nh p doanh nghi p ph i n p cho ngân sách Nhà n c.
Th ăkho:ăc n c vào các phi u nh p kho, phi u xu t kho vào th kho theo đúng tên hàng, ch ng lo i hàng và c ng l y s t n cu i ngày. Th kho th c hi n vi c s p x p hàng hóa th t khoa h c, h p lí đ thu n ti n cho công tác ki m kho, nh p xu t kho và luân chuy n hàng hóa. c bi t, th kho ph i chú ý đ n ch t l ng hàng hóa, th i gian s d ng c a hàng hóa đ tránh tình tr ng b t n , quá h n s d ng. Th ng xuyên ho c đ nh k ki m kê kho và đ i chi u s li u kho v i k toán. N u đ ra s c hàng hoá h h ng, m t mát, thi u h t thì th kho ph i ch u trách nhi m tùy theo t ng nguyên nhân, tr ng h p c th .Th kho ph n ánh và giám đ c k p th i, chi ti t kh i l ng hàng hoá mua vào, bán ra, t n kho c v s l ng, ch t l ng và giá tr . Tính toán đúng đ n giá v n c a hàng hoá và d ch v đã cung c p.
Th ăqu :ătr c ti p qu n lí qu ti n m t, th c hi n các nghi p v kinh t phát
sinh liên quan đ n vi c thu, chi ti n m t và vi c b o qu n ti n m t t i qu c n c vào
các phi u thu, phi u chi h p l . Cu i m i ngày, th qu ti n hành ki m kê s t n qu ti n m t th c t và đ i chi u s li u v i s qu ti n m t, s qu k toán ti n m t. N u
có chênh l ch k toán, th qu ph i ti n hành ki m tra l i đ xác đ nh rõ nguyên nhân và ki n ngh bi n pháp x lý chênh l ch theo nguyên t c b t kiêm nhi m. Th kho ph n ánh k p th i doanh thu bán hàng đ xác đ nh k t qu bán hàng, đôn đ c, ki m tra, đ m b o thu đ và k p th i ti n bán hàng, tránh b chi m d ng v n b t h p lý. Th qu th c hi n vi c ki m tra giám sát tình hình th c hi n ch tiêu k ho ch bán hàng, doanh