Sự cần thiết phải hoàn thiện cụng tỏc quản lý, sử dụng và hạch toỏn kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty

- Chi phớ sản xuất

DỰNG – CTCP VÀ XÍ NGHIỆP XÂY LẮP

3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện cụng tỏc quản lý, sử dụng và hạch toỏn kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty

toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty

Trong nền kinh tế thị trường, khi xu thế cạnh tranh ngày càng mạnh thỡ giỏ cả là một yếu tố quan trọng quyết định tới lợi nhuận của mỗi doanh nghiệp. Nguyờn vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phớ sản xuất và giỏ thành sản phẩm nờn hạch toỏn kế toỏn nguyờn vật liệu đầy đủ, chớnh xỏc là một trong những yếu tố đảm bảo cho giỏ thành được phản ỏnh chõn thực. Trờn cơ sở đú cỏc nhà quản lý phõn tớch và tỡm cỏch

tiết kiệm nguyờn vật liệu để giảm giỏ thành, tăng năng lực cạnh tranh, tăng lợi nhuận cho cụng ty. Vỡ vậy, cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn nguyờn vật liệu là một phần hành khụng thể thiếu trong cỏc doanh nghiệp sản xuất.

Trong những năm qua, mặc dự cụng ty luụn khụng ngừng nỗ lực phấn đấu để đạt hiệu quả cao nhất trong cụng tỏc quản lý và cụng tỏc tổ chức sản xuất nhƣng vẫn cũn nhiều hạn chế cần khắc phục. Do đú việc nghiờn cứu cỏc biện phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc quản lý, sử dụng và hạch toỏn kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty là vụ cựng cần thiết.

3.2.2.Yờu cầu hoàn thiện

Kế toỏn nguyờn vật liệu là cụng cụ đắc lực của doanh nghiệp trong quản lý sản xuất kinh doanh nờn đũi hỏi phải luụn hướng tới sự hoàn thiện. Tuy nhiờn, cụng việc kế toỏn lại thay đổi thường xuyờn, liờn tục tựy theo đặc điếm sản xuất kinh doanh của cụng ty trong từng giai đoạn và theo những chớnh sỏch, chế độ quản lý kinh tế, tài chớnh mới của nhà nước. Chớnh vỡ thế mà quỏ trỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn của doanh nghiệp phải đỏp ứng được những yờu cầu sau:

- Tụn trọng nguyờn tắc, chế độ, chuẩn mực kế toỏn: Mỗi doanh nghiệp khỏc nhau cú thể ỏp dụng những hỡnh thức, phương phỏp kế toỏn khỏc nhau nhƣng vẫn phải đảm bảo tuõn thủ chế độ, chuẩn mực kế toỏn của nhà nước. Đõy là yờu cầu bắt buộc, là cơ sở nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả cỏc doanh nghiệp. Đú chớnh là hành lang phỏp lý của cụng tỏc kế toỏn tạo ra khả năng so sỏnh, đối chiếu được và thuận tiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo và đào taọ đội ngũ cỏn bộ kế toỏn.

- Mỗi doanh nghiệp cú đặc điểm sản xuất kinh doanh khỏc nhau thỡ sẽ lựa chọn cho mỡnh một hỡnh thức, phương phỏp kế toỏn khỏc nhau. Nếu doanh nghiệp chỉ ỏp dụng một cỏch cứng nhắc một hỡnh thức, một phương phỏp kế toỏn nào đú mà khụng thớch hợp với tỡnh hỡnh thực tế của doanh nghiệp tất yếu sẽ tạo ra sự bất hợp lý trong hạch toỏn và khụng đem lại hiệu quả cụng tỏc kế toỏn như mong muốn. Tuy vậy, việc lựa chọn này dự linh động đến đõu vẫn phải đảm bảo cỏc chế độ, chuẩn mực của nhà nước.

- Cụng tỏc kế toỏn phải đảm bảo cung cấp thụng tin đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc. Yờu cầu này cú ý nghĩa vụ cựng quan trọng trong việc đưa ra cỏc quyết định của nhà

quản trị doanh nghiệp. Nú là căn cứ để thuyết phục cỏc chủ đầu tư, cỏc ngõn hàng trong việc ký kết cỏc hợp đồng, cỏc khoản cho vay…vỡ thế cỏc thụng tin kế toỏn được cung cấp như thế nào sẽ quyết định sự thắng lợi của doanh nghiệp cạnh tranh tốt trong nền kinh tế thị trường.

Hoàn thiện kế toỏn nguyờn vật liệu phải trong mối quan hệ thống nhất với cỏc phần hành kế toỏn khỏc, giữa kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết, kế toỏn tài chớnh và kờ toỏn quản trị. Kế toỏn nguyờn vật liệu và cỏc phần hành kế toỏn khỏc chỉ là một bộ phận trong toàn bộ hệ thống kế toỏn của doanh nghiệp, giữa chỳng cú mối quan hệ khăng khớt, bổ sung cho nhau, khụng thể thiếu một bộ phận kế toỏn nào. Vỡ vậy, bất kỳ một phần hành kế toỏn nào yếu kộm sẽ ảnh hưởng tới cỏc phần hành kế toỏn khỏc do đú tỏc động xấu tới tất cả hệ thống kế toỏn trong doanh nghiệp.

3.2.3.Nguyờn tắc hoàn thiện

Hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn núi chung và cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu núi riờng là một trong những vấn đề hết sức phức tạp, vừa cú ý nghĩa lý luận vừa cú ý nghĩa thực tiễn. Vỡ vậy, để đỏp ứng yờu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, việc hoàn thiện kế toỏn nguyờn vật liệu tại Tổng cụng ty CP XD Thanh Húa – CTCP và xõy lắp 33 cần dựa trờn cỏc nguyờn tắc sau:

- Nguyờn tắc khả thi: nguyờn tắc này đảm bảo xớ nghiệp cú thể thực hiện được và tuõn thủ cỏc quy định, chớnh sỏch phỏp luật của Nhà nước.

- Nguyờn tắc hiệu quả: chi phớ bỏ ra để thực hiện cỏc biện phỏp hoàn thiện phải mang lại hiệu quả tốt hơn.

3.3.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn tại Tổng cụng ty CP XD Thanh Húa – CTCP và xõy lắp 33

Qua thời gian thực tập tại Tổng Cụng Ty Xõy Dựng Thanh Húa – CTCP và xớ nghiệp xõy lắp số 33 em nhận thấy việc hạch toỏn vật liệu ở cụng ty tiến hành theo đỳng quy định đó đỏp ứng được phần nào yờu cầu quản lý. Tuy nhiờn, khi đi sõu tỡm hiểu từng vấn đề cụ thể em thấy cú những điểm cần phải củng cố thờm.

Dưới đõy em xin đưa ra một vài ý kiến nhằm khắc phục những tồn tại, gúp phần hoàn thiện hơn nữa cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại xớ nghiệp.

Giải phỏp 1 : Về khõu thu mua dự trữ , bảo quản

Ở mỗi cụng trỡnh cụng ty phải cú cỏc kho lưu động để bảo quản nguyờn vật liệu tốt nhất những vật liệu dễ bảo quản như gach , đỏ , cỏt ... thỡ được vận chuyenr tới cỏc kho

lưu động này và phải theo dừi tỡnh hỡnh nhập , xuất , bảo quản và bỏo cỏo về cho cụng ty 1 thỏng 1 lần . Đối với những vật liệu khú bảo quản như sắt , thộp , xi măng ... thỡ cụng ty phải bảo quản tại kho của cụng ty , đồng thời cỏc tơ , đội thi cụng phải xõy dựng hạn mức NVL để cụng ty cú kế hoạch vận chuyển những vật liệu này đến cụng trỡnh kịp tiến độn , khụng ảnh hưởng đến độ thi cụng cụng trỡnh và tổ , đội thi cụng phải lập hạn mức NVL theo từng thỏng và lập trước 7 ngày cuối thỏng . Đến cuối thỏng dự hạn mức cũn hay hết , thủ kho cộng số lượng xuất trong thỏng để ghi thẻ kho và ký tờn vào phiếu xuất nếu trong quỏ trỡnh thi cụng cong trỡnh mà thiếu NVL thỡ tổ , đội thi cụng phải kịp thời thụng bỏo về cho cụng ty để cụng ty cử người vận chuyển NVL tối cụng trỡnh , đảm baow quỏ trỡnh thi cụng cụng trỡnh được thụng suốt .

Giải phỏp 2 : về lập sổ danh điểm vật tư .

Sổ danh điểm vật tư là sổ danh mục tập hợp toàn bộ cỏc loại vật liệu mà cụng ty đang sử dụng. Trong sổ danh điểm vật tƣ theo dừi chặt chẽ từng loại, từng nhúm, từng quy cỏch vật liệu giỳp cho cụng tỏc quản lý và hạch toỏn vật liệu ở cụng ty được thống nhất, dễ dàng.

Để lập được sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng nhất là phải xõy dựng được bộ mó vật liệu chớnh xỏc, đầy đủ, khụng trựng lặp, thuận tiện cho việc theo dừi.

Mỗi nhúm vật liệu sẽ ghi trờn một trang sổ, trong mỗi nhúm vật liệu sẽ ghi đầy đủ cỏc loại vật liệu của nhúm đú.

Sổ danh điểm vật tư được xõy dựng trờn cơ sở số liệu của loại vật liệu, nhúm vật liệu, chủng loại vật liệu. Chỳng được chia thành từng phần, mỗi nhúm vật liệu được mó húa theo số liệu riờng.

Sổ danh điểm vật liệu được mở thống nhất trong phạm vi toàn cụng ty nhằm đảm bảo cỏc bộ phận trong cụng ty phối hợp chặt chẽ và thống nhất với nhau trong cụng tỏc quản lý vật liệu. Sổ này sẽ cú tỏc dụng giỳp cho cụng tỏc hạch toỏn được dễ dàng, thuận lợi và là điều kiện cần thiết để tiến hành cơ giới húa cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu với mục đớch giỳp cho cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu được khoa học, dễ dàng, thuận tiện, trỏnh nhầm lẫn. Đảm bảo việc phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động về vật liệu một cỏch kịp thời chớnh xỏc phục vụ cho yờu cầu quản lý và tổ chức sản xuất của cụng ty.

Ký hiệu Tờn ,nhón hiệu quy cỏch nguyờn liệu , vật liệu

Đơn vị Đơn giỏ Ghi chỳ Nhúm Danh điểm 1521 1521 – 01 1521 – 02 1522 1523 1523 – 01 1521 – 01 – 01 1521 – 01 – 02 1521 – 02 – 01 1521 – 02 – 02 ... 1522 – 01 – 01 1522 – 01 – 02 ... 1523 – 01 – 01 1523 – 01 – 02 ... Nguyờn vật liệu chớnh Xi măng nghi sơn

Xi măng bỉm sơn Đỏ 1x2 Đỏ 4x6 ... Vật liệu Phu gia bờ tụng Nhựa đường ... Nhiờn liệu Dầu disel Xăng A92 ... Tấn Tấn M3 M3 Kg Kg Lớt Lớt

Giải phỏp 3 : về việc luõn chuyển chứng từ

Cụng ty nờn lập sổ giao nhận chứng từ khi luõn chuyển chứng từ giữacỏc phũng ban, bộ phận. Mỗi khi luõn chuyển chứng từ thỡ cỏc bờn giao và nhận chứng từ đều phải lý vào phiếu giao nhận. Nếu xảy ra mất mỏt chứng từ cũng dễ quy trỏch nhiệm cho đỳng người, đỳng bộ phận để cú biện phỏp xử lý.

Việc làm này giỳp quản lý chứng từ chặt chẽ hơn và theo dừi được số lượng chứng từ trong một khoảng thời gian nhất định. Hơn nữa, cũng nõng cao tinh thần trỏch nhiệm cho cỏn bộ nhõn viờn đối với việc quản lý chứng từ núi riờng và cụng việc núi chung.

Cụng ty cú thể lập sổ giao nhận chứng từ theo biểu 3.1 sau: Sổ giao nhận chứng từ

Từ ngày ... đến ngày ...thỏng ...năm Ngày thỏng

giao nhận ^{Số hiệu} chứng từ ^{Ngày thỏng}trờn chứng từ Số tiền trờn chứng từ ^{Ký tờn}Bờn giao Bờn nhận A B C 2 D E Ngày .... thỏng .... năm

Giải phỏp 4 : thiết bị phục vị bộ phõn kế toỏn

Cụng ty nờn xem xột tới việc mua phần mềm kế toỏn phự hợp với cụng ty mỡnh Hiện nay trờn thị trường cú khỏ nhiều cỏc phần mềm kế toỏn như: phần mềm kế toỏn Misa, phần mềm kế toỏn Fast Accounting, phần mềm kế toỏn MetaData Accounting, phần mềm kế toỏn Sasinnova.... Em xin được giới thiệu một vài phần mềm kế toỏn phổ biến nhất:

PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA GIÁ: 9.950.000 VNĐ

Phần mềm kế toỏn MISA SME.NET 2012 gồm 13 phõn hệ, được thiết kế dành cho cỏc doanh nghiệp vừa và lớn , với mục tiờu giỳp doanh nghiệp khụng cần đầu tư nhiều chi phớ, khụng cần hiểu biết nhiều về tin học và kế toỏn mà vẫn cú thể sở hữu và làm chủ được hệ thống phần mềm kế toỏn, quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh của mỡnh. Với MISA SME.NET 2012 doanh nghiệp cú thể kiểm soỏt được số liệu trực tuyến tại bất cứ đõu, bất cứ khi nào

PHẦN MỀM KẾ TOÁN METADATA ACCOUNTING GIÁ: 8.000.000 VNĐ Phần mềm kế toỏn MetaData Accounting được phỏt triển trờn cụng nghệ tiờn tiến, xử lý dữ liệu liờn hoàn và khộp kớn, vỡ vậy số liệu nhập vào phần mềm luụn trong trạng thỏi nhất quỏn, mà vẫn đảm bảo tốc độ cập nhật chứng từ và đưa ra bỏo cỏo nhanh nhất. Với nhiều tiện ớch độc đỏo, phần mềm kế toỏn MetaData đem lại hiệu quả cao nhất trong quỏ trỡnh quản lý kế toỏn và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ứng dụng được cấu trỳc một cỏch khoa học, giỳp người dựng làm việc thuận tiện nhất. Sản phẩm phự hợp cho hầu hết cỏc doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Thương mại, Dịch vụ, Sản xuất, Xõy dựng, Xuất/Nhập khẩu, ...

MetaData Accounting khụng những đỏp ứng yờu cầu cơ bản về Quản lý Tài chớnh Kế toỏn của doanh nghiệp mà nú cũn cung cấp cho Nhà Quản trị cỏc Giải phỏp Quản lý Toàn diện. Nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được cập nhật một lần tại cỏc bộ phận kế toỏn khỏc nhau như bộ phận quản lý kho, bộ phận bỏn hàng, bộ phận kế toỏn, … và được MetaData Accounting xử lý một cỏch suyờn suốt, tổng hợp số liệu thành cỏc bỏo cỏo đầu ra.

Giải phỏp 5: về nguyờn vật liệu hao hụt , kem phẩm chất trong quỏ trỡnh xõy dựng

Cụng ty chưa kiểm soỏt chặt chẽ khõu mua vật tư về trong quỏ trỡnh thu mua và nhập kho vẫn cũn sảy ra trường hợp thiếu hụt vật liệu ngoài định mức cho phộp , những khoản thiếu hụt này được hạch toỏn vào chi phớ mua theo số tiền của số hàng đư theo hợp đồng .Vỡ thế để hạn chế cỏc khoản tiờu hao giảm bớt chi phớ bất hợp lý thỡ cần thiết phải hạch toỏn hợp lý số nguyờn vặt liệu thiếu hụt trong quỏ trỡnh nhập kho .trường hợp như vậy cú thể hạch toỏn như sau :

TK 133 TK 152 Gớa trị nguyờn vật liệu nhập trực tiếp

TK 111,1388,334

Thiếu hụt đó xỏc định được nguyờn nhõn Tựy trường hợp mà xử lý

TK 1381 TK 1388,411 Thiếu hụt chưa xỏc khi cú quyết địn xử lý,tựy

Định được nguyờn nhõn trường hợp mà KT ghi

Trường hợp vật liệu mua về nhập kho vào nhưng bị phẩm chất kộm so với chất lượng vật liệu ghi trờn hợp đồng , kế toỏn vẫn hạch toỏn theo giỏ trị của vật liệu đủ tiờu chuẩn là chưa đỳng , vật liệu kộm phẩm chất dẫn đến cụng trỡnh thi cụng cú chất lượng

giảm sỳt nhưng giỏ thành lại khụng giảm cho uy tớn của cụng ty gimr sỳt . Vỡ vậy cần xỏc định chớnh xỏc số vật liệu kộm phẩm chất và yờu cầu người bỏn phải giảm giỏ để kế toỏn cụng ty hạch toỏn phần giảm ấy và theo đú giỏ thành cụng trỡnh sẽ giảm tương ứng

Đối với vật liờu kộm phẩm chất , kế toỏn tiến hành hạch toỏn như sau : TK 111,112,331 TK 152 Gớa mua chưa cú

Thuế GTGT (1) TK 133 Thuế GTGT đầu vào (2)

Ghi chỳ :

1 : Là giỏ trị của số hàng kộm phẩm chất được người bỏn chấp nhận giảm giỏ 2 : Số thuế GTGT đầu vào của số hàng kộm phẩm chất được người bỏn chấp nhận

giảm giỏ .

Giải phỏp 6 : việc lập dự phũng giảm giỏ vật tư

Cụng ty nờn lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho vỡ nguyờn liệu chủ yếu của cụng ty thường là mua ngoài với giỏ trị lớn để trỏnh rủi ro cú thể xảy ra. Việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được tiến hành cuối niờn độ trước khi lập bỏo cỏo tài chớnh .Dự phũng thực chất là làm tăng chi phớ đồng nghĩa với việc làm giảm thu nhập dũng của niờn độ bỏo cỏo .Nú giỳp doanh nghiệp cú quỹ tiền tệ trước mắt đẻ khắc phục những thiệt hại cú thể xảy ra .việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho là để đề phũng nguyờn vật liệu giảm giỏ so với sổ trờn kế toỏn . số dự phũng được xỏc lập cho từng thứ từng loại nguyờn vật liệu .Doanh nghiệp cần lập bang kờ những loại nguyờn vật liệu nào cần lập dự phũng . Lập dự phũng phải đỳng theo quy chế tài chớnh hiện hành theo NĐ 129 ngày 03/12/2004 , thụng tư 33 ngày 29/04/2005 .... Mức trớch lập dự phũng là phần chờnh lệch giữa giỏ trị ghi sổ hàng tồn kho với giỏ trị thuần cú thể thực hiện được

+ cuối niờn độ kế toỏn ngày 31/12/N căn cứ vào số lượng nguyờn vật liệu tồn kho cuối kỳ và khả năng giảm giỏ của nguyờn vật liệu đú , kế toỏn tiến hành trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho , tớnh vào chi phớ , kế toỏn ghi :

Nợ TK 632 – giỏ vốn hàng bỏn

Cú TK 159 – Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho

+ Cuối niờn độ sau , ngày 31/12/N+1 , tiếp tục tớnh toỏn mức cần trớch lập cho năm kế tiếp :