2.2.1.1.Tổ chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng trong công ty T & M
Ch h ứ n g t ừ k ế t o á n T uy ho ạt độ ng tr on g lĩn h vự c X N K nh ư ng C ôn g ty
T & M Trans chủ yếu là nhập khẩu hàng tiêu dùng, vật tư, máy móc thiết bị phục vụ nhu cầu tiêu dùng và sản xuất trong nước. Công ty thường nhập khẩu hàng hoá, vật tư, máy móc theo đơn đặt hàng của một hay một số đơn vị kinh doanh thương mại trong nước (bán buôn hay bán lẻ). Tuy nhiên, giá trị mỗi lần xuất hàng để bán thường rất
lớn nên các nhân viên phòng kinh doanh phải lập hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) cho hàng bán ra. Hoá đơn bán hàng có giá trị như lệnh xuất kho, đồng thời là cơ sở để kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ cũng như việc xuất - tồn kho trên thẻ kho kế toán, như vậy chứng từ ban đầu làm căn cứ ghi sổ của kế toán doanh thu bán hàng là hoá đơn bán hàng.
Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ vì vậy hoá đơn bán hàng Công ty đang sử dụng là Hoá đơn GTGT mẫu 01 - GTKT - 3LL. Hoá đơn được lập làm 3 liên.
Liên 1: Lưu
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn được ghi đầy đủ, đúng các yếu tố: Giá bán chưa có thuế, thuế GTGT, tổng giá thanh toán (Xem biểu mẫu số).
Ngoài ra, còn sử dụng các chứng từ như: Giấy báo có Ngân hàng, Phiếu nhập kho….
Tài khoản kế toán
Doanh thu bán hàng của Công ty bao gồm: - Doanh thu bán hàng nhập khẩu.
- Doanh thu bán hàng nội địa.
Do đặc điểm kinh doanh của Công ty, để theo dõi kết quả bán hàng của hàng hoá có nguồn gốc khác nhau, Công ty đã sử dụng TK 511 - Doanh thu bán hàng và mở chi tiết 3 TK cấp hai:
TK 5111 - Doanh thu bán hàng nhập khẩu. TK 5112 - Doanh thu bán hàng nội địa.
Ngoài ra, TK 5113 - Doanh thu dịch vụ vẩn tải kế toán bán hàng còn sử dụng các TK liên quan khác như: TK 131, TK 3331, TK 111…
Kế toán không sử dụng TK 521, TK 531, TK 532 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu.
Sổ kế toán, cơ sở, phương pháp ghi sổ:
- Công ty sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ bán hàng, thẻ kho kế toán,
sổ chi tiết phải thu của khách hàng.
- Các sổ Cái tài khoản: TK 131, TK 511, TK 3331. - Các bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ.
+ Sổ bán hàng (Bảng số 3):
Thực chất là sổ chi tiết bán hàng, kế toán sử dụng để theo dõi tình hình bán hàng đối với từng loại hàng hoá theo nguồn gốc hàng bán ra (hàng nhập khẩu hay hàng nội địa), đồng thời theo dõi giá vốn hàng bán theo từng mặt thàng, từng lô hàng.
+ Sổ chi tiết phải thu của khách hàng (Bảng số 8):
Để theo dõi việc thanh toán công nợ của từng khách hàng.
Cơ sở ghi sổ là: Hoá đơn bán hàng, thẻ kho kế toán, phiếu thu tiền, giấy báo có Ngân hàng.
+ Thẻ kho kế toán (Bảng số 4):
Để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của hàng hoá theo từng mặt hàng về cả số lượng và giá trị của hàng hoá. Thẻ kho kế toán chính là căn cứ để kế toán bán hàng theo dõi và xác định giá vốn hàng bán. Ngoài ra, thẻ kho kế toán còn được mở để theo dõi doanh thu và thuế GTGT đầu ra của lô hàng. Cơ sở ghi sổ: Phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng (thay phiếu xuất kho).
Sơ đồ trình tự lên số liệu sổ kế toán doanh thu bán hàng như sau: (Sơ đồ số 10):
Chứng từ gốc (Hoá đơn, giấy báo
Có,…..) Sổ quỹ Bảng tổnghợp chứng từ gốc Sổ chi tiết DTBH, PTKH Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK Bảng tổng hợp chi tiết DTBH Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Tài chính
2.2.1.2.Kế toán doanh thu bán hàng trong công ty
* Doanh thu bán hàng nhập khẩu
- Để kế toán doanh thu bán hàng nhập khẩu, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và sử dụng TK 5111 - Doanh thu bán hàng nhập khẩu; TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Sổ kế toán sử dụng: Sổ bán hàng nhập khẩu, thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu, Sổ Cái TK 131, Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 3331, Bảng kê chứng từ bán hàng, Chứng từ ghi sổ.
Phương pháp kế toán: Khi nhận được hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán căn cứ vào tổng số tiền khách hàng
chấp nhận thanh toán để hạch toán doanh thu và các khoản phải thu của khách hàng. Kế toán doanh thu bán hàng ghi vào chứng từ ghi sổ theo bút toán sau:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán
Có TK 5111: Doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Khi nhận được Phiếu thu tiền mặt hoặc giấy báo Có của Ngân hàng thông báo khách hàng đã trả tiền hàng, kế toán mới thực hiện bút toán ghi giảm các khoản phải thu của khách hàng.
Đồng thời, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết công nợ, Thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu.
Chẳng hạn nhưh:
Trong kỳ, phòng kinh doanh của Công ty bán quạt thông gió cho Công ty Thế giới máy tính hoá đơn GTGT số 0087015 ngày 10/12/04 và phiếu xuất kho có đầy đủ các yếu tố đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (Hàng nhập khẩu) (Xem bảng số 1).
T & M Trans
862 Đường Láng - Đống Đa - Hà Nội