10 31/12 PTCKH mua hàng NK 5111 433.988.092 333125.893
2.3.2. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong quá trình kinh doanh, Công ty muốn thực hiện được công tác tiêu thụ sản phẩm thì phải chi ra khoản tiền như: Chi trả lương cho các công nhân viên, chi tiền điện, nước, giao dịch, ký kết,... Để tiến hành xác định kết quả thì Công ty phải tính những khoản chi đó, hạch toán vào chi phí. Tuy nhiên, chi phí đó bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
* Kế toán chi phí bán hàng:
- Nội dung các khoản chi phí bán hangnf: Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Kế toán tập hợp các khoản chi phí bán hàng để phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ trong kỳ phục vụ cho việc xác định kết quả bán hàng. Chi phí bán hàng bao gồm:
+ Chi phí nhân viên bán hàng: Lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. + Chi phí vận chuyển, bốc vác, lưu kho, giao nhận...
+ Chi phí về: Tiền điện nước, điện thoại, VPP, tiếp khách, xe, công tác. + Chi phí bằng tiền khác.
+ Hải quan, giám định, bảo hiểm.
Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, phòng kinh doanh cần tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh các khoản chi đó là có thực, hợp lý để kế toán có căn cứ tập hợp chi phí bán hàng.
- Chứng từ ban đầu: Để kế toán chi phí bán hàng, cần căn cứ trên Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng, Bảng kê chi tiền mặt, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn thanh toán của các dịch vụ mua ngoài, Bảng tính lương và BHXH, BHYT, KPCĐ...
- Tài khoản sử dụng: Kế toán chi phí bán hàng của Công ty sử dụng TK 641 - Chi phí bán hàng, để phản ánh toàn bộ khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Tuy nhiên, kế toán CPBH của Công ty không sử dụng tài khoản cấp hai cho TK 641.
- Phương pháp ghi sổ: Tại Công ty, kế toán không sử dụng Sổ chi tiết TK 641 để theo dõi các khoản chi phí bán hàng phát sinh hàng ngày.
Căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng: Phiếu chi, Giấy báo nợ ngân hàng, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, Kế toán lập bảng kê chi tiền mặt, Bảng kê chi tiền gửi Ngân hàng, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương do phòng kinh doanh chuyển sang làm cơ sở để cuối kỳ kế toán ghi vào CTGS.
Để có thể hình dung một cách cụ thể, ta đi vào xem xét ví dụ sau:
Trong quý 4/2004, Công ty có chi khoản tiền mặt nhằm phục vụ cho công tác bán hàng (Tiền thuê vận chuyển hàng bán). Kế toán viết phiếu chi để thanh toán.
Phiếu chi Quyển số:...
Ngày 22 tháng 10 năm 2004 Số: 02 Mẫu số 02 - TT QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐkế toán Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ: TK 641 Có: TK 111
Họ tên người nhận tiền: Trịnh Tiến Anh
Địa chỉ: Cty TOYOTA Giải Phóng
Lý do chi: Vận chuyển Main bán cho Cty CoMin
Số tiền: 2.500.000 đ
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào phiếu chi, định kỳ 20 ngày 1 lần kế toán lập bảng kê chi tiền mặt (Bảng số 15A). Và căn cứ vào giấy báo Nợ ngân hàng kế toán lập Bảng kê chi tiền gửi Ngân hàng (Bảng số 15B).
Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê chi tiền mặt, Bảng kê chi tiền gửi Ngân hàng, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Bảng số 15C) để kế toán lập Bảng tổng hợp các khoản chi phí. (Bảng số 16). Đồng thời kế toán căn cứ vào đó để lập Chứng từ ghi sổ số 16 (Bảng số 17), để làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái TK 641 (Bảng số 18).