5. Kết cấu của chuyên đề
3.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP TÂM PHÁT
3.1.1. Lịch sử hình thành công ty
Công ty cổ phần xây lắp Tâm Phát là một doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp. tổ chức bộ máy kế toán hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân .
Tên gọi là: Công ty cổ phần xây lắp Tâm Phát Tên giao dịch : Công ty cổ phần xây lắp Tâm Phát
Trụ sở : 35 Nguyễn Công Trứ – H. Đông Sơn - TP. Thanh Hoá Điện thoại : 037 . 820.125 - 037.940.502 fax : 037.820.236 - Vốn điều lệ: 10.000.000.000 (Mười tỷ đồng)
Công ty cổ phần xây lắp Tâm Phát tiền thân là Công ty mặt đường, được thành lập năm 1979 do tình hình thực tế lúc bấy giờ đã để lại cho công ty đến những năm 1990 một lực lượng lao động quá đông, phương tiện lạc hậu cũ nát thi công các công trình chủ yếu là thủ công nên năng suất chất lượng kém. Từ sau những năm 1996, sau khi nhà nước chuyển đổi cơ chế từ kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế tự hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trường định hướng XHCN, bước đầu công ty đã thích nghi dần với cơ chế, song do khả năng của cán bộ cũng như phương tiện thi công nên vẫn còn nhiều lúng túng, khó khăn vẫn chồng chất.
Ngày 01 tháng 4 năm 2003 công ty đã tiến hành đại hôi cổ đông lần thứ nhất đã bầu ra 7 thành viên hội đồng quản trị. giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 2603000145 ngày 07 tháng 4 năm 2004 do Sở Kế Họach Đầu Tư tỉnh Thanh Hoá cấp
Hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, công ty luôn thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế với ngân sách nhà nước, vốn kinh doanh ngày càng mở rộng
hứa hẹn sự phát triển đi lên của doanh nghiệp.
3.1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, nhiệm vụ chính của công ty là xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng và giao thông, công ty thực hiện các công việc cụ thể như sau:
- Thực hiện các công việc xây dựng bao gồm: đào đắp đất đá, thi công các loại móng thông thường, xây lắp kết cấu công trình lắp đặt điện nước thông dụng, hoàn thiện xây dựng.
- Thực hiện các công trình xây dựng bao gồm: xây dựng các công trình dân dụng và phần bao che cho các công trình công nghiệp, và cầu cống nhỏ trên đường bộ.
Với chức năng như vậy công ty thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu sau: Nhiệm vu:
Mục tiêu:
Xây dựng kế hoạch tăng dần giá bán đề từ tháng 6/2009 cho tất các sản phẩm cấu kiện bê tông đúc sẵn.
Tăng cường quảng bá tiếp thị sản phẩm trên cả thị trường trong và ngoài tỉnh.
Xây dựng kế hoạch sản xuất năm 2009 phấn đấu đạt 80%, năm 2010 đạt 85% và từ năm 2010 trở đi đạt 100% công suất thiết kế. Thời gian sản xuất trong năm là 11 tháng /năm.
Huy động vốn lưu động từ các nguồn vốn hợp pháp khác để hoạt động. Đầu tư xây dựng các cụm nguyên liệu trọng điểm ở Thanh Hoá.
Tìm biện pháp tổ chức SXKD hiệu quả, giảm thiểu chi phí nâng cao hiệu suất thu hồi lên > 90%.
Chuyển dịch từ sản xuất và tiêu thụ các sản phẩm cấu kiện bê tông đúc sẵn thông qua việc đấu thầu các công trình xây lắp.
3.1.3.Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
- Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, dân dụng - Lập dự toán xây dựng các công trình giao thông . - Sản xuất vật liệu xây dựng
- Tư vấn giám sát kỹ thuật xây dựng, giao thông , thuỷ lợi. - Kinh doanh thương mại du lịch.
- Thí nghiệm vật liệu xây dựng.
- Khai thác đất đá cát sỏi làm vật liệu xây dựng.
- Xây dựng dân dụng, giao thông thủy lợi, kênh mương nội đồng. Bao gồm hệ thống sản phẩm: công trình công cộng
+ Hệ thống đường bê tông + Kênh mương.
Là công ty xây dựng các công trình, chủ yếu là các công trình giao thông đường bộ, nên công ty hầu như chỉ thực hiện việc xây dựng, ít khi thực hiện việc lắp đặt, hiện nay công ty tổ chức sản xuất theo quy trình sản xuất xây lắp, có thể khái quát quy trình đó theo sơ đồ: khảo sát - thiết kế - lập dự án - thi công - bàn giao - thanh quyết toán (trong đó đối với những công trình lớn khâu khảo sát, thiết kế, lập dự án được các cơ quan chuyên doanh khác tiến hành). sản phẩm của công ty mang những đặc tính chung của sản phẩm xây dựng, do đó yêu cầu của công tác tổ chức sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải phù hợp với những đặc tính đó và thực tế công ty đã tổ chức được 6 Chi nhánh xây lắp công trình linh hoạt với cơ chế quản lý thích hợp đó là cơ chế khoán theo từng khoản mục chi phí.
Việc giao khoán ở công ty đã phát huy được khả năng sẵn có trên nhiều mặt của các Chi nhánh thi công công trình, gắn với lợi ích vật chất của người lao động buộc người lao động quan tâm đến chất lượng công trình hơn.
Sơ đồ 3.1: Quy trình sản xuất
3.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
3.1.4.1. Cơ cấu chung
Công ty cổ phần xây lắp Tâm Phát có những đặc điểm chung của tổ chức sản xuất kinh doanh sản phẩm xây dựng cơ bản và những đặc điểm riêng để phù hợp với tình hình cụ thể của đơn vị nên tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tổ chức như sau:
Chuẩn bị hồsơ kỹ thuật
Lập mặt bằng thi công
Lập biện pháp thi công, biện pháp an toàn lao động
Tổ chức thi công
Sơđồ 3.2: Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty * Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Đại hôi cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Tổng công ty, tất
cả các cổ đông đều có quyền tham dự. Đại hội cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm một lần. Đại hội cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết. Quyết định của Hội đồng quản trị phải được thông qua đại hội cổ đông và phải được ít nhất 51 % phiếu bầu nhất trí.
Hội đồng quản trị: là cơ quan tối cao nhất quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và các công việc khác của công ty. Hội đồng quản trị là cơ quan có đủ quyền hạn để thực hiện các quyền nhân danh công ty trừ những thẩm
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng thí nghiệm vật liệu Phòng tài chính - kế toán Phòng tổ chức hành chính XN cơ giới XN4 XN5 XN6 XN7 XN8 ĐẠI HỘI CỔĐÔNG BAN KIỂM SOÁT
quyền thuộc về đại hội đồng cổ đông hội đồng quản trị có trách nhiêm giám sát giám đốc và những người quản lý khác, quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh cho công ty.
Ban giám đốc: bao gồm Tổng giám đốc và ba phó giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm. là những người đứng đầu điều hành chung toàn bộ hoạt động của công ty về hành chính, tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất, và chịu mọi trách nhiệm trước cấp trên và pháp luật.
Ban kiểm soát: Do Đại hội cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính trung
thực, hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công ty và các Chi nhánh. Thường xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo kết luận và kiến nghị lên Đại hội cổ đông.
Phòng kế hoạch kỹ thuật: xây dựng các kế hoạch kỹ thuật trong tháng, quý, năm và các báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch đó. lập dự thảo kinh tế với các nhà đầu tư và các chủ nhiệm công trình, lập kế hoạch tiến độ thi công, nhân hồ sơ thiết kế, nghiên cứu, xem xét, phát hiện, bổ sung các thiếu sót, quản lý toàn bộ khâu kỹ thuật, giám sát kỹ thuật thi công theo đúng như bản vẽ thiết kế, đảm bảo chất lượng công trình và chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo của công ty.
Phòng thí nghiệm vật liệu: thí nghiệm các loại vật liệu ở các công trình xây dựng nhằm cung cấp các định mức vật liệu cho thi công các công trình.
Phòng tổ chức - hành chính: thực hiện quản lý nhân sự, bao gồm tổ chức
tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, điều chuyển nhân sự cho phù hợp với tính chất, yêu cầu công việc và khả năng của mỗi người, theo dõi việc nâng bậc lương, đóng bảo hiểm cho người lao động (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế) gián tiếp tại văn phòng công ty.
Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bằng việc tổ chức và thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp qua đó phân tích, đánh giá qua việc ghi chép nhằm cung cấp
những thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác để ra thông tin hữu ích cho ban giám đốc trong việc ra các quyết định.
Các chi nhánh xây dựng công trình: nhiệm vụ chính của các xí nghiệp là
trực tiếp thi công công trình xây dựng cơ bản, giao thông thuỷ lợi. đảm bảo đúng tiến độ thi công và chất lượng công trình.
3.1.4.2. Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty
Công ty cổ phần Bê Tông và Xây Dựng Thanh Hoá là đơn vị thực hiện phần cấp quản lý, do vậy bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo hình thức bán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại một phòng, công ty có phòng Tài chính kế toán gồm 5 người, 1 kế toán trưởng kiêm trưởng phòng, 1 phó phòng và 3 kế toán viên, ngoài ra công ty có 1 thủ quỹ và 15 kế toán viên tại các chi nhánh trực thuộc. Hiện nay công ty sử dụng phần mềm MISA SME. NET 2010 để hỗ trợ cho công tác kế toán.
Các kế toán viên không chuyên môn hoá sâu theo từng phần hành mà có sự kiêm nhiệm….tất cả các phần hành kế toán được tập trung tại phòng Tài chính kế toán.
Do đặc thù của doanh nghiệp như vậy nên bộ máy của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán
Kế toán vật tư Kếtoán trưởng ( Trưởng phòng )TCKT) Phó phòng - kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán, công nợ Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tại các Chi nhánh trực thuộc
* Chức năng nhiệm vụ của phòng ban
Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: có trách nhiệm cao nhất trong phòng kế toán, với chức năng tổ chức , kiểm tra về công tác tài chính, phục vụ quản trị nội bộ để ra các quyết định cho doanh nghiệp và cho những người quan tâm, chịu trách nhiệm trước pháp luật do nhà nước quy định. thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế, tham gia ký duyệt hợp đồng kinh tế, hạch toán và phân tích kế toán trong công ty. phòng kế toán công ty và kế toán các đơn vị được đặt dưới sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng.
Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh công ty tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán của đơn vị cấp dưới gửi lên, mặt khác kế toán trưởng còn kết hợp với các phòng chức năng tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty và các đơn vị trực thuộc.
Kế toán trưởng có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong công ty, đơn vị trực thuộc chuyển đầy đủ, kịp thời các tài liệu pháp quy và các tài liệu khác cần thiết cho công tác kế toán và kiểm tra kế toán. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán trong đơn vị.
Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp:
Phó phòng là kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp thu nhận và kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp số liệu theo dõi chi phí, giá thành của công ty và lập báo cáo tài chính.
Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ kế toán vốn bằng tiền phản ánh chính xác ,kịp tời,đầy đủ số hiện có và tình hình biến động các loại tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc và tiền đang chuyển). kiểm tra giám sát việt chấp hành các chế độ qyi định về quản lý, thanh toán các loại tiền.
Kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương phản ánh chính xác thời gian chất lượng số lao động. tính đúng, đủ, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. quản lý việc sử dụng chi quỹ tiền lương và các chi phí sản xuất chung khác.đồng thời tập hợp
từng phần hành kế toán vào sổ tổng hợp và lên báo cáo tài chính.
Ngoài ra kế toán tổng hợp tại công ty kiêm luôn kế toán tài sản cố định (tscđ) nên kế toán tổng hợp có nhiêm vụ quản lý TSCĐ theo từng tài sản riêng biệt theo qui định thống nhất của nhà nước và của công ty, sử dụng hợp lý, tối đa công suất của tscđ, theo dõi tình hình biến động tăng, giảm của tài sản trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đặt ra công tác hạch toán tscđ đầy đủ, kịp thời và chính xác. tính và phân bổ khấu hao TSCĐ theo nguyên tắc thống nhất của kỳ hạch toán.
Kế toán vật tư :
Đánh giá phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ đúng nguyên tắc quy định của công ty. ghi chép phản ánh kịp thời giá trị hiện có và tình hình luân chuyển các loại vật tư. kiểm tra về các chỉ tiêu quá trình cung ứng, dự trữ và sử dụng các loại vật tư theo kế hoạch dự kiến. cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí, tính giá thành và lập báo cáo tài chính. đóng góp ý kiến cho hội đồng quản trị về vấn đề liên quan đến vật tư công cụ.
Kế toán thanh toán, công nợ:
Chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về các khoản công nợ, bao gồm nợ phải trả,phải thanh toán cho các đối tượng ( nhà cung cấp nvl, cho công nhân viên, cho cơ quan cấp trân, các khoản phải nộp nhà nước….các khoản phải trả khác) và các khoản phải thu: khách hàng, các khoản phải thu khác. lập sổ sách liên quan đến công nợ, tiến hành các thủ tục, biện pháp thúc đẩy nhanh việc thanh toán.
Kế toán vốn bằng tiền : chịu trách nhiệm theo dõi thu chi về các khoản tiền gửi tại ngân hàng, tiền mặt tại đơn vị là người tính toán và trích nộp các khoản thanh toán với nhà nước như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế vat, ....đồng thời kế toán có nhiện vụ theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với ngân hàng
- Ngoài đội ngũ các kế toán viên tại công ty, bộ máy kế toán còn bao gồm các kế toán viên tại các đơn vị trực thuộc. những nhân viên kế toán này thực hiện thu thập và ghi chép các chứng từ ban đầu, vào sổ theo dõi chi tiết sau đó
lập các chứng từ , sổ cái làm căn cứ để lên bctc và chuyển về phòng kế toán công ty để công ty xem xét, xác định kết quả kinh doanh .
Thủ quỹ :Thực hiện các khoản thu chi bằng tiền mặt, trên cơ sở phiếu thu, phiếu đã được kế toán trưởng, giám đốc công ty ký duyệt sẽ tiến hành thu tiền hoặc xuất tiền ra chi, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi quản lý, thực hiện bảo quản, kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với kế toán vào cuối mỗi tháng.